As relações com fornecedores não se deterioram da noite para o dia. Muitas vezes, as razões ou causas para a deterioração não são as que se verificam no momento, mas aquelas para as quais as empresas não estão preparadas. A deterioração da relação com o fornecedor está frequentemente ligada a um erro que ocorre dias, meses ou mesmo anos antes. Esses erros assumem muitas formas, mas geralmente se enquadram em uma das quatro categorias: (1) erros pré-contratuais, (2) erros contratuais, (3) erros de relacionamento e (4) erros de rescisão.
Um dos erros mais comuns na fase pré-contratual é um pedido inadequado de cotação ou outro documento de licitação. Os documentos que solicitam propostas devem fornecer os detalhes necessários para um fornecedor:
- O formato deve ser consistente, claro e fácil de entender.
- Todos os requisitos e qualificações necessários devem ser estabelecidos.
- O comprador deve incluir os termos e condições segundo os quais a RFQ será adjudicada e aos quais o fornecedor estará vinculado.
Outro erro comum antes da contratação é não realizar uma diligência adequada sobre qualquer fornecedor potencial. Há uma grande quantidade de informações públicas disponíveis sobre fornecedores. Alguns dos recursos mais comuns incluem:
- Dunn & Bradstreet® Credibility Corp.: Verificações de crédito, especialmente para grandes empresas.
- Experian: Verificações de crédito, especialmente para empresas de menor dimensão.
- S&P Capital IQ: Para empresas privadas e públicas. Inclui informações sobre operações, transações comerciais, finanças, concorrentes e notícias importantes.
- LexisNexis® atVantage: Notícias, transações comerciais, informações financeiras, registos de litígios e arquivos.
- Intelligize: Base de dados de registos da SEC.
- LexisNexis® Courtlink: Pesquisa processos judiciais de qualquer tribunal com registos eletrónicos.
- Relatórios de registos públicos: resumo da empresa, pessoas associadas, registos corporativos, penhoras/sentenças, registos UCC, propriedade imobiliária e propriedade de veículos motorizados.
- Portfólio de PI: Existem várias bases de dados disponíveis que permitem determinar quais patentes ou marcas registadas podem ser propriedade ou estar associadas a uma entidade.
É claro que nenhuma diligência prévia estaria completa sem a análise dos sites dos seus potenciais fornecedores ou a realização das pesquisas mais básicas na Internet por notícias, blogs e outras informações disponíveis publicamente.
Um dos erros mais comuns na contratação é a falta de precisão quanto ao conteúdo final do contrato. Os erros mais comuns na contratação resultam na «Batalha dos Formulários». Esse erro é tão comum que o Código Comercial Uniforme tentou resolver a Batalha dos Formulários. (§ 2-207.) O exemplo mais comum desse erro contratual ocorre quando um comprador emite uma ordem de compra com os seus termos e condições no verso para um fornecedor. Essa ordem de compra é aceite pela emissão de uma fatura pelo fornecedor. É claro que a fatura tem os termos e condições do fornecedor no verso. Os termos e condições dos dois documentos entram em conflito. Quais prevalecerão? Provavelmente, os da fatura do fornecedor. Se os seus processos contratuais não forem robustos, não saberá quais são os seus termos. Como comprador, certifique-se de que a sua ordem de compra, RFQ ou outro documento de oferta «limita expressamente a aceitação aos termos da oferta...». Além disso, quando o fornecedor enviar o seu documento de aceitação, não se esqueça de o rever para verificar se há termos ou condições com os quais não concorda e opor-se – por escrito – assim que possível.
Os erros rotineiros nas relações incluem a falha em monitorizar o desempenho e resolver os problemas à medida que surgem. O seu fornecedor está a fazer um bom trabalho? Como é que sabe? Determine, no início da relação, os parâmetros pelos quais irá medir o desempenho do seu fornecedor. Em seguida, implemente controlos para que possa monitorizar esse desempenho. Certifique-se de gerar relatórios internos sobre o desempenho do seu fornecedor para que possa resolver rotineiramente as questões que surgem no relacionamento. Essa medição e monitorização levarão a menos disputas. E, se houver disputas, elas serão resolvidas de forma mais rápida e eficiente.
Poucas empresas estão cientes das armadilhas de não rescindir o contrato de forma eficaz. A rescisão muitas vezes não é a última etapa do processo – as peças devem ser repostas. Portanto, pode ser um erro não celebrar algum tipo de acordo de saída. Um acordo de saída permite que você negocie especificamente e garanta que suas ferramentas e propriedade intelectual não apenas sejam devolvidas, mas também transferidas para o seu novo fornecedor. Se o fornecimento em questão for just-in-time, esse tipo de acordo diminui a probabilidade de uma interrupção na sua cadeia de abastecimento. Pode chegar a um acordo para comprar o inventário restante do seu antigo fornecedor, o que é do interesse de ambos. Além disso, pode providenciar para que o seu novo fornecedor compre quaisquer matérias-primas restantes do seu antigo fornecedor. Embora isso possa resultar em alguns custos adicionais para esse inventário restante e matérias-primas a curto prazo, o que a empresa poupa em eficiências de transição, custos de litígios reduzidos (em dinheiro e tempo) e eficiências gerais será quase certamente muito maior.
Uma discussão mais detalhada sobre essas e outras armadilhas comuns em contratos com fornecedores pode ser encontrada na Nota Prática em anexo, intitulada “Contrato de Venda de Mercadorias: Armadilhas Comuns”, de autoria do sócio da Foley & Lardner LLP, Jeffrey A. Soble, e publicada pela Practical Law Company.
Contratos de venda de mercadorias: armadilhas comuns (5-525-2962)