De tijd en kosten van onderzoek in evenwicht brengen om betere resultaten te bereiken

Wij begrijpen het. De andere partij in uw contract heeft uw overeenkomst geschonden, te kwader trouw gehandeld en u geld en uw zakelijke reputatie gekost. Het is persoonlijk; u vertrouwde hen en zij hebben uw vertrouwen misbruikt. U wilt hen onmiddellijk aanklagen en het maakt u niet uit wat het kost of hoe lang het duurt. Wij zijn het eens met uw standpunt en zijn bereid om samen met u de strijd aan te gaan. 

Laten we eerst even pauzeren.

Voordat we beginnen met het opstellen van de klacht, moet u zorgvuldig overwegen of uw bedrijf bereid is om in een rechtszaak te investeren. Want wat u ook te winnen hebt in een rechtszaak, u kunt ook veel verliezen. We hebben het hier niet over juridische kosten; die kent u al. We hebben het over de kosten van verloren productiviteit, bedrijfsonderbrekingen en een lagere werktevredenheid in het algemeen. Deze kosten ontstaan door het duurste, meest tijdrovende en vervelende onderdeel van elke rechtszaak – een onderdeel waarmee u zeker te maken krijgt als we die klacht indienen. 

Ontdekking

Wat advocaten 'discovery' noemen, noemt u 'de andere partij die ons dwingt om alle documenten die we hebben te overhandigen en vragen te beantwoorden over alles wat er sinds het begin der tijden is gebeurd'. Uw omschrijving is vrij accuraat. Discovery is zeer verstorend. Afhankelijk van de complexiteit van uw vorderingen kan discovery zes maanden tot twee jaar in beslag nemen. Factoren die discovery kunnen vertragen zijn onder meer getuige-deskundigen, een groot aantal documenten, elektronisch opgeslagen informatie (ESI) die moet worden verzameld en beoordeeld, en een groot aantal getuigen die moeten worden gehoord. 

Hoewel we de gevolgen van discovery zeker kunnen verzachten door gebruik te maken van technologie, de efficiëntie binnen onze serviceteams te maximaliseren en redelijke grenzen af te spreken met de tegenpartij, is hetgeen u het meest zult haten aan discovery de inherente omvang ervan. Partijen kunnen alle niet-vertrouwelijke zaken ontdekken die (1) relevant zijn voor uw (of hun) vorderingen of verweren en (2) in verhouding staan tot de behoeften van de zaak, en zij doen dit via verschillende methoden. Als u uw geschil niet via onderhandelingen kunt (of wilt) oplossen, zal het volgende deel uitmaken van uw leven terwijl u door de rechtszaak navigeert:

• Vragenlijsten. Dit zijn schriftelijke vragen die worden gebruikt om informatie van een andere partij te verkrijgen. Uw antwoorden worden schriftelijk en onder ede gegeven. Daarom zullen we elk antwoord zorgvuldig met u doornemen om er zeker van te zijn dat uw antwoorden waarheidsgetrouw en nauwkeurig zijn en niet vatbaar voor verkeerde interpretaties. 
• Verzoeken om overlegging. De tegenpartij kan u vragen om relevante documenten, ESI en tastbare zaken die in uw bezit, bewaring of beheer zijn, te verzamelen en over te dragen. De meeste rechtsgebieden stellen geen limiet aan het aantal verzoeken om overlegging dat een partij kan indienen, en er zijn weinig argumenten om documenten achter te houden die u niet wilt dat de andere partij ziet. Bovendien moet u vanaf het begin protocollen voor het bewaren van documenten implementeren om ervoor te zorgen dat alle ontdekbare documenten, inclusief ESI, beschikbaar blijven voor de rechtszaak.
• Elektronisch bewijs. We hebben een gedetailleerde beschrijving nodig van de gegevensstructuur, het beleid voor gegevensbewaring en de beheerders van het bedrijf, zodat we weten waar we mogelijk relevant ESI kunnen vinden. ESI is breed gedefinieerd. Het omvat e-mails, sms-berichten, voicemails, verwijderde bestanden, gegevensbestanden, programmabestanden, tijdelijke bestanden, systeembestanden en website-informatie. ESI is overal te vinden: harde schijven, netwerkservers, laptops, thuiscomputers en zelfs de mobiele telefoons van uw werknemers en leidinggevenden. In sommige gevallen moeten deze worden verzameld en gekopieerd als ze zijn gebruikt om over werkzaken te communiceren. Hoewel we ons best doen om e-discovery-praktijken toe te passen om een correcte, volledige verzameling en bewaring te garanderen, is dit proces ongetwijfeld het meest frustrerende en kostbare onderdeel.
• Verzoeken om toelating. De andere partij kan u vragen om de waarheid van een bepaalde verklaring toe te geven of te ontkennen. U moet de verklaring toegeven, ontkennen of in detail uitleggen waarom deze niet kan worden toegegeven of ontkend. Dit zijn soortgelijke vragen als bij een ondervraging. U moet elke mogelijke interpretatie van uw antwoord – en de verklaring waarop u reageert – overwegen voordat u antwoordt.
• Getuigenverklaringen. Beide partijen zullen getuigen onder ede willen horen vóór het proces. In federale rechtbanken is het aantal getuigenverklaringen beperkt tot tien per partij, maar dat aantal kan worden verhoogd door middel van een overeenkomst of een gerechtelijk bevel. Sommige rechtsgebieden stellen geen limiet aan het aantal getuigenverklaringen dat een partij kan afnemen. De meeste beperken een getuigenverklaring tot zeven uur per dag, maar ook dat kan worden verlengd. Getuigenverklaringen vereisen een zorgvuldige voorbereiding, die tijdrovend en kostbaar kan zijn.  
• Deskundigenonderzoek. Voor uw zaak kan het nodig zijn om een deskundige met wetenschappelijke, technische of andere gespecialiseerde kennis in te schakelen om namens u te getuigen. Dit kan stressvol zijn, omdat de deskundige onafhankelijk moet beoordelen wat u, de tegenpartij of beide partijen vóór de rechtszaak hebben gedaan en of dit in overeenstemming was met de relevante normen. Deskundigen moeten vaak medewerkers van de partij die hen heeft ingehuurd interviewen, waaronder juist die medewerkers wier handelingen zij moeten beoordelen of achteraf moeten beoordelen. 

U zult dit allemaal vervelend vinden en, ondanks onze inspanningen, waarschijnlijk gaan twijfelen waarom u dit proces überhaupt bent begonnen. Daarom willen we u helpen om de onvermijdelijke moeilijkheden van een rechtszaak – en met name de bewijsgaring – in overweging te nemen voordat u uw rechtszaak aanspant. De waarheid is dat deze taken net zo goed uw last zijn als de onze. Uw personeel zal de documenten die in het kader van de bewijsgaring worden opgevraagd, moeten opsporen en verzamelen en ons moeten helpen bij de voorbereiding van de getuigenverklaringen. Dit is een enorme klus, die hoogstwaarschijnlijk een negatieve invloed zal hebben op de productiviteit van het bedrijf. En als u eenmaal een rechtszaak bent begonnen, kunt u niet meer ontsnappen aan de bewijsgaring, behalve aan het einde van de zaak – hoe die ook afloopt. 

Het schrijven van dit artikel is natuurlijk in strijd met ons eigen belang. Wij zijn in wezen gedreven en gepassioneerde procesadvocaten. Maar een rechtszaak is misschien niet in uw belang. Soms is het echter uw enige realistische optie. In die situaties zijn wij enkele van de beste procesadvocaten in de branche en gaan we de strijd graag aan. In andere gevallen zijn de invasiviteit, stress, tijd en kosten van de bewijsgaring goede redenen om ons onze adviesrol te laten vervullen en alles in het werk te stellen om een zaak op te lossen voordat deze aanhangig wordt gemaakt. Hoewel wij u tijdens het proces met verve zullen vertegenwoordigen, is uw beste processtrategie misschien wel om helemaal niet te procederen. Wij houden van de strijd, maar wij houden nog meer van u.