Stel je dit al te bekende scenario eens voor:
Een bedrijf neemt de moeilijke beslissing om een werknemer te ontslaan vanwege slechte prestaties. Dit zou geen verrassing moeten zijn voor de werknemer, die al meerdere keren is begeleid en gestraft. Toch reageert de werknemer geschokt en verontwaardigd. Tijdens het ontslaggesprek geeft hij aan dat hij denkt dat hij niet wordt ontslagen vanwege zijn (goed gedocumenteerde) prestatieproblemen, maar als vergelding voor het indienen van een 'klacht'. Er ontstaat paniek.
De HR-manager van het bedrijf heeft nog nooit gehoord van klachten van deze werknemer en er staat ook niets in het personeelsdossier of de HR-administratie dat op een klacht wijst. Verbaasd blijft de HR-manager zoeken en komt er uiteindelijk achter dat deze werknemer een paar weken geleden tijdens een informeel gesprek met zijn leidinggevende heeft gezegd dat hij meer uren werkt dan andere werknemers, maar dat zijn beloning niet lijkt te weerspiegelen dat hij extra tijd in zijn werk steekt.
Dit roept de eeuwenoude vraag op: wanneer wordt een algemene 'vent-sessie' een beschermde klacht die het bedrijf moet onderzoeken? Het antwoord zal sommige werkgevers misschien verrassen. Volgens het Ministerie van Arbeid mogen werknemers niet worden gestraft voor het stellen van vragen over hun loon, werktijden of andere rechten. (Bovendien biedt de National Labor Relations Act bescherming aan werknemers die deelnemen aan gezamenlijke activiteiten, waaronder het uiten van bezorgdheid over arbeidsvoorwaarden.) Daarom moeten klachten van deze aard in algemene zin altijd worden behandeld en mogelijk worden onderzocht.
Het is echter vaak moeilijk te bepalen wanneer een opmerking of een uitbarsting van frustratie het niveau van een beschermde klacht bereikt. Als vuistregel geldt dat wanneer een werknemer het onderwerp loon of werkplek ter sprake brengt (zoals de werknemer in ons scenario deed), werkgevers het zekere voor het onzekere moeten nemen en de kwestie moeten onderzoeken.
Leidinggevenden moeten op zijn minst worden geïnstrueerd om dit soort opmerkingen door te geven aan HR of interne of externe juridische adviseurs, zodat kan worden bepaald of een onderzoek gerechtvaardigd is. Hoewel dit in sommige gevallen misschien overdreven lijkt, is het een 'better safe than sorry'-benadering die het bedrijf uiteindelijk zal beschermen.
