De voorgestelde regelgeving van de EEOC interpreteert de Pregnant Workers Fairness Act (wet inzake eerlijke behandeling van zwangere werkneemsters)
Zoals onze lezers wellicht weten, sloot president Biden het jaar 2022 af met de ondertekening van de Pregnant Workers Fairness Act (PWFA). De PWFA verplicht werkgevers met ten minste 15 werknemers om redelijke aanpassingen te doen voor bekende beperkingen van een gekwalificeerde werknemer of sollicitant die verband houden met, worden beïnvloed door of voortvloeien uit zwangerschap, bevalling of daarmee samenhangende medische aandoeningen, tenzij de aanpassing de werkgever onevenredige lasten oplegt.
De wet moet hiaten opvullen en voortbouwen op bestaande bescherming tegen discriminatie op grond van zwangerschap onder Titel VII van de Civil Rights Act en toegang tot redelijke aanpassingen onder de Americans with Disabilities Act (ADA).
De Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) handhaaft de PWFA en is op 27 juni 2023, de dag waarop de wet van kracht werd, begonnen met het in behandeling nemen van klachten over discriminatie op grond van de PWFA. Op 11 augustus 2023 publiceerde de EEOC in het Federal Register haar voorgestelde regelgeving voor de PWFA, die de interpretaties van de nieuwe wet door het agentschap bevat en veel gedetailleerde voorbeelden geeft om werkgevers te helpen de nieuwe wet te begrijpen en aan hun verplichtingen onder de wet te voldoen. Het publiek heeft 60 dagen de tijd om opmerkingen over deze voorgestelde regelgeving in te dienen.
Hoewel de regelgeving nog slechts een voorstel is, is de PWFA sinds begin 2023 volledig van kracht en moeten werkgevers zich hieraan houden. De voorgestelde regelgeving dient als een nuttige leidraad voor het handhavingsbeleid van de EEOC op dit moment.
Belangrijkste punten in de voorgestelde regelgeving
Uitgebreide dekking voor aandoeningen voor en na de bevalling
Redelijke aanpassingen zijn vereist voor "bekende beperkingen", die niet het niveau van "handicap" volgens de ADA hoeven te bereiken. Volgens de voorgestelde regelgeving heeft de term "beperkingen" geen vereist niveau van ernst. De fysieke of mentale toestand kan een "bescheiden, gering en/of incidenteel belemmering of probleem" zijn. Dit omvat een behoefte of probleem met betrekking tot het behoud van de gezondheid van de zwangere werkneemster of de gezondheid van haar zwangerschap. Het omvat verder omstandigheden waarin de werkneemster alleen maar gezondheidszorg zoekt in verband met haar zwangerschap. De EEOC verwacht dat de vaststelling of er sprake is van een 'bekende beperking' eenvoudig zal zijn en tot stand zal komen door een gesprek tussen de werkgever en de werknemer als onderdeel van het interactieve proces, zonder dat documentatie of verificatie nodig is — in tegenstelling tot het aanpassingsproces onder de ADA.
"Zwangerschap" wordt ook breed gedefinieerd en omvat eerdere zwangerschappen en mogelijke of geplande zwangerschappen.
De voorgestelde regel geeft ook voorbeelden van "gerelateerde medische aandoeningen", zoals: zwangerschapsafbreking; onvruchtbaarheid en vruchtbaarheidsbehandeling; angst, depressie, psychose of postnatale depressie; menstruatiecycli; gebruik van anticonceptie; en borstvoeding en aandoeningen die verband houden met borstvoeding.
Uitgebreide bescherming voor 'gekwalificeerde' werknemers die een essentiële functie niet kunnen uitoefenen
Net als de ADA beschermt de PWFA 'gekwalificeerde' werknemers of sollicitanten die, met of zonder redelijke aanpassingen, de essentiële taken van hun functie kunnen uitvoeren.
Daarnaast breidt de PWFA het begrip 'gekwalificeerde' werknemers uit tot ook diegenen die een of meer essentiële functietaken niet kunnen uitvoeren als: (1) het onvermogen 'tijdelijk' is, (2) de essentiële functietaken 'in de nabije toekomst' kunnen worden hervat en (3) het onvermogen om de functietaken uit te voeren redelijkerwijs kan worden opgevangen. De voorgestelde regelgeving definieert 'in de nabije toekomst' als 40 weken, maar erkent dat dit niet betekent dat de essentiële functie altijd 40 weken moet worden opgeschort en afhankelijk is van wat de werknemer nodig heeft. De interpretatie van de EEOC geeft aan dat de periode van 40 weken telkens opnieuw begint wanneer een werknemer een aanpassing vraagt in verband met de tijdelijke opschorting van een functie, bijvoorbeeld wanneer een zwangere werknemer tijdelijk een essentiële functie niet kan uitoefenen vóór de bevalling en vervolgens, na terugkeer van haar zwangerschapsverlof, een aanpassing vraagt omdat zij de functie tijdelijk opnieuw niet kan uitoefenen. Dit zou betekenen dat de werkgever in totaal langer dan 40 weken zonder iemand in die functie kan zitten die de essentiële functie uitvoert. De voorgestelde regelgeving voorziet ook in de mogelijkheid dat de essentiële functie tijdelijk aan iemand anders kan worden toegewezen.
De EEOC vraagt specifiek om commentaar over de vraag of de periode van 40 weken moet worden verlengd tot 52 weken.
Veronderstelde redelijke aanpassingen
De voorgestelde regelgeving geeft voorbeelden van mogelijke redelijke aanpassingen in het kader van de PWFA, waaronder onder meer: frequente pauzes, zitten/staan, wijzigingen in het rooster en deeltijdwerk, telewerken, herstructurering van de functie en tijdelijke opschorting van een of meer essentiële functietaken. De EEOC vraagt ook om publieke reacties over de vraag of meer voorbeelden nuttig zouden zijn.
Dit verschil in de voorgestelde regelgeving voor het accommodatieproces onder de ADA is aanzienlijk, aangezien het tijdelijk opschorten van een essentiële functie over het algemeen niet als "redelijk" wordt beschouwd onder de ADA. Een van de factoren die de EEOC voorstelt om in deze beoordeling van redelijkheid in aanmerking te nemen, is of er andere werknemers, tijdelijke werknemers of zelfs derden zijn die de essentiële functie(s) in kwestie kunnen uitvoeren of tijdelijk kunnen worden ingehuurd om deze uit te voeren, of dat de essentiële functie eenvoudigweg kan worden uitgesteld of voor onbepaalde tijd niet kan worden uitgevoerd.
De voorgestelde regelgeving stelt de volgende vier specifieke voorzieningen vast als op zich redelijk en vermoedelijk geen onredelijke belasting: (1) water meenemen en drinken in de werkruimte van de werknemer; (2) extra toiletpauzes nemen; (3) afwisselend zitten/staan; en (4) pauzes nemen om te eten en te drinken.
De voorgestelde regelgeving verbiedt werkgevers om een gekwalificeerde werknemer te verplichten betaald of onbetaald verlof op te nemen als er een andere redelijke aanpassing kan worden geboden waardoor de werknemer kan blijven werken.
Een "onnodige vertraging" bij het reageren op een verzoek om aanpassing kan volgens de voorgestelde regelgeving leiden tot een overtreding van de PWFA.
Deelnemen aan het interactieve proces
Zoals hierboven besproken, verbieden de voorgestelde voorschriften een werkgever om een algemeen verzoek of vereiste te stellen dat een werknemer die om een aanpassing vraagt, moet worden onderzocht door een door de werkgever geselecteerde zorgverlener. Hoewel het onder bepaalde omstandigheden redelijk is om ondersteunende documentatie te eisen (hoewel deze omstandigheden niet zijn gedefinieerd), beperken de voorgestelde regelgeving van de EEOC de werkgever tot het eisen van alleen redelijke documentatie, zoals documentatie die voldoende is om de fysieke of mentale toestand te beschrijven of te bevestigen, dat deze verband houdt met, wordt beïnvloed door of voortvloeit uit zwangerschap, bevalling of een daarmee verband houdende medische aandoening, en dat een verandering of aanpassing op het werk nodig is.
Vooruitgaan
Werkgevers kunnen hun opmerkingen over de voorgestelde regelgeving elektronisch indienen op http://www.regulations.gov. Opmerkingen over het voorstel moeten binnen 60 dagen na 11 augustus 2023 worden ingediend.
In de tussentijd zouden bedrijven ook moeten overwegen om een PWFA-beleid in te voeren of hun huidige accommodatiebeleid aan te passen zodat er specifiek wordt verwezen naar zwangerschapsgerelateerde accommodaties. Werkgevers kunnen ook besluiten om hun interactieve proces en documentatievereisten met betrekking tot zwangere werknemers te herzien en overwegen om formulieren en brieven op te stellen die specifiek zijn voor PWFA-accommodaties. Werkgevers moeten er echter op letten dat de gevraagde documentatie in overeenstemming is met en is toegestaan door de voorgestelde regelgeving.
