DHS geeft E-Verify Status Change Report uit om werkgevers te waarschuwen voor ingetrokken werkvergunningen

Een van de kenmerken van de nieuwe Trump-regering is het gezegde "Beloften worden gedaan, beloften worden nagekomen". Op het gebied van immigratiehandhaving komt de regering haar belofte van strikte handhaving van de federale wet na. Illegale grensoverschrijdingen zijn gedaald, arrestaties in het binnenland zijn gestegen en immigratiegerelateerde bezoeken aan werkplaatsen vinden regelmatig plaats. In de komende maanden verwacht het Amerikaanse Ministerie van Binnenlandse Veiligheid (DHS) het aantal I-9 inspecties te verhogen. Binnen DHS zal Immigration and Customs Enforcement (ICE) deze inspanning leiden en ICE heeft een nieuwe kunstmatige intelligentie tool om zijn I-9 Auditors en Special Agents te ondersteunen. Met deze tool verwacht ICE veel meer I-9 inspecties te kunnen uitvoeren. 

Als een ander onderdeel van deze toegenomen handhaving heeft de nieuwe regering bepaalde soorten tijdelijke tewerkstellingsvergunningen beëindigd die door de regering Biden waren ingesteld. Hieronder vallen nieuwe paroolprogramma's en tijdelijke beschermingsstatussen voor burgers van bepaalde landen. DHS heeft kennisgevingen van intrekking gestuurd naar de betrokken personen. Werkgevers hebben niet dezelfde informatie ontvangen en weten niet zeker hoe ze moeten reageren om hun legale personeelsbestand op basis van geldige I-9 formulieren te behouden. 

Nieuw E-Verify Statuswijzigingsrapport

Voor E-Verify werkgevers heeft het DHS een nieuw hulpmiddel ontwikkeld - het E-Verify Status Change Report (het "Rapport"). Dit rapport geeft informatie om werkgevers te helpen bepalen wanneer ze het formulier I-9 opnieuw moeten invullen omdat het DHS onlangs de werkvergunning heeft ingetrokken waarop een huidige werknemer vertrouwde. In het E-Verify Status Change Report staat het volgende:

• Ingetrokken EAD-nummer (Employment Authorization Document)
• Datum intrekking document
• E-Verify Zaaknummer
• Vreemdelingenregistratienummer

Werkgevers hebben toegang tot dit rapport door in te loggen op E-Verify en te klikken op de tab Rapporten bovenaan de homepage. Het DHS werkt het Status Change Report regelmatig bij. 

Formulier I-9 herformuleren op basis van E-Verify statuswijzigingsrapport

Bij het aanpakken van ingetrokken EAD's die vermeld staan op het E-Verify Status Change Report, moet een werkgever onmiddellijk een ontmoeting hebben met elke betrokken werknemer en vragen om het formulier I-9 opnieuw te controleren. De werkgever moet de volgende stappen uitvoeren:

• Informeer de werknemer dat het DHS de werkgever op de hoogte heeft gesteld van het feit dat het DHS de EAD van de persoon heeft ingetrokken. 
• Leg uit dat de werkgever de werknemer moet vragen om nieuw bewijs van een geldige werkvergunning te overleggen. 
• Laat de werknemer de I-9 lijst met geaccepteerde documenten zien en vraag de werknemer om een geldig document van lijst A OF een geldig document van lijst C te laten zien. 
• Als de werknemer verklaart dat hij geen ander bewijs heeft van een geldige werkvergunning, onmiddellijk beëindigen. 
• Als de werknemer verklaart dat hij bewijs heeft, maar het niet bij zich heeft, geef de werknemer dan de opdracht om het nieuwe bewijs zo snel mogelijk mee te brengen. Zeg dat de werkgever een vervolgactie zal ondernemen als de werknemer niet snel verslag uitbrengt over deze kwestie. 

Het DHS heeft werkgevers geïnstrueerd (1) om het I-9 hercontroleproces "onmiddellijk" te starten na het bekijken van het rapport en (2) om deze hercontrole "binnen een redelijke termijn" te voltooien. Dus, als de werknemer beweert ander bewijs van tewerkstellingsautorisatie te hebben, moeten werkgevers de werknemer een paar dagen geven om het nieuwe bewijs van tewerkstellingsautorisatie te leveren. In een tijd van strenge handhaving mogen werkgevers echter geen omzettingen laten op zich wachten na ontvangst van een overheidsrapport over een ingetrokken EAD. 

Niet beoordelen van of geen actie ondernemen naar aanleiding van E-Verify statuswijzigingsrapport

Werkgevers die het E-Verify Status Change Report niet regelmatig controleren of niet onmiddellijk reageren op basis van het rapport, kunnen aanzienlijke gevolgen krijgen. ICE kan de werkgever bijvoorbeeld niet alleen beboeten voor het overtreden van I-9 papierwerk (d.w.z. het niet bijhouden van een geldig formulier I-9), maar ook voor het bewust tewerkstellen van onbevoegde vreemdelingen. Als ICE ook concludeert dat de werkgever deze rapporten roekeloos naast zich neer heeft gelegd of betrokken is bij een patroon of praktijk van opzettelijk negeren, kan ICE samen met het Amerikaanse Ministerie van Justitie een strafrechtelijke aanklacht indienen tegen de werkgever.

Beste werkwijze

In deze tijd van strikte handhaving van de federale immigratiewetten moeten werkgevers prioriteit geven aan I-9 naleving. Neem contact op met uw Foley & Lardner arbeidsrechtadvocaat voor hulp bij het aanpakken van deze complexe I-9 kwesties.