Doubling Down in the Second City: Chicago Adopts Expanded Paid Leave Benefits for All Employees

Ondanks bezwaren van het bedrijfsleven heeft de gemeenteraad van Chicago vorige week een van de belangrijkste beleidsdoelen van burgemeester Brandon Johnson aangenomen, namelijk een verdubbeling van de betaald verlof voor bijna alle werknemers in Chicago.DenieuwePaid Leave Ordinance(PLO) van de stad herziet de bestaande verordening inzake betaald ziekteverlof en verplicht werkgevers in Chicago om werknemers 80 uur gecombineerd betaald ziekteverlof (PSL) (40 uur) en persoonlijk verlof (PTO) (40 uur) te verstrekken. De PLO-uitkeringen zijn uitgebreider dan de bestaande verplichtingen inzake betaald verlof onder dePaid Leave for All Workers Act(die alleen beschikbaar zijn voor werknemers in Illinois die buiten Chicago en enkele andere gemeentelijke rechtsgebieden werken) en zijn van toepassing op alle werknemers die ten minste twee uur per twee weken werken terwijl ze fysiek aanwezig zijn binnen de geografische grenzen van Chicago. De uitkeringen moeten op 1 januari 2024 ingaan, dus werkgevers hebben maar weinig tijd om zich voor te bereiden.

Opbouw en overdracht

Volgens de verordening moet verlof worden opgebouwd tegen een tarief van één uur per 35 gewerkte uren – een hoger tarief dan het huidige tarief van één uur per 40 gewerkte uren – tot een gecombineerd totaal van 80 PSL- en PTO-uren per jaar. Als alternatief kunnen werkgevers 80 uur verlof per uitkeringsjaar vooruitbetalen of werknemers "onbeperkte" betaalde verlofuitkeringen verstrekken, mits deze uitkeringen om welke reden dan ook kunnen worden opgenomen en anderszins in overeenstemming zijn met de kennisgevingsrechten en -verplichtingen van de verordening. Tenzij een werkgever vooraf 80 uur betaald verlof toekent of een onbeperkt betaald verlofplan hanteert, moet ongebruikt verlof van jaar tot jaar worden overgedragen, met een maximum van 80 PSL-uren en 16 PTO-uren, voor gebruik in het volgende uitkeringsjaar. Op de datum van deze publicatie zijn er geen uitdrukkelijke limieten voor de jaarlijkse opbouw of het gebruik. Met andere woorden, zoals het nu is opgesteld, kunnen werknemers tot 80 extra uren betaald verlof opbouwen bovenop hetgeen is overgedragen van het voorgaande jaar, voor een gecombineerd maximum van 176 uur (d.w.z. 22 dagen) betaald verlof in een bepaald uitkeringsjaar.

Belangrijk is dat, in tegenstelling tot de huidige betaalde ziekteverlofuitkeringen voor werknemers in Chicago, sommige werkgevers bij beëindiging van het dienstverband van een werknemer verplicht zijn tot uitbetaling. Meer bepaald moeten werkgevers met meer dan 100 werknemers hun werknemers alle ongebruikte PLO-uitkeringen uitbetalen wanneer zij (1) om welke reden dan ook uit dienst treden of (2) niet langer voldoen aan de definitie van een gedekte werknemer (d.w.z. verhuizen buiten de geografische grenzen van de stad). Evenzo moeten werkgevers met tussen de 50 en 100 werknemers vertrekkende werknemers tot 2024 zestien uur ongebruikte tijd uitbetalen en moeten zij vanaf 2025 alle ongebruikte tijd uitbetalen. Kleine werkgevers met 50 of minder werknemers hebben geen uitbetalingsverplichtingen.

Gebruik en beperkingen

In overeenstemming metde huidige PSL-vereisten kunnen werknemers hun toegewezen ziekteverlofuren gebruiken voor zaken als de zorg voor zichzelf of familieleden wanneer zij ziek zijn, het zoeken van medische behandeling of als zij slachtoffer zijn van huiselijk geweld. Hoewel werkgevers kunnen vragen om voorafgaande kennisgeving van PSL-verlof, hoeven werknemers die dit vanwege onvoorziene omstandigheden niet kunnen doen, alleen kennisgeving te doen die onder de gegeven omstandigheden redelijkerwijs haalbaar is. Aan de andere kant kunnen werknemers hun PTO-uitkeringen om elke gewenste reden opnemen – vakantie, tijd met het gezin of gewoon een vrije dag – maar werkgevers kunnen schriftelijke beleidsregels opstellen waarin een redelijke voorafgaande kennisgeving en voorafgaande goedkeuring worden vereist. Werkgevers kunnen ook redelijke minimumstappen vaststellen voor het gebruik van PLO-uitkeringen, met een maximum van twee uur voor PSL of vier uur voor PTO. De verordening is niet van toepassing op werknemers die onder een bestaande collectieve arbeidsovereenkomst werken, maar voor elke nieuwe overeenkomst die na 1 januari 2024 wordt gesloten, moet een ontheffing van de toepassing van de verordening expliciet in de nieuwe overeenkomst worden vastgelegd.

Het resultaat

De enorme uitbreiding en het huidige gebrek aan enkele cruciale details in de nieuwe PLO-verordening zullen waarschijnlijk reële economische en praktische gevolgen hebben voor veel werkgevers, met name voor werkgevers die geen bestaande betaalde verlofregelingen hebben of kampen met personeelstekorten. Zelfs werkgevers die voldoen aan de bestaande verplichtingen van Chicago op het gebied van betaald ziekteverlof, zullen hun beleid moeten aanpassen om meer overdrachtsrechten, snellere opbouwpercentages en uitbetalingsverplichtingen bij beëindiging van het dienstverband mogelijk te maken – iets wat snel aandacht vereist om vóór de ingangsdatum van 1 januari 2024 aan de nieuwe regels te voldoen. Gezien deze en andere implicaties is het mogelijk dat meer werkgevers zullen overwegen om onbeperkte betaalde verlofregelingen in te voeren om de opbouw-, overdrachts- en uitbetalingslasten die de nieuwe verordening aan werkgevers oplegt, tot een minimum te beperken. Niettemin brengen onbeperkte betaalde verlofregelingen hun eigen lasten en complicaties met zich mee, en zullen werkgevers strategisch moeten nadenken over welke aanpak het beste is voor hun personeel.

Ondanks al deze veranderingen is één ding zeker: werknemers hebben meer keuze, flexibiliteit en economische zekerheid onder de nieuwe verordening — ervan uitgaande dat werkgevers zich gemakkelijk aan de veranderingen kunnen aanpassen.

Disclaimer

Deze blog wordt ter beschikking gesteld door Foley & Lardner LLP ("Foley" of "het kantoor") voor informatieve doeleinden. Het is niet bedoeld om het juridische standpunt van het kantoor namens een cliënt over te brengen, noch is het bedoeld om specifiek juridisch advies te geven. Eventuele meningen in dit artikel weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs de standpunten van Foley & Lardner LLP, haar partners of haar cliënten. Handel daarom niet op basis van deze informatie zonder advies te vragen aan een bevoegde advocaat. Deze blog is niet bedoeld om een advocaat-cliënt relatie te creëren en de ontvangst ervan vormt geen advocaat-cliënt relatie. Communicatie met Foley via deze website per e-mail, blogbericht of anderszins creëert geen advocaat-cliënt relatie voor welke juridische kwestie dan ook. Daarom wordt communicatie of materiaal dat u via deze blog naar Foley verzendt, hetzij via e-mail, blogpost of op een andere manier, niet behandeld als vertrouwelijk of als eigendom. De informatie op deze blog wordt gepubliceerd "AS IS" en is niet gegarandeerd volledig, nauwkeurig en/of up-to-date. Foley geeft geen verklaringen of garanties van welke aard dan ook, expliciet of impliciet, met betrekking tot de werking of inhoud van de site. Foley wijst uitdrukkelijk alle andere garanties, waarborgen, voorwaarden en verklaringen van welke aard dan ook af, hetzij uitdrukkelijk of impliciet, hetzij voortvloeiend uit een wet, wet, commercieel gebruik of anderszins, met inbegrip van impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, titel en niet-inbreuk. In geen geval zal Foley of een van haar partners, functionarissen, werknemers, agenten of filialen aansprakelijk zijn, direct of indirect, onder welke rechtsleer dan ook (contract, onrechtmatige daad, nalatigheid of anderszins), jegens u of iemand anders, voor claims, verliezen of schade, direct, indirect speciaal, incidenteel, bestraffend of gevolgschade, voortvloeiend uit of veroorzaakt door de creatie, het gebruik van of het vertrouwen op deze site (inclusief informatie en andere inhoud) of websites van derden of de informatie, middelen of het materiaal waartoe toegang wordt verkregen via dergelijke websites. In sommige rechtsgebieden kan de inhoud van deze blog worden beschouwd als advocaatreclame. Houd er, indien van toepassing, rekening mee dat eerdere resultaten geen garantie bieden voor een vergelijkbaar resultaat. Foto's zijn alleen voor dramaturgische doeleinden en kunnen modellen bevatten. Afbeeldingen impliceren niet noodzakelijkerwijs een huidige status als cliënt, partner of werknemer.