Werkgevers maak je klaar: I-9 boeteverhogingen zijn hier - en meer I-9 inspecties liggen in het verschiet

Het Amerikaanse Ministerie van Binnenlandse Veiligheid (DHS) heeft onlangs aangekondigd dat het hogere boetes zal opleggen aan werkgevers die zich niet houden aan de complexe regels voor Formulier I-9 (Employment Eligibility Verification). Bovendien lopen werkgevers binnen een paar maanden een groter risico op een I-9 inspectie van de overheid. Als er in 2025 een nieuwe regering aantreedt in Washington D.C., zal Immigration and Customs Enforcement (ICE), een afdeling van het DHS, zich weer richten op handhaving op de werkplek, inclusief meer I-9 inspecties.

Verhoogde straffen voor I-9 overtredingen

Op 28 juni 2024 kondigde het DHS het volgende boeteplan aan:

I-9 papierwerk overtredingen: $281 tot $2.789 per formulier I-9
Onbevoegde vreemdeling bewust in dienst nemen (eerste overtreding): $698 tot $5.579 per overtreding
Onbevoegde vreemdeling bewust in dienst nemen (tweede overtreding): $ 5.579 tot $ 13.946 per overtreding
Onbevoegde vreemdeling bewust in dienst nemen (derde of meer overtredingen): $ 8.369 tot $ 27.894 per overtreding
E-Verify werkgevers - nalaten om DHS op de hoogte te stellen van doorlopend dienstverband na definitieve niet-bevestiging: $ 973 tot $ 1 942 per relevante individuele werknemer

Eerder in 2024 verhoogde het Amerikaanse Ministerie van Justitie de straffen voor misbruik van documenten en discriminerende praktijken bij de aanpak van I-9 kwesties. Er is meestal sprake van misbruik van documenten wanneer een werkgever om specifieke documenten vraagt of om meer of andere documenten nadat de werknemer al in aanmerking komende I-9 documenten heeft voorgelegd. De I-9 regels vereisen dat de werkgever de werknemer laat kiezen welk document of welke documenten hij voorlegt van de "I-9 lijst van aanvaardbare documenten". De werkgever moet vervolgens controleren of het document of de documenten voldoen aan de verificatievereisten. Oneerlijke immigratiegerelateerde tewerkstellingspraktijken kunnen voorkomen wanneer een werkgever sollicitanten en/of nieuwe werknemers verschillend behandelt op basis van hun immigratiestatus tijdens het implementeren van I-9 procedures of het aanpakken van I-9 problemen.

Volgens het nieuwe schema van de DOJ zijn de boetes voor misbruik van documenten en oneerlijke-immigratiegerelateerde tewerkstellingspraktijken als volgt:

Misbruik van documenten: $ 230 tot $ 2 304 per overtreding
Oneerlijke immigratiegerelateerde tewerkstellingspraktijken (eerste overtreding): $575 tot $4.610 per persoon tegen wie de werkgever blijkt te hebben gediscrimineerd
Oneerlijke immigratiegerelateerde tewerkstellingspraktijken (tweede overtreding): $4.610 tot $11.524 per persoon tegen wie de werkgever blijkt te hebben gediscrimineerd
Oneerlijke immigratiegerelateerde tewerkstellingspraktijken (derde of meer overtredingen): $ 6.913 tot $ 23.048 per persoon tegen wie de werkgever blijkt te hebben gediscrimineerd

Stappen om de naleving van I-9 te verbeteren

Om zich zo goed mogelijk te verdedigen tegen het risico op I-9 boetes, moeten werkgevers hun I-9 procedures herzien, de werknemers die verantwoordelijk zijn voor I-9 naleving opleiden en periodieke interne audits uitvoeren. Hier volgen enkele belangrijke tips voor naleving:

Gebruik de meest recente versie van Formulier I-9 voor alle nieuwe aanwervingen en wijzigingen. De nieuwste I-9 versie heeft een uitgiftedatum van 1 augustus 2023 en is verplicht vanaf 1 november 2023.
Voor E-Verify werkgevers die gebruik willen maken van I-9 documentverificatie op afstand, zorg ervoor dat u in aanmerking komt om de procedure op afstand te gebruiken en dat u de speciale stappen neemt die vereist zijn voor deze alternatieve procedure. Alleen E-Verify werkgevers met een "goede reputatie" mogen de procedures voor verificatie op afstand gebruiken. Een goede reputatie betekent dat de werkgever de procedures voor verificatie op afstand alleen gebruikt op de locaties die onder E-Verify vallen en dat hij voldoet aan alle E-Verify vereisten. Telkens wanneer de werkgever de alternatieve procedure voor documentverificatie op afstand gebruikt, moet hij ook zijn "goede reputatie" behouden.
Word niet zelfgenoegzaam als u elektronische I-9 software gebruikt. Een opgeleide Human Resources professional moet nog steeds zorgvuldig alle I-9 stappen doorlopen, inclusief het controleren van het voorgelegde document om na te gaan of het niet verlopen is en op het eerste gezicht echt lijkt, of het betrekking heeft op de persoon die het voorlegde en of het voorkomt op de I-9 lijst van aanvaardbare documenten. ICE en DOJ hebben werkgevers eraan herinnerd dat I-9 software geen veilige haven is. Deze federale instanties hebben verschillende werkgevers beboet voor het gebruik van gebrekkige I-9 software of voor het niet correct invullen van de I-9's, ook al vertrouwden deze werkgevers op elektronische I-9 software.
Controleer of de werkgever voor elke huidige werknemer die op of na 7 november 1986 is aangenomen en voor voormalige werknemers binnen de bewaarperiode (het langste van één jaar na de ontslagdatum of drie jaar na de datum van indiensttreding) een formulier I-9 heeft dat aan de voorschriften voldoet. Naast frauduleuze I-9's vormen ontbrekende I-9's de ernstigste overtreding.
Procedures implementeren om ervoor te zorgen dat I-9's worden ingevuld binnen de federaal voorgeschreven termijnen: § 1 (werknemersgedeelte) op de eerste dag van tewerkstelling, § 2 (werkgeversgedeelte) op de derde werkdag van tewerkstelling en supplement B (herhalingsgedeelte) op de datum waarop het bestaande bewijs van tewerkstellingsautorisatie verloopt. Grote aantallen late I-9's of aanzienlijk late I-9's zijn zeer ernstige overtredingen en leiden tot hogere boetes.
Zie onze eerdere berichten voor aanvullende tips over I-9 naleving. Raadpleeg een juridisch adviseur als je niet zeker weet hoe je lastige I-9 vragen moet aanpakken.

Beste werkwijze: Werkgevers zouden van I-9 naleving een belangrijk onderdeel van hun normale bedrijfsactiviteiten moeten maken. De I-9 functie is een substantiële taak. Behandel het niet als een eenvoudige administratieve taak. Werkgevers moeten hun werknemers opleiden voor ze I-9 taken mogen uitvoeren. Het I-9 nalevingsprogramma van een werkgever moet gericht zijn op het moment van indienstneming, hercontrole (indien van toepassing) en periodieke interne I-9 audits. Tot slot moeten de inspanningen voor I-9 naleving beginnen lang voordat ICE arriveert met de Notice of Inspection.

Neem bij vragen contact op met uw arbeidsrechtadvocaat van Foley & Lardner LLP.

Disclaimer

Deze blog wordt ter beschikking gesteld door Foley & Lardner LLP ("Foley" of "het kantoor") voor informatieve doeleinden. Het is niet bedoeld om het juridische standpunt van het kantoor namens een cliënt over te brengen, noch is het bedoeld om specifiek juridisch advies te geven. Eventuele meningen in dit artikel weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs de standpunten van Foley & Lardner LLP, haar partners of haar cliënten. Handel daarom niet op basis van deze informatie zonder advies te vragen aan een bevoegde advocaat. Deze blog is niet bedoeld om een advocaat-cliënt relatie te creëren en de ontvangst ervan vormt geen advocaat-cliënt relatie. Communicatie met Foley via deze website per e-mail, blogbericht of anderszins creëert geen advocaat-cliënt relatie voor welke juridische kwestie dan ook. Daarom wordt communicatie of materiaal dat u via deze blog naar Foley verzendt, hetzij via e-mail, blogpost of op een andere manier, niet behandeld als vertrouwelijk of als eigendom. De informatie op deze blog wordt gepubliceerd "AS IS" en is niet gegarandeerd volledig, nauwkeurig en/of up-to-date. Foley geeft geen verklaringen of garanties van welke aard dan ook, expliciet of impliciet, met betrekking tot de werking of inhoud van de site. Foley wijst uitdrukkelijk alle andere garanties, waarborgen, voorwaarden en verklaringen van welke aard dan ook af, hetzij uitdrukkelijk of impliciet, hetzij voortvloeiend uit een wet, wet, commercieel gebruik of anderszins, met inbegrip van impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, titel en niet-inbreuk. In geen geval zal Foley of een van haar partners, functionarissen, werknemers, agenten of filialen aansprakelijk zijn, direct of indirect, onder welke rechtsleer dan ook (contract, onrechtmatige daad, nalatigheid of anderszins), jegens u of iemand anders, voor claims, verliezen of schade, direct, indirect speciaal, incidenteel, bestraffend of gevolgschade, voortvloeiend uit of veroorzaakt door de creatie, het gebruik van of het vertrouwen op deze site (inclusief informatie en andere inhoud) of websites van derden of de informatie, middelen of het materiaal waartoe toegang wordt verkregen via dergelijke websites. In sommige rechtsgebieden kan de inhoud van deze blog worden beschouwd als advocaatreclame. Houd er, indien van toepassing, rekening mee dat eerdere resultaten geen garantie bieden voor een vergelijkbaar resultaat. Foto's zijn alleen voor dramaturgische doeleinden en kunnen modellen bevatten. Afbeeldingen impliceren niet noodzakelijkerwijs een huidige status als cliënt, partner of werknemer.