Lastige nalevingskwesties voor bedrijven wanneer een leidinggevende zijn dienstverband beëindigt: beloften inzake uitkeringen na beëindiging van het dienstverband
Arbeidsverhoudingen met leidinggevenden zijn zelden permanent. Wanneer een leidinggevende of andere hooggeplaatste werknemer zijn dienstverband beëindigt, krijgen bedrijven vaak te maken met moeilijke kwesties op het gebied van belastingen, aandelen en secundaire arbeidsvoorwaarden die verband houden met het ontslag van de werknemer.
Dit artikel is het vierde in een reeks artikelen over belangrijke compliance-richtlijnen voor het structureren van uitkeringen na beëindiging van het dienstverband of het aanpakken van kwesties en overwegingen voor bedrijven wanneer een leidinggevende zijn dienstverband beëindigt. In onze vorige artikelen hebben we besproken ofERISA van toepassing is op uw ontslagregeling voor leidinggevenden, ofCode Section 409A van toepassing is op ontslaguitkeringen en wat u moet doen met aandelenbeloningen.
Deze maand bespreken we zaken waarmee rekening moet worden gehouden voordat bepaalde uitkeringen na beëindiging van het dienstverband worden toegezegd aan een leidinggevende in zijn arbeidsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst.
Pensioenplanbeloften
Een veel voorkomende, maar problematische belofte die we in beëindigingsovereenkomsten zien, is dat de ontslagen leidinggevende een deel of het geheel van zijn ontslagvergoeding mag storten op zijn 401(k)- of 403(b)-pensioenrekening. Dit is een begrijpelijke fout, aangezien veel 401(k)- of 403(b)-pensioenregelingen deelnemers over het algemeen toestaan om uitstel van betaling aan te vragen voor hun volledige belastbare inkomen. Er is echter een speciale regel in sectie 415 van de Internal Revenue Code van 1986, zoals gewijzigd (de Code), die verbiedt dat ontslagvergoedingen worden beschouwd als in aanmerking komende vergoedingen onder 401(k)- en 403(b)-plannen. Aangezien dit een wettelijke regel is, is er geen manier om deze te omzeilen.
Een andere belofte, hoewel zeldzamer, is dat de leidinggevende bij beëindiging van zijn dienstverband recht krijgt op de uitkeringen uit zijn pensioenregeling. Hoewel deze belofte niet noodzakelijkerwijs bij wet verboden is, kan deze voor fiscaal erkende pensioenregelingen, zoals 401(k)- of pensioenregelingen, en voor niet-gouvernementele 403(b)-regelingen kan deze belofte worden beschouwd als discriminerend en in strijd met de regels van de Code als de ontslagnemende leidinggevende volgens deze regels als hoogbetaald wordt beschouwd (voor 2025 omvat dit over het algemeen werknemers die in 2024 meer dan 160.000 dollar hebben verdiend, waarbij dat bedrag elk jaar wordt geïndexeerd). Om dit probleem op te lossen, zou de werkgever eenvoudigweg een aanvullende ontslagvergoeding kunnen betalen die gelijk is aan het niet-verworven bedrag dat anders onder het pensioenplan zou vervallen. Die ontslagvergoeding komt echter niet in aanmerking voor dezelfde fiscale voordelen die de leidinggevende zou hebben genoten als de betaling onder het pensioenplan was gedaan, zoals de mogelijkheid om de betaling over te hevelen en onmiddellijke inkomstenbelasting te vermijden.
Het bovenstaande punt van zorg met betrekking tot toegezegde onvoorwaardelijke toekenning geldt niet voor niet-gekwalificeerde pensioenregelingen, die al gunstiger zijn voor beter betaalde werknemers en niet onderworpen zijn aan dezelfde non-discriminatieregels als fiscaal gekwalificeerde pensioenregelingen. Een niet-gekwalificeerde regeling kan voorzien in volledige onvoorwaardelijke toekenning voor sommige deelnemers en niet voor andere, zodat een werkgever op individuele basis aanvullende onvoorwaardelijke toekenning kan bieden in het kader van deze regelingen.
Beloften van het gezondheidsplan
Het is gebruikelijk dat in een arbeidsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst wordt toegezegd dat de deelname aan de collectieve ziektekostenverzekering na beëindiging van het dienstverband wordt voortgezet, bijvoorbeeld in de vorm van een voortgezette gratis of gesubsidieerde dekking onder de ziektekostenverzekering van de werkgever.
De beste manier om een dergelijke bepaling op te stellen, is door deze te koppelen aan COBRA-dekking, aangezien het collectieve gezondheidsplan van de werkgever al bepalingen bevat die een ontslagen werknemer het recht geven om de dekking onder COBRA voort te zetten. De bepaling zou bijvoorbeeld kunnen luiden dat als de ontslagen leidinggevende tijdig kiest voor COBRA-dekking, de werkgever dan een deel of het geheel van de COBRA-premies van de leidinggevende zal betalen (of aan de leidinggevende zal vergoeden) zolang deze COBRA-dekking van kracht is. Wij bevelen deze aanpak aan, met name voor verzekeringen die zijn verzekerd of zelfverzekerd met een stop-loss-verzekering, zodat de werkgever niet onbedoeld beloften doet aan de leidinggevende die zijn verzekeraars niet hebben goedgekeurd (zoals het toestaan dat een ontslagen leidinggevende de dekking voortzet zonder voor COBRA te kiezen).
Als de beloofde dekking na beëindiging van het dienstverband langer duurt dan de gebruikelijke COBRA-dekkingsperiode van 18 maanden, moet de werkgever goedkeuring vragen aan de verzekeraar van zijn gezondheidsplan of, indien van toepassing, aan de stop-loss-verzekeraar, om ervoor te zorgen dat de verlengde uitkeringen onder de verzekeringspolis blijven vallen. Aangezien ERISA vereist dat in de polisdocumenten wordt gespecificeerd wanneer de uitkeringen worden betaald, moet de werkgever er bovendien voor zorgen dat de polis een ontslagen werknemer toestaat om de dekking na de COBRA-verlengingsperiode voort te zetten, bijvoorbeeld door in de polis een bepaling op te nemen dat de dekking kan worden verlengd voor zover dat in een beëindigingsovereenkomst is vastgelegd.
Ten slotte moet bij zelfverzekerde regelingen rekening worden gehouden met de gevolgen voor de federale inkomstenbelasting wanneer toezeggingen worden gedaan aan een vertrekkende leidinggevende. Zelfverzekerde collectieve ziektekostenverzekeringen vallen onder artikel 105(h) van de Code, dat bepaalt dat uitkeringen belastbaar zijn voor de werknemer als de regeling discrimineert ten gunste van hoogbetaalde werknemers of voormalige werknemers. Als de werkgever alleen COBRA-subsidies verstrekt aan vertrekkende leidinggevenden en niet aan gewone werknemers, kunnen de vertrekkende leidinggevenden worden onderworpen aan belasting op de uitkeringen na beëindiging van het dienstverband. Om belasting op de uitkeringen te vermijden, kan de werkgever in plaats daarvan de waarde van de COBRA-subsidie van de werkgever als belastbaar loon voor de leidinggevende aanrekenen. Uiteraard moet er loonbelasting worden ingehouden op dat toegerekende loon, en als er tijdens de periode dat de gesubsidieerde ziektekostenverzekering van kracht is geen ontslagvergoeding in contanten wordt betaald waaruit die loonbelasting kan worden betaald, dan moeten de werkgever en de leidinggevende afspraken maken over de wijze waarop die loonbelasting zal worden betaald. Een ander alternatief is om de leidinggevende aanvullende belastbare contante vergoedingen te verstrekken die de leidinggevende desgewenst kan gebruiken om zijn COBRA-kosten te dekken, in plaats van specifieke subsidies of vergoedingen die gekoppeld zijn aan de inschrijving van de leidinggevende in de COBRA-dekking.
Andere beloften inzake sociale voorzieningen
De laatste typische, maar problematische belofte die we vaak zien in arbeidsovereenkomsten of beëindigingsovereenkomsten is dat de ontslagen leidinggevende gedurende een bepaalde periode na beëindiging van het dienstverband mag blijven deelnemen aan "alle welzijnsregelingen van de werkgever". De term "welzijnsregelingen van de werkgever" omvat zaken als levensverzekeringen en regelingen voor langdurige arbeidsongeschiktheid, evenals collectieve ziektekostenverzekeringen (die we hierboven al hebben besproken).
De zorg is dat levensverzekeringen en langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zelden voorzieningen hebben voor dekking na beëindiging van het dienstverband, zoals COBRA. Levensverzekeringen staan vaak alleen toe dat ontslagen werknemers hun collectieve dekking omzetten in een individuele verzekering (met een maximum voor het bedrag dat kan worden omgezet en vaak aanzienlijk hogere premieverplichtingen) en langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekeringen kennen vaak helemaal geen dekking na beëindiging van het dienstverband. Daarom is het van groot belang dat de werkgever, voordat hij deze uitkeringen na beëindiging van het dienstverband belooft, de regels van zijn uitkeringsregelingen en verzekeringspolissen controleert om te bepalen of er een manier is om een dergelijke dekking te bieden, of dat hij de verzekeraar om toestemming vraagt om een aanvullende clausule aan de polis toe te voegen om de dekking voor de leidinggevende uit te breiden. Anders kan de werkgever onbedoeld uitkeringen hebben toegezegd die hij zelf moet verzekeren omdat de verzekeraar niet heeft ingestemd met het uitkeren van die uitkeringen op grond van zijn polis. Als de voormalige leidinggevende bijvoorbeeld zou overlijden terwijl de toegezegde collectieve levensverzekering na beëindiging van het dienstverband zogenaamd van kracht is, zou de verzekeraar de claim voor uitkeringen kunnen afwijzen, met als gevolg dat de werkgever de overlijdensuitkering uit zijn algemene vermogen moet betalen.
Kortom, voordat een werkgever in een arbeidsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst met een leidinggevende uitkeringen na beëindiging van het dienstverband belooft, moet hij nagaan of de wet en de voorwaarden van zijn plan documenten of verzekeringspolissen toestaan dat deze beloften worden nagekomen, en zo ja, hoe hij met de fiscale gevolgen moet omgaan. Werkgevers moeten deze kwesties zorgvuldig overwegen voordat zij arbeidsovereenkomsten aangaan met of beloften doen aan een leidinggevende die zijn dienstverband beëindigt, om deze onbedoelde gevolgen te voorkomen.
Voor meer informatie over nalevingskwesties bij het beëindigen van het dienstverband van leidinggevenden kunt u het vijfde en laatste artikel in onze reeks verwachten.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met een van de advocaten van Foley's praktijkgroep Werknemersvoordelen & Beloning van leidinggevenden.
