Basisinformatie over arbeidsvoorwaarden – Wanneer een werknemer arbeidsongeschikt raakt: een informatiegids voor HR- en arbeidsvoorwaardenprofessionals

Wanneer een werknemer arbeidsongeschikt raakt, rijzen er allerlei vragen over het recht van die werknemer op een vergoeding en uitkeringen. Als medewerker van de personeels- of personeelsbeloningsafdeling van uw bedrijf zullen werknemers en hun families vaak naar u kijken om hen te helpen begrijpen wat de gevolgen zijn van arbeidsongeschiktheid voor de uitkeringen en vergoedingen van de werknemer in wat voor hen vaak een stressvolle periode is. Deze gids biedt een hoogwaardige referentiebron, in een plan-voor-plan-formaat, over hoe u elke vorm van vergoeding of uitkering moet aanpakken wanneer een werknemer arbeidsongeschikt raakt, en geeft enkele praktische tips over kwesties rond werknemersuitkeringen die aan de orde kunnen komen bij het beheer van de vergoedingen en uitkeringen van uw bedrijf voor een arbeidsongeschikte werknemer.

De informatie in deze gids is algemeen van aard en is niet bedoeld om alle voordelen of belastingkwesties te behandelen die zich kunnen voordoen bij het omgaan met een gehandicapte werknemer, noch alle nuances die kunnen ontstaan bij het overwegen van de gehandicapte werknemer of de specifieke kenmerken van de arbeidsvoorwaarden van uw bedrijf. Bovendien zijn alle fiscale of andere regels die in deze gids worden beschreven, actueel op de datum van deze gids en houdt dit niet in dat de beschreven regels de enige regels (fiscaal of anderszins) zijn die van toepassing kunnen zijn en die aan verandering onderhevig zijn. Daarom raden wij u altijd aan om uw interne of externe juridisch adviseur of andere belasting- of werknemersvoordelenadviseurs in te schakelen bij het behandelen van kwesties met betrekking tot vergoedingen en voordelen in verband met arbeidsongeschiktheid van werknemers.

Deze gids maakt deel uit van Foley's praktijk voor werknemersvoordelen en beloning van leidinggevenden "Benefits Basics" resource series—zie onze informatiegids voor belangrijke overwegingen met betrekking tot arbeidsvoorwaarden wanneer een werknemer overlijdt.

Een overzicht van de betekenis van handicap

Voordat we ingaan op kwesties met betrekking tot het beheer van de belonings- en secundaire arbeidsvoorwaarden van uw bedrijf, is het belangrijk om te weten dat niet alle handicaps op dezelfde manier worden gedefinieerd. Zo hanteert de Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA) niet één enkele definitie van handicap voor alle ERISA-regelingen. Afhankelijk van de specifieke regeling, het beleid of het programma in kwestie, kunt u in uw documenten meerdere definities van handicap aantreffen. Hier volgt een overzicht:

Wauw! Zoals u ziet, zijn er verschillende definities van handicap, die allemaal op de een of andere manier van elkaar verschillen. Dit betekent dat als iemand gehandicapt is, u de definitie van handicap in elk plan of elke individuele overeenkomst moet bekijken om te bepalen of de werknemer in aanmerking komt voor alle of slechts enkele van de bepalingen inzake handicap in dat plan of die overeenkomst.

Een best practice is om definities in plannen en overeenkomsten zoveel mogelijk te harmoniseren (behalve wanneer een wettelijk vereiste definitie dat niet toelaat). Dit zal de administratie aanzienlijk stroomlijnen.

Overweeg ten slotte, voor zover u daartoe in staat bent, om invaliditeit zodanig te definiëren dat u, de werkgever, kunt vertrouwen op de vaststelling van invaliditeit door een derde partij, zodat u niet zelf de vaststelling hoeft te doen, wat erg lastig kan zijn. Als u bijvoorbeeld invaliditeit kunt definiëren aan de hand van het feit of iemand recht heeft op een langdurige invaliditeitsuitkering of een SSA-beoordeling van invaliditeit heeft ontvangen, hoeft u alleen maar te vertrouwen op de beoordeling van die derde partij en hoeft u niet zelf de medische en beroepsgegevens van een werknemer te beoordelen.

Een korte opmerking over ERISA- versus NON-ERISA-regelingen

Het kan ingewikkeld zijn om te bepalen of een pensioenregeling onder ERISA valt. Hoewel de meest voorkomende algemene pensioen- en welzijnsregelingen van uw bedrijf, zoals 401(k)-regelingen, pensioenregelingen en medische, tandheelkundige, oogheelkundige of andere welzijnsvoorzieningen, hoogstwaarschijnlijk onder ERISA vallen, zijn er veel nuances in de regels die bepaalde pensioenregelingen vrijstellen, afhankelijk van hoe de regeling is gestructureerd. Deze kwestie komt vaak aan de orde bij bepaalde arbeidsongeschiktheids- of ontslagvergoedingen of -beleidsregels. Bonusprogramma's, uitgestelde compensatieregelingen of andere vrijwillige uitkeringen of loonpraktijken (die hieronder onder 'Kortdurende arbeidsongeschiktheid' nader worden besproken) vallen doorgaans niet onder de voorrangsregels van ERISA. Vanwege de complexiteit van deze regels kunt u, als u niet zeker weet of een uitkeringsprogramma een ERISA- of niet-ERISA-regeling is, het beste uw adviseurs voor uitkeringsregelingen raadplegen wanneer u besluit of u begunstigden wilt aanwijzen.

Praktische stappen die moeten worden genomen wanneer een werknemer arbeidsongeschikt raakt

Wie u erbij moet betrekken

De meeste arbeidsongeschiktheid van werknemers begint met een verzoek om verlof. In dat geval volgt u gewoon uw normale verlofprocedure, of dat nu betekent dat u contact opneemt met de interne HR-afdeling of de werknemer doorverwijst naar een externe verlofleverancier. Als de werknemer echter arbeidsongeschikt is en u het eerste telefoontje over de arbeidsongeschiktheid van een werknemer ontvangt van een familielid, is het van groot belang dat u onmiddellijk contact opneemt met de volgende personen binnen uw organisatie: het hoofd van de HR-afdeling van de businessunit van de werknemer (die op zijn beurt contact moet opnemen met de manager van de werknemer) en alle relevante leden van het team dat zich bezighoudt met personeelsbeloningen. Vanaf dat moment volgt u dezelfde verlofprocedures als in een niet-spoedeisende situatie, met dien verstande dat het familielid namens de werknemer kan optreden bij het invullen van de papieren en het verstrekken van alle benodigde informatie om verlof aan te vragen en eventuele beschikbare kortdurende arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, en om betalingsafspraken te maken voor eventuele gezondheids- en andere uitkeringen die tijdens de verlofperiode doorlopen.

Als de arbeidsongeschiktheid van de werknemer naar verwachting meer dan tijdelijk zal zijn en uw pensioenregeling uitkeringen bij arbeidsongeschiktheid of het ingaan van arbeidsongeschiktheid toestaat, dan moet u mogelijk informatie over de arbeidsongeschiktheid verstrekken aan de administrateur van uw regeling, zodat de werknemer in aanmerking komt voor uitkeringen uit hoofde van de regeling.

De informatie die u nodig hebt

De arbeidsongeschiktheid van een werknemer begint vaak met een verzoek om verlof wegens letsel, ziekte of een medische aandoening. In die gevallen moet u het normale verlofbeleid van uw bedrijf volgen, of dat nu een intern proces is of wordt uitgevoerd door een derde partij die verlof en/of STD-uitkeringen beheert. Dit houdt doorgaans in dat de werknemer een aanvraagformulier invult en, indien nodig, documentatie ter ondersteuning van de aanvraag verstrekt, zoals medische dossiers en een brief van de arts van de werknemer. Als de arbeidsongeschiktheid van de werknemer begint met een meer urgente situatie, zoals een ongeval of een plotselinge ziekte, dan moet u mogelijk samenwerken met een familielid van de werknemer om een verzoek om verlof of STD-uitkeringen te verwerken en de benodigde informatie te verzamelen.

U of uw verlofleverancier moet ook de gevolgen van het verlof voor de werknemersvoordelen communiceren. Zoals hieronder nader wordt besproken, moet u de werknemer de mogelijkheid bieden om tijdens een verlof dat onder de Family Medical Leave Act (FMLA) valt, de voordelen van de collectieve ziektekostenverzekering, zoals medische, tandheelkundige en oogheelkundige zorg en flexibele uitgaven voor medische kosten, voort te zetten. Voor andere soorten verlof en soorten voordelen hangt de voortzetting van de voordelen af van de voorwaarden van het toepasselijke beleid of plan. Als u de werknemer de mogelijkheid biedt om tijdens het verlof alle of een deel van zijn of haar gekozen voordelen op te zeggen, dan moet u die keuzes bij de werknemer verzamelen via keuzeformulieren of een online systeem. Als het verlof betaald wordt, kunnen de inhoudingen voor voordelen doorgaans worden voortgezet op basis van het verlofloon. Als het verlof onbetaald is (bijv. geen STD of andere verlofuitkering) en de werknemer tijdens het verlof medische en andere uitkeringen wil voortzetten, moet u de werknemer ook informatie verstrekken over hoe hij voor die uitkeringen moet betalen als hij ervoor kiest ze voort te zetten. Als u kiest voor directe betaling (in tegenstelling tot bijvoorbeeld betaling bij terugkeer op het werk), dan moet u of uw leverancier het adres of e-mailadres voor facturen verifiëren en ACH-gegevens verkrijgen wanneer elektronische betaling wordt aangeboden of vereist, en die gegevens aan de salarisadministratie verstrekken.

U moet ook nagaan in welke pensioenregelingen of -programma's de werknemer was ingeschreven of op basis waarvan hij anderszins een opgebouwd pensioen had, en of de werknemer individuele overeenkomsten met het bedrijf had (zoals aandelenopties, arbeidsovereenkomsten, werknemersleningen, enz.) en ervoor zorgen dat u kopieën van al deze documenten hebt. Deze informatie kan afkomstig zijn uit interne HR-dossiers of van externe pensioenbeheerders of leveranciers. U moet ook nagaan of u voor een van deze regelingen zelf een beslissing over arbeidsongeschiktheid moet nemen of dat deze beslissing door een derde partij wordt genomen.

Zoals hieronder nader wordt besproken, kunt u, als de arbeidsongeschiktheid van de werknemer langer duurt dan een STD-periode (doorgaans maximaal zes maanden, afhankelijk van de voorwaarden van uw STD-programma), een arbeidsongeschiktheidsverklaring ontvangen van een verzekeraar voor langdurige arbeidsongeschiktheid of de Social Security Administration (sociale zekerheidsdienst) en het bedrijfsbeleid volgen om het dienstverband van de werknemer op het juiste moment te beëindigen.

Een korte opmerking over HIPAA

We horen vaak van klanten die zich zorgen maken over HIPAA tijdens het verlofproces, omdat ze bang zijn dat ze de informatie die nodig is om een verlof- of STD-uitkering aan te vragen te verwerken en goed te keuren, niet mogen verzamelen of opslaan, of omdat de werknemer of familieleden van de werknemer wijzen op een HIPAA-probleem met het verstrekken van de gevraagde informatie. HIPAA is niet van toepassing op verlof- of STD-uitkeringsprogramma's, noch is het van toepassing wanneer een werknemer u medische informatie verstrekt, hetzij rechtstreeks, hetzij via een machtiging voor een zorgverlener om u de medische informatie van de werknemer toe te sturen. Ongeacht of HIPAA van toepassing is, moet u de toegang tot de medische informatie van een werknemer echter altijd beperken tot alleen leden van HR of uitkeringsinstanties die toegang tot dergelijke informatie moeten hebben om een verlof- of STD-aanvraag te verwerken, en moet u dergelijke informatie altijd veilig opslaan. Als u een externe leverancier inschakelt voor de verwerking van verlof- of STD-uitkeringen, moet u ervoor zorgen dat uw contract met die leverancier hem verplicht om de informatie van de werknemer te beschermen.

Contante en aandelenregelingen

Overzicht

Wanneer een werknemer arbeidsongeschikt raakt, moeten verschillende compensatieprogramma's worden overwogen. Ten eerste is het belangrijk dat u alle contante en aandelencompensaties in kaart brengt die verschuldigd zijn of kunnen worden met betrekking tot de arbeidsongeschikte werknemer. Bijvoorbeeld:

• Valt de werknemer onder een jaarlijkse of langetermijnbonusregeling?
• Neemt de werknemer deel aan een commissieprogramma?
• Heeft de werknemer een geldige arbeidsovereenkomst?
• Heeft de gehandicapte werknemer aandelenopties of beperkte aandelenunits?

Ten tweede, nadat u alle overeenkomsten, beleidsregels en afspraken hebt geïdentificeerd op grond waarvan contante of aandelencompensatie verschuldigd kan zijn, moet u bepalen of er speciale bepalingen van toepassing zijn op een gehandicapte werknemer, waarbij u goed moet letten op de vraag of de rechten uitsluitend ontstaan omdat de persoon gehandicapt is geraakt, of alleen bij beëindiging van het dienstverband als gevolg van die handicap.

Typische bepalingen (inclusief één valkuil):

Recht op bonussen en aandelenbeloningen. Voor contante bonusprogramma's moet u de voorwaarden van de documenten doornemen om te bepalen wat er gebeurt bij arbeidsongeschiktheid. Bonusregelingen worden vaak automatisch uitbetaald bij arbeidsongeschiktheid (of beëindiging wegens arbeidsongeschiktheid) of voorzien in uitbetaling aan het einde van de prestatieperiode op basis van het niveau van de daadwerkelijk behaalde prestaties, hetzij op pro rata basis, hetzij volledig.

Voor alle soorten aandelenbeloningen wordt in het toepasselijke plan of de beloningsovereenkomst gespecificeerd wat er met de beloningen gebeurt wanneer de werknemer arbeidsongeschikt raakt. Net als bij contante bonusregelingen worden aandelenbeloningen bij arbeidsongeschiktheid (of beëindiging van het dienstverband wegens arbeidsongeschiktheid) automatisch of op pro rata basis onvoorwaardelijk. Voor aandelenbeloningen die afhankelijk zijn van prestatiedoelen, kan in de beloning worden bepaald dat de prestaties als behaald worden beschouwd op het streefniveau, of kan worden bepaald dat de uitbetaling aan het einde van de prestatieperiode plaatsvindt op basis van het niveau van de daadwerkelijk behaalde prestaties, en op pro rata basis of volledig. Ten slotte is het voor aandelenopties heel gebruikelijk dat een werknemer na beëindiging van het dienstverband wegens arbeidsongeschiktheid een verlengde periode krijgt om zijn opties uit te oefenen.

Als de arbeidsongeschikte werknemer een 'incentive stock option' (ook wel ISO genoemd) heeft, een soort optie die de werknemer een gunstige fiscale behandeling kan opleveren, moet de werknemer bij een normale beëindiging van het dienstverband de ISO binnen drie maanden na beëindiging uitoefenen als een van de voorwaarden voor het verkrijgen van een gunstige fiscale behandeling. Bij beëindiging wegens arbeidsongeschiktheid verlengt de Internal Revenue Code deze termijn echter tot één jaar na de beëindiging. (Wat zijn de andere voorwaarden om een gunstige fiscale behandeling te verkrijgen? – De werknemer moet de aandelen die hij bij uitoefening van de ISO heeft verworven, gedurende één jaar vanaf de datum van uitoefening en twee jaar vanaf de toekenningsdatum aanhouden. Deze vereiste houdperiode verandert niet voor werknemers met een handicap.)

Soms wordt in een arbeidsovereenkomst ook beschreven wat er gebeurt met bonussen of aandelenbeloningen bij arbeidsongeschiktheid of beëindiging van het dienstverband wegens arbeidsongeschiktheid. Ook deze bepalingen moeten worden bekeken.

Er is één addertje onder het gras dat vaak voorkomt bij dit soort regelingen. Wanneer er sprake is van een pro rata bonus of beloning, geldt de pro rata-regeling vaak tot het moment van beëindiging van het dienstverband wegens arbeidsongeschiktheid, en niet tot de ingangsdatum van het arbeidsongeschiktheidsverlof. Dit komt vaak als een verrassing voor werkgevers, vooral voor werkgevers die geen robuust proces hebben opgezet in het kader van de American with Disabilities Act (ADA) om in een interactief proces te bepalen wanneer beëindiging van het dienstverband gepast is.[1] We zien dat dergelijke werkgevers gehandicapte werknemers vaak gedurende een zeer lange periode als 'werknemers' aanhouden. Als het gaat om het pro rata berekenen van een bonus of beloning, profiteert de werknemer dus van een zeer lange pro rata-periode, met als gevolg dat hij uiteindelijk de volledige beloning ontvangt omdat zijn beëindiging van het dienstverband helemaal niet plaatsvindt tijdens de bonus- of aandelenbeloningsperiode of de prestatieperiode. Wanneer dit aan het licht komt, hebben we gemerkt dat de meeste werkgevers het een goed idee vinden om te verdelen over de periode tot het einde van het STD-verlof van de werknemer, dat normaal gesproken niet langer dan zes maanden duurt. Deze regel 'straft' een werknemer die kortdurend verlof moet opnemen niet, maar zorgt ook niet voor een meevaller voor werknemers met een ernstigere handicap die uiteindelijk nooit meer aan het werk kunnen. Er zit een nadeel aan dit soort pro-rata-bepalingen: veel werkgevers hebben geen systemen om automatisch te meten wanneer STD afloopt. Dus welke pro-rata-regels u ook hanteert, het is belangrijk om na te gaan of uw HRIS is ingesteld om de regels die u implementeert te verwerken, of dat er een handmatig controle- en implementatieproces nodig is.

Recht op ontslagvergoeding. Vaak voorziet de arbeidsovereenkomst van een leidinggevende in een ontslagvergoeding als het dienstverband wordt beëindigd vanwege arbeidsongeschiktheid. Let goed op dit soort bepalingen, want soms moet er een bepaalde procedure worden doorlopen voordat het bedrijf het dienstverband van de leidinggevende kan beëindigen, bijvoorbeeld dat de volledige raad van bestuur moet vaststellen dat er sprake is van arbeidsongeschiktheid, of dat de arbeidsongeschiktheid moet worden vastgesteld door een externe arts. Als uw overeenkomsten deze bepalingen bevatten, controleer dan of uw langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekering een soort compensatie voor deze uitkeringen biedt, zodat u de ontslagnemende leidinggevende kunt waarschuwen voor de gevolgen die de ontslagvergoeding zal hebben voor zijn of haar LTD-uitkeringen.

Pensioenregelingen

Gekwalificeerde pensioenregelingen

401(k) en andere soorten toegezegde-bijdrageregelingen. 401(k)-regelingen zijn de meest voorkomende pensioenuitkering die werkgevers aan hun werknemers aanbieden. Hoewel dit niet verplicht is, staan 401(k)-regelingen werknemers vaak toe om bij arbeidsongeschiktheid een deel of het geheel van hun verworven saldo op te nemen. Wij raden aan om dit soort bepalingen op te nemen in regelingen die worden gesponsord door werkgevers die, zoals hierboven vermeld, doorgaans nooit maatregelen nemen om het dienstverband van een arbeidsongeschikte werknemer te beëindigen. Door de opname bij arbeidsongeschiktheid toe te staan, kan de werknemer bij behoefte over zijn of haar rekeningsaldo beschikken, zelfs als de werkgever het dienstverband niet heeft beëindigd.

Andere zaken waarmee rekening moet worden gehouden bij 401(k)-regelingen zijn:

• Welke soorten arbeidsongeschiktheidsuitkeringen kan een werknemer uitstellen? Als het plan bijvoorbeeld alle W-2-uitkeringen van de werknemer als compensatie definieert, werkt dat prima zolang de arbeidsongeschiktheidsuitkering uit de loonlijst van de werkgever wordt betaald. Maar hoe werkt dat in de praktijk als de uitkering door een derde partij wordt betaald, zoals een STD-beheerder of een LTD-verzekeraar? In dat geval moet ofwel de definitie van het plan worden herzien om te verduidelijken dat het alleen om vergoedingen gaat die rechtstreeks door de werkgever worden betaald, ofwel moeten de werkgever en de derde partij overleggen over de coördinatie en het delen van informatie over vergoedingen om uit te zoeken hoe een werknemer STD- of LTD-uitkeringen kan blijven uitstellen in het 401(k)-plan.
• Voorziet uw regeling in volledige onvoorwaardelijke toekenning bij beëindiging wegens arbeidsongeschiktheid? Hoewel dit wettelijk niet verplicht is, zien we dat dit bijna altijd het geval is.
• Als uw regeling vereist dat een werknemer op de laatste dag van het planjaar in dienst is of 1.000 diensturen heeft voltooid om in aanmerking te komen voor een werkgeversbijdrage voor dat jaar, geldt er dan een uitzondering op die regels voor een gehandicapte werknemer? Normaal gesproken zou dat het geval zijn, maar het is niet wettelijk verplicht.  

Pensioenregelingen. Hoewel pensioenregelingen met elk jaar dat voorbijgaat steeds schaarser worden, handhaven veel werkgevers ze nog steeds, ook al zijn de uitkeringen in het kader daarvan op dit moment bijna allemaal bevroren.

Als een gehandicapte werknemer die wordt ontslagen deelneemt aan een pensioenregeling, moet eerst worden nagegaan of de werknemer recht heeft op de uitkering uit de regeling en, zo niet, of de regeling in dat geval voorziet in volledige verwerving van rechten. Net als bij 401(k)-regelingen zien we dat pensioenregelingen vaak volledige rechten toekennen aan deelnemers die vanwege een handicap worden ontslagen. Zelfs als de regeling in deze situatie geen volledige onvoorwaardelijke aanspraak biedt, moet u in de voorwaarden van de regeling controleren wanneer de diensttijd voor onvoorwaardelijke aanspraak niet meer wordt meegeteld. Soms biedt een pensioenregeling gunstige regels voor het toekennen van diensttijd tijdens arbeidsongeschiktheidsverlof.

Het tweede punt dat u moet overwegen, is of het plan voorziet in een arbeidsongeschiktheidspensioen. Dit is wettelijk niet verplicht, dus veel plannen hebben geen bepaling inzake arbeidsongeschiktheidspensioen. Een arbeidsongeschiktheidspensioen stelt een ontslagen werknemer doorgaans in staat om onmiddellijk na beëindiging van het dienstverband met zijn pensioenuitkering te beginnen, zelfs als de werknemer de vervroegde of normale pensioenleeftijd, waarop de uitkering normaal gesproken zou ingaan, nog niet heeft bereikt. Een arbeidsongeschiktheidspensioen kan ook voorzien in een soort verbeterde uitkering, zoals een volledig pensioen zonder korting voor vervroegde ingang. Als een arbeidsongeschikte werknemer in aanmerking komt voor een arbeidsongeschiktheidspensioen, moet u hem of haar hiervan op de hoogte stellen, zodat hij of zij desgewenst de uitkering kan aanvragen.

ERISA-claims en beroepsprocedures. ERISA heeft specifieke claims en beroepsprocedures voor arbeidsongeschiktheidsregelingen die een reeks vereisten opleggen aan beheerders van dergelijke regelingen. Belangrijk is dat deze voorschriften ook van toepassing zijn op pensioenregelingen waarin een of andere arbeidsongeschiktheidsbepaling is opgenomen en waarin staat dat de beheerder zelf moet bepalen of er sprake is van arbeidsongeschiktheid, in plaats van zich te baseren op een derde partij, zoals de SSA of een LTD-verzekeraar. Om deze vereisten, die veel beheerders van regelingen als belastend ervaren, te vermijden, kunt u overwegen uw pensioenregelingen aan te passen om elk concept van door de beheerder van de regeling vastgestelde arbeidsongeschiktheid te schrappen, waarbij u rekening moet houden met de volgende punten:

• Voor alle gekwalificeerde regelingen mag de nieuwe definitie van arbeidsongeschiktheid geen nadelige gevolgen hebben voor de regels inzake onvoorwaardelijke toekenning voor deelnemers. Met andere woorden, als de regeling voorziet in onvoorwaardelijke toekenning bij beëindiging wegens arbeidsongeschiktheid, mag de nieuwe definitie van arbeidsongeschiktheid niet strenger zijn dan de vorige.
• Voor 401(k)- en andere toegezegde-bijdrageregelingen mag de nieuwe wijziging niet leiden tot een beperking van een beschermde uitkering, recht of voorziening. Als de regeling bijvoorbeeld een opname bij arbeidsongeschiktheid toestaat, mag de nieuwe definitie van arbeidsongeschiktheid niet strenger zijn dan de vorige, zodat het recht van de betrokkene op opname niet wordt aangetast.
• Bij toegezegd-pensioenregelingen wordt een arbeidsongeschiktheidspensioen doorgaans niet beschouwd als onderdeel van de opgebouwde pensioenrechten. Dit betekent dat u een toegezegd-pensioenregeling kunt wijzigen om arbeidsongeschiktheidspensioen volledig te schrappen, indien u dat wenst. Daarom bent u ook vrij om de criteria voor het in aanmerking komen voor een arbeidsongeschiktheidspensioen te wijzigen, bijvoorbeeld door arbeidsongeschiktheid opnieuw te definiëren en een SSA-beoordeling verplicht te stellen.

Uiteraard moet u, als het plan ook voor vakbondsleden geldt, ook overwegen of deze wijzigingen onderhandelingen met de vakbond vereisen.

Welzijnsplannen

Kortdurende arbeidsongeschiktheid. De meeste regelingen voor kortdurende arbeidsongeschiktheid zijn loonpraktijken, waarbij de werkgever gewoon het volledige of een deel van het salaris of uurloon van de werknemer blijft doorbetalen terwijl de werknemer met arbeidsongeschiktheidsverlof is, meestal voor een periode van 90 dagen tot zes maanden. Het is natuurlijk van cruciaal belang dat u ervoor zorgt dat een werknemer (of een familielid dat hem of haar verzorgt) op de hoogte is van zijn of haar rechten op uitkeringen uit hoofde van de STD-regeling.

U moet rekening houden met de invloed van staatswetgeving op het ontwerp en de werking van het STD-programma. Een wet in Wisconsin staat bijvoorbeeld toe dat een werknemer die onbetaald zwangerschaps- of vaderschapsverlof opneemt, betaald verlof dat anders om andere redenen beschikbaar zou zijn, 'vervangt' door dergelijk onbetaald verlof. Met andere woorden, de werknemer kan zijn STD-betaald verlof gebruiken om tijdens zijn zwangerschaps- of vaderschapsverlof door te gaan met het ontvangen van salaris, zelfs als de persoon anders niet als arbeidsongeschikt wordt beschouwd. Zie Wis. Stat. 103.10(5)(b). Bovendien hebben veel staten en zelfs lokale overheden verplicht betaald arbeidsongeschiktheidsverlof. Als u werknemers in die locaties heeft, moet u overwegen hoe u deze verplichte verlofregelingen kunt coördineren met uw STD-programma. Als u bijvoorbeeld premie betaalt aan een staatsfonds voor arbeidsongeschiktheid in New York, dan wilt u misschien werknemers in New York uitsluiten van uw STD-programma, voor zover de wet dat toestaat.

Het is belangrijk om op te merken dat STD-programma's op basis van loonadministratie niet onder ERISA vallen, wat betekent dat ze niet genieten van bepaalde beschermingen die ERISA biedt, zoals de verplichting voor een werknemer om eerst alle claim- en beroepsprocedures van het plan te doorlopen alvorens een rechtszaak aan te spannen, en de beperking van schadevergoeding tot de uitkeringen van het plan en, in sommige gevallen, de advocatenkosten van de werknemer. Aan de andere kant vallen volledig verzekerde STD-regelingen wel onder ERISA en genieten ze dus de voordelen die ERISA biedt, evenals de verplichtingen, zoals de verplichting om een beknopte beschrijving van de regeling te verstrekken.

Langdurige arbeidsongeschiktheid. LTD-programma's zijn doorgaans volledig verzekerd, wat betekent dat de werkgever alleen verplicht is ervoor te zorgen dat de werknemer, indien deze onder het programma valt, weet hoe hij een verzekering moet aanvragen, en alle informatie te verstrekken die de LTD-verzekeraar nodig heeft om een beslissing te nemen over de arbeidsongeschiktheid en om het bedrag van de uitkering te bepalen op grond van de voorwaarden van de polis.

Het probleem met dit soort programma's is dat werkgevers, onder het mom van behulpzaamheid, deelnemers niet toestaan om een uitkering aan te vragen, of hen actief ontmoedigen om dat te doen. Een werkgever mag dit nooit doen, zelfs als hij er vrijwel zeker van is dat de verzekeraar de aanvraag zal afwijzen. ERISA geeft werknemers die onder een verzekeringspolis vallen het recht om een uitkering aan te vragen. Hoewel het prima is dat een werkgever de verwachtingen van de werknemer bijstelt, mag een werkgever een deelnemer aan een regeling nooit beletten om een uitkering aan te vragen in het kader van een ERISA-regeling.

De fiscale behandeling van langdurige arbeidsongeschiktheidsuitkeringen hangt af van hoe de premies voor de dekking aan de werknemer werden belast:

• Voor zover de werknemer zijn of haar verzekeringspremies voor LTD-dekking met na belasting betaalde dollars heeft betaald, of de bijdrage van de werkgever aan die premies als compensatie-inkomen op het W-2-formulier van de werknemer is opgenomen en dienovereenkomstig is belast, zijn de LTD-uitkeringen niet belastbaar.
• Voor zover de werknemer zijn of haar verzekeringspremies voor LTD-dekking met brutoloon heeft betaald, of de werkgeversbijdrage aan die premies niet als compensatie-inkomen voor de werknemer is opgenomen, zijn de LTD-uitkeringen belastbaar.

De meningen lopen uiteen over welke aanpak het beste is. Sommige werkgevers geven de voorkeur aan de eerste aanpak, zodat de uitkeringen, die doorgaans een verlaagd percentage van de vergoeding bedragen, bijvoorbeeld 60%, niet verder worden verlaagd voor belastingen. Anderen geven de voorkeur aan de tweede aanpak, die alle werknemers huidige belastinggeld bespaart en wellicht het meest waardevol is voor de groep als geheel, aangezien maar heel weinig werknemers daadwerkelijk gebruik zullen maken van de LTD-uitkeringen. En sommige werkgevers die die beslissing niet willen nemen, laten hun werknemers zelf kiezen hoe hun premies fiscaal worden behandeld.

Groepsgezondheidsplannen. U dient de voorwaarden van het plan (of de samenvatting van het plan) te controleren om te bepalen wat er gebeurt met de aanspraak op dekking van een werknemer wanneer deze met arbeidsongeschiktheidsverlof gaat. Sommige verzekeringen blijven dekking bieden tegen het tarief voor actieve werknemers tijdens de periode van STD-verlof, maar dat is niet wettelijk verplicht. Als het arbeidsongeschiktheidsverlof echter ook onder de federale Family Medical Leave Act (FMLA) valt, moet de werknemer tijdens dat FMLA-verlof tegen dezelfde voorwaarden als actieve werknemers (bijv. tegen het tarief voor actieve werknemers) aan de verzekering kunnen blijven deelnemen. Als de werknemer na het FMLA-verlof niet terugkeert naar zijn werk, kan de verzekering op dat moment de deelname beëindigen, hoewel COBRA (dat in de volgende alinea wordt besproken) dan zou worden aangeboden.[2] 

Als u onderworpen bent aan de federale COBRA-regels (over het algemeen zijn werkgevers met ten minste 20 werknemers onderworpen aan de federale COBRA) en als de werknemer zijn dekking verliest als gevolg van arbeidsongeschiktheid, wat in COBRA-termen een 'vermindering van het aantal uren' is, dan moet u de COBRA-beheerder over het algemeen binnen 30 dagen na de datum van het verlies van de dekking op de hoogte stellen van het verlies van de dekking van de werknemer. De COBRA-beheerder heeft vervolgens 14 dagen de tijd om het COBRA-keuzepakket naar de deelnemer en zijn of haar ingeschreven gezinsleden te sturen. Als u COBRA intern beheert, heeft u in totaal 44 dagen de tijd om het COBRA-keuzepakket te versturen. Houd er rekening mee dat een werknemer die met FMLA-verlof is, nooit een COBRA-gebeurtenis kan hebben tot na het verstrijken van het verlof, en dat COBRA moet worden aangeboden na het verstrijken van het verlof, zelfs als de werknemer ervoor heeft gekozen om de dekking tijdens een deel of het geheel van de FMLA-verlofperiode niet voort te zetten.

Houd er rekening mee dat de COBRA-vervolgdekking maximaal 18 maanden kan duren wanneer het verlies van de dekking het gevolg is van een vermindering van het aantal werkuren (zoals het opnemen van arbeidsongeschiktheidsverlof) of een beëindiging van het dienstverband. Die 18 maanden kunnen echter worden verlengd tot maximaal 29 maanden als:

• De SSA stelt vast dat de arbeidsongeschiktheid van de werknemer is begonnen op een willekeurig moment tot 60 dagen na de ingangsdatum van de COBRA-vervolgdekking.
• De werknemer (of een familielid) verstrekt de COBRA-beheerder uiterlijk aan het einde van de eerste 18 maanden van de COBRA-dekking een kopie van die SSA-beslissing. Bovendien moet de SSA-beslissing worden verstrekt binnen 60 dagen na (i) de datum van afgifte van de SSA-beslissingsbrief en (ii) de datum waarop de in aanmerking komende gebeurtenis plaatsvindt of, indien later, de datum waarop de dekking anders verloren zou zijn gegaan als gevolg van een dergelijke gebeurtenis. Deze termijnen gaan ervan uit dat de werknemer naar behoren in kennis is gesteld van zijn of haar recht om de COBRA-dekking te verlengen vanwege een SSA-arbeidsongeschiktheid; indien dit niet het geval is, wordt de termijn voor het verstrekken van kennisgeving van de SSA-beslissing verlengd tot 60 dagen nadat de werknemer zich bewust is geworden van dit recht.

De premies voor COBRA-dekking mogen gedurende de eerste 18 maanden van de dekking 102% van het volledige premiebedrag (zowel het werkgevers- als het werknemersdeel) bedragen. Als de arbeidsongeschiktheidsverlenging van toepassing is, kan de premie na afloop van de eerste 18 maanden van COBRA worden verhoogd tot 150% van het volledige premiebedrag.

Als u een kleine werkgever bent die niet onderworpen is aan de federale COBRA-regels, kunnen er nog steeds soortgelijke vereisten gelden onder een staatswet "mini-COBRA" waarvan u op de hoogte moet zijn. U mag er niet van uitgaan dat de verzekeraar de mini-COBRA-bepalingen van uw verzekeringspolis zal beheren; vaak leggen verzekeringspolissen bepaalde administratieve verplichtingen op aan de werkgever, zoals kennisgevingsverplichtingen.

Flexibele uitgavenrekeningen (FSA's). De meeste FSA's voor gezondheidszorg en FSA's voor zorg voor afhankelijke personen bepalen dat deelname eindigt wanneer de werknemer geen vergoeding meer ontvangt, hoewel FSA's voor gezondheidszorg de werknemer moeten toestaan om tijdens een FMLA-verlof deel te blijven nemen.

Voor de gezondheids-FSA moet COBRA-dekking worden aangeboden wanneer de werknemer niet langer in aanmerking komt vanwege een vermindering van het aantal uren (bijvoorbeeld vanwege arbeidsongeschiktheid) of beëindiging van het dienstverband. De meeste FSA's voor gezondheidszorg komen in aanmerking voor een beperkte COBRA-verplichting, waardoor een werkgever alleen COBRA-dekking aan de deelnemer kan aanbieden wanneer er te weinig is uitgegeven van de rekening van de deelnemer (over het algemeen is er op de datum van de COBRA-kwalificerende gebeurtenis meer geld bijgedragen dan er is terugbetaald) en alleen voor de rest van het planjaar.

Voor FSA's voor zorg voor afhankelijke personen is een veelgestelde vraag of kinderopvangkosten die zijn gemaakt terwijl de werknemer met arbeidsongeschiktheidsverlof is, in aanmerking komen voor vergoeding uit de FSA. Omdat de FSA voor zorg voor afhankelijke personen bedoeld is om in aanmerking komende kosten voor zorg voor afhankelijke personen te vergoeden, zodat de werknemer kan werken, kunnen kinderopvangkosten die zijn gemaakt terwijl de werknemer niet werkt, niet uit de rekening worden vergoed. Daarom kan de werknemer geen vergoeding krijgen voor kinderopvangkosten die zijn gemaakt tijdens zijn verlof. Dit is frustrerend voor zowel werkgevers als werknemers, omdat een werknemer die door een arbeidsongeschiktheid niet kan werken, vaak ook niet in staat is om thuis voor zijn kinderen te zorgen.

Niet-gekwalificeerde uitgestelde compensatieregelingen

Net als bij pensioenregelingen en 401(k)-regelingen is het eerste punt dat moet worden overwogen, of de persoon op het moment van arbeidsongeschiktheid recht had op de uitkering of het saldo van zijn of haar rekening, en zo niet, of de regeling voorziet in volledige toekenning bij arbeidsongeschiktheid of bij beëindiging wegens arbeidsongeschiktheid. Als een deel van het saldo of de uitkering niet is toegekend, moet dit worden verbeurd overeenkomstig de voorwaarden van de regeling.

Ervan uitgaande dat er een verworven saldo is, moet u controleren of het plan voorziet in een uitkering bij arbeidsongeschiktheid. Arbeidsongeschiktheid is een toegestane uitkeringsgrond volgens Internal Revenue Code Section 409A, die van toepassing is op de meeste soorten niet-gekwalificeerde uitgestelde compensatieplannen. Als alternatief kan het plan voorzien in een uitkering die ingaat (of begint) bij beëindiging van het dienstverband. Beëindiging van het dienstverband betekent over het algemeen de datum waarop het dienstverband van de werknemer afneemt tot minder dan 20% van zijn of haar eerdere dienstverband in de voorgaande 36 maanden. Er is echter een speciale regel in sectie 409A die bepaalt dat een werknemer met ziekteverlof gedurende de eerste zes maanden van het verlof (of een langere periode van tewerkstelling waarvoor de werknemer volgens de wet of een contract het recht heeft om terug te keren naar zijn werk) niet als beëindigd dienstverband wordt beschouwd, op voorwaarde dat redelijkerwijs kan worden verwacht dat de werknemer vóór het einde van die periode weer aan het werk gaat. Wanneer de persoon echter arbeidsongeschikt is in de zin van sectie 409A (zie het gedeelte 'Overzicht van de betekenis van arbeidsongeschiktheid' hierboven), kan het plan bepalen dat de beëindiging van het dienstverband wordt uitgesteld tot het einde van 29 maanden verlof, zelfs als niet wordt verwacht dat de werknemer weer aan het werk gaat. Veel niet-gekwalificeerde uitgestelde compensatieregelingen maken gebruik van deze 29-maandenverlofregel, maar werkgevers zijn vaak niet goed toegerust om dit vanuit HRIS-perspectief bij te houden.

Als werknemers uitstel van betaling aan het plan toepassen, moet u ook controleren of het plan de werknemer toestaat om bij het begin van de arbeidsongeschiktheid te stoppen met het toepassen van uitstel van betaling. Dit is een van de beperkte uitzonderingen op de normale regel in sectie 409A, die bepaalt dat keuzes voor uitstel van betaling onherroepelijk moeten zijn voor het hele planjaar.

Andere aandachtspunten

Vereiste Formulier 8-K. Over het algemeen leidt het ontslag van een CEO, CFO, COO, hoofd boekhouding of een andere benoemde leidinggevende van een beursgenoteerd bedrijf tot de verplichting om een actueel rapport in te dienen op Formulier 8-K bij de Securities and Exchange Commission (SEC). Deze vereiste geldt wanneer het dienstverband van een van de genoemde leidinggevenden wordt beëindigd als gevolg van arbeidsongeschiktheid. Het kan echter moeilijker zijn om te bepalen of openbaarmaking vereist is in het geval van een handicap of ziekte die een functionaris beperkt of arbeidsongeschikt maakt, maar niet leidt tot onmiddellijke beëindiging van het dienstverband. De SEC-medewerkers hebben geen specifieke richtlijnen voor deze situatie gegeven en zeggen alleen dat een "beëindiging" situaties omvat waarin de functionaris "zijn of haar taken en verantwoordelijkheden heeft verloren, zodat hij of zij niet langer in die functie functioneert". Bijgevolg moet elke handicap die leidt tot het opheffen of verminderen van de taken van een functionaris aanleiding geven tot een evaluatie van de vraag of de functionaris zijn of haar functie nog steeds uitoefent en van de materialiteit van de verandering voor de beleggers van de onderneming.

Sectie 16 Rapportage. De arbeidsongeschiktheid van een leidinggevende of de beëindiging van het dienstverband van de leidinggevende vanwege arbeidsongeschiktheid leidt over het algemeen alleen tot het indienen van een Formulier 4 voor zover de gebeurtenis leidt tot het vervallen van een aandelenbeloning, versnelde verwerving of afwikkeling van een op eenheden gebaseerde beloning (bijvoorbeeld restricted stock units of performance share units) of een belastinginhoudingsverplichting die wordt gedekt door inhouding of verkoop van aandelen. Bovendien moet elke transactie met betrekking tot de aandelen van de onderneming die wordt geïnitieerd na de arbeidsongeschiktheid van de leidinggevende, maar terwijl het dienstverband van de leidinggevende voortduurt (zoals bijvoorbeeld de uitoefening van een optie door de voogd van de leidinggevende), op dezelfde wijze worden gemeld als een transactie die door de leidinggevende wordt geïnitieerd. Transacties die worden geïnitieerd nadat het dienstverband van de leidinggevende is beëindigd wegens arbeidsongeschiktheid, hoeven daarentegen niet te worden gemeld, tenzij ze kunnen worden 'gekoppeld' aan een eerdere tegengestelde transactie (d.w.z. een verkoop als de transactie een aankoop is, of een aankoop als de transactie een verkoop is) die plaatsvond terwijl de leidinggevende nog in dienst was en binnen zes maanden na de tweede transactie. Als de gehandicapte leidinggevende (of zijn of haar voogd) vóór de beëindiging van het dienstverband een transactie heeft geïnitieerd die nog niet op een Form 4 of Form 5 is gemeld (bijvoorbeeld als de gehandicapte leidinggevende aandelen heeft verkocht op de dag vóór de beëindiging van zijn of haar dienstverband of eerder in het jaar aandelen heeft geschonken), dan bestaat er een verplichting om dergelijke transacties die vóór de beëindiging van het dienstverband van de leidinggevende hebben plaatsgevonden, tijdig te melden. De rapporten van de gehandicapte leidinggevende kunnen door de voogd van de leidinggevende worden ondertekend en bij de SEC worden ingediend. Ongeacht wie het rapport ondertekent en uitvoert, moet de gehandicapte leidinggevende als rapporterende persoon worden vermeld in vak 1 van het rapport, en moet de persoon die het rapport namens de gehandicapte leidinggevende uitvoert, het rapport ondertekenen in zijn of haar eigen naam, met vermelding van de hoedanigheid waarin hij of zij ondertekent.

Volmachten

Wanneer een gehandicapte werknemer niet in staat is om zijn persoonlijke of financiële zaken te regelen, kan hij een andere persoon (de 'gemachtigde') aanwijzen door middel van een volmacht (POA). De vertegenwoordiger mag namens de werknemer handelen voor zover dat is toegestaan volgens de voorwaarden van de POA. Als u een POA ontvangt, is het belangrijk om de staatswetgeving te controleren om te bepalen of (a) de POA geldig is en (b) de POA de handeling toestaat die de vertegenwoordiger wil uitvoeren. Sommige staatswetten kunnen bijvoorbeeld een vertegenwoordiger verbieden om een begunstigde aan te wijzen, tenzij de POA de vertegenwoordiger dat recht expliciet geeft. Als u vaststelt dat een POA geldig is, mag u instructies van de vertegenwoordiger opvolgen met betrekking tot zaken op het gebied van beloning en pensioenregelingen die binnen het bereik van de door de POA verleende bevoegdheid vallen.

[1] De vereisten van de American with Disabilities Act vallen buiten het bestek van dit artikel.

[2] De regels inzake uitkeringskeuzes en betalingsopties tijdens een FMLA-verlof zijn complex, en wanneer ze zich in deze regels verdiepen (wat buiten het bestek van dit artikel valt), komen veel werkgevers tot de conclusie dat hun aanpak niet volledig in overeenstemming is met die regels.