Uw bedrijf heeft een ICE Notice of Inspection ontvangen - wat nu?

"Volgens een ^interview1 van 12 juni 2025 met grenssaar Tom Homan zullen de handhavingsoperaties op de werkplek enorm worden uitgebreid.

Vanaf 8 juni 2025 arriveerde de Nationale Garde in Los Angeles en Santa Ana, Californië, om federaal personeel en gebouwen te bewaken in verband met protesten die aan de gang waren in de nasleep van arrestaties door agenten van U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) van personen die vermoedelijk illegaal in de Verenigde Staten verblijven. Dit komt na andere grote invallen van ICE, waaronder één op een bouwterrein in de buurt van de campus van Florida State University, en andere lopende handhavingsactiviteiten.

Wat betekent dit voor werkgevers?

In het hele land is ICE actief bezig geweest met het uitgeven van Inspectieberichten (NOI) om I-9 formulieren en andere belangrijke gegevens te verkrijgen over de bedrijven en de personen die zij in dienst hebben bij bouwbedrijven, fabrieken, horecalocaties zoals hotels en restaurants, en andere bedrijven zoals landbouwbedrijven. Op instructie van de Trump-regering heeft een hoge ICE-functionaris op 12 juni echter een "pauze" ingelast en ICE-agenten geadviseerd om "alle onderzoeken/operaties met betrekking tot de handhaving van werklocaties in de landbouw (inclusief aquacultuur en vleesverpakkingsfabrieken), restaurants en exploitatiehotels op te schorten^.2 "Hoewel de politieke actoren de prioriteiten van de handhaving kunnen blijven wijzigen, wilt u als werkgever niet overvallen worden wanneer u een NOI ontvangt. Wat moet je doen als je bedrijf zo'n NOI-verzoek ontvangt, of als je je beter wilt voorbereiden op deze kwestie?

Juridisch adviseur op de hoogte stellen, dossiers verzamelen en aan ICE overleggen

Een NOI stelt ICE in staat om het papierwerk van het bedrijf te controleren om te zien of de geleverde formulieren voldoen aan de federale wetgeving voor het verifiëren van de geschiktheid van werknemers. De werkgever heeft slechts drie werkdagen om te antwoorden, en ICE kan een korte verlenging toestaan (of niet toestaan) als de werkgever de deadline van drie dagen niet kan halen. De werkgever moet proberen een georganiseerd antwoord te geven met de gegevens die hij heeft. Dit is wat een bedrijf moet doen nadat het een NOI heeft ontvangen:

Informeer Legal, HR, Compliance en het topmanagement direct na ontvangst van een NOI. Juridische adviseurs kunnen de reactie begeleiden, ervoor zorgen dat documenten op de juiste manier worden georganiseerd en ingediend, en helpen bij het identificeren en beperken van mogelijke problemen.
Controleer elk I-9 formulier op volledigheid en nauwkeurigheid. Hoewel je originele I-9's niet kunt wijzigen, vernietigen of weglaten bij de aanlevering door het bedrijf aan ICE, kun je ontdekte fouten afzonderlijk corrigeren en de correcties dateren en ondertekenen, maar doe dit alleen op aanwijzing van een juridisch adviseur. U kunt ook een apart logboek van vastgestelde fouten bijhouden, zodat het bedrijf apart corrigerende maatregelen kan nemen na de indiening bij ICE op aanwijzing van een juridisch adviseur.
Zorg ervoor dat u geen gegevens wijzigt, vernietigt of weglaat waar in het NOI om wordt gevraagd. Besef dat het indienen van een NOI vaak stap één is in een onderzoek - inclusief een strafrechtelijk onderzoek - naar de naleving van federale immigratie- en strafwetten door het bedrijf zelf.
Als u gebruik maakt van een professionele werkgeversorganisatie (PEO), een uitzendbureau of een andere externe leverancier voor het verzamelen, controleren en bijhouden van I-9 documenten, zorg er dan voor dat u op de hoogte bent van het proces, de procedure en het tijdschema voor het opvragen van kopieën van deze documenten bij de PEO. Zelfs als uit het contract duidelijk blijkt dat het PEO-personeel geen werknemers van je bedrijf zijn, kan het gebruik van een PEO ingewikkelde problemen opleveren bij het reageren op een NOI. Vertragingen door een derde partij vormen later misschien geen goede reden om de deadline voor het reageren op de NOI niet te halen. Zelfs voordat een werkgever een NOI ontvangt, moet hij overwegen of het zinvol is om de I-9 naleving van het bedrijf door een externe PEO te laten afhandelen, omdat dit de verplichtingen van de werkgever om de wet na te leven in het korte tijdsbestek waarin de wet voorziet, niet wegneemt. Overweeg op zijn minst om samen met het PEO-bedrijf toegang te houden tot de digitale locatie waar de I-9's van je bedrijf worden opgeslagen.

Houd een rechtszaak aan en bewaar alle relevante documenten

Behandel de NOI als het begin van een onderzoek door ICE. Geef daarom een 'litigation hold' uit (en stuur er een naar de PEO, als je die gebruikt). Vernietig, wijzig of actualiseer geen documenten. Zorg ervoor dat je bedrijf belangrijke documenten, e-mails en sms'jes bewaart om het bedrijf te helpen de problemen te begrijpen en het bedrijf te verdedigen als dat nodig is.

Bereid u voor op vervolgacties van ICE

Na de audit kan ICE je bedrijf komen doorzoeken op basis van een federaal huiszoekingsbevel en/of bijkomende stappen ondernemen zoals het uitgeven van een kennisgeving van verdachte documenten, een kennisgeving van technische of procedurefouten of andere administratieve stappen. Wees voorbereid om binnen de aangegeven termijnen te reageren met hulp van een juridisch adviseur.

Zorg dat je immigratie op orde is

Neem even de tijd om na te denken over je aanwervingspraktijken en hoe je je bedrijf het beste kunt beschermen. ICE komt vaak terug, ongeacht de uitkomst van de audit, dus profiteer van de NOI om je immigratiehuishouden op orde te krijgen:

Bekijk de I-9's, loonadministratie, E-verify records, personeelsdossiers, trainingsmateriaal en beleidsregels zodat je weet wat ICE te weten komt tijdens de controle van je documenten.
Overweeg om je eigen interne audit uit te voeren (zelfs nu al, voordat je een NOI ontvangt).
Herschol HR-personeel over de juiste manier om naleving van de Amerikaanse arbeidswetgeving te garanderen.
Overweeg om een elektronisch I-9 softwaresysteem te implementeren dat voldoet aan de wet, met dien verstande dat sommige systemen niet voldoen aan de wet.
Overweeg om je aan te melden voor E-Verify.
Regelmatig toezicht houden op beslissingen van het Department of Homeland Security die de status en werkautorisatie van personen uit bepaalde landen intrekken.

Als een werkvergunning verloopt of wordt ingetrokken, verliest de werknemer het recht om in de Verenigde Staten te werken. Op 12 juni 2025 kondigde het Department of Homeland Security bijvoorbeeld aan dat het e-mails zou sturen naar alle Cubanen, Haïtianen, Nicaraguanen en Venezolanen die voorwaardelijk naar de Verenigde Staten waren toegelaten en werkvergunningen hadden gekregen, met het bevel om het land onmiddellijk te verlaten^.3 Werkgevers die werknemers in deze categorie hebben, moeten bepalen of er een andere manier is voor deze personen om legaal tewerkgesteld te blijven of dat ze hun tewerkstelling moeten beëindigen. Omgekeerd is beslissen dat je gewoon geen "buitenlanders" in dienst neemt een vorm van discriminatie op basis van nationale afkomst en ook een wetsovertreding die moet worden vermeden. Als u vermoedt dat uw bedrijf een persoon in dienst heeft of neemt die niet in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken, neem dan contact op met een juridisch adviseur om te bespreken hoe u het dienstverband van die persoon moet aanpakken en of u de ongebruikelijke, vrijwillige stap moet nemen om de situatie aan ICE of het ministerie van Justitie te melden.

Raadpleeg de volgende Foley-publicaties voor meer informatie:

Als u vragen hebt over ICE NOIs of aanverwante onderwerpen, neem dan contact op met de auteurs van dit artikel of uw Foley & Lardner advocaat.

[1]https://www.semafor.com/article/06/12/2025/trump-will-target-us-employers-in-next-phase-of-immigration-crackdown-homan-says

[2]https://www.nytimes.com/2025/06/14/us/politics/trump-immigration-raids-workers.html?smid=nytcore-ios-share&referringSource=articleShare

[3]https://www.dhs.gov/news/2025/06/12/dhs-issues-notices-termination-chnv-parole-program-encourages-parolees-self-deport