Duik in SECURE 2.0: IRS publiceert richtlijnen om toegang tot 401(k)-spaarregelingen voor langdurig deeltijdwerknemers uit te breiden

De SECURE 2.0 Act van 2022 (SECURE 2.0) brengt aanzienlijke veranderingen teweeg in het juridische en administratieve compliance-landschap voor Amerikaanse pensioenregelingen. Foley & Lardner LLP schrijft een reeks artikelen waarin dieper wordt ingegaan op de belangrijkste bepalingen van SECURE 2.0 die van invloed zullen zijn op de manier waarop werkgevers hun 401(k)-regelingen, pensioenregelingen en andere soorten door de werkgever gesponsorde pensioenregelingen structureren en beheren.

In onze eerdere artikelen over SECURE 2.0 hebben we het gehad over studieleningen en 401(k)-pensioenregelingen, wijzigingen om het beheer van pensioenregelingen te vereenvoudigen, wijzigingen in de regels voor de minimaal vereiste uitkering en wijzigingen voor pensioenregelingen van kleine werkgevers. In dit artikel bespreken we de onlangs gepubliceerde voorgestelde regelgeving, die betrekking heeft op de uitgebreide toegang tot 401(k)-pensioenregelingen voor bepaalde langdurig deeltijdwerkers in het kader van SECURE 2.0.

We hebben eerder de uitbreiding van de toegang tot 401(k)-regelingen voor bepaalde langdurig deeltijdwerknemers beschreven in de artikelen van 19 februari 2020, 30 december 2022 en 19 juli 2023. Ter herinnering: volgens de SECURE Act 2019 (SECURE 1.0) moeten sponsors van 401(k)-regelingen werknemers die gedurende drie opeenvolgende jaren elk 500 uur hebben gewerkt, vanaf 2024 toestaan om vrijwillige uitstelbetalingen te doen. Met ingang van de planjaren die beginnen in 2025 heeft SECURE 2.0 die vereiste gewijzigd van drie naar twee opeenvolgende jaren van 500 diensturen. In de praktijk zijn plannen die werknemers toestaan om zo snel als administratief haalbaar is na de startdatum van de werknemer uitstel te kiezen, vrijgesteld van deze regels.

Eind 2023 heeft de Internal Revenue Service (IRS) voorgestelde regelgeving uitgevaardigd die langverwachte richtlijnen biedt met betrekking tot LTPTE's. Hieronder bespreken we een aantal punten.

Definitie van 'langdurig deeltijdwerknemer' en toelatingsvoorwaarden

Zoals hierboven vermeld, moeten sponsors van 401(k)-regelingen bepaalde langdurig deeltijdwerknemers toestaan om vanaf 2024 te beginnen met het doen van vrijwillige uitstelbetalingen. De IRS definieert de term "langdurig deeltijdwerknemer" (LTPTE) als een werknemer die –

• Ten minste 500 uur dienst verricht in elk van drie opeenvolgende periodes van 12 maanden, met ingang van het planjaar 2024 (of twee opeenvolgende periodes van 12 maanden met ingang van het planjaar 2025), en
• Is aan het einde van die toepasselijke periode van 12 maanden 21 jaar oud geworden.[1]

Met andere woorden, de voorgestelde regelgeving is van toepassing op werknemers die uitsluitend op grond van het feit dat zij een LTPTE zijn, in aanmerking komen voor uitgestelde betalingen. De IRS verduidelijkt dat een werknemer die in aanmerking komt voor deelname aan een 401(k)-regeling door te voldoen aan "enige andere dienstvereiste" geen LTPTE is.

Een werknemer is niet langer een LTPTE wanneer hij vervolgens 1.000 diensturen voltooit tijdens een planjaar (of een andere relevante meetperiode van 12 maanden zoals gespecificeerd door het 401(k)-plan) of niet voldoet aan de voorwaarden van het plan (anders dan leeftijds- of dienstvoorwaarden) (een voormalige LTPTE). Als de werknemer bijvoorbeeld wordt overgeplaatst naar een functie die niet in aanmerking komt voor deelname (ervan uitgaande dat dit geen vervanging is voor leeftijds- of dienstvoorwaarden zoals hieronder besproken), dan is de werknemer niet langer een LTPTE. Een ander voorbeeld: als een werknemer 1000 diensturen voltooit tijdens de relevante periode van 12 maanden van het plan, wordt hij niet langer beschouwd als een LTPTE en wordt hij een reguliere deelnemer, die in aanmerking kan komen voor werkgeversbijdragen.

Bepaling van de periode van 12 maanden en de datum van deelname

Net als bij de historische regels die van toepassing zijn op het tellen van 1000 diensturen gedurende een periode van 12 maanden, kan een werkgever de relevante periodes van 12 maanden op twee manieren meten:

• Op basis van de verjaardag van de indiensttreding van de werknemer. (Als een plan deze methode gebruikt, hoeven periodes van 12 maanden die vóór 1 januari 2021 zijn begonnen, niet in aanmerking te worden genomen.) Als een werknemer bijvoorbeeld op 1 mei 2021 in dienst is getreden en 500 uur heeft gewerkt tijdens elk van de periodes van mei 2021 tot april 2022, mei 2022 tot april 2023 en mei 2023 tot april 2024, dan wordt de werknemer aan het einde van april 2024 beschouwd als een LTPTE.
• Gebaseerd op een combinatie van de verjaardag van de indiensttredingsdatum van de werknemer en de daaropvolgende planjaren. Volgens deze methode eindigt de eerste meetperiode van 12 maanden op de verjaardag van de indiensttredingsdatum van de werknemer, waarna de daaropvolgende periodes van 12 maanden samenvallen met het planjaar, te beginnen met het eerste planjaar na de indiensttredingsdatum van de werknemer. Ook hier geldt dat periodes van 12 maanden die vóór 1 januari 2021 zijn begonnen, niet in aanmerking hoeven te worden genomen. Als een werknemer bijvoorbeeld op 1 mei 2021 in dienst is getreden en op 30 april 2022 500 diensturen heeft voltooid, en in elk van de planjaren 2022 en 2023 500 uur heeft voltooid, dan wordt de werknemer vanaf eind december 2023 beschouwd als een LTPTE.

Volgens de voorgestelde regelgeving mag de ingangsdatum van een LTPTE voor het doen van uitgestelde betalingen niet later zijn dan de vroegste van de volgende data:

• De zesmaandsverjaardag van de dag waarop de werknemer een LTPTE wordt, of
• De eerste dag van het planjaar dat begint na de datum waarop de werknemer een LTPTE wordt.

Herwervingen LTPTE's

Als een LTPTE zijn dienstverband beëindigt – ongeacht of dit vóór of na zijn ingangsdatum voor het doen van vrijwillige uitstelbetalingen is – wordt hij bij latere heraanstelling nog steeds als LTPTE beschouwd. Als hij na wat zijn ingangsdatum zou zijn geweest opnieuw wordt aangenomen, moet de LTPTE onmiddellijk in aanmerking komen voor het doen van vrijwillige uitstelbetalingen vanaf de datum van indiensttreding.

Uitsluitingen van functieclassificaties

De voorgestelde regelgeving verplicht een pensioenfondsbeheerder niet om elke LTPTE toe te laten tot het pensioenfonds. Net als bij de historische regels die van toepassing zijn op pensioenregelingen, mogen pensioenfondsbeheerders werknemers blijven uitsluiten op basis van bonafide functieclassificaties, op voorwaarde dat een dergelijke uitsluiting niet een voorwendsel is om werknemers uit te sluiten op basis van hun leeftijd of anciënniteit.

Plannen waarbij gebruik wordt gemaakt van de verstreken-tijdmethode

Plannen die gebruikmaken van de verstreken-tijdmethode om te bepalen of iemand in aanmerking komt voor bepaalde diensten, houden geen rekening met het daadwerkelijk voltooien van een bepaald aantal diensturen. Bijgevolg worden werknemers die in aanmerking komen voor uitgestelde betalingen volgens de verstreken-tijdmethode, niet beschouwd als LTPTE's volgens de voorgestelde regelgeving.

Werkgeversbijdragen en onvoorwaardelijke diensttijd

De IRS bevestigt dat sponsors van 401(k)-plannen niet verplicht zijn om bijpassende of niet-keuze bijdragen te doen voor LTPTE's, zelfs als deze worden gedaan met betrekking tot deelnemers die in aanmerking kwamen op grond van andere voorwaarden van het plan en zelfs als deze worden gedaan in het kader van een safe harbor 401(k)-plan (anders dan een SIMPLE 401(k)-plan). Als een LTPTE echter een "gewone" deelnemer wordt, bijvoorbeeld door 1.000 diensturen te voltooien tijdens een planjaar, komt hij in aanmerking voor werkgeversbijdragen.

Met betrekking tot de wachtperiode moeten LTPTE's voor elke periode van 12 maanden waarin zij ten minste 500 diensturen hebben opgebouwd, een jaar wachtperiode worden toegekend (wat gunstiger is dan de vereiste van 1000 diensturen die gewoonlijk wordt gehanteerd door 401(k)-regelingen). Belangrijk is dat deze gunstigere regel voor het verkrijgen van rechten van toepassing blijft op voormalige LTPTE's. Net als bij de regels voor het bepalen van 500 diensturen, zoals hierboven beschreven, hoeven periodes van 12 maanden vóór 1 januari 2021 niet in aanmerking te worden genomen.

Non-discriminatie en dekkingstests

Volgens de voorgestelde regelgeving kunnen sponsors van 401(k)-regelingen ervoor kiezen om alle (maar niet sommige) LTPTE's uit te sluiten voor doeleinden van non-discriminatie- en dekkingstests en top-heavy-uitkeringen, hoewel LTPTE's wel moeten worden meegeteld in de top-heavy-test.

Met betrekking tot safe harbor-plannen moet er conforme planformulering zijn (bijvoorbeeld een planwijziging) om de keuze van kracht te laten worden.

Met betrekking tot niet-safe harbor-regelingen is in de voorgestelde regelgeving duidelijk bepaald dat het reglement van de regeling LTPTE's moet uitsluiten van het ontvangen van top-heavy-uitkeringen en dat het reglement "faciliterende" bepalingen moet bevatten indien de werkgever LTPTE's wil uitsluiten van non-discriminatie- en dekkingstests.

Wat nu te doen?

Vertrouw en pas aan. Hoewel de voorgestelde regelgeving inderdaad slechts een voorstel is, geeft deze een goed inzicht in de visie van de IRS op LTPTE's. Totdat de regelgeving definitief is vastgesteld, kunnen sponsors van 401(k)-regelingen zich baseren op de voorgestelde regelgeving voor planjaren die beginnen op of na 1 januari 2024. Zoals over het algemeen het geval is voor andere door SECURE 1.0 en 2.0 vereiste wijzigingen, moeten de plan documenten uiterlijk eind 2026 worden gewijzigd.

Overweeg om LTPTE's op te nemen voor administratief gemak. Plan sponsors moeten overwegen of ze LTPTE's in aanmerking willen laten komen voor werkgeversbijdragen om administratieve redenen. Een werkgever kan bijvoorbeeld besluiten dat zijn salarissystemen niet zijn ontworpen om de LTPTE-groep gemakkelijk op te nemen voor werknemersbijdragen, terwijl ze worden uitgesloten van werkgeversbijdragen.

Bevestig en communiceer. Inmiddels zouden sponsors van 401(k)-regelingen er zeker van moeten zijn dat de personeelsadministratie en salarisadministratie de diensttijd van deeltijdwerknemers nauwkeurig bijhouden en dat LTPTE's tijdig worden geïnformeerd over hun recht op uitgestelde betalingen. Als dat niet het geval is, is dit het moment om te controleren of alle administratieve processen correct werken en indien nodig corrigerende maatregelen te nemen.

Controleer de communicatie met deelnemers. Controleer de samenvattende planbeschrijvingen en andere communicatie met deelnemers om ervoor te zorgen dat de LTPTE-regels correct worden weergegeven en gecommuniceerd.

[1] Volgens de voorgestelde regelgeving vallen werknemers die onder een collectieve arbeidsovereenkomst vallen waarin pensioenuitkeringen het onderwerp waren van onderhandelingen te goeder trouw, en niet-ingezeten vreemdelingen die geen inkomen uit Amerikaanse bronnen ontvangen, niet onder de definitie van LTPTE.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.