Klinisch onderzoek door de FDA: nieuwe richtlijnen voor elektronische systemen

Op 2 oktober 2024 heeft de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) richtlijnen gepubliceerd in de vorm van vragen en antwoorden over het gebruik van elektronische systemen, elektronische dossiers en elektronische handtekeningen bij klinisch onderzoek naar medische producten, voedingsmiddelen, tabaksproducten en nieuwe diergeneesmiddelen (de richtlijnen).

Eerder, in 1997, publiceerde de FDA een definitieve regel (21 C.F.R. Part 11 Regulations) met vereisten voor documenten die in elektronische vorm worden aangemaakt, gewijzigd, bijgehouden, gearchiveerd of verzonden. De FDA heeft in augustus 2003 verdere richtlijnen over dit onderwerp uitgevaardigd. Sindsdien heeft de FDA erkend dat technologische vooruitgang het gebruik en de mogelijkheden van elektronische systemen in klinisch onderzoek heeft uitgebreid en heeft zij verschillende updates van de richtlijnen uitgevaardigd, waaronder updates in 2017 en 2023.

Elektronische documenten

Wat betreft de naleving van de regelgevingsvereisten van deel 11 bevestigde de richtlijn dat de FDA niet van plan is om de naleving van de deel 11-voorschriften door elektronische patiëntendossiersystemen, die bronnen van praktijkgegevens zijn, te beoordelen. De FDA heeft echter wel verduidelijkt dat als een sponsor een klinisch onderzoek uitvoert met een niet-Amerikaanse locatie in het kader van een aanvraag voor een nieuw onderzoeksgeneesmiddel (IND), een vrijstelling voor onderzoeksapparatuur (IDE) of een nieuw onderzoeksgeneesmiddel voor dieren (INAD) of ander klinisch onderzoek dat onder de FDA-regelgeving valt, de vereisten van deel 11 van toepassing zijn op gegevens in elektronische vorm.

Met betrekking tot het bewaren van documenten verduidelijkt de FDA dat als een gereguleerde entiteit van plan is een kopie van het elektronische document te bewaren in plaats van de originele (papieren of elektronische) documenten, er een gewaarmerkte kopie vereist is. Een gewaarmerkte kopie is een kopie die op een of andere manier is geverifieerd om dezelfde informatie te behouden (inclusief alle metagegevens van het originele document). Zodra een gewaarmerkte kopie is gemaakt, mag het originele document worden vernietigd. Daarnaast merkt de FDA op dat er verschillende manieren zijn waarop gereguleerde entiteiten elektronische documenten kunnen bewaren, waaronder elektronische opslagapparaten en het gebruik van cloudcomputingdiensten. Gereguleerde entiteiten moeten er eenvoudigweg voor zorgen dat de elektronische documenten gedurende de toepasselijke bewaartermijn worden bewaard en beschikbaar zijn voor inspectie.

Ten slotte merkt de FDA op dat de voorschriften van deel 11 geen betrekking hebben op elektronische communicatiemethoden zoals e-mailsystemen of sms-berichten.

Elektronische systemen die worden ingezet door gereguleerde entiteiten

Zoals vermeld in de richtlijnen van 2003, is de FDA van plan een risicogebaseerde aanpak te hanteren voor de validatie van elektronische systemen die worden ingezet bij klinisch onderzoek. Overwegingen voor de risicogebaseerde aanpak zijn onder meer:

• Het beoogde gebruik van het systeem;
• Het doel en het belang van de gegevens of records die in het systeem worden verzameld, gegenereerd, bijgehouden of bewaard; en
• Het potentieel van het systeem om de rechten, veiligheid en het welzijn van deelnemers of de betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten te beïnvloeden.

Daarnaast merkt de FDA op dat elektronische systemen moeten worden gevalideerd voordat ze in een klinisch onderzoek worden gebruikt. Gereguleerde entiteiten kunnen het validatieproces van een IT-dienstverlener evalueren door het volgende te beoordelen:

• Processen voor het ontwikkelen en beheren van het systeem;
• Validatieprocessen;
• Functionele tests van het elektronische systeem; en
• Wijzigingsbeheerprocedures en trackinglogs.

Bij het inspecteren van een elektronisch systeem tijdens een sponsoronderzoek zal de FDA zich over het algemeen richten op het volgende:

• Plannen en procedures voor gegevensverzameling, gegevensverwerking, gegevensbeveiliging en gegevensbeheer;
• De levenscyclus van het elektronische systeem, van ontwerp en implementatie tot buitengebruikstelling of overgang naar een nieuw systeem;
• Processen en procedures die zijn ingesteld om ervoor te zorgen dat de gegevens en documenten die nodig zijn om het klinisch onderzoek te reconstrueren, niet worden gewijzigd in waarde of betekenis, ook niet tijdens de overdracht van gegevens naar duurzame elektronische gegevensopslagplaatsen;
• Processen en procedures om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen passende toegang krijgen tot elektronische systemen;
• Wijzigingsbeheersingsprocedures en alle wijzigingen die worden aangebracht in het systeem zodra het in gebruik is;
• Relevante contracten met IT-dienstverleners of andere gecontracteerde entiteiten waarin hun functies en verantwoordelijkheden gedetailleerd worden beschreven; en
• Correctieve en preventieve maatregelen die worden genomen om fouten en niet-naleving aan te pakken waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze van invloed zijn op de gegevensintegriteit of de bescherming van deelnemers.

De richtlijn vermeldt ook verschillende factoren waarop de FDA zich zal richten tijdens onderzoeken van klinische onderzoekssystemen, evenals vereiste en aanbevolen veiligheidsmaatregelen voor elektronische systemen die door gereguleerde entiteiten worden ingezet.

Informatietechnologiedienstverleners en -diensten

De richtlijn somt vervolgens verschillende factoren op waarmee gereguleerde entiteiten rekening moeten houden bij het beoordelen van de geschiktheid van IT-diensten en IT-dienstverleners. De richtlijn beveelt ook aan om bepaalde onderdelen op te nemen in elke schriftelijke overeenkomst met IT-dienstverleners. Ten slotte merkt de FDA op dat zij IT-dienstverleners die regelgevende verantwoordelijkheden op zich hebben genomen, kan inspecteren.

Digitale gezondheidstechnologieën

De richtlijn vermeldt dat sponsors ervoor moeten zorgen dat alle gegevens die worden verkregen via digitale gezondheidstechnologieën correct worden toegeschreven aan de oorspronkelijke bron, en dat digitale gezondheidstechnologieën zo moeten worden ontworpen dat ongeoorloofde wijzigingen aan gegevens worden voorkomen door middel van toegangscontroles. De FDA erkent dat het moeilijk kan zijn om toegangscontroles te implementeren voor bepaalde digitale gezondheidstechnologieën (zoals wearables). Niettemin moet een sponsor nadenken over hoe authenticatie en gegevensattributie moeten worden aangepakt, vooral wanneer de gegevens kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van een eindpunt van klinisch onderzoek.

Elektronische handtekeningen

Ten slotte merkt de FDA op dat er verschillende methoden kunnen worden gebruikt om geldige elektronische handtekeningen te creëren en dat er verschillende methoden kunnen worden gebruikt om de identiteit te verifiëren van personen die elektronische handtekeningen plaatsen. Elektronische handtekeningen op basis van biometrische gegevens moeten bijvoorbeeld zo worden ontworpen dat alleen de echte persoon de documenten kan ondertekenen. In de richtlijn wordt ook opgemerkt dat de FDA handtekeningen die met een vinger of een elektronische stylus worden geplaatst, niet als handgeschreven handtekeningen beschouwt.

Conclusie

De richtlijn biedt belangrijk inzicht in hoe de FDA aankijkt tegen elektronische systemen, dossiers en handtekeningen. Alle belanghebbenden, waaronder sponsors, klinische onderzoekers, institutionele beoordelingscommissies (IRB's) en contractonderzoeksorganisaties (CRO's), moeten kennis nemen van de aanbevelingen en richtlijnen van de FDA voor beste praktijken en waar nodig veranderingen doorvoeren in hun organisatie.

Foley is er om u te helpen bij de korte- en langetermijngevolgen van veranderingen in de regelgeving. Wij beschikken over de middelen om u te helpen bij deze en andere belangrijke juridische overwegingen met betrekking tot bedrijfsvoering en branchespecifieke kwesties. Neem contact op met de auteurs, uw Foley-relatiepartner, onze Sector Gezondheidszorg en biowetenschappenof met onze Praktijkgroep Gezondheidszorg met vragen.