Strenge handhaving van immigratiewetgeving is hier: I-9 inspecties, bezoeken ter plaatse en meer 

De nieuwe regering van president Trump neemt deze week het roer over met een hernieuwde focus op het handhaven van de federale immigratiewetgeving. Zoals uitgelegd in het begeleidende artikel van vandaag, was een van de eerste acties van president Trump op de dag van zijn inauguratie het uitvaardigen van een reeks uitvoeringsbesluiten met betrekking tot het immigratiebeleid. Werkgevers moeten daarom hun activiteiten herzien en stappen identificeren om de naleving te verbeteren en zich voor te bereiden op mogelijke bezoeken van de overheid. Hier zijn een paar belangrijke gebieden om te overwegen.

Inspecties formulier I-9

Onder de nieuwe regering zal Immigration and Customs Enforcement (ICE) strenger toezien op de naleving van formulier I-9, Employment Eligibility Verification, door meer I-9 inspecties uit te voeren. Sommige inspecties zullen gericht zijn en andere zullen willekeurig zijn om de naleving van I-9 door werkgevers aan te moedigen. Wat de gerichte inspecties betreft, zal ICE zich waarschijnlijk in eerste instantie richten op werkgevers die actief zijn in gebieden die een invloed kunnen hebben op de infrastructuur of de nationale veiligheid (bv. elektriciteitsnet, andere energie, transport, sommige technologieën). ICE kan zich ook richten op werkgevers in sectoren die in het verleden meer mensen zonder papieren tewerkstelden. Deze sectoren omvatten horeca, voedselverwerking, fabrikanten die sterk afhankelijk zijn van uitzendkantoren, kleinhandel en bepaalde bouw- en landbouwactiviteiten. 

Slechte naleving van I-9 kan leiden tot aanzienlijke boetes. Het Amerikaanse Ministerie van Binnenlandse Veiligheid (DHS) verhoogt de boetes jaarlijks. Op 2 januari 2025 kondigde het DHS het volgende nieuwe I-9 boetestelsel aan:

• I-9 papierwerk overtredingen: $288 tot $2.861 per formulier I-9
• Onbevoegde vreemdeling bewust in dienst nemen (eerste overtreding): $716 tot $5.724 per individu
• Onbevoegde vreemdeling bewust in dienst nemen (tweede overtreding): $ 5.724 tot $ 14.308 per individu
• Onbevoegde vreemdeling bewust in dienst nemen (derde of meer overtredingen): $8.586 tot $28.619 per individu

De federale overheid zal de komende weken bijkomende verhogingen van I-9 boetes aankondigen. Hieronder vallen boetes voor het overtreden van de antidiscriminatiebepalingen van de I-9 regels, zoals voor misbruik van documenten (vragen om specifieke documenten of om meer of andere documenten nadat de werknemer al in aanmerking komende I-9 documenten heeft voorgelegd). 

Om zich te verdedigen tegen het risico op I-9 sancties, moeten werkgevers hun werknemers regelmatig opleiden en ervoor zorgen dat alleen goed opgeleide werknemers I-9 taken uitvoeren. Werkgevers moeten ook periodieke interne I-9 audits plannen en uitvoeren. ICE kan de interne controles van een werkgever beschouwen als een verzachtende omstandigheid bij het vaststellen van boetes. Hoewel interne I-9 audits nuttig kunnen zijn, moeten ze wel correct worden uitgevoerd. Foutieve interne controles kunnen leiden tot extra fouten en hogere boetes. Sommige fouten kunnen leiden tot klachten over discriminatie bij de afdeling Immigrant and Employee Rights (IER) van het Amerikaanse Ministerie van Justitie.

Zie voor meer informatie ons recente bericht met tips voor I-9 naleving. Richtlijnen zijn ook te vinden in het I-9 Handboek voor werkgevers en op I-9 Central.

Bezoeken

Immigratiegerelateerde overheidsbezoeken aan werkgevers zullen waarschijnlijk toenemen. Onder andere United States Citizenship and Immigration Services (USCIS), ICE en het United States Department of Labor (DOL) kunnen binnenkort op bezoek komen. Deze bezoeken kunnen plaatsvinden met of zonder voorafgaande kennisgeving. Ze kunnen willekeurig plaatsvinden of op basis van tips die een instantie heeft ontvangen over een bepaalde werkgever. 

FDNS Bezoeken

USCIS zal waarschijnlijk het aantal FDNS-bezoeken (Fraud Detection and National Security) in verband met recente immigratiezaken van een werkgever verhogen. De meeste FDNS-bezoeken zijn onaangekondigd en hebben betrekking op H-1B-zaken voor speciale beroepen en L-1-zaken voor overplaatsingen binnen een bedrijf. FDNS-ambtenaren bezoeken de werkgever gewoonlijk in de maanden na gunstige beslissingen in zaken. Daarbij vragen de ambtenaren om een gesprek met de persoon die de immigratieaanvraag namens de werkgever heeft ondertekend. FDNS-agenten hebben meestal geen dagvaarding of bevelschrift. USCIS beweert dat de werkgever instemde met deze bezoeken toen hij de immigratieaanvragen en -aanvragen ondertekende en indiende. Als de werkgever weigert mee te werken aan het FDNS-bezoek ter plaatse, noteren de ambtenaren het antwoord van de werkgever en verwijzen ze de zaak door naar een hoger niveau binnen USCIS. USCIS kan de immigratiezaak heropenen voor verder onderzoek of een Notice of Intent to Revoke (Kennisgeving van intentie om de goedkeuring in te trekken) afgeven. In sommige situaties kan USCIS de zaak voor onderzoek doorverwijzen naar ICE. 

Als het bezoek ter plaatse doorgaat, zullen FDNS-ambtenaren vragen stellen over de bedrijfsactiviteiten van de werkgever, de bedrijfslocaties, het aantal werknemers, de functietitel en de taken van de H-1B- of L-1-werknemer die in de immigratiezaak wordt genoemd, de normale werkuren van de werknemer en het huidige loon van de werknemer. De FDNS-ambtenaren kunnen om documenten vragen om de actieve bedrijfsactiviteiten en het loon van de werknemer te verifiëren. De ambtenaren kunnen ook vragen om met de buitenlandse werknemer te spreken. 

STEM OPT Bezoeken

ICE kan meer bezoeken brengen aan werkgevers die buitenlandse studenten in dienst hebben op basis van STEM Optional Practical Training ("STEM OPT"). ICE zal de werkgever vaak enkele dagen op voorhand op de hoogte brengen van het komende bezoek, tenzij ICE informatie heeft ontvangen die wijst op een ernstige overtreding. ICE krijgt een kopie van het Form I-983 Training Plan van de werkgever en probeert te bevestigen dat de werkgever het plan volgt. ICE kan ook controleren of de werkgever het E-Verify programma naleeft. 

Beste werkwijzen ter voorbereiding op bezoeken aan immigratiecentra

Werkgevers die immigratiezaken beginnen of STEM OPT trainingsprogramma's indienen, moeten zich voorbereiden op deze verhoogde controle. Hier zijn een paar tips:

• Controleer alle toekomstige inzendingen aan USCIS, DOL of ICE nog zorgvuldiger en bevestig de juistheid van de verklaringen van de werkgever voordat je ze ondertekent en indient.
• De goedgekeurde immigratieaanvragen, petities of actieve trainingsprogramma's waarop de werkgever zijn huidige werknemers baseert, opnieuw bekijken. Bevestig dat het bedrijf zich houdt aan de verklaringen aan de federale overheid (bedrijfsinformatie, functietitel, taken, uren, loon, locatie van de werkplek, enz.) Indien nodig een gewijzigde aanvraag, petitie of trainingsprogramma indienen. 
• Bekijk voor H-1B-zaken het bijbehorende LCA-bestand (Labor Condition Application) en controleer of het up-to-date is en alle vereiste documenten bevat.(Naast FDNS kan het DOL ook een bezoek ter plaatse afleggen om te controleren of het LCA wordt nageleefd. Het DOL zal de werkgever hiervan gewoonlijk van tevoren op de hoogte stellen).
• Voor E-Verify werkgevers: controleer het Memorandum of Understanding van uw organisatie en de naleving van het E-Verify programma.
• Laat de receptionist weten dat geen enkele overheidsbezoeker toegang mag krijgen tot het gebouw buiten de lobby en dat er onmiddellijk contact moet worden opgenomen met de bedrijfsjurist of de personeelsmanager als zo'n bezoeker arriveert. 
• Vraag het visitekaartje van de overheidsfunctionarissen die op bezoek komen. Bel een advocaat voordat je de overheidsfunctionarissen buiten de ontvangstruimte toelaat. In de meeste gevallen mag de raadsman telefonisch of persoonlijk deelnemen aan het interview van de werkgever door de overheid. 

Faciliteitsbrede handhavingsacties (werkplekinvallen)

In omstandigheden waarin de werkgever ervan verdacht wordt een groot aantal onbevoegde personen tewerk te stellen, zal ICE eerder overgaan tot handhaving in de vestiging van de werkgever (de vestiging omsingelen en een inval doen op de bouwplaats die kan leiden tot talrijke arrestaties van werknemers die ervan verdacht worden onbevoegd te zijn). ICE komt met een bevelschrift en de werkgever is meestal niet in staat om de actie op de bouwplaats tegen te houden. 

Werkgevers die te maken krijgen met ICE die een dergelijke actie onderneemt, moeten het volgende doen:

• Vraag of je de ICE-agent of Special Agent in Charge kunt spreken.
• Vraag de ICE-agent naar zijn of haar visitekaartje, badgenummer en het bevelschrift om te bevestigen wat ICE mag doorzoeken of in beslag nemen.
• Bel onmiddellijk een raadsman en breng de raadsman in contact met de ICE Officer of Special Agent die de leiding heeft over de inval.
• Als je dat gemakkelijk vindt, vraag dan aan de ICE-agent om de acties van ICE in de vestiging te observeren. ICE kan het verzoek weigeren en het management van de werkgever opdragen om op een bepaalde plaats te blijven. Soms is het toegestaan om de leidinggevende agent te schaduwen. Niet hinderen of op een andere manier stappen ondernemen die de werking zouden kunnen verstoren.
• Vraag om kopieën van alle documenten die ICE in beslag heeft genomen en om een inventaris van de meegenomen voorwerpen.
• Neem contact op met een juridisch adviseur over juridische kwesties en mogelijke aansprakelijkheid van de werkgever als gevolg van de inval. Een plan ontwikkelen om vacatures te dekken die mogelijk vrijkomen na de inval.

Conclusie

Werkgevers moeten waakzaam zijn bij het naleven van alle arbeidsgerelateerde immigratiewetten. Veel van deze wetten bevatten bepalingen over naleving en antidiscriminatie. 

Neem contact op met een lid van Foley's Labor & Employment team met vragen, voor hulp bij het voorbereiden van een overheidsbezoek of voor meer informatie over de nieuwe handhavingsinitiatieven van de federale overheid.