Michigan voert belangrijke wijzigingen door in de wet op verdiende ziekteverzuim

Laat op donderdag 20 februari 2025 heeft de wetgevende macht van Michigan amendementen aangenomen op de Earned Sick Time Act (ESTA), die anders de volgende dag per gerechtelijk bevel van kracht zou worden. De amendementen werden op vrijdag 21 februari 2025 door gouverneur Gretchen Whitmer ondertekend. Als de wetgevende macht en de gouverneur niet hadden gehandeld, zouden enkele zeer lastige bepalingen van de wet van kracht zijn geworden. De wijzigingen die onmiddellijk van kracht zijn, actualiseren de ziekteverzuimwet van Michigan als volgt:

• Opbouwbasis. Het opbouwpercentage onder het gewijzigde ESTA blijft één (1) uur ziekteverlof voor elke 30 gewerkte uren. Er is geen maximum voor de opbouw, maar werkgevers mogen het gebruik beperken tot 72 uur per jaar. De wijzigingen hebben de overdrachtsbepalingen van de wet gewijzigd, zodat werkgevers de overdracht kunnen beperken tot 72 uur voor grote werkgevers (met meer dan tien werknemers). Voor kleine werkgevers is ook de opbouwbasis veranderd. Onder de vorige versie van de wet moesten kleine werkgevers maximaal 40 uur betaald verlof en 32 uur onbetaald verlof opnemen. De wijzigingen vereisen niet langer 32 uur onbetaald verlof. Kleine werkgevers moeten nog steeds in hetzelfde tempo ziekteverlof opbouwen (één (1) uur voor elke 30 gewerkte uren), maar mogen de opbouw van ziekteverlof beperken tot 40 uur betaald verlof.
• Voorlader. Onder de vorige versie van de wet was frontloading niet voorzien en de staatsbegeleiding adviseerde dat, zelfs als de werkgever betaald ziekteverlof frontloaded, het nog steeds in overeenstemming moet zijn met het bedrag dat de werknemer zou hebben opgebouwd en dat ongebruikt ziekteverlof van jaar tot jaar moet worden overgedragen. Onder de gewijzigde versie die nu van kracht is, kan een werkgever ervoor kiezen om 72 uur ziekteverlof vooraf te betalen aan het begin van het uitkeringsjaar. Bij frontloading is de werkgever niet niet verplicht om ziekteverlof over te dragen, de opbouw ervan bij te houden of het aan het einde van het jaar uit te betalen. Kleine bedrijven mogen 40 uur ziekteverlof vooruitbetalen.
  • Voor deeltijdwerknemers mogen werkgevers de hoeveelheid ziekteverlof die de werknemers naar verwachting zouden opbouwen volgens de methode van één (1) uur ziekteverlof voor elke 30 gewerkte uren, vervroegen. Om hiervan te kunnen profiteren, moet de werkgever de werknemer op de hoogte stellen van het verwachte aantal uren en moet de werkgever extra tijd geven als de feitelijk gewerkte tijd hoger is dan voorspeld.
• Wachtperiode. Werkgevers die ziekteverlof op opbouwbasis aanbieden, kunnen nu van nieuwe werknemers eisen dat ze 120 dagen wachten voordat ze ziekteverlof mogen opnemen (in plaats van 90); werknemers moeten hoe dan ook ziekteverlof beginnen op te bouwen op hun eerste werkdag.
• Ziekteverlof combineren met een PTO-beleid. De amendementen maken duidelijk dat ziekteverlof kan worden toegevoegd aan een PTO-beleid, zolang het PTO-beleid ten minste dezelfde hoeveelheid verlof biedt als het ESTA. De amendementen verduidelijken dat PTO-uren gebruikt kunnen worden voor ziekteverlof of voor welk ander doel dan ook en dat werkgevers niet verplicht zijn extra ziekteverlof te geven als een werknemer PTO gebruikt voor een ander doel.
• Loon. Het gewijzigde ESTA bepaalt dat ziekteverlof moet worden betaald tegen het "normale uurloon of basistarief", maar niet minder dan het minimumloon. Overuren, vakantiegeld, bonussen, provisies, aanvullend loon, stukloon, fooien en fooien hoeven niet te worden opgenomen in het normale uurloon/basistarief.
• Vereisten voor kennisgeving. Als de noodzaak om ziekteverlof op te nemen te voorzien is, kan de werkgever een voorafgaande kennisgeving van zeven dagen eisen. Als de noodzaak voor verlof niet te voorzien is, kan de werkgever eisen dat de werknemer op een van de volgende manieren kennisgeving doet: (1) zo snel als praktisch mogelijk is; of (2) in overeenstemming met het beleid van het bedrijf met betrekking tot het gebruik van ziekteverlof, zolang (i) op de datum van indiensttreding, of de ingangsdatum van de wet of wanneer het beleid van kracht wordt, de werkgever het schriftelijke beleid aan de werknemers verstrekt; en (ii) de vereiste kennisgeving de werknemer in staat stelt om kennisgeving te doen nadat de werknemer zich bewust is van de noodzaak voor het gebruik van ziekteverlof.
  • Een werkgever kan het gebruik van verlof niet weigeren wegens het niet volgen van het beleid inzake kennisgeving als de werkgever (1) geen schriftelijk beleid heeft verstrekt; of (2) het beleid heeft gewijzigd en de beleidswijziging niet binnen vijf dagen na de wijziging heeft meegedeeld.
• Discipline. Werkgevers kunnen werknemers straffen voor misbruik van het ziekteverzuimbeleid of het niet opvolgen van de opzegbepalingen.
• Er is geen vorderingsrecht voor werknemers. Net als het vroegere ziekteverzuimstatuut van Michigan, dat sinds 2018 van kracht is, moeten alle klachten via het Michigan Department of Labor and Economic Opportunity lopen. Daarnaast is het weerlegbare vermoeden van overtreding van de wet, dat anders op 21 februari 2025 in werking zou zijn getreden, ook verwijderd door deze wijzigingen.
• Collectieve arbeidsovereenkomsten. Als er een collectieve arbeidsovereenkomst van kracht is die in strijd is met ESTA, dan is de gewijzigde wet van toepassing vanaf de vermelde vervaldatum in de collectieve arbeidsovereenkomst (niettegenstaande een verklaring in de overeenkomst dat deze van kracht blijft tot een toekomstige datum of gebeurtenis of de uitvoering van een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst). Met andere woorden, in het geval van een conflict is elke collectieve arbeidsovereenkomst die van kracht is van kracht - tot het aflopen van de overeenkomst, op welk moment de bepalingen van de gewijzigde ziekteverzuimwet van kracht worden.
• Gebruikstermijnen. De wijzigingen staan de werkgever toe te kiezen voor (1) stappen van één uur of (2) het kleinste stapgrootte die de werkgever gebruikt om afwezigheid of gebruik van andere tijd te verantwoorden. Het belangrijkste verschil met de vorige versie van het ESTA is de keuze van de werkgever voor het aantal uren en dat dit is wat de "werkgever" gebruikt voor afwezigheden, terwijl het oorspronkelijke ESTA voorschreef dat het kleinste van één uur of het kleinste aantal uren dat het salarissysteem van de werkgever moet gebruiken om afwezigheden te verantwoorden.
• Aantekeningen van een arts. Net als bij het oorspronkelijke ESTA mag documentatie nog steeds alleen van een werknemer worden gevraagd nadat meer dan drie opeenvolgende ziektedagen zijn gebruikt. De wijzigingen hebben echter de eis toegevoegd dat de gevraagde documentatie binnen 15 dagen door de werknemer moet worden geleverd. De vereiste om de contante kosten voor het verkrijgen van een doktersverklaring te betalen, blijft bestaan. 
• Kennisgeving aan werknemers. Werkgevers hebben 30 dagen de tijd om werknemers schriftelijk op de hoogte te stellen van het ziekteverzuimbeleid en deze nieuwe wet. Kleine werkgevers hebben tot 1 oktober 2025 de tijd om de veranderingen door te voeren.
• Vrijstellingen.
  • De volgende soorten werknemers hebben geen recht op ziekteverlof: werknemers van de Amerikaanse overheid; werknemers die (1) hun eigen rooster bepalen en (2) geen straf krijgen voor het niet halen van een minimumaantal uren; onbetaalde stagiairs; en minderjarigen.

De wijzigingen betekenen een aanzienlijke afwijking van de Michigan ziekteverlofvereisten die sinds 2018 van kracht zijn en de Earned Sick Time Act die anders op vrijdag 21 februari 2025 van kracht zou zijn geworden. Het is waarschijnlijk dat werknemers deze veranderingen ook volgen en vragen zullen stellen over hoe de beleidswijzigingen van invloed zijn op hun mogelijkheden om ziekteverlof en PTO in het algemeen op te nemen. Werkgevers moeten hun beleid herzien en ervoor zorgen dat het voldoet aan de bepalingen van de nieuwe wet.

* In een eerdere versie van dit artikel stond dat non-profitorganisaties niet onder de ziekteverzuimwet vallen en dat de wachtperiode van 120 dagen gebruikt mag worden voor beleid op zowel opbouwbasis als frontloading. Sindsdien heeft de staat verduidelijkt dat de wet wel van toepassing is op non-profitorganisaties en dat de wachtperiode van 120 dagen alleen is toegestaan voor beleid op basis van opbouw.