Lastige nalevingskwesties voor bedrijven wanneer een leidinggevende zijn dienstverband beëindigt: ontslagregelingen voor leidinggevenden

Arbeidsverhoudingen met leidinggevenden zijn zelden permanent. Wanneer een leidinggevende of andere hooggeplaatste werknemer zijn dienstverband beëindigt, krijgen bedrijven vaak te maken met moeilijke kwesties op het gebied van belastingen, aandelen en secundaire arbeidsvoorwaarden die zich voordoen tijdens het ontslag van de werknemer. 

Dit artikel is het eerste in een reeks artikelen die de komende vijf maanden door advocaten van Foley & Lardner zullen worden geschreven over belangrijke compliance-richtlijnen voor het structureren van uitkeringen na beëindiging van het dienstverband of over kwesties en overwegingen voor bedrijven wanneer een leidinggevende zijn dienstverband beëindigt. Werkgevers kunnen zich beter voorbereiden op een eventuele beëindiging van het dienstverband door bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst met de leidinggevende alvast over een aantal van deze overwegingen na te denken.

Om de reeks te starten, richt dit artikel zich op ontslagregelingen voor leidinggevenden en in het bijzonder op een onderwerp dat u wellicht al heeft overwogen bij het opstellen van een ontslagregeling voor leidinggevenden: is ERISA van toepassing op mijn ontslagregeling voor leidinggevenden? Zo ja, wat moet ik dan weten? 

Dit artikel bespreekt wat een door ERISA gereguleerd ontslagplan voor leidinggevenden inhoudt, wat een door ERISA gereguleerd ontslagplan van de beheerder van het plan vereist en waarom u misschien wilt dat uw plan onder ERISA valt. We geven ook een voorproefje van wat er in latere artikelen in deze reeks aan bod zal komen. 

Is ERISA van toepassing op mijn ontslagregeling voor leidinggevenden? 

Hoewel ze ongebruikelijk zijn, vallen gefinancierde ontslagregelingen voor leidinggevenden altijd onder de ERISA. 

Het is niet zo eenvoudig om te bepalen of ERISA van toepassing is op een meer typisch niet-gefinancierd ontslagplan voor leidinggevenden. Het Amerikaanse Hooggerechtshof heeft in 1987 de norm vastgesteld om te bepalen of een ontslagregeling een ERISA-plan is. In Fort Halifax Packing Co. v. Coyne oordeelde het Hof dat een niet-gefinancierd ontslagplan voor leidinggevenden waarschijnlijk onder ERISA valt als het plan een doorlopende administratieve regeling vereist, waarbij specifiek werd opgemerkt dat een plan dat voorziet in een eenmalige uitkering naar aanleiding van een specifieke gebeurtenis (zoals de sluiting van een fabriek) niet onder ERISA zou vallen. 

Op basis van de uitspraak in de zaak Fort Halifax Packing Co. v. Coynehebben rechtbanken geoordeeld dat een administratieve regeling kan worden vastgesteld door middel van (i) de uitoefening van de discretionaire bevoegdheid van de werkgever, bijvoorbeeld om te beslissen of het ontslag al dan niet met reden is, (ii) een doorlopend proces om te voldoen aan een staatswet, (iii) een doorlopende plicht om toe te zien op de naleving van bepalingen inzake concurrentieverbod, wervingsverbod en medische dekking, en/of (iv) een groep of patroon van soortgelijke beëindigingsovereenkomsten voor leidinggevenden.

De meeste ontslagregelingen bieden de werkgever voldoende discretionaire bevoegdheid om als een door ERISA gereguleerde regeling te worden beschouwd, zelfs als dat niet de bedoeling van de werkgever was. Er is niets mis met een ontslagregeling die onder ERISA valt, maar het is belangrijk dat sponsors van regelingen zich hiervan bewust zijn om te kunnen profiteren van bepaalde voordelen die gepaard gaan met het naleven van ERISA. 

ERISA is van toepassing – wat moet ik doen?

Een door ERISA gereguleerd ontslagplan moet schriftelijk worden vastgelegd, worden beheerd in overeenstemming met de schriftelijke voorwaarden en voldoen aan de toepasselijke ERISA-rapportage- en openbaarmakingsvereisten, waaronder het jaarlijks indienen van een Form 5500 (indien vereist) en het verspreiden van een beknopte beschrijving van het plan onder de deelnemers aan het plan. Of het indienen van een Form 5500 vereist is, hangt af van verschillende factoren, waaronder of het ontslagplan een "pensioenplan" of "welzijnsplan" is volgens ERISA. Een pensioenregeling volgens ERISA is elke regeling, fonds of programma dat door een werkgever is opgezet of wordt beheerd en dat werknemers een pensioeninkomen verschaft of resulteert in uitstel van inkomen tot na beëindiging van het dienstverband. Een welzijnsregeling volgens ERISA is elke regeling, fonds of programma dat door een werkgever is opgezet of wordt beheerd en dat een breed scala aan gezondheids- of welzijnsvoordelen biedt of andere voordelen zoals beschreven in sectie 302(c) van de Labor Management Relationship Act van 1947, waaronder ontslagvergoedingen. De meeste ontslagregelingen die onder ERISA vallen, komen in aanmerking als welzijnsregelingen. Het meest waarschijnlijke scenario waarin een ontslagregeling in aanmerking komt als pensioenregeling, is wanneer ontslaguitkeringen alleen beschikbaar zijn voor werknemers die een bepaalde leeftijd hebben bereikt, bijvoorbeeld 65 jaar. Het is echter zeldzaam dat een ontslaguitkering op deze manier wordt gestructureerd.  

Als een breed opgezet ontslagregeling in aanmerking komt als een welzijnsregeling (wat zeer waarschijnlijk is), hoeft alleen een Form 5500 te worden ingediend als de regeling 100 of meer deelnemers heeft. Als een breed opgezet ontslagregeling in aanmerking komt als een pensioenregeling, moet een Form 5500 worden ingediend, ongeacht het aantal deelnemers aan de regeling. 

ERISA bevat ook claim- en beroepsprocedures die door de werkgever en deelnemers moeten worden gevolgd in geval van een geschil. Dit kan een werkgever enige bescherming bieden in het geval dat hij door een voormalige werknemer wordt aangeklaagd wegens het niet betalen van een ontslagvergoeding. Als de werkgever de claim- en beroepsprocedures heeft gevolgd, zal de rechtbank de beslissing van de werkgever alleen vernietigen als zij vaststelt dat de werkgever op willekeurige en grillige wijze heeft gehandeld. 

Omdat een ontslagregeling voor leidinggevenden waarschijnlijk beperkt is tot een selecte groep van managers of hoogbetaalde werknemers, kan deze worden beschouwd als een 'top hat'-regeling. Alle top hat-regelingen zijn vrijgesteld van bepaalde vereisten van ERISA, zoals de hierboven besproken rapportage- en openbaarmakingsvereisten. Dit betekent dat een ontslagregeling die in aanmerking komt als een top hat-welzijnsregeling, niet verplicht is om een Form 5500 in te dienen, ongeacht het aantal deelnemers aan de regeling, of een beknopte beschrijving van de regeling te verspreiden. In het zeldzame geval dat een ontslagregeling in aanmerking komt als een top hat-pensioenregeling, is de regeling vrijgesteld van bepaalde andere ERISA-vereisten, op voorwaarde dat de beheerder van de regeling binnen 120 dagen na de ingangsdatum van de regeling een top hat-verklaring indient bij het Ministerie van Arbeid. Zoals eerder vermeld, komt een ontslagregeling voor leidinggevenden echter waarschijnlijk niet in aanmerking als pensioenregeling en zal het zelden nodig zijn om een dergelijke verklaring in te dienen bij het Ministerie van Arbeid.  

Wat zijn de voordelen van een door ERISA gereguleerd ontslagplan? 

Onderworpen zijn aan ERISA kan bepaalde voordelen opleveren voor werkgevers:

• Werknemers kunnen alleen een rechtszaak aanspannen voor uitkeringen en juridische kosten — geen punitieve of compenserende schadevergoeding.
• Uniforme toekenning van uitkeringen
• Rechtbanken tonen terughoudendheid ten aanzien van administratieve beslissingen van werkgevers
• Ontevreden personen moeten eerst alle interne claim- en beroepsprocedures van het plan doorlopen voordat ze een rechtszaak aanspannen.
• Over het algemeen wordt er geprocedeerd bij federale rechtbanken, niet bij staatsrechtbanken (wat sommige advocaten verkiezen).

Is er nog iets anders waar ik rekening mee moet houden bij het opstellen van een ontslagregeling voor leidinggevenden? 

Ja, u moet rekening houden met de structuur- en administratieve overwegingen van Internal Revenue Code Section 409A. 

Voor meer informatie over nalevingskwesties bij het beëindigen van het dienstverband van leidinggevenden kunt u onze toekomstige artikelen in deze reeks in de gaten houden. 

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met een van de advocaten van Foley's praktijkgroep Werknemersvoordelen & Beloning van leidinggevenden.