Revisão de documentos: a ordem dos materiais agrupados é importante
Por Nicholas Cole
A ordem em que os documentos são analisados desempenha um papel significativo na determinação da rapidez com que um revisor pode analisar os documentos e dos custos gerais para os clientes. Na verdade, pode ser o fator mais importante a considerar no início de uma revisão de contrato. Quando os documentos são agrupados por assunto, a velocidade da revisão tende a aumentar, reduzindo assim o custo para o cliente. Abaixo está uma anedota da minha experiência que corrobora essa teoria.
Numa recente revisão de documentos, com prazos extremamente apertados, uma equipa de revisores contratados foi contratada para realizar a revisão inicial e fazer uma primeira triagem quanto à relevância dos documentos. O gestor de projetos de apoio a litígios (PM) foi encarregado de agrupar os documentos para que os advogados contratados os revisassem. A equipa jurídica decidiu enviar os documentos aos revisores em lotes ordenados cronologicamente. Esta é a forma mais comum de agrupar documentos para revisão. As equipas jurídicas preferem esta ordem porque é fácil de entender e acreditam que fornece aos revisores um cronograma e um contexto para compreender melhor os factos de um caso. Com a revisão em andamento, o PM começou a relatar algumas estatísticas alarmantes sobre os revisores à equipa jurídica. As taxas de revisão de cada revisor estavam abaixo de 30 documentos por hora, em vez do padrão esperado do setor de 50 a 60 documentos por hora. Com a taxa inicial, a data de conclusão da revisão de primeiro nível foi projetada para uma data muito além do nosso prazo e o orçamento apenas para a revisão do contrato consumiria o orçamento para todo o caso. Os revisores precisavam trabalhar mais rápido. Isso levou a uma investigação detalhada para medir a qualidade dos revisores, os tipos de documentos que estavam sendo revisados e o desenvolvimento de possíveis soluções para acelerar a taxa de revisão.
Primeiro, o gestor de projetos analisou os tipos de documentos que foram agrupados para revisão, a fim de determinar se documentos grandes e complexos estavam a causar a lentidão na revisão. A coleção de documentos continha uma quantidade incomum de documentos complexos e longos e, infelizmente, não há solução para alterar os tipos de documentos que podem ser relevantes para os pedidos de descoberta. No entanto, compreender a composição da nossa coleção de documentos permitiu-nos analisar eficazmente o progresso dos nossos revisores. O gestor de projetos comparou a qualidade dos revisores para determinar se havia alguma disparidade entre as suas taxas de revisão. Os resultados iniciais mostraram que alguns revisores estavam a revisar a uma taxa muito mais rápida do que outros. No entanto, quando os tipos e tamanhos dos documentos foram levados em consideração, as diferenças nas taxas de revisão praticamente desapareceram. Havia revisores que tinham sido avaliados como «lentos», quando na verdade tinham apenas documentos mais complexos para revisar em seus lotes. Recrutar novos revisores e/ou realizar um novo treinamento não iria melhorar nosso ritmo de revisão, que era a inclinação inicial da equipe para cumprir os prazos.
Na verdade, os novos revisores tendiam a atrasar o nosso trabalho. Qualquer novo revisor precisaria de tempo para se familiarizar com os tipos de documentos e questões dos casos. Como não podíamos alterar a composição dos nossos documentos e não tínhamos revisores «ruins» para substituir, tentámos destacar termos-chave na nossa coleção de documentos para concentrar os revisores nas partes essenciais dos nossos documentos, melhorando assim as taxas de revisão de documentos. Infelizmente, destacar termos-chave também não acelerou as taxas de revisão. A revisão estava em andamento há pouco mais de duas semanas, os prazos estavam se aproximando e a equipa precisava desesperadamente de uma solução.
Em segundo lugar, após uma longa reunião com a equipa jurídica, o gestor de projetos convenceu-os a experimentar e aplicar uma «ordem de classificação» conceptual imposta aos documentos para determinar como isso afetaria as taxas de revisão. O gestor de projetos criou lotes revisados de revisão de documentos que foram ordenados por cadeia/sequência de e-mails e, em seguida, as cadeias foram agrupadas conceitualmente. Metade dos revisores foi designada para concluir os lotes reordenados e os restantes revisores mantiveram o curso com os lotes originais de documentos ordenados cronologicamente. Após dois dias, foi concluída uma comparação das taxas entre os dois grupos de revisão. Os revisores contratados que analisavam os lotes ordenados cronologicamente ainda tinham taxas de revisão em torno de 30 documentos por hora. Os revisores que completaram os lotes ordenados conceitualmente tiveram taxas de revisão superiores a 60 documentos por hora. A aplicação da ordem de classificação conceitual aos lotes de revisão duplicou a eficiência dos revisores. Os revisores, na prática, leram mais rápido e tomaram decisões de codificação mais rápidas porque estavam a revisar documentos relacionados a um único tópico. Eles não precisaram parar para pensar sobre como cada tópico se relacionava com as questões do caso e pular de um lado para outro no formulário de codificação de questões.
Os próprios revisores também confirmaram que os lotes ordenados conceitualmente aumentaram a proficiência. Quando os revisores dos lotes ordenados conceitualmente foram entrevistados, eles disseram que conseguiram revisar mais rapidamente porque só precisavam pensar em um tópico de cada vez, em vez de todos os tópicos relacionados ao assunto. Eles não precisaram consultar o manual de codificação/contexto para refrescar a memória sobre um assunto específico ou uma nuance de codificação de questões. A ordem de classificação revista colocou a equipa de volta no caminho certo para cumprir os nossos prazos e restrições orçamentais. O cliente estava a ser cobrado por hora pelos revisores do contrato, e a reformulação da ordem como os documentos estavam a ser revisados reduziu efetivamente pela metade o custo por documento. Além disso, as taxas de reversão da revisão de segundo nível não aumentaram, o que indicou que a ordem de classificação revista não afetou negativamente a taxa de erro dos revisores de primeiro nível. Em conclusão, ao iniciar uma revisão de contrato, há várias considerações que a equipa supervisora deve ter em conta. Primeiro, o realce tem pouco efeito nas taxas de revisão. Quer se decida renunciar ao realce de termos-chave ou designar vários termos para realce, nenhuma das alterações fez uma diferença mensurável nas taxas de revisão para o caso acima. Segundo, compreenda os tipos de documentos que compõem a sua coleção de documentos para que possa avaliar com precisão a qualidade dos seus revisores e ter expectativas realistas sobre as taxas de revisão de documentos. Se os documentos da sua coleção forem compostos por e-mails em vez de documentos independentes, a revisão de cadeias de e-mails fornecerá o contexto que a revisão cronológica se propõe a alcançar, mas acelerará substancialmente as taxas de revisão. Por fim, trabalhe com o pessoal de apoio ao litígio para determinar os tipos de documentos que existem na sua coleção e determinar quais ferramentas de litígio estão disponíveis para ajudar a acelerar o processo de revisão ou, em alguns casos, se uma revisão tradicional e linear é mesmo necessária.