Sara Abarbanel en Jacqueline Hayduk beoordelen best practices voor hulpprogramma's voor werknemers
Beste praktijken voor effectieve hulpprogramma's voor werknemers
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in Law360 op 26 november 2024 en is hier met toestemming opnieuw gepubliceerd.
Bijstandsprogramma's voor werknemers zijn een veelvoorkomende voorziening geworden die wordt aangeboden door Amerikaanse werkgevers.
Bijvoorbeeld, volgens de International Employee Assistance Professionals Association biedt ongeveer 97% van de Amerikaanse bedrijven met meer dan 5.000 werknemers, 80% van de Amerikaanse bedrijven met 1.001-5.000 werknemers, en 75% van de Amerikaanse bedrijven met 251-1.000 werknemers, EAP's aan.[1]
De prevalentie van EAP's is waarschijnlijk deels te danken aan het feit dat werkgevers talent proberen te behouden en concurrerend proberen te blijven op de arbeidsmarkt door uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden, met name op het gebied van gezondheid en welzijn, omdat welzijn en zelfzorg de afgelopen jaren steeds belangrijker zijn geworden voor werknemers.
De gezondheids- en wellnesstrein verliest geen snelheid.
Volgens een in januari gepubliceerd onderzoek van McKinsey & Company heeft de wellnessmarkt alleen al in de VS een omvang van 480 miljard dollar bereikt en groeit deze met 5 tot 10% per jaar.[2] Werkgevers in de hele VS hebben de trend gevolgd en bieden steeds meer gezondheids- en wellnessvoordelen aan, zoals door de werkgever gesponsorde abonnementen op wellness-apps, fitnesscentra op locatie, kinderopvang en gezonde voedingsopties, fitnessuitdagingen, telegezondheidsdiensten en EAP's. De meeste werkgevers in de V.S. hebben hun aanbod van gezondheids- en wellnessvoordelen uitgebreid.
Dit is wat werkgevers moeten weten die een EAP gebruiken of overwegen te implementeren.
Opfrissing over EAP's
Een EAP kan een bedrijf en zijn werknemers op vele manieren van dienst zijn, maar in de kern bieden EAP's ondersteuning en hulp aan werknemers en hun gezinsleden die persoonlijke moeilijkheden ondervinden.
EAP's zijn een werkplekvoorziening die werknemers helpt om te gaan met alledaagse uitdagingen die een negatieve invloed kunnen hebben op hun persoonlijke leven en/of werk. EAP's kunnen een reeks diensten omvatten die worden geleverd door externe professionals om psychische problemen, drugsmisbruik, rouw- en gezinsproblemen, professionele ontwikkeling en training en financiële of juridische problemen aan te pakken.
EAP's omvatten meestal kortetermijnadvies, doorverwijzingen en/of follow-updiensten om werknemers te helpen de uitdagingen van het leven het hoofd te bieden. Soms helpen EAP's werknemers ook bij het voorkomen van of omgaan met geweld op de werkplek of andere kritieke situaties.
Het doel van EAP's is om werknemers ondersteuning te bieden bij het omgaan met uitdagingen in het leven, waardoor werknemers efficiënter, productiever en meer betrokken kunnen zijn bij hun werk. EAP's zijn een waardevolle hulpbron die werknemers kan helpen met persoonlijke uitdagingen die hen afleiden en hun vermogen om optimaal te presteren beïnvloeden.
EAP's kunnen het ziekteverzuim terugdringen, de productiviteit van werknemers verbeteren en de kosten van het personeelsverloop beperken. Volgens het Amerikaanse ministerie van Arbeid besparen werkgevers over het algemeen $5 tot $16 voor elke dollar die ze in een EAP investeren.
De diensten die via een EAP worden aangeboden, zijn over het algemeen gratis en vertrouwelijk. Werknemers kunnen toegang krijgen tot EAP-diensten via zelfverwijzing, een informele verwijzing door een collega of een formele verwijzing op basis van de aanbeveling van een manager of HR-professional. Hoewel de meeste doorverwijzingen naar de EAP vrijwillig zullen zijn, geven verplichte doorverwijzingen op basis van slechte prestaties of disciplinaire kwesties aanleiding tot specifieke juridische overwegingen, die hieronder worden besproken.
Beste praktijken
Werkgevers moeten de volgende best practices in overweging nemen bij het implementeren van EAP's.
Zorg voor een duidelijk gedefinieerd beleid.
Volgens de normen van de Employee Assistance Professionals Association[3] moeten EAP's een schriftelijk beleid hebben dat de vertrouwelijkheid van de cliënten waarborgt, een formele procedure voor het monitoren van werknemers die gebruik maken van de EAP en een voldoende aantal opgeleide hulpverleners om de van toepassing zijnde diensten te verlenen.
Daarnaast raadt de Employee Assistance Professionals Association werkgevers die EAP's aanbieden aan om een schriftelijk beleid te hebben waarin de relatie van de werkgever met de EAP is vastgelegd, inclusief de reikwijdte en beperkingen van de diensten.
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun beleid duidelijk het doel en het proces van de EAP omschrijft. Werkgevers dienen de normen van de Employee Assistance Professionals Association te raadplegen voor andere vereisten met betrekking tot EAP's en EAP-beleid.
Promoot je EAP onder werknemers.
Om werknemers maximaal te laten profiteren van het EAP - en werkgevers maximaal rendement op hun investering - moeten werknemers het EAP ook echt gebruiken. Het is cruciaal dat werknemers begrijpen wat het EAP echt te bieden heeft, aangezien veel werknemers zich niet bewust zijn van de verschillende diensten die EAP's tegenwoordig aanbieden.
Werkgevers moeten hun werknemers informeren over de diensten van hun EAP tijdens de oriëntatieperiode, de open inschrijvingsperiode voor arbeidsvoorwaarden en door FAQ's te verspreiden. Werkgevers kunnen ook overwegen om webinars of periodieke lunch-and-learns aan te bieden.
EAP's afstemmen op DEI-praktijken.
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de diensten en het leveringsmodel van hun EAP in overeenstemming zijn met hun initiatieven op het gebied van diversiteit, gelijkheid en inclusie.
Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het gebruik van inclusieve berichtgeving, het aanbieden van promotiemateriaal en hulpmiddelen in verschillende talen en ervoor zorgen dat hulpverleners zijn toegerust om met taalbarrières om te gaan, evenals gevoeligheid voor specifieke culturele behoeften en culturele stigma's rond geestelijke gezondheidszorg.
Vertrouwelijkheid en privacy beschermen.
Werkgevers moeten in hun EAP-beleid duidelijk maken dat informatie over werknemers strikt vertrouwelijk wordt behandeld. Dit omvat niet alleen wat de werknemer bespreekt tijdens een sessie met de EAP-professional, maar ook individueel identificeerbare informatie: bijvoorbeeld de identiteit van de werknemer die gebruik maakt van de EAP en het tijdstip en de frequentie van deelname van de werknemer aan de EAP.
Bepaalde staten, zoals Washington, hebben het tot wet verheven dat dit soort informatie privé moet blijven - met enkele voorbehouden.[4] Dit hoeft de werkgever er niet van te weerhouden om algemene gebruiksinformatie en statistieken van de EAP te verkrijgen.
Communiceer aan werknemers dat een EAP-aanbieder hun informatie privé zal houden, met uitzondering van situaties waarin het leven of de veiligheid van de werknemer of een andere persoon of personen ernstig wordt bedreigd.
Vermijd valkuilen voor discriminatie.
Werkgevers kunnen werknemers aanmoedigen om gebruik te maken van het EAP als en wanneer dat nodig is, of informatie verstrekken over EAP-diensten wanneer een werknemer een bepaald probleem kenbaar maakt. Het verplichten van het gebruik van een EAP door een werknemer kan echter een implicatie zijn van de Wet voor personen met een handicap (Americans with Disabilities Act) en equivalenten daarvan in de Verenigde Staten.
De ADA verbiedt werkgevers om een gekwalificeerde persoon die een handicap heeft of als zodanig wordt gezien, te discrimineren. De U.S. Equal Employment Opportunity Commission merkte in een informele discussiebrief van 19 juli 2000 op dat zelfs een verwijzing naar een EAP "in combinatie met ander relevant bewijsmateriaal een gevolgtrekking kan opleveren dat de werkgever de persoon beschouwde als iemand met een wezenlijk beperkende handicap."[5]
In juni schikte de EEOC in de U.S. EEOC v. Weis Markets Inc. in de U.S. District Court for the Middle District of Pennsylvania een zaak waarin de werkgever, Weis Markets Inc., van een werknemer eiste om deel te nemen aan het EAP als voorwaarde om in dienst te kunnen blijven.[6] Het EAP eiste dat de werknemer medische informatie vrijgaf aan het bedrijf, die het bedrijf zou gebruiken om te bepalen of de werknemer met arbeidsongeschiktheidsverlof zou worden gestuurd. De werknemer weigerde.
In een verklaring bij het indienen van de zaak stelde de EEOC dat het programma van de werkgever onwettig was onder de ADA, die "verbiedt om van werknemers te eisen dat ze medische onderzoeken ondergaan of vragen beantwoorden die waarschijnlijk onthullen of ze een handicap hebben, tenzij de werkgever kan aantonen dat de onderzoeken of vragen verband houden met het werk en consistent zijn met de zakelijke noodzaak."[7]
Als u een verplichte doorverwijzing naar een EAP overweegt, houd dan rekening met de omstandigheden rond de doorverwijzing en of het programma de openbaarmaking van medische of geestelijke gezondheidsinformatie of evaluatie vereist, of de doorverwijzing werkgerelateerd is en in overeenstemming met de zakelijke noodzaak.
Conclusie
Een EAP kan een krachtig hulpmiddel zijn voor zowel werkgevers als werknemers. Door de voordelen en best practices in gedachten te houden, kunnen werkgevers hun werknemers een EAP-programma bieden dat voor beiden waardevol is.
[1] https://eapassn.org/page/FAQEAPA.
[2] https://www.mckinsey.com/industries/consumer-packaged-goods/our-insights/the-trends-defining-the-1-point-8-trillion-dollar-global-wellness-market-in-2024.
[3] https://cdn.ymaws.com/eapassn.org/resource/resmgr/eapa_standards_and_professio.pdf.
[4] https://lawfilesext.leg.wa.gov/biennium/2021-22/Pdf/Bills/Session%20Laws/Senate/5564-S.SL.pdf?q=20241115230900.
[5] https://www.eeoc.gov/foia/eeoc-informal-discussion-letter-7.
[6] https://www.eeoc.gov/newsroom/weis-markets-pay-75000-eeoc-sexual-harassment-disability-discrimination-suit.
[7] https://www.eeoc.gov/newsroom/eeoc-sues-weis-markets-sexual-harassment-and-unlawful-use-employee-assistance-program.
