Vergeet mij niet: ontslag van werknemers en secundaire arbeidsvoorwaarden om rekening mee te houden

Ongeacht de grootte van uw organisatie, op een bepaald moment zullen werknemers vertrekken. Zoals we eerder hebben opgemerkt, is het de taak van human resources en andere afdelingen om vertrekkende werknemers een exitbrief te verstrekken met belangrijke data, deadlines en herinneringen. Let bovendien op de onderstaande punten en overweeg om een of meer daarvan op te nemen in een exitbrief of beëindigingsovereenkomst (met name voor vertrekkende functionarissen en het senior management).

401(k)-bijdragen: ontslagvergoeding telt niet mee, maar betalingen na beëindiging van het dienstverband wel

Nee, dat is geen typfout, dus wat betekent het dan? Over het algemeen zijn er twee soorten uitkeringen die aan voormalige werknemers worden betaald na beëindiging van het dienstverband: (1) een ontslagvergoeding, die geen verband houdt met de betaling voor geleverde diensten en die niet zou zijn betaald als het dienstverband was voortgezet, en (2) een uitkering na beëindiging van het dienstverband, dat wil zeggen een uitkering of vergoeding die zou zijn betaald of ontvangen als het dienstverband was voortgezet, zoals een laatste salaris of uitbetaling van vakantiedagen, in beide gevallen betaald na beëindiging van het dienstverband. Sommige adviseurs noemen ontslagvergoeding 'go-away pay' en deze telt nooit mee als compensatie voor 401(k)-bijdragen. Betalingen na beëindiging van het dienstverband zijn echter afhankelijk van de feiten en u moet de definities en voorwaarden van uw 401(k)-plan lezen om te weten of het dergelijke betalingen (compensatie) omvat; als dat het geval is, geldt er ook een timingvereiste, zoals tweeënhalve maand na beëindiging van het dienstverband, dus u moet weten of een goed idee hebben wanneer de betalingen na beëindiging van het dienstverband zullen plaatsvinden.

Zorg ervoor dat u alle arbeidsovereenkomsten of andere contracten leest en eventueel naleeft.

Wat is vereist, wat is bespreekbaar

Bij het bepalen van de uitkeringen die na beëindiging van het dienstverband moeten worden verstrekt of gevraagd, raden wij aan eerst de bestaande arbeidsovereenkomst of andere relevante contracten te bekijken. (Naast arbeidsovereenkomsten kunnen werknemers ook andere contracten of regelingen hebben die moeten worden bekeken, zoals aandelenopties, aanvullende pensioenregelingen voor leidinggevenden en concurrentiebedingen, die hieronder worden besproken.) Of ze nu recent zijn gesloten of al enkele jaren oud zijn, relevante contracten vormen niet alleen het uitgangspunt voor wat wettelijk vereist is, maar ook voor hoe de onderhandelingen kunnen verlopen. Iets waar in het verleden veel om werd gevraagd of over werd onderhandeld, heeft misschien niet meer dezelfde invloed. De partijen kunnen onderhandelen om iets anders te bieden dan wat in het contract staat, maar slimme werkgevers zullen niet alleen eerst alle overeenkomsten bekijken, maar ook zorgvuldig een fusieclausule opstellen en opnemen in de beëindigingsovereenkomst, waarin in feite wordt bepaald dat de beëindigingsovereenkomst het leidende document is voor de beëindigingsuitkeringen en dat deze specifiek voorrang heeft op eerdere overeenkomsten of contracten.

Pas op voor 409A

Ondanks de algemene regel over onderhandelingen, moet iedereen extra aandacht besteden aan kwesties met betrekking tot Internal Revenue Code Section 409A (409A) als de vorm of het tijdstip van betalingen wijkt van wat vereist was volgens het oorspronkelijke contract en wat is vastgelegd in de beëindigingsovereenkomst. Hoewel dit sterk afhankelijk is van de specifieke omstandigheden, kunnen bepaalde wijzigingen leiden tot onmiddellijke belastingheffing en een extra accijns van 20% onder 409A, een situatie die niemand wil. Een arbeidsovereenkomst kan bijvoorbeeld voorzien in een ontslagvergoeding in contanten ter hoogte van twee jaar basissalaris, te betalen over een periode van vierentwintig maanden, te beginnen 60 dagen na beëindiging van het dienstverband. Of deze betalingen kunnen worden versneld tot een eenmalige betaling die 60 dagen na beëindiging van het dienstverband moet worden voldaan, hangt af van aanvullende feiten en meer details van de oorspronkelijke overeenkomst. U doet er goed aan iemand te zoeken met een gedegen kennis van 409A en de vele fijne kneepjes daarvan, voordat u de timing en vorm van eerder overeengekomen betalingen wijzigt.

COBRA en andere uitkeringen na beëindiging van het dienstverband: wees voorzichtig met uw beloften

Hoewel er veel verschillende soorten uitkeringen bestaan, zijn er drie uitkeringen na beëindiging van het dienstverband waar vaak naar wordt gevraagd: gesubsidieerde COBRA-uitkeringen, collectieve levensverzekeringen en langdurige arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Deze uitkeringen zijn genuanceerd en bevatten genoeg valkuilen om nader te bespreken.

Gesubsidieerde COBRA-uitkeringen

Zoals we al eerder hebben besproken, is het gebruikelijk dat veel werkgevers de kosten van COBRA-voortzetting voor ontslagen werknemers subsidiëren, waarbij vaak wordt bepaald dat de persoon alleen verantwoordelijk is voor het betalen van de tarieven voor actieve werknemers gedurende de gehele of een deel van de standaard COBRA-periode van 18 maanden. Degenen die deze uitkering willen aanbieden, moeten het volgende in gedachten houden:

• Zelfverzekerde of volledig verzekerde ziektekostenverzekering? Als u een zelfverzekerde verzekering hebt en gesubsidieerde dekking biedt aan een 'hoogbetaalde persoon', dan is de waarde van de uitkering (meestal de waarde van het door de werkgever betaalde deel van de COBRA-premies) belastbaar voor de persoon als W-2-inkomen. Als u een volledig verzekerde polis heeft, zijn er nu geen fiscale gevolgen, maar als en wanneer de regelgeving onder de Affordable Care Act van kracht wordt, geldt er een accijns van $ 100 per dag voor de werkgever. Werkgevers die zich tegen die aansprakelijkheid willen beschermen, kunnen een spaarclausule toevoegen aan een beëindigingsovereenkomst, waarin wordt bepaald dat de werkgever, indien nodig om dergelijke boetes te vermijden, het recht behoudt om een belastbare contante betaling of andere uitkering te verstrekken in plaats van een dergelijke gesubsidieerde dekking.

• Wie betaalt voor de dekking en hoe gebeurt dat? Als de werkgever rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij betaalt (of de kosten van zelfverzekerde COBRA rechtstreeks compenseert), of als hij van de voormalige werknemer verlangt dat hij bewijsstukken indient voor terugbetaling of uitkering van de uitkering, dan wordt de waarde niet belast (tenzij er sprake is van de hierboven beschreven situatie van zelfverzekerde werknemers met een hoog salaris). Maar als de werkgever gewoon contant betaalt, zelfs met de afspraak (maar zonder verplichting) dat het voor COBRA wordt gebruikt, dan is de betaling belastbaar als W-2-inkomen.

• Wanneer eindigt de gesubsidieerde dekking? Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in elke scheidingsovereenkomst of soortgelijke overeenkomst moet specifiek worden vermeld hoe lang de gesubsidieerde dekking duurt, of dat nu de standaard COBRA-periode van 18 maanden is of een kortere periode, zoals 12 of 6 maanden. Bovendien schrijft de beste praktijk voor dat in de brief of overeenkomst duidelijk wordt vermeld dat de gesubsidieerde periode deel uitmaakt van de standaard COBRA-periode en niet daarnaast geldt, ervan uitgaande dat dat de zakelijke afspraak is.

Groepslevensverzekering

Werkgevers die moeilijke situaties willen vermijden, kunnen besluiten om geen doorlopende levensverzekering na beëindiging van het dienstverband toe te zeggen. In plaats daarvan is het beter om in de beëindigingsovereenkomst of een ander schriftelijk document aan de werknemer te vermelden dat hij het recht heeft om de collectieve levensverzekering om te zetten in een individuele polis. Er bestaan alternatieven, zoals het afsluiten van een individuele polis via een verzekeringsmaatschappij, maar die leiden al snel tot moeilijke situaties vanwege de kosten en de administratieve rompslomp die daarmee gepaard gaan. Als de bijna-ex-werknemer aandringt op de uitkering, kan een compromis zijn om de ontslagvergoeding te verhogen. Die is dan wel belastbaar voor de werknemer, maar veel gemakkelijker te administreren voor de werkgever, omdat het de verantwoordelijkheid van de werknemer wordt om een vervanging voor die uitkering te vinden.

Langdurige arbeidsongeschiktheid

Over het algemeen moeten bedrijven vermijden om beloften te doen over het verstrekken van langdurige arbeidsongeschiktheidsuitkeringen na beëindiging van het dienstverband (behalve indien dit anderszins wordt gedekt door de langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekering van de werkgever), of dit nu gebeurt met expliciete bewoordingen of met algemene verwijzingen naar de arbeidsvoorwaarden van de werkgever. Beloften of suggesties kunnen ertoe leiden dat de werkgever de uitkering uit eigen zak moet betalen, omdat de verzekeringsdekking voor de vertrekkende werknemer eindigt, waardoor de werkgever opdraait voor de kosten. Dit betekent dat de werkgever een uitkering moet beheren die in het algemeen alleen van toepassing zou moeten zijn op daadwerkelijke werknemers, met onbekende of zeer onzekere voorwaarden. In plaats daarvan doen werkgevers er goed aan om specifiek te vermelden wanneer een dergelijke dekking eindigt, met verwijzingen naar de toepasselijke regelingen en polissen.

Concurrentiebedingen: zijn ze juridisch bindend en wat is het nadeel als dat niet zo is?

Soms bevatten arbeidsovereenkomsten concurrentiebedingen, soms zijn het aparte overeenkomsten en soms zijn ze opgenomen in de beëindigingsovereenkomst of anderszins aangegaan bij beëindiging. Ongeacht hoe ze tot stand komen, zijn ze de afgelopen jaren een hot topic geweest in wetgeving en rechtszaken. Als u erop wilt vertrouwen voor huidig of toekomstig gebruik, raden we u aan om samen te werken met een betrouwbare adviseur en het volgende in gedachten te houden:

Pas op voor beperkingen of regelrechte verboden

Het aantal staten en andere lokale overheden dat concurrentiebedingen en soortgelijke beperkende overeenkomsten verbiedt of streng reguleert, is aanzienlijk en voortdurend in beweging. Daarom is het raadzaam om documenten of informatie waarop u zich zelfs maar een jaar geleden nog baseerde, opnieuw te bekijken en eventueel aan te passen. Bovendien stellen staten die concurrentiebedingen toestaan vaak voorwaarden en beperkingen, zoals het opleggen van inkomensdrempels die concurrentiebedingen voor laagverdienende werknemers verbieden, zoals onze collega's op het gebied van arbeid en werkgelegenheid hebben besproken, wat eens te meer bewijst dat de wereld van concurrentiebedingen veranderlijk blijft en openstaat voor discussie.

Pas op voor afschrikkende afhankelijkheid

Soms voegen werkgevers concurrentiebedingen toe of vertrouwen ze op concurrentiebedingen waarvan ze weten of vermoeden dat ze juridisch niet afdwingbaar of te ruim zijn, in de veronderstelling dat alleen al het bestaan ervan iemand ervan zal weerhouden om te concurreren. Zoals onze collega's eerder hebben opgemerkt, kan deze "wat kan het kwaad om het te proberen"-benadering leiden tot civielrechtelijke (en soms strafrechtelijke) sancties voor onjuiste handhaving van concurrentiebedingen, waarbij negen staten vanaf juli 2023 dergelijke sancties opleggen. Onbeperkt gebruik van concurrentiebedingen kan leiden tot onbedoelde en zeer negatieve gevolgen, dus het is het beste om iemand te raadplegen die zeer goed op de hoogte is van concurrentiebedingen voordat u hiermee verdergaat.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.