Wanneer komt er een einde aan de pandemie voor gezondheidsplannen van werkgevers?

Hoewel het in veel opzichten lijkt alsof de COVID-19-pandemie voorbij is, zijn er nog steeds tal van speciale pandemiegerelateerde regels van kracht die direct of indirect van invloed zijn op de gezondheidsplannen van werkgevers. In dit artikel beantwoorden we enkele vragen die we krijgen van werkgevers die een gezondheidsplan aanbieden, over de speciale regels die nog steeds van kracht zijn en hoe ze zich kunnen voorbereiden op het einde van deze speciale regels.   

Wat is de status van de nationale noodtoestand?

Zoals we eerder schreven in artikelen uit mei 2020en maart 2021,worden verschillende deadlines met betrekking tot werkgeversplannen verlengd tijdens een COVID-19 "uitbraakperiode".  De uitbraakperiode begon in maart 2020, toen de toenmalige president Trump de nationale noodtoestand vanwege COVID-19 afkondigde, en eindigt 60 dagen na het einde van die nationale noodtoestand, die nog steeds van kracht is. Ter herinnering: hieronder volgen enkele van de belangrijkste verlengingen van deadlines:

• Verlenging van de termijn voor het indienen, in beroep gaan of verzoeken om externe beoordeling van een claim.
• Verlenging van de COBRA-keuzeperiode, de betalingstermijn voor COBRA en de COBRA-deadlines voor het melden van een in aanmerking komende gebeurtenis of nieuwe arbeidsongeschiktheid aan de verzekering.
• Verlenging van de termijn van 30 of 60 dagen voor het indienen van een HIPAA-aanvraag voor speciale inschrijving.

Deze verlengingen eindigen aan het einde van de uitbraakperiode (60 dagen na het einde van de nationale noodtoestand) of nadat een persoon gedurende een periode van één jaar in aanmerking is gekomen voor een specifieke vorm van steun. 

Zijn er nog andere noodverklaringen die van invloed zijn op onze plannen?

Naast de nationale noodtoestand heeft de minister van Volksgezondheid en Human Services (HHS) in januari 2020 een noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid afgekondigd en heeft hij herhaaldelijk actie ondernomen om die afkondiging met telkens 90 dagen te verlengen. Ter herinnering: zolang de noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid van kracht is:

• Gezondheidsplannen van werkgevers moeten de kosten van COVID-19-diagnostische tests en aanverwante diensten dekken zonder dat deelnemers in de kosten hoeven te delen, voorafgaande toestemming nodig hebben of aan andere medische beheervereisten moeten voldoen. Met ingang van 15 januari 2022 is die dekking uitgebreid naar vrij verkrijgbare tests (OTC-tests). 
• Werkgevers kunnen een afzonderlijke telezorgvergoeding aanbieden die niet onder de Affordable Care Act en andere bepalingen valt die over het algemeen een telezorgvergoeding verbieden voor werknemers die niet ook zijn ingeschreven bij de belangrijkste ziektekostenverzekering van de werkgever.

Zijn er nog andere tijdelijke regels van kracht?

• De CARES Act maakte het mogelijk om tot en met 2021 telezorgdiensten te vergoeden vóór het eigen risico voor mensen met een zorgverzekering met een hoog eigen risico (HDHP), waaronder verzekeringen die gekoppeld zijn aan een gezondheidsspaarrekening (HSA).  Zoals uitgebreid besproken in ons artikel van april 2022, heeft het Congres deze speciale tegemoetkoming verlengd door de Consolidated Appropriations Act (CAA) van 2022 aan te nemen, maar die verlenging geldt alleen van 31 maart 2022 tot en met 31 december 2022. 
• De CARES Act verplichtte werkgevers om de kosten van COVID-19-vaccins te dekken zolang de noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid van kracht is. Deze verplichting is nu permanent geworden, omdat het een preventieve dienst is geworden volgens de regels van de Affordable Care Act, die voorschrijven dat preventieve zorg volledig moet worden gedekt. 
• Tijdens de pandemie heeft de federale overheid namens het publiek de kosten van veel COVID-19-gerelateerde uitgaven gedekt, waaronder de betaling van de vaccins zelf en de aankoop en levering van vrij verkrijgbare testkits. Deze uitgaven voor de volksgezondheid zijn waarschijnlijk van tijdelijke aard en kunnen worden beëindigd wanneer de nationale noodtoestand en de noodtoestand op het gebied van de volksgezondheid formeel zijn beëindigd of kort daarna.  Dit is van belang voor de gezondheidsplannen van werkgevers, omdat hierdoor de financiële last van het betalen voor vaccins en tests, die momenteel door de federale overheid wordt gedragen, wordt verschoven naar de plannen van werkgevers.

Wanneer komen deze speciale regels te vervallen?

Op de datum van dit artikel:

• De nationale noodtoestand eindigt op 28 februari 2023, tenzij het Witte Huis maatregelen neemt om deze te verlengen of te verkorten.
• De noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid eindigt op 12 oktober 2022, tenzij het HHS maatregelen neemt om die datum te verlengen. 
• De HDHP/telegezondheidsbepaling loopt af op 31 december 2022, tenzij het Congres opnieuw besluit om deze te verlengen.

Het HHS heeft aangegeven dat het publiek ten minste 60 dagen van tevoren op de hoogte zal worden gesteld van het officiële einde van de noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid. We verwachten ook dat het Witte Huis van tevoren zal aankondigen wanneer de nationale noodsituatie wordt beëindigd. Er wordt ook gesproken over een mogelijke afstemming tussen het Witte Huis en het HHS, zodat zowel de noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid als de nationale noodsituatie tegelijkertijd worden beëindigd, maar dat is op dit moment nog slechts speculatie.

Is er iets wat we moeten doen om ons voor te bereiden op het moment dat deze tijdelijke maatregelen aflopen?

De meeste gezondheidsplannen van werkgevers hebben hun processen formeel en informeel aangepast in het licht van de hierboven genoemde speciale bepalingen. Dat gezegd hebbende, kunnen zelfs werkgevers die hier goed op zijn voorbereid, de volgende maatregelen overwegen om zich voor te bereiden op het uiteindelijke einde van de overgangsperiodes:

• Wanneer de nationale noodtoestand voorbij is, moeten de COBRA-deadlines weer worden gehandhaafd.  Plannen moeten ervoor zorgen dat alle personen die in aanmerking komen voor COBRA en aan wie in het kader van de noodhulp verlengde termijnen zijn toegekend, correct worden geïdentificeerd in de inschrijvingssystemen. Dit is belangrijk omdat u vanuit fiduciair oogpunt de einddatum aan de betrokken personen wilt meedelen. Bovendien zal de einddatum niet voor alle personen die onder de verlengde COBRA-keuze- of betalingstermijn vallen, dezelfde zijn, dus is het belangrijk om alle relevante data bij te houden.   
• Werkgevers die gratis telezorg hebben aangeboden aan deelnemers aan een HDHP, moeten ervan uitgaan dat ze deze gratis telezorgvergoeding in 2023 niet kunnen voortzetten en hiermee rekening houden bij het opstellen van hun vergoedingenpakket voor 2023. 
• Voor werkgevers die gratis telezorg hebben aangeboden aan alle werknemers, ongeacht of zij zijn aangesloten bij uw belangrijkste ziektekostenverzekering, moet u in uw planning rekening houden met de noodzaak om gratis telezorg te beperken tot werknemers die zijn aangesloten bij een niet-HDHP belangrijke ziektekostenverzekering, in 2023 als de noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid dit jaar eindigt en in 2024 als deze volgend jaar eindigt.
• Ook met het oog op de planning voor 2023 kunnen werkgevers overwegen of hun zorgverzekering COVID-19-tests zonder eigen bijdrage zal blijven dekken of de kosten van vrij verkrijgbare COVID-19-tests zal vergoeden wanneer die dekking niet langer wettelijk verplicht is. 
• Bij het overwegen van de dekking die een plan zou bieden na afloop van de verschillende COVID-19-steunperiodes, moet dat plan rekening houden met het feit dat de handhaving door instanties voor veel afdelingen tijdens de pandemie is opgeschort.  Zo werd bepaalde handhaving op grond van de Mental Health Parity and Addiction Equity Act (MHPAEA) tijdens de pandemie opgeschort als een plan COVID-19-testitems en -diensten zonder kostendeling dekte. Na afloop van de noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid kan een dergelijke dekking echter aanleiding geven tot bezorgdheid over gelijkheid bij de beoordeling op grond van de MHPAEA.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.