Praktische gevolgen van de handhaving van immigratiewetgeving voor pensioenregelingen - Deel II

Nu de regering Trump de nadruk blijft leggen op de handhaving van de Amerikaanse immigratiewetgeving, maken werkgevers zich steeds meer zorgen over invallen op de werkplek. In bepaalde omstandigheden zullen immigratiefunctionarissen arrestaties verrichten en werknemers vasthouden. Beheerders van uitkeringsregelingen moeten nadenken over hoe dergelijke vastgehouden werknemers worden behandeld in het kader van de uitkeringsregelingen van het bedrijf. Voor meer informatie over hoe een werknemer zonder papieren een deelnemer aan het plan kan worden, zie hier.

Wat gebeurt er als een werknemer wordt vastgehouden? Kan een gedetineerde werknemer later worden vrijgelaten?

De U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) behandelt deze vragen als volgt:

Bewaring is niet bestraffend. Zodra een vreemdeling wordt overgedragen aan ICE, bepaalt de dienst de bewaring. ICE gebruikt zijn beperkte detentiemiddelen om vreemdelingen vast te houden om hun aanwezigheid te garanderen voor immigratieprocedures of verwijdering uit de Verenigde Staten - en ook voor vreemdelingen die onderworpen zijn aan verplichte detentie, zoals bepaald door de Immigration and Nationality Act, of vreemdelingen waarvan ICE tijdens het detentieproces bepaalt dat ze een risico vormen voor de openbare veiligheid of voor de vlucht.

Wanneer een vreemdeling niet onderworpen is aan verplichte bewaring of niet wordt beschouwd als een risico voor de openbare veiligheid of vluchtrisico, maakt ICE gebruik van zijn discretionaire bevoegdheid om te beslissen over bewaring en vreemdelingen onder voorwaarden vrij te laten. Deze bewaringsbeslissingen worden geval per geval genomen en na afweging van alle omstandigheden - voornamelijk vluchtgevaar, bedreiging voor de nationale veiligheid en risico voor de openbare veiligheid.

ICE houdt ook rekening met andere factoren, zoals wanneer een vreemdeling een ernstige medische aandoening heeft, de eerste verzorger is van minderjarige kinderen of andere humanitaire overwegingen. [website link 10/7/2025 https://www.ice.gov/detain/detention-management]

Daarom moeten beheerders van uitkeringsregelingen bepalen of een gedetineerde werknemer gedekt blijft onder bepaalde uitkeringsregelingen van het bedrijf - en wanneer deze dekking eindigt.

401(k) Plannen

Stoppen de werknemersbijdragen?

Werkgevers kunnen besluiten om gedetineerde werknemers van de loonlijst te verwijderen. Als dit gebeurt, dan ontvangen gedetineerde werknemers niet langer een vergoeding waarop bijdragen kunnen worden ingehouden. Als werkgevers daarentegen vastgehouden werknemers op de loonlijst laten staan, zullen de 401(k)-bijdragen doorgaan totdat de werknemer zijn 401(k)-keuze wijzigt (bijv. door het uitstelpercentage te verlagen naar 0%). 

Heeft detentie invloed op de wachttijd? 

Dit hangt af van hoe de wachtperiode wordt gedefinieerd en gemeten in het 401(k) plan. Als de regeling onvoorwaardelijke dienst definieert als 1.000 uur dienst tijdens een planjaar, dan kan de detentie van een werknemer van invloed zijn op de creditering van onvoorwaardelijke dienst. Als de regeling echter de verstreken tijd gebruikt om de onvoorwaardelijke diensttijd te meten, dan wordt het onvoorwaardelijk worden mogelijk niet beïnvloed omdat detentie niet kwalificeert als een periode van ontslag voor 401(k) plan doeleinden, en elk verlof van minder dan 12 maanden blijft tellen als onvoorwaardelijke diensttijd.

Veroorzaakt detentie een distributiegebeurtenis?

Het hangt af van hoe een beëindiging van het dienstverband is gedefinieerd of beschreven in het 401(k) plan. Het is onwaarschijnlijk dat detentie wordt genoemd in het plan. De 401(k) pensioenfondsbeheerder kan echter overwegen hoe termen als "verlof" of "actieve werknemer" worden gedefinieerd. Afhankelijk van redelijke interpretaties van deze of soortgelijke termen, kan een gedetineerde werknemer in aanmerking komen voor een 401(k) planuitkering. Als dat het geval is, moeten pensioenbeheerders rekening houden met de praktische problemen die gepaard gaan met het verwerken van een cheque voor een werknemer zonder papieren.

Gezondheidsplannen

Zal detentie leiden tot een verlies van de dekking van het ziektekostenplan?

Beheerders van ziektekostenregelingen moeten de voorwaarden van de ziektekostenregeling bekijken, inclusief de samenvatting van de regeling en al het materiaal dat tijdens de open inschrijving wordt verstrekt. De detentie van een werknemer vormt op zichzelf geen in aanmerking komende gebeurtenis voor de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA). Als de detentie echter leidt tot een vermindering van het aantal werkuren die resulteert in een verlies van ziektekostendekking, wordt COBRA in werking gesteld.

De meeste ziektekostenverzekeringen beperken het recht tot gewone, actieve werknemers die minstens 30 uur per week werken. Een gedetacheerde werknemer zal waarschijnlijk onder de drempel van 30 uur vallen en als gevolg daarvan de COBRA-rechten activeren (op voorwaarde dat de werkgever minstens 20 werknemers in dienst heeft, anders kunnen de minicombarechten van de staat geactiveerd worden). 

Om nadelige gevolgen voor gedetacheerde werknemers tot een minimum te beperken, kunnen beheerders van pensioenregelingen het volgende overwegen (onderhevig aan collectieve arbeidsovereenkomsten, indien van toepassing):

• Wijzig het ziektekostenplan om de dekking voor een bepaalde periode uit te breiden naar gedetacheerde werknemers. Als het plan volledig verzekerd is, moet de verzekeringsmaatschappij hiermee instemmen. Als het plan zelf gefinancierd is met een stop-loss verzekering, dan moet de stop-loss verzekeraar toestemming geven voor de wijziging.
• COBRA-premies gedurende een bepaalde periode subsidiëren. De werkgeverssubsidie zou niet worden behandeld als belastbaar loon, tenzij het gezondheidsplan zelf gefinancierd is en hoogbetaalde werknemers de subsidie ontvangen.

Merk op dat, hoewel een gedetineerde werknemer mogelijk geen huidige vergoeding ontvangt, het volledige bedrag van eventuele medische flexibele uitgavenrekeningen en bijdragen die tot op heden zijn gedaan nog steeds beschikbaar moet worden gesteld.

Uitgesteld Compensatie Plan

Section 409A van de Internal Revenue Code regelt de fiscale gevolgen van uitgestelde vergoedingsregelingen. In het algemeen mag een werknemer alleen een uitkering ontvangen als zich bepaalde specifieke gebeurtenissen voordoen, zoals een "scheiding van dienst" of een "onvoorziene noodsituatie" (elk zoals gedefinieerd in Section 409A). Hoewel gedetineerde werknemers niet rechtstreeks onder de regels van Sectie 409A vallen, moet een pensioenfondsbeheerder de omstandigheden van de detentie zorgvuldig afwegen in het licht van de voorwaarden van het plan om te bepalen of een uitkering vereist of toegestaan is. Zoals hierboven vermeld, zijn er praktische overwegingen met betrekking tot het verwerken van betalingen aan werknemers zonder papieren.

Checklist actiepunt

Algemene acties

• Controleer de documenten van de pensioenregeling op definities zoals "actieve werknemer", "verlof" en "beëindiging van dienstverband".
• Bepaal of aangehouden werknemers gedekt blijven onder elke uitkeringsregeling.
• Raadpleeg een juridisch adviseur voor advies over de interpretatie van het plan en de naleving ervan.

401(k) Plannen

• Beslis of gedetineerde werknemers op de loonlijst blijven staan.
  • Als het wordt verwijderd, stop dan met 401(k) bijdragen.
  • Indien behouden, ga dan door met bijdragen totdat de werknemer zijn keuze wijzigt.
• Controleer of de voorwaarden van het plan in aanmerking komen voor distributie.
• Bereid je voor op praktische uitdagingen bij het verwerken van uitkeringen aan werknemers zonder papieren.

Gezondheidsplannen

• Onderzoek de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een ziektekostenverzekering (bijv. minimaal aantal gewerkte uren).
• Bepaal of detentie leidt tot minder uren en verlies van dekking, waardoor COBRA of mini-COBRA van de staat in werking treedt.
• Overweeg het plan te wijzigen om de dekking uit te breiden voor gedetineerde werknemers (toestemming van zorgverzekeraar of stop loss-verzekeraar vereist).
• Zorg ervoor dat werknemers die worden vastgehouden toegang hebben tot het volledige bedrag van hun flexibele medische uitgavenrekening.

Uitgestelde vergoedingsregelingen

• Raadpleeg een juridisch adviseur voor advies over de Sectie 409A regels en of de detentie moet worden beschouwd als een "scheiding uit dienst" of een "onvoorziene noodsituatie".
• Praktische problemen aanpakken bij betalingen aan werknemers zonder papieren.

Documentatie en communicatie

• Documenteer alle beslissingen en beweegredenen met betrekking tot de uitkeringsstatus van gedetineerde werknemers.
• Communiceer duidelijk met betrokken werknemers en de van hen afhankelijke personen over wijzigingen in de dekking en opties.