De Roth-golf opvangen: Valkuilen in de salarisadministratie en praktische oplossingen voor de nieuwe verplichte inhaalvereiste voor pensioenregelingen met Roth
Vanaf 1 januari 2026 moeten inhaalbijdragen voor 50-plussers voor "hoogbetaalde deelnemers" van 401(k), 403(b) en 457(b) pensioenplannen van de overheid op Roth-basis worden gedaan. Als gevolg hiervan moeten werkgevers bepalen wie een "hoogbetaalde deelnemer" is en ervoor zorgen dat de bijbehorende inhaalbijdragen worden gekenmerkt als Roth - zelfs als de permanente inhaaluitstelkeuze van een deelnemer vóór belasting is. De Internal Revenue Service (IRS) heeft onlangs definitieve regels gepubliceerd voor de implementatie van de verplichte Roth catch-up, die drukpunten zullen creëren voor payroll-systemen, pensioenplan recordkeepers en plan sponsors. Deze update geeft een overzicht van de nieuwe verplichte Roth catch-up, benadrukt een aantal aandachtspunten voor de salarisadministratie en human resources en beveelt oplossingen aan om het nalevingsrisico te verminderen.
De nieuwe verplichte Roth inhaalregel
Onder de definitieve regelgeving van de IRS moet een inhaalgerechtigde deelnemer met FICA-loon betaald door de toepasselijke werkgever(s) boven een loondrempel in het voorgaande kalenderjaar (zoals vermeld in vak 3 van het formulier W-2) alle inhaalbijdragen laten storten als aangewezen Roth-bijdragen. De nieuwe verplichte Roth inhaalregel is van toepassing op 401(k), 403(b) en 457(b) regelingen van de overheid. Voor 2026 zijn deelnemers met een FICA-loon van $ 150.000 of meer in 2025 over het algemeen verplicht om alle inhaalbijdragen als Roth te doen en niet vóór belasting. Deze regel is van toepassing op zowel normale inhaalbijdragen als "super" inhaalbijdragen die kunnen worden gedaan door werknemers van 60-63 jaar.
Het FICA-loon van een deelnemer omvat loon betaald door de sponsor van de regeling (of een andere deelnemende werkgever aan de regeling) en kan, afhankelijk van de beslissing van de sponsor van de regeling, bepaald worden per entiteit of door het samenvoegen van de FICA-loonen betaald door sommige of alle deelnemende werkgevers aan de regeling, of sommige of alle entiteiten binnen de fiscale groep van de sponsor van de regeling, ongeacht de deelname aan de regeling. (In het algemeen moet de sponsor van de regeling de regeling aanpassen voor het einde van kalenderjaar 2026 om zijn keuze weer te geven). Welke keuze een sponsor van de regeling ook maakt in dit opzicht, het heeft ook invloed op of een deelnemer onderworpen blijft aan de verplichte Roth inhaalregels. Als een sponsor bijvoorbeeld kiest voor de entiteit-per-entiteit benadering, dan is de deelnemer alleen onderworpen aan de verplichte Roth inhaalvereisten zolang hij in dienst is van de entiteit die hem FICA-lonen boven de drempel heeft betaald.
Werknemers die in het voorgaande jaar geen FICA-loon hebben betaald door de sponsor van de regeling (of andere deelnemende werkgevers of werkgevers in een gecontroleerde groep), zoals nieuwe werknemers, zijn niet onderworpen aan het Roth inhaalmandaat voor het volgende jaar.
Zoals hieronder vermeld, moeten sponsors en relevante afdelingen verschillende kwesties in overweging nemen voordat ze beslissingen nemen over activiteiten en planwijzigingen.
Salarissystemen en gegevensstromen
Deze Roth inhaalvereiste creëert verschillende potentiële uitdagingen voor werkgevers en hun aanbieders van pensioendiensten, waaronder de volgende.
Voor wie geldt de regel?
Ten eerste moeten sponsors en hun salarisadministratie bepalen wie onder de Roth catch-up regel valt. Om dat te kunnen doen, moet de salarisadministratie over de juiste FICA-loongegevens van het voorgaande jaar beschikken om de betreffende deelnemers te identificeren (mogelijk inclusief alle FICA-lonen van de fiscale groep). Werkgevers die in 2025 van payroll provider zijn veranderd, een fusie of overname hebben afgerond (en als gevolg daarvan meerdere payroll providers hebben), of een bedrijfsreorganisatie hebben ondergaan, moeten valideren dat ze over volledige en nauwkeurige FICA-loongegevens voor 2025 beschikken. Ook verplaatsingen van werknemers binnen een fiscaal gecontroleerde groep kunnen de analyse van de loondrempelbemoeilijken, afhankelijk van de keuzes die de sponsor van de regeling heeft gemaakt om de FICA-lonen te bepalen. Personen of teams van de salarisadministratie, personeelszaken, juridische zaken en financiën moeten mogelijk overleggen over hoe hun systemen momenteel de VAW-lonen vastleggen en hoe werknemersbewegingen tussen entiteiten van invloed kunnen zijn op hoe de VAW-lonen zullen worden bepaald, evenals de aanpak als er nieuwe entiteiten in dienst worden genomen of opgericht. Dit kan van invloed zijn op de keuzes die gemaakt worden met betrekking tot het vaststellen van VIA-lonen.
Voor werkgevers die een ander bedrijf overnemen door middel van de aankoop van activa, stellen de definitieve regels de sponsor van de regeling in staat om de FICA-loonen van de vorige werkgever (d.w.z. de verkoper van de activa) te combineren met de opvolgende werkgever (d.w.z. de sponsor/aankoper van de regeling) en de som te behandelen als betaald door de opvolgende werkgever om te bepalen of de deelnemer de FICA-loondrempel heeft bereikt in het jaar van de overname als de opvolgende werkgever één formulier W-2 indient waarop de lonen van zowel de vorige als de opvolgende werkgever worden vermeld (via de alternatieve procedure die wordt beschreven in IRS Revenue Procedure 2004-53). Anders wordt de loondrempel bepaald door de lonen die de opvolgende werkgever rapporteert (zoals vermeld in vak 3 van het formulier W-2).
Omdat lonen fluctueren, kan de aanwijzing als een "hoogbetaalde deelnemer" ook fluctueren, en sommige werknemers zullen onvermijdelijk van jaar tot jaar in of uit die categorie en de bijbehorende beperkingen bewegen, dus plansponsors (en andere relevante werkgevers) zullen moeten zorgen voor nauwkeurige tracering en niet simpelweg instellen en vergeten.
Zullen er verkiezingen worden gehouden die als zodanig worden beschouwd?
Een andere uitdaging zal zijn om te bepalen of er "veronderstelde" Roth inhaalverkiezingen moeten worden geïmplementeerd voor hoogbetaalde deelnemers, op voorwaarde dat uw salarissysteem dit kan. Voor de achtergrond: plannen die inhaalbijdragen toestaan, doen dit over het algemeen via een afzonderlijke verkiezing (waarbij deelnemers een afzonderlijke verkiezing maken voor inhaalbijdragen die pas van kracht wordt als de limieten van het plan zijn bereikt), een voorlopige verkiezing (vergelijkbaar met de afzonderlijke verkiezing behalve dat de inhaalbijdragen onmiddellijk worden genomen en als de limieten van het plan niet worden bereikt, het inhaalgeld wordt geherkwalificeerd als een reguliere bijdrage) of een spill-verkiezing (waarbij deelnemers één enkele verkiezing maken die van toepassing is op de compensatie totdat de limieten van het plan zijn bereikt, d.w.z. als reguliere bijdragen, en daarna verder gaat als inhaalbijdragen). De definitieve regels staan sponsors van pensioenregelingen toe om de inhaalverkiezing van een hoogbetaalde deelnemer vóór belasting te "beschouwen" (d.w.z. automatisch om te zetten) naar Roth, zonder de toestemming van de deelnemer en ongeacht of de regeling gebruik maakt van een afzonderlijke, voorlopige of overlopende verkiezing.
Om te kunnen profiteren van deze veronderstelde benadering, moeten dergelijke deelnemers echter een effectieve mogelijkheid krijgen om een nieuwe keuze te maken die verschilt van de veronderstelde keuze, zoals de deelnemer toestaan om te stoppen met het doen van extra uitstelbetalingen (afzien van het doen van inhaalbijdragen). Bovendien moet elke veronderstelde keuze stoppen binnen een redelijke tijd nadat de persoon niet langer een hoogbetaalde deelnemer is.
De voordelen van het gebruik van een veronderstelde Roth-benadering zijn onder andere een verlichting van de administratieve lasten voor de sponsor van de regeling, plus de mogelijkheid om te profiteren van twee correctiemethoden die het mogelijk maken om inhaalbijdragen vóór belasting om te zetten naar Roth, indien nodig (in plaats van simpelweg het "overtollige" bedrag uit de regeling terug te betalen aan de deelnemer). Deze correcties bestaan uit het verplaatsen van de inhaalbijdragen voor belastingen van de getroffen deelnemer (gecorrigeerd voor winsten of verliezen) naar hun Roth-rekening en vervolgens ofwel (1) het bedrag van de Roth-bijdrage weergeven (op het formulier W-2 van de deelnemer voor het betreffende jaar, als dit nog niet is ingediend of verstrekt, of (2) het behandelen als een in-plan Roth-conversie, als de correctie is voltooid op de laatste dag van het jaar volgend op het jaar waarvoor de verkiezingsuitkering werd gedaan). Deze tweede benadering kan zelfs gebruikt worden als het plan niet voorziet in door de deelnemer gekozen Roth conversies binnen het plan. (De definitieve voorschriften vereisen geen correctie voor fouten die niet meer dan $ 250 bedragen, exclusief winst). Een van beide of beide correctiemethoden kan worden gebruikt als de regeling dezelfde correctiemethode toepast op deelnemers in vergelijkbare situaties.
Wat als we geen verkiezingen kunnen of willen houden die als zodanig worden beschouwd?
Hoewel er een aantal voordelen kunnen zijn voor sponsors die een veronderstelde verkiezing implementeren, is het niet verplicht om dit te doen, en die mogelijkheid wordt enigszins, zo niet volledig, bepaald door de geavanceerdheid van uw salarissystemen. Maar niet alles is verloren voor deze situaties, en we zijn al situaties tegengekomen waarbij payrollproviders een veronderstelde verkiezing niet kunnen ondersteunen. Meestal geven leveranciers in die situaties aan dat ze procedures implementeren die voorkomen dat hoogbetaalde deelnemers inhaalbijdragen vóór belasting doen, zoals het uitschakelen van bijdragen vóór belasting zodra iemand de toepasselijke bijdragelimiet bereikt (zoals de 402(g)-limiet voor 2026 van $ 24.500); in deze situatie zou de deelnemer, als hij inhaalbijdragen wil doen, expliciet voor Roth catch-up moeten kiezen. Als deze procedures werken zoals gepland, dan zouden er geen fouten moeten optreden en dan maakt het niet hebben van de mogelijkheid om nieuwe correctieprocedures te gebruiken niet uit. Zelfs dergelijke preventieve maatregelen vereisen echter coördinatie, want er moet worden gecommuniceerd en gecoördineerd wie een hoogbetaalde deelnemer voor het jaar zal zijn en er moet voor worden gezorgd dat de reguliere (niet-inhaal) bijdragen worden stopgezet zodra de limiet is bereikt, waarna de deelnemer Roth-bijdragen kan inschakelen om de inhaalemmer aan te vullen.
Met welke andere uitdagingen wordt uw bedrijf geconfronteerd?
Afgezien van de bovenstaande uitdagingen, kunnen andere nuances die specifiek zijn voor de regeling en de werkgever extra problemen opleveren voor de salarisadministratie. Plannen die bijvoorbeeld geen Roth-functie hebben, kunnen te maken krijgen met tegenwerking van hoogbetaalde deelnemers, omdat die werknemers geen inhaalbijdragen kunnen doen, omdat ze dat niet kunnen doen op een voorbelastingbasis, maar werknemers die geen hoogbetaalde deelnemers zijn, zullen nog steeds die mogelijkheid hebben. Er zijn ook nog andere vragen, zoals welke programmering moet er gebeuren voor de salarisadministratie en de personeels- en informatiesystemen, en welke tests of pro-forma-salarissen kunnen vooraf worden uitgevoerd om het aantal fouten te beperken? Hoewel het misschien onmogelijk is om alle vragen op voorhand te voorzien, zullen gesprekken met je boekhouder, salarisadministrateur, personeels- en salarisafdelingen en juridisch adviseur sponsors beter helpen om te anticiperen op veranderingen en andere aanpassingen en om ze te plannen.
Hoe en wanneer informeert u de deelnemers?
Zodra de sponsor heeft besloten wat hij gaat doen, moet hij de deelnemers informeren over deze nieuwe regels en hoe hij ze gaat implementeren. En dit alles moet gebeuren vóór de deadline van 1 januari 2026, zodat deelnemers voldoende tijd hebben om vragen te stellen, hun belastingadviseurs of financiële adviseurs te raadplegen en te overwegen of ze wijzigingen moeten aanbrengen in het type en de bedragen van hun bijdragen. Hoewel de planningsdocumenten en materialen zoals samenvattende planbeschrijvingen mogelijk pas over vele maanden hoeven te worden aangepast, mogen deelnemers niet in het ongewisse worden gelaten. Plansponsors moeten met hun recordkeepers en juridisch adviseur samenwerken om kennisgevingen, e-mailupdates en andere communicatie voor te bereiden, nu en in de toekomst als dat nodig is om de best mogelijke overgang te garanderen.
Conclusie en vragen ter overweging
De verplichte Roth inhaalgolf komt eraan voor bijna alle werkgevers die een 401k, 403(b) of 457(b) plan van de overheid sponsoren. Om de golf op te vangen, moeten werkgevers vandaag nog beginnen te praten met hun salarisadministrateur en boekhouder. Voor de meeste werkgevers zal het gewoon doorgaan met de huidige salarisadministratie en pensioenregeling problemen opleveren met de naleving. Hieronder volgt een checklist met punten die werkgevers moeten bespreken met hun salarisadministrateur, boekhouder en juridisch adviseur:
Staat onze regeling inhaal- en/of Roth-bijdragen toe? Als het inhaalbijdragen toestaat, maar geen Roth, voegen we dan Roth toe voor 2026 of verbieden we hoogbetaalde deelnemers inhaalbijdragen te doen?
Hebben we de benodigde FICA-gegevens voor 2025 om deelnemers die in 2026 onder de nieuwe verplichte Roth catch-up vallen goed te identificeren?
Kan onze salarisadministratie veronderstelde Roth-catch-ups beheren vanaf 1 januari 2026? Zo niet, kunnen we veronderstelde Roth-catch-ups op elk moment in 2026 beheren?
Wat moet onze boekhouder doen om te documenteren hoe Roth catch-ups zullen worden beheerd? Moeten we ons afmelden voor veronderstelde Roth catch-ups?
Wat (als er iets) hebben we met deelnemers gecommuniceerd over hoe deze nieuwe vereiste zal werken? Hoeveel mededelingen moeten we doen (en wanneer)?
Welke vragen heeft mijn bedrijf en team over deze nieuwe regels en wanneer bespreken we ze met onze boekhouder en juridisch adviseur?
Foley's praktijkgroep employee benefits is goed op de hoogte van alle aspecten van de verplichte Roth catch-up en de nieuwe richtlijnen van de IRS, waaronder de manier waarop deze van invloed kunnen zijn op salarisadministratieprocessen, workflows van recordkeepers, communicatie met deelnemers en andere functies van werkgevers. Foley gebruikt deze ervaring routinematig om alle soorten cliënten te adviseren over de nuances die komen kijken bij de administratie van pensioenregelingen in een steeds veranderende regelgevingsomgeving, ook in de complexe context van integratie na overnamehet corrigeren van problemen uit het verleden en en het vermijden van toekomstige nalevingsproblementijdens plan winddowns, en vele andere.
