Top Tips for Companies to Prepare for an Immigration Visit

Hier zijn onze beste tips om bedrijven en instellingen te helpen bij de voorbereiding op bezoeken van immigratieambtenaren. De regering-Trump heeft de strenge handhaving van de immigratiewetten tot een topprioriteit gemaakt. Op 20 januari 2025 vaardigde president Trump een uitvoerend besluit uit waarin alle uitvoerende afdelingen en instanties werden opgedragen "alle wettige middelen in te zetten" om een "volledige en efficiënte" handhaving van de federale immigratiewetten te waarborgen. Als eerste stap heeft het Department of Homeland Security (DHS) zijn eerdere beleid inzake "gevoelige locaties" beëindigd, dat immigratiehandhavingsactiviteiten in of nabij gebieden zoals scholen, medische voorzieningen, gebedshuizen, sociale dienstverleningscentra, kinderdagverblijven of opvangcentra verbood zonder toestemming van het hoofdkantoor van het agentschap of in dringende omstandigheden. In een reactie op het nieuwe beleid verklaarde de woordvoerder van het DHS: "Criminelen zullen zich niet langer kunnen verschuilen in Amerikaanse scholen en kerken om arrestatie te ontlopen. De regering-Trump zal onze dappere wetshandhavers niet aan handen en voeten binden, maar vertrouwt erop dat zij hun gezond verstand zullen gebruiken." Hoewel we sinds de intrekking van de richtlijn uit het Biden-tijdperk geen bevestigde berichten hebben gehoord over handhavingsacties in deze ruimtes, is het verstandig dat bedrijven voorbereid zijn en een wettelijk responsplan hebben voor bezoeken van immigratieautoriteiten, waaronder lokale politieautoriteiten, de Amerikaanse immigratie- en douanedienst (ICE), de Amerikaanse douane- en grensbewaking (CBP) en andere instanties die bevoegd zijn om de immigratiewetten te handhaven.

Herzie uw beleid. Houd er rekening mee dat immigratiediensten gespecialiseerde wetshandhavingsinstanties zijn. Veel bedrijven hebben al beleid waarin werknemers worden geïnstrueerd hoe ze in het algemeen moeten reageren op vragen van wetshandhavingsinstanties. Bedrijven moeten er daarom voor zorgen dat werknemers goed zijn getraind in het bedrijfsbeleid met betrekking tot de omgang met ICE of andere immigratiehandhavers. Als uw bedrijf niet over een dergelijk beleid beschikt en tot een categorie ruimtes behoort die niet langer als "gevoelige locaties" worden beschermd, is dit wellicht het moment om passend beleid te bestuderen en mogelijk in te voeren. Bedrijven moeten overwegen om op elke bedrijfslocatie "contactpersonen" of andere aanspreekpunten aan te wijzen die speciaal zijn opgeleid en bevoegd zijn om met wetshandhavers te communiceren. Dit zorgt voor consistentie in het proces en helpt de stress te verlichten van anderen die mogelijk direct worden beïnvloed door deze immigratiecontroles.
Maak een onderscheid tussen openbare en privéruimtes. Bedrijven moeten beslissen of ze beleid of procedures willen hebben waarin een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen hun openbare en privéruimtes. Immigratieambtenaren hebben over het algemeen geen toestemming nodig om openbare ruimtes van een bedrijf te betreden. Openbare ruimtes zijn algemene ruimtes die niet alleen toegankelijk zijn voor klanten, personeel, patiënten of studenten, maar ook voor het grote publiek. Dit kunnen parkeerplaatsen, wachtruimtes, gangen, lobby's of ingangen zijn. Ruimtes die niet open en toegankelijk zijn voor het publiek worden over het algemeen beschouwd als privéruimtes, waar wetshandhaving zonder wettelijke bevoegdheid niet is toegestaan. Om verder te gaan dan deze openbare ruimtes en privéruimtes te betreden, moeten handhavingsfunctionarissen mogelijk een huiszoekingsbevel tonen (meer hierover hieronder), niet alleen om een persoon aan te houden, maar ook om zonder toestemming van het bedrijf niet-openbare ruimtes van een bedrijf te betreden en te doorzoeken. Aangezien de vorige richtlijnen handhaving in de buurt van beschermde gebieden zonder toestemming van het hoofdkantoor van de instantie of in dringende omstandigheden verboden, zullen handhavers waarschijnlijk gebruikmaken van de toegang tot openbare ruimtes voordat ze toegang tot privéruimtes vragen. Bedrijven moeten overwegen of ze specifiek openbare en privéruimtes willen aanwijzen om de omgang met wetshandhavers te helpen regelen.
Bekijk het bevelschrift. Als de handhavingsambtenaar toegang wil tot een privéruimte en het bedrijf besluit niet vrijwillig toestemming te geven voor dergelijke toegang, dan moet een werknemer vragen om het huiszoekingsbevel te zien; als de ambtenaar een huiszoekingsbevel overlegt, is het verstandig om eerst de reikwijdte en de bewoordingen van het bevel te lezen. Er zijn verschillende soorten bevelen die kunnen worden gebruikt bij immigratiehandhaving, dus een advocaat of een getrainde leek moet het bevel wellicht bekijken om te weten welk type bevel de handhavingsambtenaar overlegt om toegang te krijgen. (Voorbeelden zijn opgenomen aan het einde van dit artikel.)
- Gerechtelijk bevel: Dit is een formeel schriftelijk bevel, uitgevaardigd door een gerechtelijke ambtenaar, dat wetshandhavers machtigt om een arrestatie te verrichten of een huiszoeking uit te voeren. Dit wordt uitgevaardigd door een rechtbank – meestal een federale rechtbank – dus bovenaan het bevel staat iets als 'U.S. District Court' (Amerikaanse districtsrechtbank) en onderaan staat de handtekening van een rechter of magistraat. Let goed op of het bevel (1) alleen een arrestatie van een in het bevel genoemde persoon toestaat, (2) een huiszoeking naar voorwerpen op het lichaam van de geïdentificeerde persoon toestaat, of (3) een huiszoeking naar vermelde voorwerpen of personen toestaat. Een arrestatiebevel geeft wetshandhavers geen toestemming om een bepaalde privéruimte te betreden, maar staat de agent wel toe om iemand te arresteren die in het bevel wordt genoemd. Een huiszoekingsbevel daarentegen geeft de gespecificeerde wetshandhavingsinstantie toestemming om een bepaald gebied (met inbegrip van openbare en privéruimtes) te doorzoeken op zoek naar documenten, gegevens, eigendommen of personen en om de vermelde voorwerpen of geïdentificeerde personen in beslag te nemen. Bedrijven moeten alert zijn tijdens wetshandhavingsactiviteiten op hun terrein en de wetshandhavingsacties te allen tijde zorgvuldig en grondig documenteren terwijl deze op het bedrijfsterrein plaatsvinden.
- Administratief bevel: Een administratief bevel machtigt een wetshandhavingsfunctionaris van een federale instantie, zoals ICE of CBP, om iemand te arresteren of het land uit te zetten/te deporteren, afhankelijk van het type administratief bevel dat wordt gebruikt. Dit type bevel wordt uitgevaardigd door een federale instantie, zoals ICE, en niet door een rechtbank, en kan daarom worden ondertekend door een "immigratierechter" of "immigratieambtenaar". Belangrijk is dat dit bevel geen huiszoeking in een privéruimte toestaat. In de praktijk betekent dit dat een administratief bevel agenten niet toestaat een privéruimte te betreden om een in het bevel genoemde persoon aan te houden of een ruimte te doorzoeken of privé-eigendommen of informatie in beslag te nemen, zelfs als de agenten redelijkerwijs aannemen dat de persoon zich in die ruimte bevindt. Zolang de wet niet wordt gewijzigd, kunnen administratieve bevelen niet worden gebruikt om gebouwen te doorzoeken.
- "Blackie's" bevelschrift: Dit gerechtelijk bevelschrift, genoemd naar de zaak Blackie's House of Beef v. Castillo, is een specifiek type gerechtelijk bevelschrift waarin niet altijd de naam of zelfs maar de beschrijving van de gezochte persoon of personen wordt vermeld. Een Blackie's bevelschrift is een civiel huiszoekingsbevel dat wordt uitgevaardigd door een magistraat en dat immigratieambtenaren machtigt om privé-terreinen te betreden met het oog op de handhaving van de civiele/administratieve bepalingen van de wet met betrekking tot uitsluiting en uitzetting. Hoewel dit bevel in veel rechtsgebieden in onbruik is geraakt, zullen we het in de toekomst wellicht vaker zien. Nogmaals, dit bevel kan handhavingsambtenaren de wettelijke bevoegdheid geven om zonder toestemming van de eigenaar een privéruimte te doorzoeken op zoek naar personen die zich illegaal in de Verenigde Staten bevinden.
Houd rekening met privacywetgeving. Voor zover het bedrijf een entiteit of zakenpartner is die onder de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) valt, of een soortgelijke entiteit die onder staatswetgeving valt, moet het bedrijf een verzoek van wetshandhavingsinstanties beoordelen om naleving van de toepasselijke privacywetgeving te waarborgen. Beschermde gezondheidsinformatie kan onder beperkte omstandigheden worden vrijgegeven op grond van de HIPAA en staatswetgeving. De HIPAA staat het vrijgeven van beschermde gezondheidsinformatie toe (maar vereist dit niet) in overeenstemming met en beperkt door de relevante vereisten van een gerechtelijk bevel of een door de rechtbank uitgevaardigd bevel, een dagvaarding of een oproeping. HIPAA staat ook openbaarmaking toe op grond van administratieve verzoeken waarop volgens de wet moet worden gereageerd, waaronder een administratieve dagvaarding of oproeping, een civielrechtelijk of geautoriseerd onderzoeksverzoek, of een soortgelijke procedure die bij wet is toegestaan, mits aan alle volgende voorwaarden is voldaan: (1) de gevraagde informatie is relevant en van belang voor de wetshandhavingsinstantie, (2) de gevraagde informatie is zo specifiek en beperkt mogelijk, en (3) geanonimiseerde informatie kan redelijkerwijs niet worden gebruikt. Er zijn ook federale en staatsprivacybeschermingen van kracht voor bepaalde gevoelige soorten gezondheidsinformatie. Staatswetgeving kan restrictiever zijn, dus zorg ervoor dat uw beleid inzake het reageren op wetshandhavingsinstanties rekening houdt met alle relevante staatswetgeving. Het bestaande beleid en de bestaande procedures van het bedrijf moeten betrekking hebben op het verstrekken van dit soort informatie in reactie op verzoeken van wetshandhavingsinstanties.
Triage. Het bedrijf moet de wetshandhavingsinstanties om een redelijke termijn vragen om het bevelschrift te beoordelen en een eerste evaluatie uit te voeren, zodat het indien nodig op de juiste wijze kan worden doorgegeven aan een juridisch adviseur of een contactpersoon. Als het om iets nieuws of onbekends gaat, vraag dan advies aan een juridisch adviseur, die het bevelschrift zorgvuldig moet beoordelen om te bepalen wat de verplichtingen van het bedrijf zijn in de omgang met wetshandhavingsinstanties. Geef training aan het personeel en het management om ervoor te zorgen dat zij alle verstrekte documenten lezen en de situatie beoordelen. Ook hier kan het raadzaam zijn om op elke werkplek "contactpersonen" aan te wijzen die speciaal zijn opgeleid en bevoegd zijn om met wetshandhavingsinstanties te communiceren.
Vermijd het hinderen van wetshandhavers. Het is belangrijk dat werknemers vermijden om wetshandhavers te hinderen. Zelfs als dergelijke activiteiten buiten het bereik van het huiszoekingsbevel lijken te vallen, is bemoeienis niet zinvol en kan dit leiden tot strafrechtelijke vervolging. Juridische maatregelen tegen wetshandhavers die hun boekje te buiten gaan, zoals onrechtmatige huiszoekingen en inbeslagnames, kunnen later in het proces worden genomen. Bemoeienis met wetshandhavers terwijl zij ter plaatse zijn, leidt vaak alleen maar tot een escalatie van de situatie.

Het immigratielandschap verandert snel onder de regering-Trump, maar door u vooraf voor te bereiden op mogelijke handhavingsmaatregelen en uw medewerkers hierover te trainen, kan uw bedrijf beter omgaan met onbekende situaties. Het constitutionele recht biedt bedrijven belangrijke bescherming tegen onredelijke huiszoekingen en inbeslagnames door wetshandhavers. Het is daarom van cruciaal belang om juridisch advies in te winnen om inzicht te krijgen in deze rechten en plichten, zodat u aan de wet kunt voldoen.

Neem contact op met een lid van het immigratie-, overheidshandhavings- of arbeids- en werkgelegenheidsteam van Foley als u vragen heeft over de voorbereiding op immigratiehandhavingsmaatregelen ter plaatse of voor meer informatie over het nieuwe immigratiebeleid van de federale overheid.