Overwerk ingewikkeld maken: Hoe werkgevers de veranderingen in de overwerkbelasting van de One Big Beautiful Bill moeten beoordelen

Een van de snelst trending onderwerpen in de werkgelegenheid en belastingen blogosfeer in de afgelopen weken was de passage van de One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), die, naast andere bepalingen, een belastingaftrek tot $ 12.500 ($ 25.000 voor gezamenlijke indieners) in "gekwalificeerde overuren compensatie" toestaat. 

Het feit dat de OBBBA voorziet in een belastingaftrek kan worden geïnterpreteerd als goed nieuws voor werkgevers op de korte termijn, omdat het betekent dat ze niet onmiddellijk de inhouding per loonstrook hoeven te wijzigen. In plaats daarvan moeten werkgevers de in aanmerking komende overuren registreren en rapporteren op de belastingformulieren van de werknemers aan het einde van het jaar. Dit betekent dat het belangrijkste dat werkgevers nu zorgvuldig moeten beoordelen, hun tijdregistratie- en registratiesystemen zijn om ervoor te zorgen dat ze aan het einde van het jaar aan de nieuwe rapportageverplichtingen kunnen voldoen. 

Je vraagt je misschien af "hoe moeilijk kan dat zijn?". Er is een aspect van de OBBBA dat mogelijk over het hoofd wordt gezien: welke overuren "komen in aanmerking" voor de aftrek? 

Het antwoord op die vraag is verrassend genuanceerd, dus laten we het eens uitwerken.

De OBBBA, als federale wet, stelt overuren niet vrij van alle belastingen en kan dat ook niet; het kan alleen invloed hebben op de federale belastingen van werknemers. Dit is precies de reden waarom de OBBBA overuren die "in aanmerking komen" voor de aftrek definieert als overurenlonen "zoals gedefinieerd in Sectie 7 van de Fair Labor Standards Act van 1938". Deze definitie creëert twee primaire uitzonderingen, wat betekent dat werkgevers: (1) in staten met staats- en lokale belastingen op overwerklonen en/of (2) die vrijwillig een hoger tarief voor overwerk uitbetalen dan door de FLSA wordt vereist (bijv. dubbeluren), onderscheid moeten kunnen maken tussen overwerk dat wel in aanmerking komt voor de OBBBA-aftrek en overwerk dat daar niet voor in aanmerking komt, en dit op de juiste manier moeten bijhouden.

Om nog een stap verder te gaan: sommige staten hebben de belastingkwestie de afgelopen maanden direct aangepakt, gezien de mogelijkheid - en nu de zekerheid - dat de OBBBA wordt aangenomen, terwijl andere staten er het zwijgen toe hebben gedaan. Een voorbeeld van een staat die de belastingkwestie heeft aangepakt is Colorado, dat in mei 2025 H.B. 1296 heeft aangenomen. De wet van Colorado bepaalt dat alle inkomsten uit overwerk die in de toekomst mogelijk worden vrijgesteld van federaal belastbaar inkomen, nog steeds worden belast op het niveau van de staat. Interessant genoeg is er in Colorado nu wetgeving in behandeling om dit beleid effectief terug te draaien, maar die nieuwe wetgeving zal pas in november 2026 in stemming worden gebracht. 

De conclusie van deze duale wetgeving in Colorado is dat werkgevers de nationale en lokale belastingvereisten moeten beoordelen in de staten waarin ze actief zijn, om ervoor te zorgen dat hun belastingaangiften aan het einde van het jaar correct overeenkomen met hun nationale en federale belastingrapportagevereisten voor de kwalificerende en niet-kwalificerende overuren van werknemers.

Voor veel werkgevers is hun interne beleid - net als de vereisten voor het bijhouden van gegevens - in jaren niet aangepast, maar de OBBBA heeft nu een nieuw paradigma voor het bijhouden van gegevens ingeluid. Daarom is er geen beter moment dan nu voor werkgevers om hun beleid te herzien, de hiaten aan te pakken in de manier waarop overuren worden bijgehouden voor federale en staatsdoeleinden onder de nieuwe registratie- en rapportagevereisten, en te overleggen met hun belasting- en arbeidsadvocaat, allemaal om ervoor te zorgen dat de One Big Beautiful Bill niet snel verandert in de One Big End-of-Year Paperwork Nightmare.