Avoiding Fines by Starting the I-9 Process Early. Just Not Too Early…

Como observámos em publicações anteriores, a Imigração e Alfândega (ICE) tem vindo a realizar inspeções I-9 de forma agressiva e a impor multas recorde (cerca de 12,5 milhões de dólares por ano) como parte do seu plano estratégico plurianual. Os empregadores não devem ignorar este aumento na atividade de fiscalização e devem reagir melhorando a sua conformidade. Uma das principais preocupações deve ser o preenchimento atempado do Formulário I-9 de Verificação de Elegibilidade para Emprego. O empregador tem um prazo muito curto para concluir o processo I-9 com o novo contratado: até o primeiro dia de trabalho para a secção 1 (secção do funcionário) e até o terceiro dia útil após o início do trabalho para a secção 2 (secção do empregador). Formulários I-9 atrasados constituem violações substanciais. O empregador não pode evitar uma violação substancial argumentando que tentou cumprir de boa-fé.

Em resposta a esses requisitos rigorosos, alguns empregadores estão a iniciar o processo I-9 antes do primeiro dia de trabalho de um novo funcionário. Embora o Departamento de Segurança Interna (DHS) e o Departamento de Justiça (DOJ) permitam essa abordagem, a conclusão antecipada do I-9 não é uma solução perfeita. Na verdade, um empregador pode cometer novas violações se não tomar cuidado. Aqui estão algumas dicas para empregadores que desejam iniciar o processo I-9 antecipadamente:

Nunca peça para preencher o Formulário I-9 antes que o candidato tenha aceitado a oferta de emprego: as regras antidiscriminação proíbem que um empregador use o preenchimento do I-9 para selecionar candidatos a emprego. O empregador deve primeiro decidir que deseja contratar o candidato. Depois que o candidato aceitar a oferta de emprego, o empregador pode iniciar o processo do I-9.
Implemente este processo de forma uniforme: peça a todas as pessoas que aceitaram uma oferta de emprego para iniciar o processo I-9 antes do primeiro dia de trabalho. Solicitações seletivas para conclusão antecipada do I-9 podem levar a acusações de discriminação e multas de acordo com as regras do I-9.
Para empregadores E-Verify, siga as regras E-Verify após o preenchimento antecipado do I-9: os empregadores E-Verify podem abrir um inquérito E-Verify após o preenchimento do Formulário I-9. Se a investigação do caso E-Verify for aberta antes do início do emprego e o resultado do E-Verify for uma Não Confirmação Provisória («TNC») ou uma retenção do DHS/SSA, é possível que a investigação do E-Verify não seja resolvida até à data de início prevista. O empregador não pode adiar o início do emprego quando o novo contratado ainda estiver dentro do período permitido pelo programa E-Verify para resolver a investigação do caso E-Verify.
Não inicie o processo I-9 muito antes da data de início do emprego: não deve haver um intervalo significativo entre o preenchimento antecipado do Formulário I-9 e o início do emprego. Intervalos significativos criam o potencial para entradas incorretas ou ausentes no Formulário I-9 (por exemplo, a data de início pode ser desconhecida ou alterada, e o empregador pode deixar de atualizar a secção 2 do Formulário I-9 com as informações corretas). O candidato ao emprego também pode mudar de ideia, o que fará com que o empregador tenha Formulários I-9 para indivíduos que nunca foram funcionários. Para os empregadores E-Verify, o Departamento de Justiça e a Divisão de Monitorização e Conformidade E-Verify do Departamento de Segurança Interna podem ficar preocupados com a possibilidade de o empregador estar a utilizar indevidamente o E-Verify. Estas agências podem investigar se o empregador está a utilizar o preenchimento antecipado do I-9 e do E-Verify para selecionar candidatos a emprego, em vez de verificar a autorização de trabalho após uma oferta de emprego legítima e aceite.
Conceda ao novo funcionário três dias úteis após o início do emprego para apresentar um documento da Lista A OU um documento da Lista B e um documento da Lista C da Lista I-9 de Documentos Aceitáveis (para verificar a identidade e a elegibilidade para o emprego). As regras I-9 permitem que o empregador tenha até três dias úteis após o início do emprego para preencher a secção 2, inserindo informações sobre o(s) documento(s) do novo funcionário na Lista A OU Lista B e Lista C. É possível que o novo funcionário certifique na secção 1 que está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos, mas não apresente o(s) documento(s) de identidade e elegibilidade para emprego antes do primeiro dia de trabalho. O empregador pode incentivar o novo funcionário a apresentar o(s) documento(s) de sua escolha o mais rápido possível. Se ele não o fizer, a melhor prática é conceder ao novo funcionário o período total (três dias úteis após o início do emprego) para apresentar o(s) documento(s) I-9. Se o novo funcionário não apresentar o(s) documento(s) qualificado(s) até o final dos três dias úteis, o empregador pode rescindir o contrato por não ter concluído o processo de verificação I-9.

Por fim, o preenchimento atempado é apenas uma parte da conformidade com o I-9. O que é declarado no formulário I-9 é tão importante quanto o momento em que é declarado. Formulários I-9 preenchidos atempadamente e de forma adequada são a chave para evitar multas significativas durante uma inspeção I-9 pela ICE.

Declaração de exoneração de responsabilidade

Este blogue é disponibilizado por Foley & Lardner LLP ("Foley" ou "a Firma") apenas para fins informativos. Não se destina a transmitir a posição jurídica da Sociedade em nome de qualquer cliente, nem a prestar aconselhamento jurídico específico. As opiniões expressas neste artigo não reflectem necessariamente a posição da Foley & Lardner LLP, dos seus sócios ou dos seus clientes. Por conseguinte, não actue de acordo com esta informação sem procurar aconselhamento junto de um advogado licenciado. Este blogue não se destina a criar, e a sua receção não constitui, uma relação advogado-cliente. A comunicação com a Foley através deste sítio Web, por correio eletrónico, publicação no blogue ou outro, não cria uma relação advogado-cliente para qualquer assunto jurídico. Por conseguinte, qualquer comunicação ou material que transmita a Foley através deste blogue, seja por correio eletrónico, publicação no blogue ou qualquer outra forma, não será tratado como confidencial ou proprietário. A informação neste blogue é publicada "COMO ESTÁ" e não se garante que seja completa, exacta ou actualizada. A Foley não faz representações ou garantias de qualquer tipo, expressas ou implícitas, quanto ao funcionamento ou conteúdo do sítio. A Foley renuncia expressamente a todas as outras garantias, garantias, condições e representações de qualquer tipo, expressas ou implícitas, quer surjam ao abrigo de qualquer estatuto, lei, utilização comercial ou de outra forma, incluindo garantias implícitas de comercialização, adequação a um determinado fim, título e não infração. Em nenhuma circunstância a Foley ou qualquer um dos seus parceiros, oficiais, funcionários, agentes ou afiliados serão responsáveis, direta ou indiretamente, sob qualquer teoria da lei (contrato, delito, negligência ou outra), perante si ou qualquer outra pessoa, por quaisquer reclamações, perdas ou danos, diretos, indirectos, especiais, incidentais, punitivos ou consequenciais, resultantes ou ocasionados pela criação, utilização ou confiança neste site (incluindo informações e outros conteúdos) ou quaisquer sites de terceiros ou as informações, recursos ou materiais acedidos através de tais sites. Em algumas jurisdições, o conteúdo deste blogue pode ser considerado publicidade de advogados. Se aplicável, tenha em atenção que resultados anteriores não garantem um resultado semelhante. As fotografias destinam-se apenas a fins de dramatização e podem incluir modelos. As imagens não implicam necessariamente o estatuto atual de cliente, parceiro ou empregado.