Os requisitos relativos à licença médica remunerada estão a deixá-lo louco? Não está sozinho.

Conforme relatamos anteriormente, a tendência de estados e jurisdições aprovarem requisitos de licença médica remunerada (PSL) continua, apresentando desafios de conformidade para empregadores multistaduais e empregadores com funcionários em uma cidade e um estado com requisitos de PSL diferentes.

A partir de 1 de janeiro de 2018, há nove estados (Arizona, Califórnia, Connecticut, Maryland, Massachusetts, Oregon, Rhode Island (em vigor a partir de 1 de julho de 2018), Vermont e Washington) e o Distrito de Columbia, bem como várias outras jurisdições (incluindo Chicago, Minneapolis, Nova Iorque e Filadélfia) que promulgaram algum tipo de requisito de PSL. Além disso, a Ordem Executiva 13706 exige que certos contratantes do governo federal forneçam PSL aos funcionários abrangidos.

Há também uma tendência oposta dos governos estaduais proibirem os governos locais de promulgar requisitos locais de PSL. Aproximadamente 18 estados aprovaram esse tipo de lei de preempção de licença remunerada, incluindo Flórida, Michigan, Ohio e Wisconsin. Já está com a cabeça a andar à roda?

Esta semana, discutiremos brevemente itens que são frequentemente abordados em uma lei ou portaria sobre PSL. Na próxima semana, revisaremos algumas considerações gerais sobre políticas para ajudar os empregadores que enfrentam obrigações de conformidade em várias jurisdições.

Um estatuto ou portaria da PSL geralmente aborda o seguinte:

• Elegibilidade ou restrições: A cobertura abrange essencialmente todos os empregadores e funcionários, ou apenas determinados setores ou tipos de funcionários. Por exemplo, Washington exclui funcionários isentos, enquanto Connecticut inclui apenas trabalhadores do setor de serviços. Em outros casos, o tamanho da empresa ou as horas trabalhadas por um funcionário afetam os requisitos.
• Taxa de acumulação e/ou limite máximo: Entre os estados, a taxa de acumulação varia atualmente entre uma hora de PSL por cada 30 horas trabalhadas e uma hora de PSL por cada 52 horas trabalhadas. Alguns locais permitem que as acumulações sejam limitadas, seja anualmente ou globalmente, e alguns locais, como Washington, não têm qualquer limite de acumulação.
• Usos abrangidos: Além da licença para doença do próprio funcionário e consultas médicas, todas as jurisdições concedem licença para doença de um membro da família (embora as definições de quem está abrangido possam variar). Outros motivos comuns incluem licença relacionada com violência doméstica (para incluir aconselhamento ou garantia de outras condições de vida), bem como licença quando a escola ou creche de uma criança está fechada devido a uma emergência de saúde pública.
• Requisitos de aviso prévio: Em geral, não é possível exigir aviso prévio, a menos que a necessidade seja previsível. Portanto, as empresas devem estar preparadas para que o PSL seja utilizado sem aviso prévio.
• Capacidade de exigir documentação: Geralmente, não é possível exigir documentação para comprovar o uso do PSL, embora alguns locais permitam solicitações de documentação, como exigir um atestado médico para ausências superiores a três dias úteis programados.
• Capacidade de exigir o cumprimento de outros procedimentos de chamada: A maioria dos programas limita a capacidade de exigir o cumprimento de outros procedimentos de chamada e, mais especificamente, proíbe exigir que um funcionário seja responsável por tomar providências para que outra pessoa cubra o tempo de folga.
• Requisitos ou limites de utilização anual ou transferência: Geralmente , existem limites quanto à quantidade de PSL que pode ser acumulada ou utilizada, normalmente com base num único ano civil. Noutros casos, pode haver um limite para a transferência anual de PSL.
• Requisitos para recontratação: A maioria dos programas tem uma disposição que exige que as PSL acumuladas, mas não utilizadas, sejam repostas ao funcionário no momento da recontratação, geralmente se a recontratação ocorrer dentro de um ano. O programa federal, aplicável a determinados contratantes, exige especificamente a reposição das PSL, mesmo que o funcionário tenha sido pago pelas PSL não utilizadas.
• Pagamento permitido ou exigido: A maioria dos programas não exige o pagamento do PSL, seja no final do ano ou na rescisão, mas permite esse pagamento.
• Retaliação ou disciplina proibidas: A retaliação pelo uso ou solicitação de PSL é geralmente proibida. Alguns programas têm uma cláusula que deixa claro que um funcionário pode ser punido por uso indevido do PSL. No entanto, com a capacidade limitada de documentar a ausência, será difícil comprovar o uso indevido. As empresas devem considerar possíveis problemas, como o efeito do PSL nos pontos de um sistema de assiduidade ou a perda do pagamento de férias por uma ausência não programada antes ou depois das férias.
• Requisitos de acompanhamento ou notificação: Por fim, a maioria dos programas tem requisitos sobre o acompanhamento do PSL e a notificação aos funcionários. Por exemplo, a lei de Washington exige uma notificação mensal aos funcionários sobre o tempo acumulado e qualquer perda de PSL. A perda pode incluir o uso pelo funcionário, perda devido a uma contribuição de «tempo compartilhado», perda devido a pagamento ou perda devido a limites de transferência.

Identificámos muitas disposições importantes da PSL. É claro que recomendamos que os empregadores analisem cuidadosamente as leis aplicáveis para confirmar a conformidade com os inúmeros requisitos exclusivos dos vários estados e localidades com leis PSL. Para ajudar nessa tarefa, o artigo da próxima semana fornecerá dicas de conformidade para ajudar a garantir que a política de licenças da sua empresa satisfaça os requisitos da PSL e minimize qualquer carga administrativa.