Verdubbeling in de tweede stad, deel twee: Chicago Department of Business Affairs and Consumer Protection publiceert definitieve regels ter interpretatie van de verordening inzake betaald verlof en betaald ziekte- en veiligheidsverlof van de stad
Op 1 juli 2024 trad de Chicago Paid Leave and Paid Sick and Safe Leave Ordinance (PLO of de "verordening") in werking. We hebben eerder verslag gedaan van de verordening toen deze in november 2023 werd aangekondigd, waarbij we opmerkten dat er in de tekst enkele cruciale details ontbraken. Gelukkig heeft het Chicago Department of Business Affairs and Consumer Protection (BACP) in mei 2024 de definitieve regels (de "Regels") gepubliceerd waarin de PLO wordt geïnterpreteerd. Hoewel deze regels enige duidelijkheid verschaffen over de nalevingsverplichtingen, zijn ze over het algemeen een beetje een allegaartje voor werkgevers. Dit artikel geeft een korte samenvatting van de verordening zelf en geeft een overzicht van de gevolgen van de nieuwe regels van het BACP voor de nalevingsverplichtingen.
De PLO van Chicago: een korte opfrissing
De PLO verplicht de meeste werkgevers in Chicago om hun werknemers ten minste 40 uur betaald verlof (PL) te geven, bovenop 40 uur betaald ziekteverlof (PSL). Werknemers komen in aanmerking voor PL en PSL als ze in een periode van 120 dagen ten minste 80 uur voor een werkgever werken en fysiek aanwezig zijn binnen de geografische grenzen van Chicago. Als een werknemer aan deze drempel voldoet, moet hij één (1) uur PL en één (1) uur PSL opbouwen voor elke 35 gewerkte uren. Werkgevers mogen de minimumnormen van de verordening overschrijden, zolang hun beleid voldoet aan de belangrijkste vereisten met betrekking tot opbouw, overdracht en gebruik.
De nieuwe regels van BACP
Telewerkers
Telewerkers vallen onder de verordening als ze voldoen aan de bovenstaande definitie van een 'gedekte werknemer'. Er wordt dus geen verlof opgebouwd voor werknemers die niet fysiek in Chicago werken, zelfs als de werkgever daar gevestigd is. Telewerkers die fysiek in de stad werken, moeten echter wel PL en PSL opbouwen, zelfs als de werkgever buiten Chicago (of in een andere staat) gevestigd is.
Vooruitbetaling versus periodieke afschrijving
De regels bevestigen dat werkgevers met een op opbouw gebaseerd verlofbeleid hun werknemers moeten toestaan om maximaal 80 uur ongebruikte, opgebouwde PSL en 16 uur opgebouwde, ongebruikte PL over te dragen van het ene uitkeringsjaar naar het volgende. Het voordeel voor werkgevers die verlof 'vooraf toekennen' – door alle PL- en PSL-uren aan het begin van het dienstverband of wanneer werknemers in dienst treden toe te kennen in plaats van een op opbouw gebaseerd model te volgen – is dat zij de overdrachtsbepalingen van de PLO met betrekking tot PL niet hoeven te volgen. De regels verduidelijken echter dat vooraf toekennen de PSL-overdrachtsverplichtingen van een werkgever niet verlicht. Met andere woorden, maximaal 80 uur ongebruikte PSL moet worden overgedragen, ongeacht of deze is opgebouwd of vooraf is toegekend. Als deze vooraf is toegekend, worden deze 80 uur overgedragen bovenop de 40 PSL-uren die aan werknemers worden toegekend aan het begin van het uitkeringsjaar of aan het begin van het dienstverband. Daarom is het mogelijk dat sommige werknemers het jaar beginnen met 120 uur (of 15 dagen) PSL als het verlof wordt vooruitbetaald.
PTO-beleid: Overdracht en wachttijden
Aangezien de 80-urige PSL-overdrachtsregel van toepassing is, ongeacht of het verlof vooraf wordt opgenomen,
Werkgevers die één enkele bank met betaald verlof (PTO) gebruiken in plaats van twee afzonderlijke banken met PL en PSL, bevinden zich in een lastige situatie. Omdat de verordening geen uitzonderingen bevat voor pre-
Bestaande PTO-beleidsregels: werkgevers met dergelijke beleidsregels kunnen problemen krijgen op het gebied van personeelsbezetting, aangezien deze beleidsregels volledig moeten voldoen aan de verordening, inclusief de bepaling inzake de overdracht van 80 uur PSL. Als werkgevers dus 80 uur PTO vooruitbetalen (om rekening te houden met 40 uur PL en 40 uur PSL), kunnen sommige werknemers het jaar beginnen met 160 uur (of 20 dagen) PTO.
Het beleid inzake betaald verlof is ook beperkter wat betreft het vaststellen van wachttijden voor het gebruik van betaald verlof. De verordening schrijft voor dat werknemers vanaf de 90e kalenderdag van hun dienstverband gebruik mogen maken van betaald verlof. Betaald verlof om persoonlijke redenen mag echter al na de 30e kalenderdag worden opgenomen. Voor werkgevers met een beleid inzake betaald verlof geldt de ruimere wachttijd van 30 dagen.
Beperking van het gebruik
Wat het gebruik betreft, zwijgt de verordening over hoe en wanneer werkgevers het gebruik van PL door werknemers mogen beperken, afgezien van de eis van "redelijke voorafgaande goedkeuring", maar de regels bevatten een afwegingstoets om te bepalen wanneer werkgevers verzoeken om PL te gebruiken op basis van "operationele behoeften" mogen afwijzen.
Factoren waarmee werkgevers rekening moeten houden bij het afwijzen van PL-verzoeken op deze basis zijn onder meer:
- Het toekennen van Pl gedurende een bepaalde periode zou aanzienlijke gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering;
- De werkgever voorziet in een behoefte of dienst die van cruciaal belang is voor de gezondheid, veiligheid of het welzijn van de inwoners van Chicago;
- Werknemers in vergelijkbare situaties worden op dezelfde manier behandeld bij het beoordelen, goedkeuren en afwijzen van PL; en
- De werknemer heeft 'zinvolle toegang' tot alle PL waarop hij recht heeft gedurende het vastgestelde uitkeringsjaar. 'Zinvolle toegang' betekent in deze context dat de werknemer redelijkerwijs in staat is om opgebouwde PL en PSL te gebruiken.
Als aanvullende richtlijn bevatten de regels enkele nuttige voorbeelden van wanneer beperkingen op het gebruik van PL redelijk zijn. Een redelijk beleid is een beleid dat werknemers toestaat om PL op te nemen op een vrijdag, zeven dagen na het indienen van het verzoek. De regels geven echter aan dat een verlofbeleid een "black-outperiode" kan hebben. Een werkgever kan bijvoorbeeld verbieden om PL op te nemen op een bepaalde vrijdag als dat de drukste dag van het jaar is voor de werkgever. Een voorbeeld van een te restrictief beleid is een beleid dat het opnemen van PL op maandag en vrijdag verbiedt.
Definitie van een periode van 12 maanden – Uitkeringsjaar
Vanuit administratief oogpunt bieden de regels werkgevers meer flexibiliteit bij het bepalen van de periode van 12 maanden of het 'uitkeringsjaar'. Het uitkeringsjaar kan bijvoorbeeld worden gebaseerd op de
kalenderjaar, het boekjaar of de werkjubileumdatum van de werknemer. Met andere woorden, werkgevers kunnen voor elke gedekte werknemer verschillende data vaststellen of ervoor kiezen om alle gedekte werknemers tegelijkertijd voordelen toe te kennen.
Kennisgevingsvereisten
Naast richtlijnen over frontloading, overdracht en gebruik, specificeren de nieuwe regels hoe werkgevers moeten voldoen aan de verschillende kennisgevingsvereisten van de PLO. De twee belangrijkste kennisgevingen die werkgevers moeten verstrekken, zijn (1) een kennisgeving van hun rechten onder de PLO ("Kennisgeving van rechten"); en (2) een kennisgeving van de bijgewerkte bedragen van PL en PSL die voor hun gebruik beschikbaar zijn ("Kennisgeving van bedragen"). Er zijn verschillende vereisten voor het verstrekken van de Kennisgeving van rechten, maar de twee belangrijkste zijn dat deze op een opvallende plaats moet worden opgehangen en bij het eerste loonstrookje van de werknemer moet worden gevoegd, en dat deze jaarlijks bij een loonstrookje moet worden gevoegd dat binnen 30 dagen na 1 juli wordt uitgegeven. Er zijn ook meerdere manieren waarop werkgevers de Kennisgeving van bedragen kunnen verstrekken, waaronder – maar niet beperkt tot – op loonstrookjes, via een online systeem of door middel van een handgeschreven document.
Afhaalmaaltijden
Nu de verordening van kracht is, moeten werkgevers hun beleid inzake betaald verlof, betaald ziekteverlof of PTO herzien om ervoor te zorgen dat het voldoet aan zowel de PLO als de nieuwe regels van de BACP. De verordening staat werkgevers toe hun beleid te wijzigen, maar zij moeten hun werknemers vijf dagen voor de wijziging hiervan schriftelijk op de hoogte stellen (let op: deze kennisgevingstermijn wordt verlengd als de wijziging gevolgen heeft voor de vergoeding).
Werkgevers die niet zeker weten of hun beleid voldoet aan de PLO-voorschriften – of het nu gaat om opbouw, gebruik, overdracht of kennisgevingsvereisten – moeten een adviseur raadplegen om te bepalen wat de beste manier is om de nodige aanpassingen door te voeren.
Speciale dank gaat uit naar Meredith McDuffie, een zomermedewerker bij het kantoor van Foley in Chicago, voor haar bijdrage aan dit artikel.
