Washington, D.C.: een nieuwe speler in de trend naar loontransparantie
Zoals we begin 2023 hebben gemeld, hebben verschillende staten wetten inzake loontransparantie aangenomen die bepaalde informatieverstrekking in vacatures (zowel intern als extern) verplicht stellen. Die trend heeft zich voortgezet, met staten als Illinois die zich later in 2023 bij de beweging hebben aangesloten. De vereisten verschillen per staat, maar er blijft een tendens bestaan om wetten aan te nemen die vereisten inzake looninformatieverstrekking invoeren.
Werkgevers moeten opnieuw rekening houden met de jurisdictievereisten, zelfs voor staten of gemeenten waar de vacatures van een bedrijf terecht kunnen komen. Sommige wetten inzake loontransparantie zijn van toepassing op vacatures die door personen in een bepaalde jurisdictie kunnen worden bekeken, ongeacht de intentie van de werkgever om die jurisdictie te bereiken bij het plaatsen van de vacature.
Eerst en vooral: loonaudit
Voordat we ingaan op de laatste ontwikkelingen op dit gebied, willen we benadrukken dat we het belang van een interne loonaudit blijven benadrukken. Loonaudits zijn een belangrijke eerste stap om te voldoen aan de wetgeving inzake loontransparantie. Een interne audit stelt een werkgever in staat om inzicht te krijgen in mogelijke loonverschillen en loonstructuren in het algemeen. Een interne audit biedt ook de mogelijkheid om eventuele ongelijkheden te corrigeren.
De nieuwe wet van D.C.
Onlangs heeft Washington D.C. zich aangesloten bij de beweging voor loontransparantie. De wet van D.C. werd op 12 januari 2024 ondertekend en voorziet in een wachttijd van 30 dagen voor het Congres voordat deze definitief wordt aangenomen. Zoals het er nu uitziet, treedt de wet op 30 juni 2024 in werking.
Wie is gedekt?
De nieuwe wet is van toepassing op alle particuliere werkgevers met ten minste één werknemer in D.C. Hoewel de wet niet vermeldt of dit ook geldt voor werknemers die soms in D.C. werken (op afstand of anderszins), moeten werkgevers (met name die met werknemers op afstand) zich ervan bewust blijven waar hun personeel zich bevindt en of hun personeel aanwezig is in D.C.
Wat zijn de belangrijkste bepalingen?
1. Verbod op vragen over loonhistorie
- Een werkgever mag potentiële werknemers niet screenen op basis van hun eerdere salaris- of loonhistorie.
- De wet verbiedt ook om de loongeschiedenis van een potentiële werknemer op te vragen bij iemand die deze persoon eerder in dienst had.
- De loongeschiedenis wordt breed gedefinieerd en omvat alle informatie met betrekking tot de beloning die in eerdere dienstverbanden is ontvangen. Beloning wordt verder gedefinieerd als alle vormen van monetaire en niet-monetaire voordelen.
2. Vereiste informatieverschaffing
- Een werkgever moet het minimale en maximale verwachte salaris of uurloon vermelden "in alle vacatures en functieomschrijvingen die worden gepubliceerd". De wet geeft geen definitie van "vacatures" of "gepubliceerde functieomschrijvingen". Werkgevers moeten er daarom van uitgaan dat dit zowel interne als externe vacatures of advertenties omvat. Net als bij andere wetten inzake loontransparantie geldt deze vereiste waarschijnlijk ook voor vacatures of advertenties die worden geplaatst door recruiters of derden die door de werkgever zijn ingeschakeld.
- Een werkgever moet bestaande gezondheidszorgvoordelen die een potentiële werknemer kan ontvangen, bekendmaken en moet dit doen vóór het eerste sollicitatiegesprek. De wetgevingsgeschiedenis stelt dat het voldoende is om bekend te maken dat er gezondheidszorgvoordelen bestaan.
3. Kennisgeving
- Een werkgever die onder deze wet valt, moet een kennisgeving publiceren waarin de vereisten inzake loontransparantie en de rechten van werknemers onder de nieuwe wet worden vermeld.
4. Privérecht van vordering uitsluitend voor de procureur-generaal / Sancties
- De wet creëert geen particulier recht van vordering voor individuen, maar machtigt de procureur-generaal (AG) om bepaalde maatregelen te nemen. De AG kan een civiele procedure aanspannen om een verbod, schadevergoeding of andere toegestane maatregelen te verkrijgen voor eventuele overtredingen. De wet bepaalt ook dat de AG mogelijke overtredingen kan onderzoeken, met inbegrip van het uitvaardigen van dagvaardingen en het dwingen van getuigen om te verschijnen, verklaringen af te leggen en documenten over te leggen.
- De wet bepaalt dat elke persoon die op grond van de wet een dagvaarding ontvangt, de mogelijkheid heeft om deze dagvaarding te vernietigen of te wijzigen, en dat deze beschermende maatregelen kunnen worden behandeld door het Hooggerechtshof van het District of Columbia.
- Als een AG in het gelijk wordt gesteld, heeft de AG recht op redelijke advocatenkosten en wettelijke boetes.
Welke stappen moeten werkgevers ondernemen?
De wet treedt pas op 30 juni 2024 in werking. We raden echter aan om deze stappen van tevoren te nemen om tijdige naleving te garanderen.
- Kennisgeving plaatsen – Werkgevers moeten een kennisgeving opstellen en bepalen waar deze kennisgeving moet worden geplaatst, inclusief de wijze waarop kennisgeving aan telewerkers moet worden gedaan.
- Implementatie van nieuwe informatieverplichtingen / interne training – Werkgevers moeten beslissen hoe ze de informatieverplichtingen in vacatures en advertenties gaan implementeren, inclusief hoe de salarisinformatie wordt verzameld voordat een vacature wordt geplaatst of geadverteerd. Werkgevers moeten ook hun HR-afdeling of ander verantwoordelijk wervingsteam voorbereiden om de informatie over gezondheidszorgvoordelen vóór het eerste sollicitatiegesprek te verstrekken. Een training voor HR-medewerkers of wervingsmanagers kan ook nuttig zijn om naleving van het verbod op vragen over het salarisverleden te waarborgen.
Werkgevers moeten ook overwegen om de nieuwe vereisten te bespreken met externe leveranciers die vacatureadvertenties plaatsen en ervoor zorgen dat er wijzigingen worden aangebracht, indien nodig. Zo wordt gewaarborgd dat alle vacatureadvertenties en advertenties die namens het bedrijf worden geplaatst, voldoen aan de nieuwe wetgeving.
