Duik in SECURE 2.0: nieuwe wijzigingen verlichten de administratieve lasten voor pensioenfondsbeheerders

DeSECURE 2.0 Act van 2022 (SECURE 2.0)brengt aanzienlijke veranderingen teweeg in het juridische en administratieve compliance-landschap voor Amerikaanse pensioenregelingen. Foley & Lardner LLP schrijft een reeks artikelen waarin dieper wordt ingegaan op de belangrijkste bepalingen van SECURE 2.0 die van invloed zullen zijn op de manier waarop werkgevers hun 401(k)-regelingen, pensioenregelingen en andere soorten door werkgevers gesponsorde pensioenregelingen structureren en beheren.

Vorige maand hebben we de nieuwe regels voor de vereiste minimumuitkering (RMD) van SECURE 2.0 besproken. In dit artikel gaan we in op bepaalde wijzigingen in SECURE 2.0 die bedoeld zijn om het beheer van pensioenregelingen voor sponsors van toegezegde-bijdrageregelingen (waaronder Code Section 401(k), 403(b) en 457(b) regelingen)¹te vereenvoudigen en werknemers aan te moedigen om te sparen voor hun pensioen.

* * *

Tijdens een persconferentie in 1986 maakte president Ronald Reagan de beruchte grap: "De negen meest angstaanjagende woorden in de Engelse taal zijn: 'Ik ben van de overheid en ik ben hier om u te helpen. Hoewel wetgeving met betrekking tot pensioenregelingen soms frustrerend complex kan zijn (zeg maar "ERISA"), bevat SECURE 2.0 een aantal bepalingen die bedoeld zijn om de administratieve lasten voor sponsors (werkgevers) van 401(k)-regelingen te verlichten.

Optionele wijzigingen/Ingangsdatum

Alle hieronder besproken administratieve wijzigingen zijn optioneel – werkgevers zijn niet verplicht om ze toe te passen.

Als een werkgever ervoor kiest om dit te doen, zijn de wijzigingen echter over het algemeen van kracht voor planjaren die beginnen na de inwerkingtreding van SECURE 2.0. Een werkgever met een kalenderjaarplan (d.w.z. een plan met een planjaar van 1 januari tot 31 december) kan de wijzigingen dus in 2023 in zijn 401(k)-plan opnemen (afhankelijk van de eigen doelstellingen van de werkgever en het vermogen van zijn administrateur om de gevraagde wijzigingen door te voeren).

Versoepeling van de documentatievereisten voor opnames wegens financiële nood

Veel 401(k)-regelingen staan deelnemers toe om opnames uit hun pensioenrekening aan te vragen om de gevolgen van een 'onmiddellijke en zware ' financiële noodsituatie waarmee de deelnemer te maken heeft, te verlichten. Bepaalde levensgebeurtenissen (zoals begrafeniskosten, collegegeld, kosten voor het herstel van de woning van een deelnemer, enz.) vormen automatisch een "onmiddellijke en zware" financiële nood. In het verleden moesten deelnemers aan 401(k)-regelingen die opnames wegens financiële nood aanvroegen, zowel aantonen dat: (i) de gebeurtenis die tot de financiële nood had geleid, zich had voorgedaan, als dat (ii) de deelnemer niet over voldoende contanten of andere middelen beschikte om deze nood te lenigen.

Na een wijziging in de regels van de IRS in 2019 mochten werkgevers echter vertrouwen op de verklaring van een deelnemer dat hij of zij onvoldoende contant geld of liquide middelen had om redelijkerwijs in zijn of haar financiële behoeften te voorzien. Om een opname wegens financiële nood te krijgen, moest de deelnemer echter nog steeds bewijzen dat de noodsituatie zich daadwerkelijk had voorgedaan.

Nu, onder de nieuwe SECURE 2.0-wijzigingen, kunnen deelnemers zelf verklaren dat: (i) de noodsituatie zich heeft voorgedaan, en (ii) zij niet over de financiële middelen beschikken om deze te verhelpen. Tenzij de werkgever weet dat de verklaringen van de deelnemer onwaar zijn, kan hij op deze verklaringen vertrouwen bij het bepalen of hij een opname wegens noodsituatie toestaat. Werkgevers moeten deelnemers echter waarschuwen om de onderliggende documentatie van zowel de noodsituatie als hun financiële omstandigheden te bewaren, voor het geval de IRS de werkgever tijdens een controle vraagt om dergelijke documentatie te overleggen.

Deze wijziging zou het proces voor opnames wegens financiële nood aanzienlijk moeten stroomlijnen. Werkgevers hoeven niet langer te bepalen of een deelnemer daadwerkelijk in financiële nood verkeert of dat hij niet over voldoende middelen beschikt om deze noodsituatie het hoofd te bieden, en deelnemers krijgen sneller de middelen die ze nodig hebben.

Het elimineren van onnodige planberichten aan niet-ingeschreven deelnemers

Werkgevers weten dat het afdrukken en verspreiden van verplichte deelnemersverklaringen (waarin de beleggingsopties, kosten en rechten van deelnemers onder hun 401(k)-plan worden beschreven) niet goedkoop is. Zelfs als werkgevers dergelijke verklaringen elektronisch verstrekken, moeten ze nog steeds tijd en moeite investeren om ervoor te zorgen dat het kennisgevingsproces voldoet aan de normen van de IRS en het DOL.

Een andere wijziging in SECURE 2.0 probeert deze last te verlichten. Op grond van die wijziging overtreedt een werkgever de ERISA niet als hij nalaat de vereiste kennisgevingen te verstrekken aan personen die in aanmerking komen voor, maar niet zijn ingeschreven in het plan van de werkgever. Deze vrijstelling is echter alleen van toepassing als die personen (door SECURE 2.0 "niet-ingeschreven deelnemers" genoemd) een beknopte beschrijving van het plan en andere kennisgevingen over hun deelnamerecht hebben ontvangen toen zij voor het eerst in aanmerking kwamen voor deelname aan het 401(k)-plan.

In overeenstemming met het doel van het Congres om de pensioenvoorbereiding van de Amerikaanse beroepsbevolking te verbeteren,²kunnen werkgevers niet zomaar niet-ingeschreven deelnemers negeren. SECURE 2.0 verplicht werkgevers om niet-ingeschreven deelnemers jaarlijks een kennisgeving te sturen waarin zij worden herinnerd aan hun recht om deel te nemen aan de regeling. In de kennisgeving moeten ook de werkgeversbijdragen, de verwervingsschema's en de keuze termijnen worden vermeld. De werkgever moet niet-ingeschreven deelnemers op verzoek ook alle andere vereiste documenten verstrekken.

SECURE 2.0 specificeert niet welke kennisgevingen onder deze wijziging vallen, en we verwachten verdere richtlijnen van de instanties die deze kwestie behandelen en de inhoud van de jaarlijkse herinneringsbrief beschrijven. Niettemin zal deze wijziging werkgevers in staat stellen tijd, geld en interne middelen te besparen die voorheen werden besteed aan het afdrukken en verspreiden van onnodige kennisgevingen over het plan.

Het aanbieden van minimale financiële prikkels voor deelname

Vóór de invoering van SECURE 2.0 was de enige stimulans die werkgevers konden gebruiken om werknemers aan te moedigen zich in te schrijven voor een 401(k)-pensioenregeling, de belofte van een evenredige bijdrage. In overeenstemming met het doel om de pensioenvoorbereiding te verbeteren, staat SECURE 2.0 werkgevers echter toe om 'minimale' financiële prikkels aan te bieden om inschrijving voor de regeling aan te moedigen. Dergelijke prikkels mogen niet worden betaald uit het vermogen van de regeling.

Hoewel SECURE 2.0 geen definitie geeft van de minimis, wordt in de samenvatting van SECURE 2.0 door de Senaat zonder verdere uitleg gesproken over cadeaubonnen met een "lage waarde". Ongeacht het bedrag moeten werkgevers de waarde van cadeaubonnen behandelen als belastbaar inkomen voor de werknemers die ze ontvangen. De incentive zou ook onderworpen zijn aan inkomsten- en loonbelasting. Het is mogelijk dat bepaalde materiële incentives (zoals kleine geschenken in de vorm van voedsel, boeken of bloemen) worden uitgesloten van de vergoeding als het, gezien hun waarde en frequentie, onredelijk of onpraktisch zou zijn voor de werkgever om ze te verantwoorden.³Richtlijnen van de IRS over deze kwestie zouden welkom zijn.

Werkgeversbijdragen behandelen als Roth-bijdragen

Vóór SECURE 2.0 konden werkgevers alleen werkgeversbijdragen aan hun 401(k)-regelingen doen op basis van het brutoloon – Roth-bijdragen waren niet toegestaan. Als deelnemers de werkgeversbijdragen op basis van het brutoloon wilden omzetten in Roth-bijdragen, moesten ze een Roth-omzetting binnen de regeling uitvoeren (als dat door de regeling was toegestaan) en belasting betalen over het omgezette bedrag en eventuele opgebouwde inkomsten.

Nu, onder SECURE 2.0, kunnen werkgevers deelnemers aan een 401(k)-plan de mogelijkheid bieden om werkgeversbijdragen of winstdelings-/niet-keuze bijdragen op Roth-basis te ontvangen. Dergelijke bijdragen moeten echter niet-verbeurbaar zijn voor de deelnemer (d.w.z. 100% verworven).

De meeste administrateurs zouden deze keuze moeten kunnen accommoderen. Zelfs vóór de invoering van SECURE 2.0 hielpen veel administrateurs deelnemers bij het voltooien van Roth-conversies binnen het plan.

Alvorens deze nieuwe SECURE 2.0-optie aan deelnemers aan te bieden, moeten werkgevers overwegen of het in hun situatie zinvol is om de verwervingsvereisten voor matching- of winstdelings-/niet-keuze bijdragen af te schaffen.

Automatische 'roll-ins' en overdraagbaarheid vergemakkelijken

Volgens de huidige wetgeving mogen werkgevers automatisch de 401(k)-pensioenrekeningen van ontslagen deelnemers waarvan het saldo niet hoger is dan $ 1.000, uitbetalen. Als het saldo van de rekening van een ontslagen deelnemer gelijk is aan of hoger is dan $ 1.000, maar minder dan $ 5.000 (in 2024 verhoogd naar $ 7.000 – nog een wijziging in SECURE 2.0), mag de werkgever het saldo van de rekening van de voormalige deelnemer overboeken naar een individuele pensioenrekening (IRA) die namens de deelnemer is geopend.

Na overdracht naar een IRA worden de fondsen van een voormalige deelnemer doorgaans belegd in een standaardbeleggingsoptie die bedoeld is om het kapitaal van de voormalige deelnemer te beschermen. Ondanks die intentie kunnen de fondsen van de voormalige deelnemer verloren gaan of worden aangetast door de kosten van de IRA-aanbieder.

SECURE 2.0 pakt dit probleem aan door werkgevers en hun administrateurs toe te staan de IRA-saldi van voormalige deelnemers aan een 401(k)-plan over te dragen naar pensioenregelingen die worden beheerd door de nieuwe werkgevers van de betrokken personen (tenzij een voormalige deelnemer anders kiest). Deze wijziging zal deelnemers helpen hun pensioenspaargeld te consolideren in één door de werkgever gesponsorde pensioenregeling, waardoor de kans kleiner wordt dat deze fondsen door passiviteit worden vergeten of verloren gaan.

Wat moeten werkgevers nu doen?

Zoals hierboven vermeld, zijn de SECURE 2.0-wijzigingen die in dit artikel worden beschreven optioneel – werkgevers zijn niet verplicht om ze door te voeren. Werkgevers die overwegen om een of meer van de SECURE 2.0-wijzigingen door te voeren, moeten echter samenwerken met hun administratiekantoren om ervoor te zorgen dat de gevraagde wijzigingen kunnen worden opgenomen in de administratieve processen van hun plannen. Werkgevers moeten mogelijk ook planwijzigingen doorvoeren om de integratie van bepaalde SECURE 2.0-wijzigingen in hun 401(k)-plannen correct te documenteren (bijvoorbeeld door het proces voor het vaststellen van ontheffingen voor opnames bij financiële nood te actualiseren of door de werkgever toe te staan Roth-bijdragen te doen). Dergelijke planwijzigingen moeten worden doorgevoerd vóór het einde van het planjaar waarin de wijziging van kracht wordt.

Deze SECURE 2.0-wijzigingen zouden in de smaak moeten vallen bij werkgevers die de administratieve lasten (en kosten) van het beheer van hun 401(k)-regelingen willen verminderen. We verwachten dat de IRS en het DOL in de loop van de tijd richtlijnen zullen uitvaardigen om de reikwijdte van veel van deze SECURE 2.0-wijzigingen te verduidelijken. Werkgevers die de hierin beschreven tijd- en geldbesparende SECURE 2.0-wijzigingen voor het planjaar 2023 graag willen implementeren, moeten dit te goeder trouw doen.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.