Wat elke multinational moet weten over ... Best Practices voor een douaneverklaring in de nieuwe tariefomgeving

In het huidige mondiale handelsklimaat worden importeurs geconfronteerd met een ongekende samenloop van druk. Een sterke stijging van nieuwe tarieven, het steeds meer gesofisticeerde datamining van invoergegevens door de U.S. Customs and Border Protection (CBP) en een agressievere houding van de overheid bij de handhaving van de regelgeving hebben zelfs kleine tekortkomingen in de naleving van de regelgeving potentieel duur gemaakt. In deze context heeft het vrijwillige zelfopenbaarmakingsmechanisme - dat door handelsdeskundigen al lang wordt gezien als een belangrijk instrument om risico's te beperken - een nieuwe urgentie gekregen. Voor importeurs die mogelijke onderbetaling van tarieven ontdekken, kan een goed uitgevoerde vrijwillige openbaarmaking de financiële aansprakelijkheid aanzienlijk beperken, goede trouw aantonen en het bredere nalevingsprogramma van de importeur verbeteren.

Dit artikel gaat in op het toenemende belang van vrijwillige meldingen, identificeert de belangrijkste voordelen die ze bieden en zet best practices uiteen om de effectiviteit ervan te maximaliseren. Door te kiezen voor een grondige en goed gedocumenteerde aanpak, kunnen importeurs een tekortkoming in de naleving omzetten in een kans om hun nalevingsomgeving te versterken, terwijl ze het risico op sancties minimaliseren of elimineren.

I. Oorzaken van het toenemende belang van vrijwillige openbaarmakingen

Verschillende recente ontwikkelingen hebben samen de strategische waarde van vrijwillige zelfbekendmakingen voor importeurs vergroot:

• Tariefescalatie vergroot de risicoblootstelling. Het opleggen van hoge tarieven onder Sectie 232 (nationale veiligheidstarieven) en Sectie 301 (speciale China-tarieven), samen met verhoogde wereldwijde en wederkerige tarieven voor elk land (sommige tot 50%) heeft de monetaire gevolgen van het niet naleven van de regelgeving vergroot. Fouten die vroeger tot minimale correcties leidden, kunnen nu aanleiding geven tot aanzienlijke aansprakelijkheden. Bijvoorbeeld, een schijnbaar kleine fout in de indeling of onderwaardering kan, wanneer deze wordt samengevoegd over meerdere boekingen, leiden tot aanzienlijke onbetaalde rechten en interesten. Het niet correct toepassen van de oorsprongsregels of de vereisten van de United States-Mexico-Canada Agreement (USMCA) kan een grote impact hebben op de tarieven, omdat het niet begrijpen van de kwalificatieregels kan leiden tot het activeren van bepaalde Trump-tarieven. Importeurs die er niet in slagen om proactief douanefouten te corrigeren, kunnen te maken krijgen met onverwachte rekeningen voor nabetalingen en extra boetes.
• Verbeterde gegevensanalyse en handhavingsalgoritmen. Het CBP heeft optimaal gebruik gemaakt van het feit dat importeurs gedetailleerde tariefgerelateerde informatie moeten indienen in het Automated Commercial Environment-systeem (beter bekend als ACE). Met behulp van gesofisticeerde datamining en AI kan het CBP anomalieën signaleren in de aangegeven waarden, het land van oorsprong, de classificatie, de waardebepaling, de naleving van de USMCA en andere gegevensvelden die van invloed zijn op de tarieven. Importeurs van wie de transactiegegevens afwijken van de normen in de industriesector, van de aangiften bij binnenkomst van hun concurrenten of van historische patronen, worden steeds vaker achteraf gecontroleerd, waarbij het CBP mogelijke fouten kan bevestigen met Form 28 Requests for Information of Form 29 Notices of Action.
• Meer nadruk op handelshandhaving. Federale agentschappen, vooral het CBP en het Department of Justice (DOJ), hebben de opdracht gekregen om een agressievere handhavingshouding aan te nemen. Uitvoeringsbevelen en presidentiële proclamaties hebben opgeroepen tot een intensievere inning van tarieven en strengere straffen voor handelsinbreuken. Het DOJ heeft meer personeel ingezet voor handelsgerelateerde handhavingsacties; anekdotische informatie van importeurs wijst op een steeds agressievere handhavingshouding. In deze omgeving met hoge boetes en hoge tarieven zijn proactieve openbaarmakingen de beste beschikbare optie om blootstelling en mogelijk dure boetes te beperken.
• Grotere mogelijkheden voor klokkenluidersacties. DOJ heeft aangekondigd dat het meer gebruik zal maken van de False Claims Act (FCA) om onderbetaling van tarieven aan te pakken. FCA-acties kunnen worden gestart door de overheid of als reactie op tips van klokkenluiders. Het is zeker dat advocatenkantoren meer van deze zaken zullen willen aanspannen om de prioriteiten van het Trump-handelsteam op het gebied van hoge tarieven, hoge boetes en hoge handhaving verder te implementeren. In deze omgeving zijn FCA-zaken (en uitbetalingen aan klokkenluiders) potentieel veel lucratiever.

II. De juridische en strategische waarde van vrijwillige openbaarmakingen

Vrijwillige zelfbekendmakingen bieden importeurs de mogelijkheid om in het verleden begane overtredingen op te lossen met aanzienlijk lagere of helemaal geen boetes, mits de bekendmaking aan bepaalde procedurele en materiële vereisten voldoet. Gezien het hoge tarief- en handhavingsniveau dat hierboven is beschreven, is vrijwillige zelfbekendmaking een belangrijke vorm van risicovermindering. De desbetreffende verordening, 19 C.F.R. § 162.74, bepaalt dat vrijwillige meldingen die vóór het begin van een formeel onderzoek worden gedaan, een verzachtende omstandigheid zijn bij het bepalen van sancties door het CBP. In gevallen van nalatigheid of fouten (in tegenstelling tot fraude) legt het CBP over het algemeen helemaal geen boete op als de importeur de overtreding bekendmaakt, een uitgebreide mededeling doet en eventueel verschuldigde achterstallige rechten (plus rente) terugbetaalt.

De belangrijkste voordelen van vrijwillige openbaarmaking zijn onder andere:

• Strafvermindering: Om het meest directe voordeel van boetevrijstelling te verkrijgen, is de timing van de melding van cruciaal belang; om in aanmerking te komen, moet een melding voorafgaan aan enig CBP-onderzoek in verband met het bekendgemaakte gedrag. Een melding kan zelfs na ontvangst van een Formulier 28 Request for Information of Formulier 29 Notice of Action nog leiden tot een credit voor vrijwillige zelfbekendmaking, op voorwaarde dat het CBP geen formeel onderzoek heeft ingesteld.
• Bewijs van goede trouw: Een vrijwillige bekendmaking geeft het CBP het signaal dat de importeur zijn nalevingsverplichtingen ernstig neemt. Dit kan de geloofwaardigheid van het bedrijf vergroten bij toekomstige audits, onderzoeken of aanvragen voor programma's voor vertrouwde handelaars, zoals CTPAT.
• Controle over verhaal en reikwijdte: Een openbaarmaking stelt de onderneming in staat om de feiten in haar eigen woorden te presenteren, de openbaarmaking van de overtreding te controleren en corrigerende maatregelen voor te stellen om een herhaling van het probleem te voorkomen. Een vrijwillige zelfopenbaarmaking maakt een proactievere aanpak mogelijk dan het CBP de overtreding te laten ontdekken en zijn eigen conclusies te laten trekken, vooral omdat de importeur in het laatste scenario waarschijnlijk met striktere termijnen te maken krijgt en minder controle heeft over hoe het onderzoek verloopt.
• Versterkt intern nalevingskader: Het proces van het opstellen van een mededeling omvat meestal het ontwikkelen van een methodologie om alle invoerfouten te identificeren, een analyse van de hoofdoorzaak, een beoordeling van de nalevingssystemen en een actieplan voor corrigerende naleving. Deze stappen maken het niet alleen mogelijk om het douaneonderzoek accuraat uit te voeren, maar stellen de importeur ook in staat om zijn interne controles te verbeteren en de kans op toekomstige overtredingen te verkleinen.

III. Beste praktijken voor effectieve vrijwillige openbaarmaking

Om de voordelen van een vrijwillige openbaarmaking te maximaliseren en ervoor te zorgen dat ze door het CBP wordt aanvaard, moeten importeurs ervoor zorgen dat de ingevulde openbaarmaking op tijd komt, volledig is en wordt ondersteund door degelijke documentatie. Hieronder volgen de belangrijkste best practices voor importeurs:

• Tijdige actie en gebruik van markeerbrieven. Importeurs moeten onmiddellijk handelen wanneer ze een mogelijke overtreding ontdekken. Als er meer tijd nodig is om een intern onderzoek uit te voeren, moet het bedrijf overwegen om een marker letter in te dienen. Deze voorlopige kennisgeving, die wordt ingediend voordat een onderzoek van het CBP is begonnen, zorgt ervoor dat het bedrijf in aanmerking blijft komen voor strafvermindering, terwijl er toch tijd is om de nodige gegevens te verzamelen en een grondig onderzoek uit te voeren.
• CBP-correspondentie volgen. Zelfs wanneer importeurs overwegen om een melding in te dienen, moeten ze waakzaam blijven voor tekenen dat het CBP mogelijk al op de hoogte is van de kwestie. Berichten zoals Form 28 Requests for Information of Form 29 Notices of Action kunnen erop wijzen dat het agentschap mogelijke discrepanties heeft ontdekt. Zelfs wanneer dergelijke berichten worden ontvangen, kan de importeur nog steeds een mededeling indienen, op voorwaarde dat het CBP nog geen formeel onderzoek heeft ingesteld. Door onmiddellijk na ontvangst van dergelijke correspondentie een markeringsbrief in te dienen (d.w.z. voordat het antwoord moet worden gegeven), kunnen de voordelen van openbaarmaking worden behouden.
• Beslissen over de reikwijdte: Beperkte versus uitgebreide informatieverschaffing. Importeurs moeten beslissen of ze alleen specifieke fouten bekendmaken (een beperkte bekendmaking) of dat ze een volledige herziening en bekendmaking van alle mogelijk betrokken binnenkomsten uitvoeren gedurende een volledige herzieningsperiode van vijf jaar. Een beperkte openbaarmaking kan gericht zijn op specifieke havens, specifieke producten of productlijnen, problemen of datumbereiken en is geschikt als de interne controles sterk zijn en het probleem onder controle is. Een uitgebreide openbaarmaking moet daarentegen worden uitgevoerd wanneer de omvang van de overtreding onzeker is, wanneer de interne controles op naleving zwak zijn geweest of wanneer systeemproblemen worden vermoed. De keuze is een strategische afweging tussen juridisch risico, investering in middelen en de wens om het probleem op te lossen. Als voor een beperkte openbaarmaking wordt gekozen, moeten importeurs zorgvuldig nagaan of er tijdens het onderzoek bijkomende problemen worden opgemerkt die een uitbreiding van de beperkte openbaarmaking of misschien een volledige openbaarmaking zouden rechtvaardigen.
• Een grondig intern onderzoek uitvoeren. Een rigoureuze interne beoordeling vormt de basis van een effectieve vrijwillige openbaarmaking. De evaluatie moet betrekking hebben op:
  • Aard en hoofdoorzaak van de overtreding: Werd het probleem veroorzaakt door verkeerde classificatie, onderwaardering, onjuiste rapportage over het land van herkomst of andere fouten? Door welke interne fouten kon de fout blijven bestaan? Veel voorkomende oorzaken zijn onvoldoende training, miscommunicatie met leveranciers, slecht toezicht op douane-expediteurs, een slechte of onvolledige Customs Classification Index, of een ontbrekende transfer pricing studie voor verbonden partijen die voldoet aan de normen van het CBP (en niet van de IRS).
  • Omvang van de betrokken artikelen: De importeur moet alle bij de overtreding betrokken aangiften identificeren. Het CBP geeft in het algemeen de voorkeur aan extrapolaties of schattingen voor volledige openbaarmakingen, en aan regel-voor-regel documentatie van de betrokken transacties. De enige uitzondering is wanneer gebruik wordt gemaakt van statistische steekproeven, waarvoor de CBP-vereisten voor statistische steekproeven moeten worden gevolgd (zie hieronder).
  • Bestreken periode: Volledige openbaarmakingen moeten over het algemeen teruggaan tot de verjaringstermijn van vijf jaar. Bedrijven moeten de kwestie traceren tot de eerste vermelding en niet stoppen op het moment van liquidatie.
  • Beoordeling van vergelijkbare risico's in andere gebieden: Importeurs moeten onderzoeken of dezelfde of soortgelijke overtredingen kunnen hebben plaatsgevonden in andere bedrijfsonderdelen, productlijnen of soorten items. Dit vereist coördinatie met wereldwijde filialen en andere interne belanghebbenden. Indien nodig kan dit ertoe leiden dat een beperkte openbaarmaking die betrekking heeft op één bedrijfseenheid een volledige openbaarmaking wordt, waarbij misschien verschillende nummers van de importeur van record worden betrokken.
• Uitgebreide en transparante documentatie. Het CBP zal de informatie beoordelen op duidelijkheid, transparantie en volledigheid. De informatie moet het volgende bevatten
  • Een verhaal dat de gebeurtenissen beschrijft die tot de schending leidden, de ontdekking ervan en de interne reactie.
  • Een uitleg van de gebruikte methodologie om aangetaste vermeldingen te identificeren en analyseren.
  • Gedetailleerde berekeningen van verschuldigde rechten, met ondersteunende analyses en spreadsheets.
  • Alle eerdere communicaties met het CBP die relevant zijn voor deze kwestie, met inbegrip van de indiening van en antwoorden op correcties achteraf, protesten tegen liquidatie en verzoeken om advies.

Daarnaast moeten importeurs bereid zijn om kopieën te verstrekken van alle relevante documenten, waaronder facturen, inkooporders, vrachtbrieven, contracten, handelsfacturen en andere ondersteunende informatie.

• Gebruik van statistische steekproeven. In situaties waarin grote hoeveelheden worden ingevoerd, kunnen importeurs gebruikmaken van statistische steekproeven om de impact van de overtreding in te schatten. Deze aanpak moet voldoen aan de CBP-normen inzake betrouwbaarheid, representativiteit en vermogen om de steekproef nauwkeurig te extrapoleren naar het volledige universum van toegeschreven binnenkomsten. Tot de beste praktijken behoren:
  • Overleg met handelsstatistici of professionals die bekend zijn met de verwachtingen van het CBP.
  • Duidelijke definitie van de populatie van inzendingen.
  • Gebruik willekeurige steekproeftrekking met de juiste stratificatie indien nodig.
  • Ervoor zorgen dat betrouwbaarheidsintervallen en foutmarges verdedigbaar zijn.
  • Uitleggen hoe de geprojecteerde aansprakelijkheid werd berekend op basis van de steekproefgegevens.
  • De richtlijnen van het CBP met betrekking tot statistische steekproeven doornemen om te laten zien hoe aan elke vereiste is voldaan.
• Interne en externe coördinatie. Voor een effectieve openbaarmaking zijn meestal bijdragen van meerdere afdelingen nodig:
  • Juridisch adviseur: Om toezicht te houden op de openbaarmaking, het narratieve en douanehandboek op te stellen (indien nodig), en waar nodig privileges te handhaven.
  • Douane-expediteurs: Invoergegevens en inzicht in aangifteprocessen leveren.
  • Compliance-personeel: Leiding geven aan oorzakenanalyse en zorgen voor procesverbeteringen.
  • IT- en datateams: Relevante gegevens extraheren, valideren en analyseren.
  • Externe adviseurs: Ter ondersteuning van steekproeven en gegevensbeoordeling, of voor herstelplanning wanneer de interne middelen ontoereikend zijn.
• Problemen met meerdere instanties aanpakken. Sommige douanefouten kunnen gevolgen hebben voor aangiften bij andere federale instanties, zoals de Food & Drug Administration, de Environmental Protection Agency of de National Highway Traffic Safety Administration. Een openbaarmaking die enkel CBP-verplichtingen behandelt, zonder rekening te houden met verwante regelgevende inbreuken, kan onvoldoende zijn. Wanneer er andere reglementaire verplichtingen in het spel zijn, moet er een allesomvattend openbaarmakingsplan voor meerdere instanties worden ontwikkeld.
• Inclusief een correctief actie-/douane nalevingsplan. Het CBP hecht veel belang aan de corrigerende maatregelen die de importeur heeft genomen om herhaling te voorkomen. Een sterk correctief actieplan kan het volgende omvatten:
  • Het maken of bijwerken van een douanehandboek, standaard werkprocedures of hulpmiddelen voor tariefbeheer.
  • Een douaneclassificatie-index maken of bijwerken.
  • Een systeem opzetten of bijwerken voor het traceren en toekennen van assistentie (productiegerelateerde hulp die door de importeur aan de buitenlandse fabrikant wordt verstrekt).
  • Nieuwe of verbeterde training voor relevant personeel.
  • Corrigerende boekingen of protesten indien nodig, bijvoorbeeld voor boekingen die binnen de periode voor correcties na de samenvatting vallen.
• Wees voorzichtig bij het zoeken naar beperkte openbaarmakingen. Een veel voorkomende valkuil is slechts een beperkte reeks problemen bekend te maken, terwijl uit een systematisch onderzoek blijkt dat de fouten op grotere schaal voorkomen. Het CBP verwacht dat de bekendmakingen volledig en openhartig zijn. Pogingen om vermeldingen eruit te pikken of bepaalde aspecten van de overtreding te bagatelliseren, kunnen leiden tot:
  • Afwijzing van de openbaarmaking of een onderzoek naar vermeldingen buiten het bereik van de beperkte openbaarmaking.
  • Verlies van strafverminderingsvoordelen voor boekingen buiten het bereik van de beperkte openbaarmaking.
  • Verhoogd risico op toekomstige handhavingsacties.

Wanneer tijdens het onderzoek meerdere soorten fouten worden ontdekt, is het vaak het beste om deze te bundelen in een volledige mededeling, ook al leek een beperkte mededeling aanvankelijk gepast. In dat geval moet de importeur een aanvullende kennisgeving indienen om de uitgebreide reikwijdte van de mededeling te documenteren.

• Follow-up en afsluiting bevestigen. Zelfs nadat een mededeling is ingediend, is het proces nog niet voorbij. Importeurs moeten:
  • Controleer de status van de openbaarmaking bij het CBP.
  • Reageer onmiddellijk op vragen van het CBP of verzoeken om aanvullende documentatie.
  • Bevestig dat het CBP compensatie toestaat.
  • Bevestigen dat het CBP een afsluitende brief of beslissing ter aanvaarding van de openbaarmaking heeft afgegeven (die het mogelijk niet afgeeft als de openbaarmaking een netto overbetaling na verrekening laat zien, wat soms gebeurt).
  • Bewaar alle openbaarmakingsdocumentatie in geval van toekomstige audits of handhavingsacties.

Nu de Amerikaanse overheid de importregels steeds strenger gaat handhaven, is het vrijwillige proces van zelfopenbaarmaking een steeds belangrijker hulpmiddel geworden voor verantwoordelijke importeurs. Een goed uitgevoerde openbaarmaking beperkt niet alleen de financiële blootstelling, maar geeft ook blijk van institutionele integriteit en toewijding aan naleving.

Om effectief te zijn, moeten vrijwillige meldingen echter meer zijn dan een reactieve erkenning van fouten uit het verleden. Ze moeten tijdig en transparant zijn, alle fouten volledig behandelen en grondig worden gedocumenteerd. Door best practices te volgen - van een analyse van de hoofdoorzaak en documentatie tot coördinatie tussen afdelingen en corrigerende maatregelen - kunnen importeurs ervoor zorgen dat hun bekendmakingen het beoogde doel bereiken: het oplossen van overtredingen uit het verleden en tegelijkertijd de organisatie positioneren voor een beter beheerde importomgeving.

Het Foley Team Internationale Handel & Nationale Veiligheid volgt alle ontwikkelingen op het gebied van tarieven, met inbegrip van wijzigingen, verduidelijkingen/richtlijnen of nieuwe tariefmaatregelen die door de Trump-administratie worden geïntroduceerd, die we behandelen in onze Hulpmiddelen voor tarieven en internationale handel blog. Zodra er nieuwe informatie beschikbaar is, zullen we updates en analyses geven om importeurs te helpen bij het navigeren door het veranderende internationale handelsparadigma, inclusief nieuwe tarieven.

Onze whitepaper over "Import- en tariefrisico's beheren tijdens een handelsoorlog" schetst een 12-stappenplan met praktische stappen om importeurs te helpen de risico's van tarieven en internationale handel in het huidige tarief- en handelsklimaat te beheersen, terwijl de bijbehorende white paper over "Integriteitsrisico's in de toeleveringsketen beheren" praktisch advies geeft om om te gaan met verhoogde risico's voor de toeleveringsketen met betrekking tot goederen die in de Verenigde Staten worden geïmporteerd, waaronder het toenemende gebruik van aanhoudingen door het CBP.

Als je vragen hebt over dit bericht, neem dan gerust contact op met een van de auteurs of je Foley & Lardner-relatieadvocaat. Als u in de toekomst updates wilt zien over "Wat elke multinational moet weten" over het opereren in de huidige gecompliceerde internationale handelswereld, meld u dan aan voor onze Tariff & International Trade blog - Klik hier om u in te schrijven.