Vijf zaken die het Ministerie van Arbeid in de gaten houdt met betrekking tot werknemerspensioenregelingen

Alle gekwalificeerde pensioenregelingen zijn onderworpen aan een groot aantal vereisten van de Employee Retirement Income Security Act van 1974, zoals gewijzigd (ERISA). Het Amerikaanse Ministerie van Arbeid (DOL) is belast met de handhaving van de vereisten van ERISA. In dit artikel worden enkele van deze vereisten en de bijbehorende richtlijnen van het DOL, de Internal Revenue Service (IRS) en de Pension Benefit Guaranty Corporation (PBGC) besproken, evenals enkele gerelateerde toekomstige richtlijnen die door het DOL zullen worden uitgevaardigd, zoals vereist door de SECURE Act 2.0.

1. Verplichting om tijdig een jaarverslag in te dienen bij het Ministerie van Arbeid (DOL)

Uiterste datum voor indiening

Alle gekwalificeerde pensioenregelingen – winstdelingsregelingen, aandelenbonusregelingen, toegezegd-pensioenregelingen en beschikbare-premieregelingen, en 401(k)-regelingen – moeten een jaarlijkse aangifte/rapport indienen op formulier 5500. Formulier 5500 moet worden ingediend, ongeacht of de regeling 'fiscaal gekwalificeerd' is, er geen uitkeringen meer worden opgebouwd (d.w.z. de regeling is 'bevroren'), er geen bijdragen zijn betaald voor het meest recente planjaar of er geen bijdragen meer aan de regeling worden betaald.

Om als volledig en tijdig ingediend te worden beschouwd, moeten alle vereiste formulieren, bijlagen, verklaringen en bijlagen bij formulier 5500 uiterlijk op de laatste dag van de zevende kalendermaand na afloop van het planjaar worden ingediend. Zoals hieronder wordt uitgelegd, kan een klein plan (doorgaans minder dan 100 deelnemers aan het begin van het planjaar) in aanmerking komen voor het indienen van formulier 5500-SF in plaats van formulier 5500.

Een plan kan een eenmalige verlenging van de termijn voor het indienen van een Formulier 5500 of Formulier 5500-SF (tot tweeënhalve maand) verkrijgen door IRS-formulier 5558, Aanvraag voor verlenging van de termijn voor het indienen van bepaalde aangiften voor werknemersplannen, in te dienen op of vóór de normale uiterste datum (exclusief eventuele verlengingen) van de aangifte/het rapport. Het formulier 5558 MOET bij de IRS worden ingediend.

Er wordt automatisch uitstel verleend voor het indienen van het Formulier 5500 Jaarlijkse aangifte/rapport of Formulier 5500-SF tot de uiterste datum voor het indienen van de federale inkomstenbelastingaangifte van de werkgever (plan sponsor) als aan alle volgende voorwaarden is voldaan: (1) het planjaar en het belastingjaar van de werkgever zijn hetzelfde; (2) de werkgever heeft uitstel gekregen voor het indienen van zijn federale inkomstenbelastingaangifte tot een datum die later is dan de normale uiterste datum voor het indienen van formulier 5500 of formulier 5500-SF; en (3) een kopie van de aanvraag voor uitstel voor het indienen van de federale inkomstenbelastingaangifte wordt bewaard in de administratie van de plan sponsor. Een verlenging die is verleend door middel van deze automatische verlengingsprocedure kan NIET verder worden verlengd door het indienen van een formulier 5558, noch kan deze worden verlengd tot meer dan 9½ maanden na afloop van het planjaar. Voor kalenderjaarplannen betekent dit dat een formulier 5500 uiterlijk op 15 oktober van het jaar volgend op het betreffende planjaar moet worden ingediend.

Sancties

Beheerders en sponsors van pensioenregelingen moeten volledige en accurate informatie verstrekken in een Form 5500 en moeten zich verder volledig houden aan de vereisten voor het indienen van documenten.

ERISA en de Internal Revenue Code van 1986, zoals gewijzigd (Code), bepalen dat respectievelijk het DOL en de IRS boetes kunnen opleggen voor het niet verstrekken van volledige en accurate informatie en voor het niet indienen van volledige en accurate verklaringen en aangiften/rapporten. Een Form 5500 dat voor een groot plan (zoals hieronder uitgelegd) wordt ingediend, wordt bijvoorbeeld niet als tijdig ingediend beschouwd als er geen controle van de financiële overzichten door een onafhankelijke gekwalificeerde openbare accountant (IQPA) heeft plaatsgevonden en niet is voldaan aan de vereisten van Schedule H bij Form 5500 (zoals hieronder uitgelegd). Bepaalde sancties zijn administratief (d.w.z. ze kunnen worden opgelegd of beoordeeld door een van de overheidsinstanties die zijn aangewezen om de inning van de jaarlijkse aangifte-/rapportgegevens te beheren). Andere vereisen een gerechtelijke veroordeling.

ERISA voorziet in een boete van maximaal $ 2.400 per dag voor elke dag dat een planbeheerder nalaat een volledig en correct Formulier 5500 in te dienen.

De Code voorziet in een boete van $ 1.000 voor elke keer dat geen actuariële verklaring wordt ingediend voor een gekwalificeerd pensioenplan met vaste uitkeringen, Schedule MB (Formulier 5500) of Schedule SB (Formulier 5500), zoals vereist door de toepasselijke instructies. De actuariële verklaring is gebaseerd op (i) de afstemming van de censusgegevens, (ii) de beoordeling van de aannames en de ervaringsstudie, (iii) de beoordeling van de actuariële methoden, (iv) de beoordeling van de verplichtingen, (v) de beoordeling van de berekening van de bijdragen en (vi) de beoordeling van het waarderingsrapport door de actuaris van de regeling.

Uitzondering voor kleine plannen

Als het aantal deelnemers dat op regel 5 van formulier 5500 wordt vermeld tussen 80 en 120 ligt en er voor het voorgaande planjaar een jaarlijks aangifteformulier/rapport formulier 5500 is ingediend, kan de planbeheerder ervoor kiezen om de aangifte/het rapport in dezelfde categorie ('groot plan' of 'klein plan') in te vullen als voor de vorige aangifte/het vorige rapport. Een voordeel van een klein plan is dat het een formulier 5500-SF kan indienen en dat een audit van de financiële gegevens door een IQPA niet vereist is. Als dus een formulier 5500-SF of een jaarlijks aangifteformulier/verslag 5500 voor het planjaar 2022 als klein plan is ingediend, inclusief bijlage I, indien van toepassing, en het aantal dat is ingevuld op regel 5 van formulier 5500 voor 2022 120 of minder is, dan kan de sponsor van het plan ervoor kiezen om formulier 5500 en de bijlagen voor 2023 in te vullen volgens de instructies voor een klein plan, inclusief voor in aanmerking komende indieners, door formulier 5500-SF in te dienen in plaats van formulier 5500.

Bijlage H

Bijlage H (Financiële informatie) is vereist voor gekwalificeerde pensioenregelingen die worden aangemerkt als "grote regelingen". Grote regelingen die bijlage H indienen, zijn over het algemeen verplicht om een IQPA in te schakelen en een rapport van de IQPA bij te voegen op grond van ERISA sectie 103(a)(3)(A). Deze regelingen zijn over het algemeen ook verplicht om bij het formulier 5500 een "Overzicht van activa (aangehouden aan het einde van het jaar)" en, indien van toepassing, een "Overzicht van activa (verworven en afgestoten binnen het jaar)", een "Overzicht van te rapporteren transacties" en een "Overzicht van achterstallige deelnemersbijdragen" te voegen.

2. Gebruik van verbeurdverklaringen in 401(k)-regelingen

Er lopen momenteel ten minste negen voorgestelde collectieve rechtszaken van deelnemers aan 401(k)-regelingen die beweren dat werkgevers misbruik hebben gemaakt van verbeurdverklaringen door de uitgaven voor verplichte werkgeversbijdragen aan individuele werknemersrekeningen te verminderen in plaats van het geld te gebruiken om de kosten van de regeling te verlagen.

De recente toename van het aantal rechtszaken over verbeurdverklaringen vindt zijn oorsprong in een rechtszaak van het Amerikaanse ministerie van Arbeid tegen een technologiebedrijf dat de manier waarop de sponsor van het plan verbeurdverklaringen gebruikte, aanvocht. Die zaak werd in 2023 geschikt.

Het DOL beweerde dat het bedrijf zijn fiduciaire plicht met betrekking tot verschillende door het bedrijf gesponsorde 401(k)-regelingen had geschonden, omdat het zich niet aan de voorwaarden van de regelingsdocumenten had gehouden. Volgens de klacht van het DOL moesten de voorwaarden van de regeling voorschrijven dat verbeurdverklaringen eerst moesten worden gebruikt om de kosten van de regeling te verlagen, voordat ze konden worden gebruikt om de werkgeversbijdragen te verlagen.

De SECURE Act 2.0-wetgeving van 2022 gaf het DOL de opdracht om manieren te onderzoeken om de informatie over pensioenregelingen te verbeteren, waaronder hoe de kosten te begrijpen. Het DOL verwacht tegen eind 2025 aan het Congres te rapporteren met aanbevelingen op dit gebied. Het DOL publiceert een gids over 401(k)-kosten en heeft een gratis telefoonnummer waar adviseurs deelnemers kunnen helpen hun kosten te begrijpen (866-444-3272).

De Financial Industry Regulatory Authority biedt een online tool aan die analyseert hoe kosten en andere uitgaven de waarde van beleggingsfondsen en beursgenoteerde fondsen in de loop van de tijd beïnvloeden.

3. Rapport over verwachte pensioenrisicobeperking

Lisa M. Gomez, adjunct-secretaris voor werknemersvoorzieningen bij de Employee Benefits Security Administration (EBSA), heeft onlangs aangekondigd dat het DOL binnenkort een rapport aan het Congres zal voorleggen over zogenaamde pensioenrisico-overdrachten, waarbij verplichtingen uit hoofde van toegezegd-pensioenregelingen worden omgezet in lijfrentecontracten.

Het Congres heeft EBSA opgedragen een rapport aan het Congres voor te leggen over het verminderen van pensioenrisico's, als onderdeel van een herziening van de pensioenregelingen die eind 2022 is aangenomen onder de SECURE Act 2.0. Wetgevers hebben het DOL specifiek opgedragen te onderzoeken of een stukje richtlijn van het agentschap, genaamd Interpretive Bulletin 95-1, moet worden aangepast. Hierin worden de normen beschreven voor een pensioenbeheerder bij het selecteren van een annuïteitenverstrekker voor een transactie om risico's te verminderen. De wetgeving verplicht het DOL om uiterlijk in december 2024 een rapport aan het Congres voor te leggen over de bevindingen van dat onderzoek en een beoordeling van "eventuele risico's voor deelnemers".

Transacties voor het verminderen van pensioenrisico's bereikten in 2022 een historisch record met een waarde van 52 miljard dollar, volgens de Pension Risk Transfer Poll Infographic van verzekeringsgigant MetLife. Een recente reeks ERISA-class actions richtte zich ook op een reeks transacties ter vermindering van risico's die de afgelopen jaren door drie grote bedrijven zijn uitgevoerd, waarbij werd aangevoerd dat de keuze van hun werkgever voor dezelfde aan private equity gekoppelde annuïteitenverstrekker om hun pensioenverplichtingen te annuitiseren, niet de veiligste keuze was, zoals vereist door Interpretive Bulletin 95-1.

4. Regel inzake adequate tegenprestatie

Een ander DOL-project dat momenteel in ontwikkeling is, is de zogenaamde adequate consideration rule, die betrekking heeft op de waardering van aandelenoptieplannen voor werknemers (ESOP's). Leden van de ESOP-sector pleiten al lang voor regels die duidelijk definiëren wat "adequate consideration" betekent in de context van een vrijstelling van de strikte regels van ERISA die transacties tussen belanghebbende partijen verbieden.

In wezen stelt de vrijstelling managers in staat om transacties aan te gaan die anders door ERISA zouden worden verboden met betrekking tot het ESOP, zolang ze voldoen aan bepaalde normen met betrekking tot de manier waarop de partijen de aandelen van het bedrijf waarderen. Een voorwaarde die onder ERISA wordt gespecificeerd, is dat het ESOP niet meer dan de reële marktwaarde voor aandelen mag betalen, maar geschillen over wat dat precies inhoudt, zijn het onderwerp geweest van uitgebreide rechtszaken.

Het Congres heeft in SECURE Act 2.0 richtlijnen opgesteld voor "aanvaardbare normen en procedures voor het vaststellen van de reële marktwaarde van aandelen van een onderneming die door een werknemersaandelenplan worden verworven".

Vervolgens heeft het DOL in april 2023 in een brief aan de ESOP Association toegezegd door te gaan met het opstellen van regels met kennisgeving en commentaar over de definitie van adequate vergoeding. Het DOL heeft die regelgevingsupdate opgesteld naar aanleiding van een verzoekschrift dat de groep had ingediend op grond van de Administrative Procedure Act, waarin werd opgeroepen tot regelgeving inzake de vrijstelling voor adequate vergoeding. Vervolgens heeft de ESOP Association in februari 2024 het DOL een model voor voorgestelde regelgeving gestuurd waarin adequate vergoeding wordt gedefinieerd.

Mevrouw Gomez verklaarde onlangs tijdens een toespraak dat, hoewel de regel inzake het verminderen van pensioenrisico's naar verwachting over enkele weken zal worden ingevoerd, de regel inzake adequate afweging "waarschijnlijk pas in de zomer of herfst" zal worden ingevoerd, aangezien het voorstel nog in voorbereiding is.

5. Verloren deelnemers terugvinden

De fiduciaire verplichtingen van ERISA zijn in gelijke mate van toepassing op toegezegd-pensioenregelingen en toegezegde-bijdrageregelingen, en de richtlijnen van het DOL inzake verloren deelnemers (zoals hieronder samengevat) zijn in gelijke mate van toepassing op beide soorten regelingen. Het DOL benadrukt ook dat de fiduciaire verplichtingen van ERISA volledig van toepassing zijn op vermiste deelnemers wier rekeningen door de regeling worden behandeld als "voorwaardelijk verbeurd" op grond van Treasury Regulation 1.411(a)-4(b)(6). Op grond van titel I van ERISA blijven de fiduciaires van de regeling volledig verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van titel I met betrekking tot dergelijke deelnemers en hun begunstigden; deze deelnemers en begunstigden blijven volledig gerechtigd tot alle verworven rechten uit hoofde van de regeling; en de fiduciaires zijn verplicht om een nauwkeurige administratie bij te houden en passende maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de deelnemers en begunstigden hun volledige uitkering ontvangen wanneer deze verschuldigd is.

Er zijn meerdere DOL-voorschriften en aanvullende richtlijnen die betrekking hebben op het probleem van ontbrekende deelnemers:

• DOL FAB 2014-01: Deze richtlijn werd uitgevaardigd in verband met de verplichting van beheerders van pensioenregelingen om bij beëindiging van een toegezegde-bijdrageregeling op zoek te gaan naar verloren en vermiste deelnemers.
• DOL Best Practices voor pensioenregelingen: Beschrijft een reeks beste praktijken die beheerders van pensioenregelingen, zoals 401(k)-regelingen, zouden moeten overwegen als maatregelen die hun regeling zou kunnen nemen om het aantal ontbrekende deelnemers te verminderen en ervoor te zorgen dat deelnemers aan de regeling de beloofde uitkeringen ontvangen wanneer ze de pensioengerechtigde leeftijd bereiken.
• DOL Compliance Assistance Release 2021-01: Beschrijft de algemene onderzoeksaanpak die als leidraad zal dienen voor alle regionale kantoren van EBSA in het kader van het Terminated Vested Participants Project en die vrijwillige nalevingsinspanningen door planbeheerders zal vergemakkelijken.
• DOL Field Assistance Bulletin 2021-01: Aankondiging van het tijdelijke handhavingsbeleid van het DOL inzake het beëindigen van toegezegde-bijdrageregelingen die gebruikmaken van het Missing Participant Program van de PGBC. Het beleid is van toepassing op fiduciaires van beëindigde toegezegde-bijdrageregelingen voor de rekeningsaldi van vermiste of niet-reagerende deelnemers.
• IRS-veldrichtlijn met betrekking tot verloren en vermiste deelnemers en RMD's (19-10-2017): Deze richtlijn schrijft IRS-controleurs voor om een gekwalificeerd plan niet af te keuren omdat het niet voldoet aan de vereiste minimale uitkeringsnormen volgens de Code, op voorwaarde dat het plan de juiste stappen onderneemt om de vermiste deelnemer op te sporen.
• PBGC-richtlijn – 82 Fed. Reg. 60.800 – in combinatie met de uitbreiding van het PBGC Missing Participant Program door de PBGC, vereist de regelgeving dat planbeheerders een zorgvuldig onderzoek uitvoeren als voorwaarde voor deelname aan het programma.