Op 15 maart 2023 oordeelde het Amerikaanse Hof van Beroep voor het Derde Circuit (dat Delaware, New Jersey en Pennsylvania bestrijkt) dat betaald verlof geen deel uitmaakt van het salaris van een werknemer in de zin van de Fair Labor Standards Act (FLSA).
Zoals de meeste van onze lezers weten, maakt de FLSA onderscheid tussen niet-vrijgestelde werknemers, die doorgaans een uurloon ontvangen en recht hebben op anderhalf keer het normale loon voor overuren, en vrijgestelde werknemers, die geen recht hebben op overuren. Om voor de meeste vrijstellingen in aanmerking te komen, moet de werknemer niet alleen aan bepaalde functie-eisen voldoen, maar ook een gegarandeerd minimumsalaris (momenteel $ 655) ontvangen, ongeacht het aantal gewerkte uren, voor elke week waarin hij of zij werk verricht. Een werkgever mag geen inhoudingen doen op het salaris van dergelijke werknemers op basis van het aantal gewerkte uren, anders verliezen zij hun vrijstelling van overuren.
In de recente zaak Higgins v. Bayada Home Health Care Inc. heeft het Third Circuit een gedeeltelijk kort geding vonnis (waarbij delen van de zaak werden afgewezen) van een rechtbank herzien ten gunste van Bayada Home Health Care ("Bayada"), de werkgever. Een aantal werknemers van Bayada in de gezondheidszorg beweerde dat het bedrijf, dat thuiszorg en ondersteunende diensten verleent, onterechte inhoudingen had gedaan op de opgebouwde betaalde vrije dagen (PTO) van vrijgestelde werknemers, wat in feite neerkwam op een verlaging van hun salaris.
Als onderdeel van hun dienstverband bij Bayada moesten de vrijgestelde werknemers een bepaald aantal wekelijkse 'productiviteitspunten' verzamelen. Productiviteitspunten werden toegekend in ruil voor het voltooien van bepaalde taken en waren elk ongeveer 1,3 uur werk waard. Medewerkers van Bayada konden een verhoging of verlaging van hun wekelijkse productiviteitsminimum aanvragen, wat zou leiden tot een evenredige verhoging of verlaging van hun loon. Wanneer medewerkers van Bayada hun productiviteitsminimum overschreden, ontvingen ze een extra vergoeding. Maar wanneer ze het minimum niet haalden, verminderde Bayada hun beschikbare PTO om het verschil aan te vullen. Belangrijk is dat het bedrijf geen inhouding deed op het gegarandeerde basissalaris van een medewerker wanneer deze onvoldoende PTO had om een tekort aan productiviteitspunten te dekken.
De werknemers voerden aan dat, aangezien de puntwaarden rechtstreeks verband hielden met de tijd die Bayada verwachtte dat bepaalde taken in beslag zouden nemen, het productiviteitspuntensysteem een vervanging was voor het verminderen van de vergoeding op basis van het totale aantal gewerkte uren. Als zodanig stelden zij dat Bayada hen behandelde als loontrekkenden wier totale vergoeding gekoppeld was aan het aantal uren dat zij werkten. Volgens de werknemers vormde Bayada's aftrek van PTO van hun verlofbank een feitelijke en onrechtmatige aftrek onder de FLSA, waardoor Bayada het recht op vrijstelling van overwerkvergoeding verloor. De werknemers beweerden ook dat het bedrijf actief verwarring zaaide over het gebruik van PTO-tijd, waardoor werknemers gingen geloven dat als hun PTO op was, ze alleen zouden worden betaald voor de productiviteitspunten die ze die week daadwerkelijk hadden verdiend.
Het Derde Circuit verwierp al deze argumenten. De rechtbank legde uit dat de hamvraag bij het bepalen van de juridische classificatie van een werknemer voor FLSA-doeleinden niet is of een beloningsstructuur ongeveer overeenkomt met een uurloon, of zelfs of een werkgever dreigt het basisloon van een werknemer in loondienst te verlagen. De vraag is veeleer of de werkgever daadwerkelijk de inhouding heeft uitgevoerd. In dit geval was er geen bewijs van een daadwerkelijke verlaging van het basisloon van de werknemers.
Verder erkende de rechtbank, hoewel noch de FLSA noch de bijbehorende regelgeving het begrip "salaris" definieert, een onderscheid tussen salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals PTO. De rechtbank redeneerde dat een werkgever het wekelijkse salaris van een werknemer niet verlaagt door PTO in mindering te brengen, omdat wanneer een werkgever PTO in plaats van het basisloon in mindering brengt, het vooraf vastgestelde bedrag dat de werknemer aan het einde van een betalingsperiode ontvangt, niet verandert. Het feit dat een werknemer op een bepaald moment PTO in contanten kan omzetten, doet hier niets aan af.
Het Hof legde verder uit dat de betekenis en het historische gebruik van de termen "salaris" en "secundaire arbeidsvoorwaarden" ook de conclusie ondersteunen dat de termen elkaar uitsluiten. Het omschreef "salaris" als "een vast bedrag aan vergoeding dat een werknemer regelmatig ontvangt" en PTO als "een secundaire arbeidsvoorwaarde die geen invloed heeft op het salaris of loon van de werknemer en die onregelmatig kan worden uitbetaald, bijvoorbeeld wanneer een werknemer het bedrijf verlaat". Aangezien het volgens het Hof om twee verschillende begrippen gaat, kan de term salaris het best worden opgevat als een term die geen secundaire arbeidsvoorwaarden zoals PTO omvat.
De uitspraak van het Third Circuit is goed nieuws voor werkgevers die hun PTO-beleid willen gebruiken als instrument om de prestaties van vrijgestelde werknemers aan te pakken.
