Werkgevers opgelet: OSHA publiceert definitieve regels voor 'walkaround'
Op 1 april 2024 heeft het Amerikaanse Ministerie van Arbeid (DOL) zijn definitieve regel gepubliceerd over wie aanwezig mag zijn bij een OSHA-inspectie. De regel treedt in werking op 31 mei 2024. Ter achtergrondinformatie: zowel de werkgever als de werknemers hebben de mogelijkheid om een vertegenwoordiger aan te wijzen die de OSHA-inspecteur tijdens een inspectie door het agentschap vergezelt bij een rondgang door de faciliteit. De nieuwe regel verduidelijkt wie de werknemersvertegenwoordiger kan zijn.
Volgens het DOL biedt de Occupational Safety and Health Act (de "wet") zowel werkgevers als werknemers de mogelijkheid om een vertegenwoordiger te machtigen om OSHA-functionarissen te vergezellen tijdens een inspectie op de werkplek. Het DOL zegt daarom dat de regel bedoeld is om de voorschriften te verduidelijken, zodat deze overeenkomen met zijn interpretatie van de wet en om de historische praktijk weer te geven met betrekking tot welke werknemers als hun vertegenwoordiger kunnen worden aangewezen — een werknemer of een niet-werknemer.
De enige beperking voor de niet-werknemersvertegenwoordiger is dat deze "redelijkerwijs noodzakelijk" moet zijn om een effectieve en grondige inspectie uit te voeren, zoals bepaald door de OSHA-nalevingsfunctionaris. Volgens de definitieve regel moet de niet-werknemersvertegenwoordiger, om redelijkerwijs noodzakelijk te zijn, over vaardigheden, kennis of ervaring beschikken om te kunnen assisteren, onder meer met betrekking tot de vermeende gevaren of omstandigheden op de specifieke of vergelijkbare werkplek, en/of over de nodige taal- of communicatievaardigheden beschikken. De beslissing wie een geschikte niet-werknemersvertegenwoordiger is, wordt op basis van deze factoren uitsluitend aan de OSHA-compliance officer overgelaten.
OSHA heeft ook veelgestelde vragen over de definitieve regel gepubliceerd en geeft verder aan dat de door de werknemers aangewezen vertegenwoordiger geen persoon met formele kwalificaties hoeft te zijn (bijvoorbeeld een industriële hygiënist of veiligheidsingenieur). Van bijzonder belang is dat werkgevers geen formele procedure hebben om bezwaar te maken als zij het niet eens zijn met de door de werknemers aangewezen vertegenwoordiger. Werkgevers die bezwaar hebben tegen de vertegenwoordiger, moeten hun bezorgdheid echter kenbaar maken aan de OSHA Compliance Officer, die bevoegd is om het bezwaar op te lossen op grond van FOM CPL-02-00-164, hoofdstuk 3. De Compliance Officer kan het bezwaar behandelen door te informeren naar de kennis, vaardigheden en ervaring van de vertegenwoordiger met betrekking tot de gevaren/omstandigheden, met inbegrip van bekendheid met apparatuur, machines, werkprocessen en eventuele gespecialiseerde kennis en expertise op het gebied van veiligheid en gezondheid. De vertegenwoordiger wordt volgens de definitieve regel als redelijk noodzakelijk beschouwd wanneer wordt vastgesteld dat hij een positieve bijdrage zal leveren aan een volledige en effectieve inspectie.
Werkgevers mogen maatregelen nemen zoals het verplicht stellen van het ondertekenen van redelijke geheimhoudingsovereenkomsten door de werknemersvertegenwoordiger en het beperken van het gebruik van vertrouwelijke informatie die tijdens de rondleiding is verkregen, op voorwaarde dat deze vereisten ook gelden voor andere bezoekers op de werkplek. Noch de werkgever, noch de werknemersvertegenwoordiger heeft het recht om aanwezig te zijn bij privé-gesprekken van OSHA met werknemers, tenzij de werknemer die wordt geïnterviewd specifiek om de aanwezigheid van de vertegenwoordiger verzoekt.
