Achieving DEI Compliance…On Your Website

Diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI) en de term zelf worden steeds kritischer bekeken en zijn onderworpen aan juridische uitdagingen door zowel overheidsinstanties als particuliere actoren. Daarom is het voor organisaties die DEI-initiatieven ondersteunen van cruciaal belang om inzicht te hebben in het huidige DEI-klimaat en de toepasselijke wetgeving. DEI richt zich op het wegnemen van belemmeringen voor iedereen om de doelstellingen van eerlijke behandeling te bereiken, wat zou moeten leiden tot een bredere demografische samenstelling van een organisatie. De huidige regering van het Witte Huis, met als verklaard doel te zorgen voor een eerlijke behandeling en gelijke bescherming van alle mensen, heeft bepaalde eerdere uitvoeringsbesluiten ingetrokken of beperkt en beleid tegen "illegale" DEI afgekondigd, maar heeft niet gedefinieerd wat "illegale DEI" inhoudt. Als gevolg daarvan hebben veel universiteiten en bedrijven die afhankelijk zijn van federale financiering hun inspanningen teruggeschroefd uit angst dat de regering de initiatieven van hun organisatie als "illegaal" zou kunnen beschouwen. U kunt echter op uw website verwijzen naar DEI-initiatieven die aan de wet voldoen en niet in strijd zijn met de doelstelling van de huidige regering om iedereen een eerlijke behandeling en gelijke bescherming te bieden.

Het is niet illegaal voor universiteiten en bedrijven om prioriteit te geven aan het vergroten van diversiteit. Diversiteit moet echter worden opgevat als inclusief voor alle rassen, geslachten en achtergronden en moet kansen bieden aan iedereen, in plaats van kortzichtig te worden geïnterpreteerd. Noch het intrekken van uitvoeringsbesluiten van vorige regeringen, noch het uitvaardigen van nieuwe uitvoeringsbesluiten door de huidige regering geeft werkgevers en bedrijven het recht om te discrimineren. Discriminatie van iemand op basis van een onveranderlijk kenmerk (zoals ras) is illegaal. Alleen het Congres kan de huidige federale wetgeving intrekken. Geen van de huidige burgerrechtenwetten is aangetast, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de wetten die zijn aangenomen na de Burgeroorlog en tijdens de burgerrechtenbeweging van de jaren zestig (bijvoorbeeld sectie 1981 van de Civil Rights Act van 1866 en titel VII van de Civil Rights Act van 1964, die beide nog steeds van kracht zijn). Raadpleeg dus uw advocaat en blijf u aan de wet houden.

Belangrijke overwegingen met betrekking tot de huidige stand van de wetgeving

Executive Order 14151 (Beëindiging van radicale en verspillende DEI-programma's en voorkeursbehandeling door de overheid) ("EO 14151”). Op 20 januari 2025 publiceerde de huidige regering EO 14151, waarmee EO 13985, een uitvoerend besluit uit het Biden-tijdperk met de titel "Bevordering van rassengelijkheid en ondersteuning van achtergestelde gemeenschappen door de federale overheid", werd ingetrokken. EO 13985 verplichtte federale instanties en departementen om "Equity Action Plans" (actieplannen voor gelijkheid) te implementeren om belemmeringen voor gelijke deelname aan en toegang tot federale uitkeringen en diensten, belemmeringen voor het profiteren van aanbestedings- en contractprogramma's van federale instanties en andere overheidsprogramma's te identificeren en weg te nemen. EO 14151 beëindigt de verplichting voor federale instanties om deze plannen op te stellen en in te dienen. EO 14151 verplicht federale instanties ook om alle "gelijkheidsgerelateerde" subsidies of contracten te beëindigen die bedoeld waren om de instanties te helpen bij het behalen van hun DEI-doelstellingen en alle DEI- of DEIA-prestatie-eisen voor werknemers, aannemers of begunstigden. Bepaalde aspecten van EO 14151 zijn onderworpen aan lopende rechtszaken, die nauwlettend in de gaten moeten worden gehouden. U kunt hier de hoogtepunten van enkele van de lopende rechtszaken lezen.

Executive Order 14173 (Beëindiging van illegale discriminatie en herstel van op verdiensten gebaseerde kansen) ("EO 14173”). Op 21 januari 2025 publiceerde de huidige regering EO 14173, waarmee EO 11246 (een 60 jaar oude richtlijn uit het tijdperk van de burgerrechten, ondertekend door president Lyndon B. Johnson) werd ingetrokken. EO 11246 (en de daaropvolgende wijzigingen door middel van aanvullende uitvoeringsbesluiten) verplichtte federale aannemers en onderaannemers om zich te onthouden van discriminatie bij aanwerving, promotie, beloning en werkgelegenheidspraktijken op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit en nationale afkomst. EO 11246 verplichtte die aannemers ook om positieve actie te ondernemen ten gunste van vrouwen en minderheden. EO 14173 schaft alle verplichtingen inzake positieve discriminatie ten aanzien van vrouwen en minderheden af en verplicht federale aannemers en onderaannemers om te "verklaren" dat zij "geen programma's uitvoeren ter bevordering van DEI die in strijd zijn met de toepasselijke federale antidiscriminatiewetten". EO 14173 is momenteel onderwerp van een lopende rechtszaak, die nauwlettend moet worden gevolgd. Werkgevers moeten er rekening mee houden dat Titel VII van de Civil Rights Act van 1964 nog steeds van kracht is en moeten ervoor zorgen dat zij voldoen aan de daarin opgenomen vereisten inzake gelijke kansen op werk. Hier vindt u een meer gedetailleerde uiteenzetting van EO 14173.

De huidige regering heeft verklaard dat zij zich aan de wet zal blijven houden. Federale wetgeving, zoals Titel VII, verbiedt (tenzij er een duidelijk bewijs van historische ongelijke behandeling kan worden aangetoond) "positieve discriminatie" en, bij uitbreiding, DEI-programma's die voordelen bieden aan personen op basis van ras, geslacht of andere onveranderlijke kenmerken. De richtlijnen die zijn gepubliceerd door de Equal Employment Opportunity Commission stellen dat discriminatie op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht of nationale afkomst in strijd is met Titel VII (zoals vermeld in de zaak McDonald v. Santa Fe Trail Transportation Co. van het Hooggerechtshof, 427 U.S. 273, 12 EPD (1976)). Raadpleeg altijd een arbeidsrechtadvocaat voor meer informatie over hoe uw bedrijf op legale wijze gelijke kansen kan bevorderen op uw website.

Belangrijkste overwegingen: Toepasselijk/geldend recht

Artikel 1981 van de Civil Rights Act van 1866. Alle personen die onder de jurisdictie van de Verenigde Staten vallen, hebben in elke staat en elk territorium hetzelfde recht om contracten te sluiten en af te dwingen, een rechtszaak aan te spannen, partij te zijn, bewijs te leveren en dezelfde volledige en gelijke voordelen te genieten van alle wetten en procedures voor de veiligheid van personen en eigendommen als blanke burgers, en zijn onderworpen aan dezelfde straffen, boetes, belastingen, vergunningen en heffingen van welke aard dan ook, en aan geen andere. De toepassing van de wet beschermt alle personen tegen discriminatie bij het sluiten van contracten op grond van ras.

Titel VII van de Civil Rights Act van 1964 verbiedt discriminatie op grond van ras, huidskleur, religie, geslacht (inclusief zwangerschap) en nationale afkomst. Het geeft werknemers het recht om hun werkgevers aan te klagen wegens overtreding van de wet. Titel VII is breder dan sectie 1981 (hierboven genoemd) en blijft de belangrijkste antidiscriminatiewet op het gebied van werkgelegenheid in de Verenigde Staten.

Het concept van quota (d.w.z. het vaststellen van een aantal personen van een bepaald ras voor tewerkstelling of inschrijving) is al enige tijd expliciet verboden onder de federale wetgeving. Het concept dat quota in verband brengt met illegaal gedrag werd verder benadrukt in EO 14173. Daarom mag geen enkel DEI-initiatief quota aanmoedigen of daarop gebaseerd zijn.

De volgende aanbevelingen zijn het overwegen waard:

Missiedoelstellingen

Focus op het wegnemen van barrières en het creëren van kansen voor iedereen. 'Inclusie' is een hoeksteen van DEI, en wanneer je barrières wegneemt, is de kans veel groter dat je iedereen betrekt – of het nu gaat om besluitvorming of het nemen van maatregelen om organisatorische prioriteiten te bevorderen.
Wanneer u zich richt op diversiteit, benadruk dan dat u op uw website streeft naar diversiteit in standpunten met betrekking tot het primaire onderwerp. Het doel van DEI is niet alleen om een breed spectrum aan rassen en etnische groepen te hebben, maar ook om verschillende standpunten en perspectieven te hebben, die vaak voortkomen uit verschillen tussen individuen (of dat nu te wijten is aan de omgeving of aan andere factoren, zoals het verschil tussen stad en platteland, eerste generatie studenten of economisch achtergestelden). U moet ook aangeven hoe uw DEI-inspanningen belemmeringen voor toegang en succes voor uw doelgroep wegnemen.
DEI-inspanningen en -initiatieven moeten erop gericht zijn ervoor te zorgen dat de systemen, het beleid en de processen van de organisatie doelgericht, rechtvaardig en eerlijk zijn en zo zijn gestructureerd dat vooroordelen tot een minimum worden beperkt. Een systeemgerichte aanpak helpt iedereen, maar draagt ook in hoge mate bij aan het dichten van kloven en het wegnemen van belemmeringen voor de meest gemarginaliseerde groepen. Op deze manier ligt de focus op het macro-niveau en niet op specifieke programma's, die, als ze niet voor iedereen toegankelijk zijn, in strijd kunnen zijn met de antidiscriminatiewetgeving.

Aanvraagprocedure

Als u op uw website een aanvraagformulier voor toelating, beurzen of studietoelagen heeft, vraag de aanvrager dan om uit te leggen hoe hij/zij van plan is om [voeg uw diversiteitscriteria in] verandering in de VS te bewerkstelligen en/of hoe hij/zij zich mogelijk gediscrimineerd heeft gevoeld in verband met het doel van de aanvraag. Vraag niet naar informatie over de onveranderlijke kenmerken van een bepaalde aanvrager en baseer uw selectie of toekenning niet op deze informatie.
Vraag sollicitanten om hun individuele, historische omstandigheden te bespreken en hoe deze hun huidige situatie hebben beïnvloed, in plaats van dat uw bedrijf, universiteit of organisatie aannames doet over historische omstandigheden op basis van onveranderlijke kenmerken. Deze stap werkt in het voordeel van uw organisatie, omdat het een dieper inzicht geeft in de individuele omstandigheden van een sollicitant en geen aannames doet op basis van onveranderlijke kenmerken, wat de hoeksteen is van illegale discriminatie.

Gebruik van taal

Bedenk hoe de naam van uw organisatie uw bereik kan helpen of hinderen. Affiniteitsgroepen moeten bijvoorbeeld altijd voor iedereen openstaan. Veel affiniteitsgroepen gebruiken echter een onveranderlijk kenmerk in hun naam (bijvoorbeeld Black Law Students Affinity Group). Door op meerdere pagina's van uw website en in uw aanmeldingsmateriaal te vermelden dat de affiniteitsgroep voor iedereen openstaat, kunt u juridische risico's verminderen. Vermelden dat een programma wordt gepresenteerd door "[Diversity X Organization]" is legaal, terwijl vermelden dat een programma "alleen" voor zwarte of blanke mensen is, dat niet is. Houd bij het bedenken van een naam voor een nieuwe organisatie rekening met de doelgroep die u wilt bereiken en hoe dit van invloed kan zijn op uw juridische risico's.
Onthoud dat diversiteit in ideeën en benaderingen groter is wanneer iedereen lid kan worden van een organisatie, ongeacht onveranderlijke kenmerken (zoals ras of etniciteit).
Vermeld op uw website dat de sollicitatieprocedure "voor iedereen openstaat", onder meer door dit feit te benadrukken en door te vermelden dat de procedure gelijke kansen biedt aan iedereen, ongeacht ras, religie, geslacht enz.
Voor sommige compliance-initiatieven wordt DEI gebruikt als overkoepelende term voor complianceverplichtingen die worden gecontroleerd door personeelsafdelingen. Zo zijn werkgevers en openbare accommodaties volgens de Americans with Disabilities Act verplicht om ervoor te zorgen dat personen met een handicap toegang hebben tot gebouwen en middelen, en dat belemmeringen en beperkingen voor succesvol werken of toegang tot openbare locaties worden weggenomen. Sommige bedrijven zijn deze acties gaan groeperen en ze holistisch als DEI gaan bestempelen. Als u vindt dat de term "DEI" te controversieel is geworden, overweeg dan om voor het beleid een meer beschrijvende formulering te gebruiken, zoals "het succes verbeteren" of "barrières wegnemen" en dergelijke.

Tot slot spreekt het voor zich: houd u aan de wet. Als u vragen heeft over wat legaal of problematisch is, raadpleeg dan een advocaat en houd er rekening mee dat de wetten in uw rechtsgebied en nieuwe uitvoeringsbesluiten voortdurend veranderen.

Als u vragen hebt over DEI-compliance, neem dan contact op met de auteurs of uw advocaat bij Foley & Lardner.