Basisinformatie over arbeidsvoorwaarden – Wanneer een werknemer wordt ontslagen: een informatiegids voor HR- en arbeidsvoorwaardenprofessionals

Wanneer het dienstverband van een werknemer wordt beëindigd – of dat nu het gevolg is van een routineontslag, een onderhandelde beëindiging of een onverwachte beëindiging om gegronde redenen – moeten de personeels- en juridische afdelingen snel en zorgvuldig samenwerken. Het vertrek van een werknemer, ongeacht de reden, zet een reeks gebeurtenissen in gang die van invloed zijn op salarissen, bonussen, aandelenopties, pensioenuitkeringen, ziektekostenverzekeringen en andere door het bedrijf gesponsorde programma's. De manier waarop elk van deze uitkeringen wordt afgehandeld, is afhankelijk van de omstandigheden van de beëindiging, de precieze bewoordingen van de geldende documenten en de toepasselijke wettelijke vereisten. Fouten kunnen zowel financieel als reputatiegerelateerd kostbaar zijn, dus het is essentieel om elke ontslagsituatie zorgvuldig en consistent aan te pakken.

De informatie in deze gids is algemeen van aard en is niet bedoeld om alle kwesties met betrekking tot loonbetaling, uitkeringen of belastingen te behandelen die zich kunnen voordoen bij het ontslag van een werknemer, noch alle nuances die kunnen optreden bij het beoordelen van de ontslagen werknemer of de specifieke kenmerken van de uitkeringsregelingen van uw bedrijf. Bovendien zijn alle fiscale of andere regels die in deze gids worden beschreven, actueel op de datum van deze gids en houdt dit niet in dat de beschreven regels de enige regels (fiscaal of anderszins) zijn die van toepassing kunnen zijn en die aan verandering onderhevig zijn. Daarom raden wij u altijd aan om uw interne of externe juridisch adviseur of andere belasting- of personeelsadviseurs in te schakelen bij het behandelen van kwesties met betrekking tot vergoedingen en uitkeringen in verband met het ontslag van een werknemer. 

Deze gids maakt deel uit van Foley's praktijk voor personeelsbeloningen en beloning van leidinggevenden "Benefits Basics" resource series — raadpleeg onze eerdere resourcegidsen voor belangrijke overwegingen met betrekking tot secundaire arbeidsvoorwaarden wanneer een werknemer overlijdt of invaliditeit. 

EEN OVERZICHT VAN DE RELEVANTE WETGEVING

Voordat we ingaan op kwesties met betrekking tot het beheer van de belonings- en secundaire arbeidsvoorwaarden van uw bedrijf, is het belangrijk om een goed begrip te hebben van het ontslagproces en de bijbehorende juridische en administratieve basisprincipes. 

Verzamel uw documenten

Voordat u actie onderneemt, dient u alle relevante documenten te verzamelen. Dit kan een aantal of alle van de volgende documenten omvatten:

• De aanbiedingsbrief of arbeidsovereenkomst van de werknemer.
• Eventuele beëindigingsovereenkomsten of door het bedrijf gesponsorde beëindigingsbeleidsregels.
• Elke overeenkomst inzake bonus bij verandering van zeggenschap, aanwerving, behoud of soortgelijke bonusovereenkomsten.
• Alle documenten met betrekking tot werknemersleningen.
• Het werknemershandboek.
• Alle overeenkomsten inzake aandelenbeloningen en bijbehorende plan documenten en, indien van toepassing, aandeelhoudersovereenkomsten, exploitatieovereenkomsten of andere bestuursdocumenten.
• Alle bonus- en commissieplannen.
• Gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde pensioenplan documenten en samenvattende planbeschrijvingen.
• Verzekeringspolissen en overeenkomsten met externe beheerders.
• Informatiebrochures over uitkeringen en beknopte beschrijvingen van de regeling.
• COBRA-kennisgevingen.
• Alle beperkende overeenkomsten (zoals concurrentiebedingen of geheimhoudingsovereenkomsten).

De wijze waarop en de mate waarin elk van deze documenten relevant is, hangt grotendeels af van de omstandigheden van de beëindiging. 

Begrijp de basis voor ontslag

Zodra u alle relevante documenten hebt gevonden, is de eerste praktische stap om duidelijk te begrijpen wat de reden voor het ontslag van de werknemer is. Een ontslag 'om gegronde redenen' komt zelden voor en heeft meestal te maken met wangedrag, zoals diefstal, fraude, grove nalatigheid of een ernstige schending van het bedrijfsbeleid. Dit soort ontslag leidt vaak tot het verlies van bepaalde voordelen en het verlies van rechten na beëindiging van het dienstverband. Een ontslag 'zonder reden' vindt over het algemeen plaats om zakelijke redenen die geen verband houden met wangedrag, zoals het schrappen van een functie, herstructurering of veranderingen in de bedrijfsvoering, en kan de werknemer recht geven op een ontslagvergoeding en voortgezette deelname aan bepaalde stimuleringsregelingen.

PRAKTISCHE OPMERKING: De definitie van 'oorzaak' in een arbeidsovereenkomst, bonusregeling of aandelenoptie kan verschillen van de definitie in uw personeelshandboek, of zelfs tussen deze overeenkomsten onderling. Zorg ervoor dat u weet welke definitie van toepassing is voordat u verdergaat. Beter nog, voer een beperkte controle uit van alle documenten die een definitie van 'oorzaak' bevatten en zorg ervoor dat ze effectief op elkaar zijn afgestemd.  

Bekijk de wet

Zorg er vervolgens voor dat u voldoet aan alle toepasselijke federale, staats- en lokale vereisten. Dit omvat het verstrekken van de juiste kennisgevingen op grond van wetten zoals de WARN Act, het tijdig uitbetalen van de laatste salarissen en het naleven van eventuele beperkingen op looninhoudingen. De vereisten van deze wetten vallen buiten het bestek van dit artikel, maar naleving is erg belangrijk omdat het missen van een wettelijke deadline of het niet verstrekken van vereiste kennisgevingen of andere documentatie onnodige juridische risico's met zich mee kan brengen. 

Zoals hieronder in detail wordt besproken, is het belangrijk om rekening te houden met Internal Revenue Code Section 409A (Sectie 409A), die het tijdstip en de vorm van bepaalde uitgestelde compensatiebetalingen regelt. Onjuist getimede betalingen of wijzigingen in de vorm van uitkeringen kunnen leiden tot onmiddellijke opname in het inkomen van de voormalige werknemer, plus een extra belasting van 20% en andere boetes opgelegd door de Internal Revenue Service. Voordat betalingsvoorwaarden worden gewijzigd, moeten HR en de juridische afdeling dus controleren of de wijzigingen geen onbedoelde negatieve fiscale gevolgen hebben.

Bereid de documentatie voor

Als u ontslagvergoedingen, versnelde bonussen of aandelenopties aanbiedt als onderdeel van het ontslagpakket van een werknemer (of als een van deze zaken vereist is op grond van toepasselijke contracten, regelingen of beloningsovereenkomsten), zijn deze voordelen vaak afhankelijk van het ondertekenen van een ontslagovereenkomst door de werknemer, waarin een algemene vrijwaring van aanspraken is opgenomen. Zorg er bij het opstellen van de beëindigingsovereenkomst voor dat de vrijwaring voldoet aan alle toepasselijke wetgeving, waaronder de Older Workers Benefit Protection Act (OWBPA) voor werknemers ouder dan 40 jaar, en dat de tegenprestatie voor de vrijwaring duidelijk wordt beschreven. Werknemers ouder dan 40 jaar moeten doorgaans 21 dagen de tijd krijgen om de overeenkomst te overwegen en nog eens zeven dagen na ondertekening om hun akkoord met de afstand van vorderingen op grond van leeftijd in te trekken. Over het algemeen mag de afstand pas op of na de laatste werkdag van de werknemer ter ondertekening worden aangeboden, hoewel er omstandigheden zijn waarin deze eerder dan de laatste werkdag kan worden aangeboden om de OWBPA-overwegingsperiode te laten ingaan. Betalingen mogen pas beginnen nadat de vrijgave is ondertekend en de herroepingstermijn is verstreken of, indien later, op de datum die vereist is volgens de voorwaarden van overeenkomsten die onder sectie 409A vallen. Staatswetten kunnen ook bepaalde aanvullende wachttijden, waarschuwingen of uitdrukkelijke afstandverklaringen of kennisgevingen vereisen voor een effectieve vrijgave, dus zorg ervoor dat u de lokale verplichtingen begrijpt op basis van de fysieke werklocatie van de werknemer.

Als de werknemer wordt ontslagen 'om gegronde redenen', zorg er dan voor dat u de omstandigheden die aanleiding geven tot het ontslag 'om gegronde redenen' zeer zorgvuldig documenteert en overweeg hoe u deze effectief kunt opnemen in de overwegingen van de beëindigingsovereenkomst. Als de werknemer onderworpen blijft aan beperkende overeenkomsten, zorg er dan ook voor dat er een geldige tegenprestatie voor de overeenkomsten is, aangezien recente jurisprudentie suggereert dat aandelenbeloningen die bij beëindiging van het dienstverband vervallen, mogelijk geen geldige tegenprestatie zijn voor dit soort beperkingen na beëindiging van het dienstverband.

CONTANTEN EN AANDELENREGELINGEN 

Overzicht 

Wanneer een werknemer wordt ontslagen, moet u rekening houden met de gevolgen voor verschillende soorten contante vergoedingen of aandelenbeloningen. Eerst moet u alle contante en aandelenvergoedingen inventariseren die aan de werknemer verschuldigd zijn of kunnen worden. Het is vrijwel zeker dat er een laatste salaris moet worden uitbetaald. U moet ook bepalen of de werknemer vakantiedagen of andere vrije dagen heeft opgebouwd die mogelijk moeten worden uitbetaald op basis van de toepasselijke staatswetgeving en het verlofbeleid van het bedrijf en/of zakelijke uitgaven die zijn gemaakt of bij het bedrijf zijn ingediend, maar nog niet zijn vergoed. Deze vereisten en de bijbehorende betalingstermijnen worden bepaald door de staatswetgeving en het bedrijfsbeleid.

Contante betalingen

Voor bonusregelingen en commissieafspraken op basis van contante betalingen moeten de documenten van de regeling worden gecontroleerd om na te gaan of de werknemer op de normale betalingsdatum actief in dienst moet zijn om een betaling te ontvangen, of – indien het ontslag niet om gegronde redenen plaatsvindt – of een pro rata toekenning verschuldigd is op basis van de diensttijd tijdens de prestatieperiode. Bij veel beëindigingen met een gegronde reden worden onbetaalde bonussen volledig verbeurd, ongeacht de prestatieresultaten, maar dit is afhankelijk van de voorwaarden van de regeling en soms ook van de staatswetgeving. 

Aan de andere kant moet u nagaan of de werknemer op het moment van beëindiging van het dienstverband geld verschuldigd is aan het bedrijf. Als de terugbetalingsverplichting het gevolg is van een lening, moet u nagaan of de lening bij beëindiging van het dienstverband opeisbaar wordt en of de voorwaarden van de lening het bedrijf toestaan het geleende bedrag te verrekenen met andere vergoedingen. Controleer de documenten om te bepalen of de werknemer mogelijk onderworpen is aan een terugvorderings-/terugbetalingsverplichting als niet is voldaan aan een dienstverbandvereiste met betrekking tot een eerder uitbetaalde bonus (bijvoorbeeld voor een aanwervings- of retentiebonus).

Aandelenregelingen

Aandelenbeloningen brengen andere kwesties met zich mee. In beloningsovereenkomsten en de bijbehorende plan documenten wordt gespecificeerd of niet-verworven opties, beperkte aandelen, beperkte aandelenunits of prestatiebeloningen onmiddellijk bij beëindiging vervallen, of dat er een vorm van versnelde of pro rata verwerving van toepassing is op beëindigingen zonder reden. Als de werknemer wordt ontslagen 'met reden', bekijk dan alle aandelenregelingen (en aandeelhoudersovereenkomsten) om te bepalen of beloningen (inclusief verworven beloningen) vervallen of onderworpen zijn aan specifieke terugkooprechten van het bedrijf. In het geval van aandelenopties moet u speciale aandacht besteden aan de uitoefenperiode na beëindiging van het dienstverband. De standaardperiode is 90 dagen na beëindiging, maar sommige bedrijven bieden langere periodes voor personen die zonder reden worden ontslagen. Het verlengen van de uitoefenperiode vereist zorgvuldigheid, omdat wijzigingen van invloed kunnen zijn op de fiscale behandeling van de toekenning – bijvoorbeeld door een incentive-aandelenoptie om te zetten in een niet-gekwalificeerde optie – en ook gevolgen kunnen hebben op grond van sectie 409A als de verlenging verder gaat dan de oorspronkelijke vervaldatum of als de verlengingswijziging wordt uitgevoerd nadat de uitoefenperiode na beëindiging is verstreken. Bovendien staan sommige overeenkomsten of aandeelhoudersregelingen het bedrijf toe om bij beëindiging van het dienstverband aandelen (inclusief aandelen die zijn verworven wanneer een ontslagen werknemer verworven aandelenopties uitoefent) terug te kopen tegen de reële marktwaarde of een andere formuleprijs. Deze rechten moeten vroegtijdig worden beoordeeld, zodat aan alle bijbehorende termijnen kan worden voldaan. Ten slotte, als het bedrijf een aandelenkoopplan voor werknemers heeft, moet u nagaan of er een bedrag op een aandelenkoopplanrekening voor de werknemer staat dat nog niet is gebruikt om aandelen van de werkgever te kopen, en bepalen hoe dat na beëindiging van het dienstverband moet worden beheerd.

Ontslagvergoeding

Zoals hierboven vermeld, kunnen werknemers recht hebben op een ontslagvergoeding op grond van de algemene beleidsregels van het bedrijf of een individuele overeenkomst. Bekijk de relevante documenten om te bepalen of iemand in aanmerking komt voor een ontslagvergoeding en onder welke voorwaarden. Een bedrijf kan er ook voor kiezen om een ontslagvergoeding aan te bieden aan een werknemer die zonder reden wordt ontslagen in bepaalde omstandigheden, met name als het bedrijf een vrijwaring van aanspraken van de werknemer wil verkrijgen en de werknemer bij ontslag geen andere uitkeringen ontvangt die al afhankelijk zijn van het ondertekenen van een vrijwaring van aanspraken.

Eenmalige of in termijnen uitbetaalde ontslagvergoedingen die volledig worden betaald binnen tweeënhalve maand na het einde van het jaar waarin een werknemer zijn dienstverband beëindigt, zijn over het algemeen vrijgesteld van de regels van sectie 409A. Er is ook een Section 409A-vrijstelling voor ontslagvergoedingen die ontslagvergoedingen vrijstelt van de regels van Section 409A die niet hoger zijn dan het laagste bedrag van (i) twee keer de jaarvergoeding van de werknemer voor het jaar voorafgaand aan de beëindiging, of (ii) twee keer de limiet van Code Section 401(a)(17) (die in 2025 $ 345.000 bedraagt), op voorwaarde dat alle ontslagvergoedingen worden betaald tegen het einde van het tweede jaar na het ontslag. Als de ontslagvergoeding deze limieten overschrijdt of in termijnen wordt betaald na de veilige havenperiode, moet de regeling voldoen aan bepaalde vereisten van sectie 409A, waaronder het specificeren van vaste betalingsdata of objectief vast te stellen schema's, en mag er geen versnelling of discretionaire bevoegdheid zijn met betrekking tot het tijdstip van betaling. Als de betalingen afhankelijk zijn van het ondertekenen van een vrijwaringsverklaring door de werknemer, moeten bepaalde overwegingen met betrekking tot het tijdstip van betaling in acht worden genomen om te voldoen aan de regels van sectie 409A.

Voor meer informatie over hoe sectie 409A van toepassing is op ontslagregelingen, zie ons artikelhier. 

PENSIOENREGELINGEN VOOR WERKNEMERS

Gekwalificeerde pensioenregelingen

401(k) en andere soorten pensioenregelingen met vaste bijdragen. 401(k)-regelingen zijn de meest voorkomende pensioenuitkeringen die werkgevers aan hun werknemers aanbieden, maar kleine werkgevers kunnen ook andere pensioenregelingen aanbieden, zoals een SIMPLE-IRA- of SEP-IRA-regeling. Wanneer een werknemer zijn dienstverband beëindigt, kan het verworven saldo in een 401(k)- of ander gekwalificeerd pensioenplan met vaste bijdragen doorgaans worden uitgekeerd, worden overgedragen naar een ander fiscaal gekwalificeerd plan of in het plan worden behouden, afhankelijk van de omvang van de rekening en de regels van het plan. In tegenstelling tot andere soorten uitkeringen die in deze gids worden beschreven, heeft het al dan niet terecht ontslag van een werknemer geen invloed op het recht van de werknemer op zijn verworven 401(k)-pensioensaldo. De belangrijkste actie voor HR-professionals wanneer een werknemer wordt ontslagen, is om de externe beheerder van het 401(k)-plan onmiddellijk op de hoogte te stellen van het ontslag, zodat de externe beheerder het standaardproces kan starten om de persoon correct en tijdig op de hoogte te stellen van de uitkeringsrechten en overdrachtsopties (waaronder bepaalde wettelijk vereiste kennisgevingen).  Dit is ook een goed moment om de werknemer aan te moedigen om de begunstigden te controleren en ervoor te zorgen dat de juiste contactgegevens beschikbaar zijn voor het plan.

Als de vertrekkende werknemer een uitstaande 401(k)-lening heeft, moet u ook alle terugbetalingsopties en gevolgen van wanbetaling meedelen, zoals vereist door het plan en uw huidige planleningbeleid. Veel plannen vereisen dat uitstaande leningen worden terugbetaald of zullen het 401(k)-saldo van de werknemer kort na beëindiging van het dienstverband verrekenen. Als het leningenbeleid toestaat dat een ontslagen werknemer doorgaat met het aflossen van de 401(k)-lening (wat via afzonderlijke directe betalingen van de werknemer zelf moet gebeuren, aangezien de werknemer niet langer op de loonlijst van het bedrijf staat), dan moet u dat proces aan de werknemer meedelen (of de externe beheerder zal dat doen). Als de terugbetaling van een uitstaande 401(k)-lening na beëindiging van het dienstverband niet wordt voortgezet, worden die onbetaalde bedragen beschouwd als een belastbare uitkering aan de vertrekkende werknemer op het tijdstip dat is vastgelegd in het leningenbeleid van de 401(k)-regeling.

Andere aandachtspunten:

• Als de ontslagen deel uitmaken van een grotere personeelsinkrimping (of een reeks geplande inkrimpingen), kunnen werkgevers overwegen om de verwerving van nog niet verworven 401(k)-saldi van de betrokken werknemers te versnellen. Dit is doorgaans toegestaan volgens de regels van het 401(k)-plan, maar hiervoor kan een wijziging van het plan of een andere passende toestemming nodig zijn. Als het aantal ontslagen of andere beëindigingen zonder reden tijdens een planjaar aanzienlijk is, kunnen de regels van het 401(k)-plan bovendien vereisen dat het plan de inkrimpingen behandelt als een "gedeeltelijke beëindiging van het plan", waardoor het plan de rekeningsaldi voor de betrokken personen volledig moet vrijgeven. Deze regels voor gedeeltelijke beëindiging van het plan zijn complex en genuanceerd. Wij raden u daarom aan om bij aanhoudende ontslagen of inkrimpingen van het personeelsbestand advies in te winnen bij een jurist om te bevestigen of versnelde vrijgave vereist is.
• Een belangrijk punt om op te letten is dat uitgestelde bijdragen van werknemers alleen worden ingehouden op in aanmerking komende betalingen na beëindiging van het dienstverband. Het is belangrijk om te onthouden dat ontslagvergoedingen nooit in aanmerking komen voor bijdragen aan een 401(k)-plan (of daarmee verband houdende werkgeversbijdragen), maar dat bepaalde "betalingen na beëindiging van het dienstverband" wel in aanmerking kunnen komen, afhankelijk van de voorwaarden van uw 401(k)-plan. Ontslagvergoedingen zijn alle soorten betalingen of uitkeringen die geen verband houden met de diensten die de werknemer tot de datum van beëindiging van het dienstverband heeft verleend (wat betekent dat als de werknemer niet was ontslagen, dat soort betalingen niet zouden zijn gedaan, zoals contante ontslagvergoedingen). Dit in tegenstelling tot betalingen na beëindiging van het dienstverband, waaronder salaris of uitkeringen die na beëindiging worden betaald, maar ook zouden zijn betaald als het dienstverband was voortgezet, zoals het laatste salaris van een vertrekkende werknemer of de uitbetaling van opgebouwde vakantiedagen. Voor dit laatste type betalingen moet mogelijk 401(k)-uitstel worden ingehouden (en komen ze in aanmerking voor werkgeversbijdragen) als de betalingen binnen bepaalde wettelijke termijnen na het dienstverband worden gedaan en uw plan dit vereist. Dit is een veelvoorkomend gebied voor onopzettelijke operationele fouten in 401(k)-plannen (die dure corrigerende maatregelen kunnen vereisen om de fiscaal gekwalificeerde status van het plan te herstellen en te behouden), dus het is belangrijk dat u de regels van het plan met betrekking tot betalingen na beëindiging begrijpt en afstemt met de salarisadministratie en de beheerders van het 401(k)-plan om ervoor te zorgen dat de voorwaarden van het plan worden nageleefd.

Pensioenregelingen met vaste uitkeringen. Voor pensioenregelingen met vaste uitkeringen of cash balance-regelingen is de cruciale vraag of de deelnemer op het moment van beëindiging van het dienstverband recht heeft op de uitkering, en zo niet, of de regeling voorziet in volledige toekenning in de specifieke omstandigheden. Als dat het geval is, kunnen deelnemers recht hebben op uitkeringen vanaf de normale pensioenleeftijd of, indien de regeling dat toestaat, op een eerdere datum. Net als bij 401(k)-regelingen hebben beëindigingen om gegronde redenen over het algemeen geen invloed op de verworven rechten, maar kunnen ze wel van invloed zijn op bepaalde subsidies voor vervroegde uittreding, afhankelijk van de opzet van de regeling. 

De regels voor gedeeltelijke beëindiging van pensioenregelingen die in de bovenstaande bespreking van 401(k)-regelingen aan de orde komen, zijn ook van toepassing op gekwalificeerde pensioenregelingen. Raadpleeg daarom altijd een adviseur wanneer er sprake is van ontslagen of personeelsinkrimpingen om te bevestigen of versnelde verwerving van pensioenrechten vereist is.

Wanneer u een werknemer ontslaat die ook deelnemer is aan een pensioenregeling, moet u nauw samenwerken met uw pensioenbeheerder om ervoor te zorgen dat de vereiste kennisgevingen en andere mededelingen tijdig aan de betrokkene worden verstrekt. Bovendien is dit een goed moment om ervoor te zorgen dat de administratie van de regeling alle benodigde historische gegevens over de uitkeringen bevat (waaronder dienstverband, salaris, indiensttredings- en ontslagdata en deelnemersspecifieke gegevens) voor een correcte berekening en uitbetaling van de pensioenuitkeringen. Moedig de werknemer ook aan om de begunstigden en de actuele contactgegevens te controleren voor toekomstige communicatie en kennisgevingen.

Groepsgezondheidsplannen

Het verlies van collectieve ziektekostenverzekering als gevolg van beëindiging van het dienstverband is over het algemeen een gebeurtenis die in aanmerking komt voor voortzetting van de COBRA-dekking. COBRA is over het algemeen van toepassing op verzekeringen die ziektekosten vergoeden, waaronder medische, tandheelkundige en oogheelkundige verzekeringen. De meeste FSA's voor gezondheidszorg komen in aanmerking voor een beperkte COBRA-verplichting, waardoor een werkgever alleen COBRA-dekking kan aanbieden wanneer de rekening van de werknemer onderbesteed is (wat betekent dat er op de datum van beëindiging van het dienstverband meer geld is bijgedragen aan de FSA dan is terugbetaald), en doorgaans alleen voor de rest van het planjaar. Er is een beperkte en zelden gebruikte COBRA-uitzondering voor beëindigingen wegens "grove nalatigheid", maar dit is een hoge wettelijke norm waaraan veel beëindigingen om gegronde redenen niet voldoen, en werkgevers moeten advies inwinnen alvorens deze toe te passen.

Als het bedrijf onderworpen is aan de federale COBRA-regels (over het algemeen zijn werkgevers met ten minste 20 werknemers onderworpen aan COBRA), moet u de COBRA-beheerder binnen 30 dagen na de beëindigingsdatum op de hoogte stellen van het ontslag van de werknemer, waarna de COBRA-beheerder 14 dagen de tijd heeft om het COBRA-keuzepakket te versturen. Als u COBRA intern beheert, heeft u in totaal 44 dagen de tijd om het COBRA-keuzepakket te versturen. Daarnaast moet u alle arbeidsovereenkomsten controleren om na te gaan of het bedrijf ermee heeft ingestemd om alle of een deel van de COBRA-premies te betalen in geval van beëindiging van het dienstverband van de werknemer.

Als u een kleine werkgever bent die niet onderworpen is aan de federale COBRA-regels, kunnen er nog steeds soortgelijke vereisten gelden onder een staatswet inzake 'mini-COBRA' waarvan u op de hoogte moet zijn. U mag er niet van uitgaan dat de verzekeraar de mini-COBRA-bepalingen van uw verzekeringspolis zal uitvoeren; vaak leggen verzekeringspolissen bepaalde administratieve verplichtingen op aan de werkgever, zoals kennisgevingsverplichtingen met betrekking tot mini-COBRA-vereisten. 

Levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekering

Voor levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen met overdraagbaarheids- of omzettingsbepalingen moet u ervoor zorgen dat u de vereiste kennisgevingen verstrekt waarmee de werknemer (en, indien van toepassing, zijn gezinsleden) de collectieve dekking kan omzetten in een individuele polis, meestal binnen 31 dagen na beëindiging van het dienstverband. Als uw bedrijf een key-man-polis voor een leidinggevende heeft, moet u er rekening mee houden dat beëindiging van het dienstverband geen invloed heeft op het eigendom van de polis door het bedrijf, tenzij anders vermeld in het contract. Controleer ten slotte alle onderpandrechten of split-dollar-overeenkomsten om een correcte afhandeling te garanderen.

Andere voordelen

Verzorgingsrekeningen vergoeden alleen kosten die de werknemer of zijn/haar partner in staat stellen om te werken, dus claims worden over het algemeen stopgezet bij beëindiging van het dienstverband. Ongebruikte saldi worden doorgaans verbeurd, tenzij de regeling een beperkte respijtperiode toestaat. Voor andere secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding, studiekostenvergoeding, autoleasing, mobiele telefoonvergoeding of wellnessprogramma's, moet u ervoor zorgen dat de inhoudingen worden stopgezet en dat u eventuele deadlines voor het indienen van claims of het opschorten van vergoedingen communiceert.

Zorg ervoor dat u de vergoeding van zakelijke onkosten niet over het hoofd ziet. Zoals hierboven vermeld, schrijven veel staatswetten inzake loonbetaling voor dat alle openstaande zakelijke onkosten bij het laatste salaris moeten worden vergoed. Controleer ook de zakelijke creditcardrekeningen om er zeker van te zijn dat er na beëindiging van het dienstverband geen nieuwe kosten worden gemaakt.

Niet-gekwalificeerde uitgestelde compensatieregelingen

Leidinggevenden en bepaalde belangrijke werknemers kunnen deelnemen aan niet-gekwalificeerde uitgestelde compensatieregelingen. Net als bij pensioenregelingen en 401(k)-regelingen is de eerste vraag die moet worden gesteld of de werknemer op het moment van beëindiging recht had op zijn volledige uitkering of pensioenrekening. Sommige regelingen leggen ook een extra verbeurdverklaring op als de beëindiging om gegronde redenen plaatsvindt of als de deelnemer post-employment-overeenkomsten schendt, zoals concurrentiebedingen of niet-wervingsovereenkomsten. In het document van de regeling wordt bepaald of niet-verworven bedragen bij beëindiging worden verbeurd en of beëindiging aanleiding geeft tot een uitkering. 

Als een deel van het saldo of de uitkering van de rekening niet onvoorwaardelijk is (of onvoorwaardelijk wordt als gevolg van een beëindiging om gegronde redenen), moet dit worden verbeurd overeenkomstig de voorwaarden van de regeling. 

Als een deel van de rekening onvoorwaardelijk is, bepalen het document en, indien van toepassing, de uitstelkeuzes van de werknemer of er een betaling verschuldigd is na het ontslag van de werknemer (wat in deze context wordt aangeduid als een beëindiging van het dienstverband onder Sectie 409A). Houd er bij beursgenoteerde ondernemingen rekening mee dat voor "gespecificeerde werknemers" een vertraging van zes maanden geldt voor de meeste betalingen na beëindiging van het dienstverband. Versnelde uitbetalingen en heruitstel van niet-gekwalificeerde planbetalingen zijn over het algemeen verboden op grond van sectie 409A, behalve in beperkte omstandigheden. Raadpleeg daarom altijd een adviseur voordat u wijzigingen aanbrengt in de betalingstermijnen.

Als u een externe beheerder voor het plan heeft, neem dan zo snel mogelijk contact met hen op om hen op de hoogte te stellen van het ontslag van de werknemer en hen te informeren over de maatregelen die zij moeten nemen met betrekking tot de rekening of uitkering van de werknemer in het kader van het plan (zoals het verbeuren van saldi of het starten van betalingen).

ANDERE ZAKEN OM REKENING MEE TE HOUDEN

Overwegingen voor beursgenoteerde ondernemingen

Vereiste Formulier 8-K. Over het algemeen geldt datwanneer een beursgenoteerd bedrijf een Chief Executive Officer (CEO), president, Chief Financial Officer (CFO), Chief Operating Officer, Chief Accounting Officer of een andere benoemde leidinggevende ontslaat, dit de noodzaak met zich meebrengt om een actueel rapport in te dienen op Formulier 8-K bij de Securities and Exchange Commission (SEC). Bovendien is een Form 8-K vereist als het bedrijf een "materiële compensatieovereenkomst" aangaat (of een bestaande overeenkomst materieel wijzigt) in verband met het vertrek van een CEO, CFO of benoemde leidinggevende (bijvoorbeeld het aangaan van een beëindigingsovereenkomst of het wijzigen van bestaande beëindigingsvoorwaarden). Deze openbaarmakingsverplichting moet binnen vier werkdagen na de relevante gebeurtenis worden nagekomen. Het is dus belangrijk om zo snel mogelijk te weten wanneer deze verplichting van kracht wordt, zodat het bedrijf tijdig deze documenten kan indienen. Bovendien moet een beëindigingsovereenkomst of andere overeenkomst die met een leidinggevende is gesloten, mogelijk als bijlage bij het kwartaal- of jaarverslag van het bedrijf worden ingediend, als een materieel contract. Nauwe samenwerking met de effecten- en openbaarmakingsafdelingen van het bedrijf is dus van cruciaal belang wanneer de ontslagen werknemer een leidinggevende is.

Proxyrapportage. Als de ontslagen werknemer een 'benoemde leidinggevende functionaris' is wiens vergoeding moet worden vermeld in de volgende proxyverklaring van het bedrijf, moeten eventuele vergoedingsmaatregelen in verband met het vertrek van de functionaris mogelijk worden besproken in het gedeelte 'Compensation Discussion and Analysis' (Bespreking en analyse van vergoedingen) van de volgende proxyverklaring. Alle bedragen die in verband met het vertrek zijn betaald (of de incrementele waarde van gewijzigde aandelenbeloningen) moeten mogelijk ook worden vermeld in de volmachtverklaring en moeten mogelijk worden gekwantificeerd als onderdeel van de openbaarmaking van mogelijke betalingen bij beëindiging. 

Sectie 16 Rapportage. Als de ontslagen werknemer een functionaris is die onderworpen is aan de rapportageverplichtingen van Sectie 16 (inclusief de verplichting om transacties in aandelen van het bedrijf te rapporteren op Formulieren 4), kunnen alle maatregelen die het bedrijf neemt met betrekking tot de aandelenbeloningen of aandelenbezit van de functionaris in verband met het ontslag – met name als dergelijke maatregelen plaatsvinden voordat de functionaris zijn Sectie 16-status als 'insider' verliest – aanleiding geven tot rapportageverplichtingen op Formulier 4.

Zes maanden uitstel van betaling voor bepaalde werknemers. Zoals hierboven vermeld, kunnen betalingen aan bepaalde belangrijke werknemers (zogenaamde 'bepaalde werknemers') van beursgenoteerde bedrijven bij beëindiging van het dienstverband onderworpen zijn aan een uitstel van zes maanden op grond van de regels voor uitgestelde beloning van Code Section 409A. Een gedetailleerde bespreking van wie een 'gespecificeerde werknemer' is, valt buiten het bestek van deze gids, maar 'gespecificeerde werknemers' kunnen (onder andere) tot 50 van de best betaalde functionarissen van het bedrijf omvatten, als hun beloning hoger is dan een geïndexeerd drempelbedrag ($ 230.000 voor 2025). Het bepalen of iemand een "gespecificeerde werknemer" is en welke betalingen op grond van deze regels mogelijk moeten worden uitgesteld, wordt geregeld door complexe en genuanceerde regels en het bedrijf moet indien nodig een raadsman raadplegen om deze beslissingen te nemen en betalingen te verrichten in overeenstemming met deze regels.

BELANGRIJKSTE CONCLUSIES

Beslissingen over uitkeringen en compensaties wanneer een bedrijf een werknemer ontslaat, moeten worden genomen met zorgvuldige aandacht voor plan documenten, wettelijke vereisten en timingregels. Het is van cruciaal belang om:

• Classificeer de beëindiging nauwkeurig als met of zonder reden, in overeenstemming met de toepasselijke definities van het plan.
• Verzamel en bekijk zo snel mogelijk alle relevante overeenkomsten en documenten met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden.
• Houd rekening met wettelijke kennisgevingstermijnen, COBRA-keuzetermijnen en vereisten voor salarisverwerking.
• Vermijd 409A-valkuilen bij het wijzigen van betalingstermijnen of aandelenuitoefenperiodes.
• Leg alle beslissingen, communicatie en betalingen vast in het dossier van de werknemer.

Door het proces methodisch aan te pakken, kunnen HR-leidinggevenden en bedrijfsjuristen ervoor zorgen dat de organisatie aan haar wettelijke verplichtingen voldoet, de werknemer consistent behandelt volgens de voorwaarden van het plan en de veelvoorkomende valkuilen vermijdt die tot geschillen of boetes leiden.