Pensioenfondsen kunnen de kosten van een ERISA-regeling zelf betalen of, onder bepaalde omstandigheden, uit de fondsbeleggingen. Het kan ingewikkeld zijn om te begrijpen welke kosten ten laste van de regeling kunnen worden gebracht en welke kosten uit de spaarpot van de werkgever moeten komen. Dit artikel biedt een leidraad om te beoordelen of uitgaven kunnen worden betaald met fondsbeleggingen en belangrijke overwegingen voor planverantwoordelijken over het gebruik van fondsbeleggingen voor uitgaven.
Wettelijk kader ERISA
Volgens sectie 404 van ERISA moet een regeling worden gehandhaafd ten behoeve van uitsluitend de deelnemers aan de regeling en hun begunstigden. Deze regel staat algemeen bekend als de "regel van het exclusieve voordeel" van ERISA en verbiedt werkgevers om activa aan te wenden ten voordele van de werkgever zelf. Zoals de meeste regels zijn er uitzonderingen op de regel van het exclusieve voordeel, waaronder het gebruik van fondsbeleggingen om redelijke kosten van het plan te betalen. Hoewel de betaling van kosten door een regeling geen voordeel is voor deelnemers, is dit toegestaan onder de regel van het exclusieve voordeel als de kosten redelijk zijn en verband houden met de administratieve of fiduciaire activiteiten van de regeling.
Het Department of Labor (DOL) verdeelt de kosten in kosten die fiduciair of administratief van aard zijn en kosten die "settlor" functies zijn, dat wil zeggen kosten die gemaakt zijn als onderdeel van de rol van de werkgever als settlor van een trust. Administratieve kosten kunnen ofwel door de regeling ofwel door de werkgever worden betaald. Oprichterskosten daarentegen moeten door de werkgever worden betaald en mogen nooit met fondsbeleggingen worden betaald.
Welke uitgaven zijn planbetaalbaar?
Om te bepalen welke kosten de regeling kan betalen, is een zorgvuldige analyse nodig in het licht van de ERISA-bepalingen en de richtlijnen van DOL. Hieronder staat een tabel met veelvoorkomende kosten en of deze onder ERISA door de regeling kunnen worden betaald.
| Soort onkosten | Beschrijving | Wie betaalt de kosten? |
| Een plan opstellen | Vergoedingen voor het voorontwerp van het plan | Werkgever |
| Vergoedingen voor het aannemen van planningsdocumenten | Werkgever | |
| Kosten voor het verkrijgen van een gunstige vaststellingsbrief of opiniebrief van de IRS | Werkgever of het plan | |
| Lopend onderhoud | Vergoedingen voor externe dienstverleners (bijv. vergoedingen voor het bijhouden van gegevens, vergoedingen voor trustees, opstellen van formulier 5500) | Werkgever of het plan |
| Vergoedingen om een discretionaire wijziging aan te nemen die niet het gevolg is van een wetswijziging | Werkgever | |
| Vergoedingen om een wijziging aan te nemen die veranderingen in de wet weerspiegelt | Werkgever of het plan | |
| Vergoedingen voor jaarlijkse taxaties van trustactiva | Werkgever of het plan | |
| Waarderingskosten gemaakt door onafhankelijke taxateur van werkgeversaandelen (bijv. ESOP's) | Werkgever of het plan | |
| Beleggingsvergoedingen (bijv. vergoedingen voor trustees, bewaarvergoedingen, vergoedingen voor beleggingsadvies) | Werkgever of het plan | |
| Premies voor getrouwheidsobligaties | Werkgever of het plan | |
| Boetes van IRS of DOL (bijvoorbeeld accijnzen of boetes voor te laat ingevulde formulieren 5500) | Werkgever | |
| Kosten voor het corrigeren van planfouten onder het EPCRS van de IRS (bijv. VCP-aanvraagkosten) | Werkgever, tenzij EPCRS het gebruik van herstelbijdragen van de verbeurdverklaringsrekening toestaat | |
| Het plan beëindigen | Advieskosten of juridische kosten voor het maken van de beslissing om de regeling te beëindigen | Werkgever |
| Kosten om de beëindiging van het plan uit te voeren (bijv. liquidatie van beleggingen en trust) | Werkgever of het plan | |
| Kosten voor het volgen van de beëindigingsprocedures van de PBGC voor toegezegd-pensioenregelingen | Werkgever of het plan | |
| Vaststellingsbrief van de IRS over de beëindiging van het plan | Werkgever of het plan |
Planuitgaven toewijzen aan deelnemersrekeningen (Lees het Plan Document!)
Over het algemeen hebben fondssponsors een aanzienlijke discretionaire bevoegdheid om te bepalen hoe de te betalen kosten van het plan zullen worden toegerekend. Als het fondsdocument echter bepaalt hoe bepaalde kosten worden toegerekend, is de fondsbeheerder verplicht om het fondsdocument te volgen. Als het document van de regeling zwijgt of dubbelzinnig is, moet de fondsbeheerder de gepaste toerekeningsmethode kiezen.
De toerekeningsmethode moet op voorzichtige wijze worden vastgesteld en moet de concurrerende belangen van de verschillende categorieën deelnemers en de gevolgen van de verschillende methoden voor de toerekening van kosten voor deze belangen afwegen. De beheerder van de regeling handelt niet in het belang van de deelnemers aan de regeling enkel en alleen omdat de methode voor de toerekening van de kosten een bepaalde categorie deelnemers benadeelt, op voorwaarde dat er een rationele basis bestaat voor de keuze van de toerekeningsmethode.
De toerekeningsmethode die een pensioenfondsbeheerder gebruikt, hangt grotendeels af van de manier waarop de kosten ten laste komen van het plan en de reden voor de kosten. Er zijn drie primaire manieren om vergoedingen toe te rekenen aan een toegezegde-bijdrageregeling, zoals een 401(k)-regeling: (i) pro rata, (ii) per hoofd, of (iii) op basis van het gebruik van de deelnemer.
- Pro-ratamethode - De pro-ratamethode is meestal de meest rechtvaardige toewijzingsmethode. De kosten worden toegewezen aan deelnemersrekeningen op basis van het rekeningsaldo van elke deelnemer. Als bijvoorbeeld beleggingsgerelateerde vergoedingen worden berekend op basis van rekeningsaldi, dan moet de pensioenbeheerder deze vergoedingen toewijzen met behulp van de pro-ratamethode.
- Methode per hoofd - De methode per hoofd, waarbij een uitgave gelijk wordt verdeeld over de deelnemers aan de regeling, kan een redelijke toerekeningsmethode zijn voor vaste administratiekosten, zoals administratiekosten. Als de regeling bijvoorbeeld servicekosten aanrekent aan derden op basis van het aantal deelnemers, zou het redelijk zijn om deze kosten toe te rekenen op basis van het aantal deelnemers.
- Gebruik door deelnemers - Zoals de DOL heeft uitgelegd in Field Assistance Bulletin 2003-3, kunnen bepaalde kosten ten laste worden gebracht van individuele deelnemersrekeningen op basis van gebruik. Een pensioenfonds kan bijvoorbeeld kosten in rekening brengen aan individuele deelnemers wanneer het pensioenfonds kosten maakt voor het verwerken van een hardheidsopname, deelnemersleningen, een distributiekeuze of voor kosten met betrekking tot het bepalen of een huiselijk bevel een gekwalificeerd huiselijk bevel is onder ERISA (d.w.z. een QDRO).
De DOL-voorschriften vereisen met name dat de samenvatting van de planbeschrijving (SPD) een samenvatting bevat van alle bepalingen die kunnen resulteren in het opleggen van een vergoeding of heffing op de rekening van een deelnemer, waarvan de betaling een voorwaarde is voor het ontvangen van uitkeringen. Het EPD moet een verklaring bevatten die de omstandigheden identificeert die kunnen resulteren in de compensatie of vermindering van uitkeringen waarvan een deelnemer of begunstigde redelijkerwijs zou mogen verwachten dat de regeling ze zou verstrekken op basis van de beschrijving van de uitkeringen. Als de vergoedingen aan verandering onderhevig zijn, kan het EPD de deelnemers verwijzen naar andere informatie over vergoedingen, zoals informatie over beleggingskosten. Bovendien, als de regeling kosten in rekening brengt voor individuele deelnemersrekeningen voor QDRO-beslissingen, moeten de QDRO-procedures en het EPD uitleggen dat kosten in rekening worden gebracht voor individuele deelnemersrekeningen. Zie 401(k) Compliance Check #10: Magic Words - Best Practices for 401(k) Plan SPDs voor aanvullende SPD-vereisten en aanbevelingen.
Opmerking over recente rechtszaken over verbeurdverklaringen
De afgelopen jaren zijn er steeds meer rechtszaken geweest met betrekking tot de manier waarop sponsors de verbeurdverklaringsrekening van hun regeling gebruiken. Over het algemeen kan een verbeurdverklaarde rekening, die het niet-verworven deel van het rekeningsaldo van een voormalige werknemer omvat na vijf opeenvolgende dienstonderbrekingen van een jaar, worden gebruikt om kosten van de regeling te betalen, werkgeversbijdragen te verlagen of werkgeversbijdragen te verhogen. De sponsor van de regeling moet beslissen hoe het saldo van de verbeurdverklaarde rekening te gebruiken voor het einde van het planjaar waarin de verbeurdverklaring plaatsvond of het jaar volgend op het jaar waarin ze plaatsvond.
De meeste plandocumenten bevatten bepalingen die beschrijven hoe sponsors het saldo van de verbeurdverklaarde rekening kunnen gebruiken. Het plan vereist ofwel dat de verbeurdverklaringen op een bepaalde manier worden gebruikt (bijvoorbeeld om de kosten van het plan te compenseren) of geeft de beheerder van het plan de discretionaire bevoegdheid om te beslissen hoe de verbeurdverklaarde rekening zal worden gebruikt (kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de werkgeversbijdragen te compenseren of de kosten van het plan te verminderen). In recente zaken hebben eisers betoogd dat - wanneer het planningsdocument de fondsbeheerder discretionaire bevoegdheid geeft - de fondsbeheerder zijn ERISA fiduciaire plichten schendt wanneer hij de verbeurdverklaarde rekening gebruikt om werkgeversbijdragen te compenseren, in plaats van de plankosten te compenseren die ten laste van de deelnemersrekeningen worden gebracht.
Plansponsors moeten de voorwaarden van hun plan document herzien om te bepalen of de fondsbeheerder discretionaire bevoegdheid heeft om te bepalen hoe de verbeurdverklaringsrekeningen zullen worden gebruikt. Als het plan de fondsbeheerder discretionaire bevoegdheid geeft, moet de sponsor overwegen om het plan te wijzigen om deze discretionaire bevoegdheid te verwijderen en de fondsbeheerder te verplichten om de verbeurdverklaarde rekening op de gewenste manier te gebruiken. Omdat de fondsbeheerder de voorwaarden van het plan moet volgen, is er een sterke verdediging tegen deze claims als de fondsbeheerder geen discretionaire bevoegdheid heeft.
Conclusie
Het is van cruciaal belang voor planbeheerders om te begrijpen welke uitgaven onder ERISA onder de regeling vallen. Het is belangrijk dat, wanneer kosten plan payable zijn, de fondsbeheerder ook een rationele basis heeft voor de allocatiemethode die hij kiest. Pensioenfondsbestuurders moeten zorgvuldig nagaan hoe in hun fondsdocument wordt omgegaan met te betalen kosten, toewijzingsmethoden en het gebruik van verbeurdverklaringsrekeningen. Als er sprake is van onduidelijkheden of discretie, in het bijzonder met betrekking tot het gebruik van verbeurdverklaringsrekeningen, dienen pensioenfondsbestuurders te overwegen om het fondsdocument aan te passen om juridische risico's te beperken en de belangen van deelnemers te beschermen.
