NHTSA neemt definitieve regel aan om het klokkenluidersprogramma in het kader van de Motor Vehicle Safety Whistleblower Act te formaliseren

Update: Op 3 maart 2025 kondigde NHTSA aan dat het de bepalingen van de definitieve regel getiteld "Implementing the Whistleblower Provisions of the Vehicle Safety Act" niet zal uitvoeren tot 20 maart 2025, om nieuw benoemde of aangewezen functionarissen in het agentschap de gelegenheid te geven de definitieve regel te herzien in overeenstemming met het memorandum van de president van 20 januari 2025 getiteld "Regulatory Freeze Pending Review," 90 Fed. Reg. 8249 (28 januari 2025). We zullen updates blijven geven naarmate de handhaving van de nieuwe definitieve regel door het Agentschap vordert.

Op 17 december 2024 heeft de National Highway Traffic Safety Administration ("NHTSA" of "Agentschap") een definitieve regel aangenomen om haar klokkenluidersprogramma in het kader van de Motor Vehicle Safety Whistleblower Act (Klokkenluiderswet) te formaliseren.[1] Volgens de definitieve regel, die de voorgestelde regel van 14 april 2023[2] zonder significante wijzigingen overneemt, kunnen klokkenluiders die originele informatie met betrekking tot schendingen van NHTSA's regels delen een beloning ontvangen tussen 10% en 30% van eventuele civielrechtelijke boetes van meer dan $1 miljoen die door de schendende entiteit worden betaald. 

Om in aanmerking te komen voor deze premie moet de klokkenluider originele informatie verstrekken - informatie die is afgeleid van onafhankelijke kennis of analyse die nog niet bekend is bij het Amerikaanse ministerie van Transport (U.S. DOT) of de NHTSA. De informatie mag niet uitsluitend afkomstig zijn van een bewering in een gerechtelijke of administratieve procedure of een andere externe bron (zoals een rapport of onderzoek van de overheid of een bericht in de media). Klokkenluiders moeten de informatie ook eerst via interne kanalen melden, behalve in beperkte omstandigheden, zoals een gegronde reden.

Daarom moeten fabrikanten nu actie ondernemen om ervoor te zorgen dat ze intern beleid hebben dat, onder andere, voorziet in rapportageprocedures met duidelijke bescherming tegen vergelding voor klokkenluidersacties. Het bevorderen van een cultuur van voertuigveiligheid in het hele productieproces vermindert het risico op civielrechtelijke boetes en premies voor klokkenluiders. 

"Originele informatie".

Volgens de definitieve regel kan een klokkenluider die aan het NHTSA "originele informatie" verstrekt over schendingen van de NHTSA-regels een geldelijke beloning ontvangen in de vorm van een percentage van eventuele civielrechtelijke boetes van meer dan $1 miljoen die door de overtredende entiteit worden betaald. In de definitieve NHTSA-regel wordt verduidelijkt dat eventuele restitutie die van de overtredende entiteit wordt geëist, niet wordt beschouwd als een "civielrechtelijke sanctie" voor het bepalen van het bedrag van de civielrechtelijke sancties die worden opgelegd aan de overtredende entiteit.

Onder de Klokkenluiderswet definieerde het Congres "oorspronkelijke informatie" als informatie:

• afgeleid van de onafhankelijke kennis of analyse van een individu;
• die niet bekend is bij NHTSA uit een andere bron (tenzij de klokkenluider de oorspronkelijke bron is); en
• die niet uitsluitend afkomstig is van een bewering in een gerechtelijke of administratieve procedure, in een overheidsverslag, een hoorzitting, een audit of een onderzoek, of van de nieuwsmedia, tenzij de klokkenluider een bron van de informatie is.

De definitieve regel vereist echter niet dat klokkenluiders "directe kennis uit de eerste hand hebben van mogelijke overtredingen". In plaats daarvan kunnen klokkenluiders "onafhankelijke kennis" van informatie hebben, zelfs als die kennis afkomstig is van feiten of andere informatie die door derden is doorgegeven.

NHTSA sluit bepaalde categorieën informatie die door klokkenluiders wordt ingediend uit van overweging, waaronder informatie:

• Uitsluitend afgeleid van vertrouwelijke communicatie tussen advocaat en cliënt;
• Uitsluitend afkomstig is van het werkproduct van een advocaat; of
• Verkregen in strijd met federaal of staatsstrafrecht, zoals bepaald door een rechtbank.

Daarom moeten fabrikanten alle vertrouwelijke communicatie tussen advocaten en cliënten en alle werkproducten van advocaten goed markeren om te voorkomen dat ze de basis vormen voor klokkenluidersrapportage.

Rapportagevereisten voor klokkenluiders

Om in aanmerking te komen voor de premie moet een potentiële klokkenluider een claim voor een klokkenluidersvergoeding indienen door het WB-AWARD-formulier in te vullen en dit uiterlijk 90 kalenderdagen na de datum waarop NHTSA een "Notice of Covered Action" (kennisgeving van een gedekte actie) publiceert, waarin het publiek op de hoogte wordt gesteld van het voornemen om civielrechtelijke sancties op te leggen aan een overtredende entiteit, in te dienen bij NHTSA.

De potentiële klokkenluider moet ook eerst originele informatie melden via de interne procedures van de schendende entiteit, als dergelijke procedures bestaan, tenzij[3]:

• De klokkenluider geloofde redelijkerwijs dat een dergelijke interne melding zou leiden tot vergelding, niettegenstaande 49 U.S.C. 30171(a);
• De klokkenluider geloofde redelijkerwijs dat de informatie: (A) al intern was gerapporteerd; (B) al onderwerp was van of deel uitmaakte van een intern onderzoek; of (C) anderszins al bekend was bij de fabrikant van motorvoertuigen, de leverancier van onderdelen of het dealerschap; of
• Het Agentschap heeft een goede reden om van deze eis af te zien.

Fabrikanten moeten nu dus stappen ondernemen om interne meldingsprocedures in te voeren en een cultuur van voertuigveiligheid te bevorderen om de kans te vergroten dat ze als eerste meldingen van vermoedelijke overtredingen ontvangen en de kans krijgen om op te treden, waardoor de kans op civielrechtelijke boetes en vergoedingen voor klokkenluiders afneemt.

Volgende stappen voor fabrikanten

Fabrikanten moeten onthouden dat de beste verdediging tegen overtredingen van de Safety Act en civielrechtelijke sancties bestaat uit het bevorderen van een cultuur van voertuigveiligheid in hun hele organisatie. Consistente en duidelijke boodschappen dat de veiligheid van voertuigen een prioriteit is, gekoppeld aan robuuste interne processen en procedures die het melden en goed evalueren van potentiële veiligheidsproblemen aanmoedigen, kunnen het risico van een fabrikant op meerdere fronten beperken, waaronder het opkomende risico in verband met het klokkenluidersprogramma van de NHTSA en het risico van civielrechtelijke boetes.

Fabrikanten moeten er ook voor zorgen dat ze interne beleidsregels hebben die duidelijke bescherming bieden tegen vergelding (inclusief bescherming voor klokkenluiders, zoals een anonieme meldingsmogelijkheid) voor iedereen die een mogelijke overtreding meldt, evenals een passend niveau van transparantie voor de melder (zoals de bevestiging dat een kwestie wordt onderzocht door het relevante veiligheidsteam). Deze beleidsregels en berichten zijn belangrijke stappen voor het bevorderen van een veiligheidscultuur en moeten deel uitmaken van de reguliere trainingsprogramma's van de fabrikant. Tot slot moeten alle documenten die onder het advocaat-cliënt privilege vallen of beschermd zijn onder de doctrine van werkproducten op de juiste manier worden gemarkeerd en opgeslagen.

[1] De Whistleblower Act maakt deel uit van de Fixing America's Surface Transportation (FAST) Act, die in 2015 door president Obama werd ondertekend.

[2] Zie NHTSA Publishes Proposed Rule to Formalize its Whistleblower Program under the Motor Vehicle Safety Whistleblower Act voor een bespreking van de voorgestelde regel.

[3] Zie 49 C.F.R. 513.7(g).