Descrições resumidas do plano: você precisa delas, então aproveite-as ao máximo

Administradores de planos sujeitos à ERISA (incluindo planos patrocinados por empresas e organizações com e sem fins lucrativos^[1]) devem fornecer aos participantes e beneficiários descrições resumidas dos planos (“SPDs”) descrevendo “os factos mais importantes que eles precisam saber sobre os seus planos de aposentadoria e benefícios de saúde, incluindo regras do plano, informações financeiras e documentos sobre a operação e gestão do plano». A ERISA determina como os administradores do plano devem apresentar esses factos e quando devem fornecer o SPD.

Os profissionais de RH/benefícios provavelmente estão bem familiarizados com os requisitos do SPD. Para os demais, eles estão resumidos brevemente abaixo. Além disso, este artigo descreve três práticas em alta que podem facilitar o cumprimento das suas obrigações de conformidade com o SPD e promover os seus objetivos gerais de administração de benefícios e gestão de talentos.

O quê, quem e quando dos SPDs (mas não necessariamente nessa ordem)

O «O quê». As SPDs destinam-se a ser explicações em «linguagem simples» dos termos complicados dos seus planos de benefícios. De acordo com as regras da ERISA ,, um SPD deve ser «redigido de forma a ser compreendido pelo participante médio do plano». Além disso, deve conter detalhes suficientes para garantir que os participantes e beneficiários compreendam os seus direitos e obrigações ao abrigo do plano, bem como as vantagens e desvantagens do mesmo. O formato de um SPD não pode induzir em erro, desinformar ou deixar de informar os participantes e beneficiários sobre os seus direitos e obrigações, nem minimizar ou ocultar limitações, restrições ou reduções nos benefícios do plano.

O «Quem». A ERISA exige que os SPDs sejam distribuídos a todos os participantes «abrangidos» por um plano de reforma ou de benefícios sociais. Geralmente, os funcionários atuais ou antigos são considerados «abrangidos» quando se tornam elegíveis para fazer contribuições ou receber benefícios ao abrigo do plano.

Os beneficiários do plano de reforma (geralmente, o cônjuge ou outros dependentes do participante do plano) são tratados como «cobertos» pelo plano e têm direito a receber um SPD, se estiverem a receber benefícios ao abrigo do plano. Embora os beneficiários de um participante do plano de previdência possam ser elegíveis para receber benefícios e, portanto, estejam «cobertos» pelo plano de benefícios de previdência, os administradores do plano não são obrigados a fornecer-lhes SPDs. No entanto, os administradores do plano devem fornecer uma cópia do SPD a qualquer participante ou beneficiário que o solicite.

O «Quando». Os participantes e beneficiários elegíveis do plano devem receber, sem custos, uma cópia do SPD do plano no prazo de 90 dias após passarem a estar cobertos pelo plano. Os SPDs para um novo plano devem ser distribuídos no prazo de 120 dias a partir da data de adoção do plano, novamente sem custos. O administrador do plano deve fornecer um SPD a um participante ou beneficiário que o solicite no prazo de 30 dias após o pedido, mas pode cobrar os custos de cópia. Os SPDs podem ser distribuídos em mão, por correio ou eletronicamente. (A ERISA, é claro, tem regras para cada método.)

Os SPDs atualizados, incorporando todas as alterações anteriores, devem ser fornecidos aos participantes e beneficiários elegíveis pelo menos a cada cinco anos. (Os participantes e beneficiários devem ser informados sobre alterações provisórias relevantes através da emissão de um «resumo das modificações relevantes» ou «SMM»). Se um plano não tiver sofrido nenhuma alteração (o que é bastante raro), é necessário um novo SPD a cada 10 anos.

Práticas SPD em destaque

SPD facilmente legíveis podem beneficiar os participantes (e você). Embora os SPDs devam ser facilmente compreendidos pelos participantes médios do plano, à medida que os planos se tornam mais complexos, esse requisito tem se tornado cada vez mais difícil de satisfazer. Num estudo de 2006, investigadores da Universidade de Nebraska-Lincoln analisaram e testaram os SPDs de 40 planos de saúde diferentes.^[2] Eles descobriram que, em média, o nível de legibilidade das informações importantes do plano incluídas nos SPDs era superior ao recomendado para material técnico – e demasiado elevado para a maioria dos participantes.

Se os seus participantes não compreenderem as informações contidas nos seus SPDs, poderão tomar decisões inadequadas e potencialmente dispendiosas em relação aos benefícios. Para determinar se os seus SPDs têm problemas de legibilidade, deve relê-los do ponto de vista de um participante, fazendo perguntas como:

• As respostas às perguntas mais comuns dos participantes são fáceis de encontrar e, uma vez localizadas, compreensíveis para os participantes comuns?
• A remoção do «jargão jurídico» e técnico, a adição de exemplos e/ou um glossário, a reformulação da formatação do SPD, etc., aumentariam a legibilidade do SPD?^[3]
• Se um número significativo de funcionários que não falam inglês for elegível para participar do plano, o SPD deve informar a esses funcionários que eles podem solicitar uma cópia no seu próprio idioma (mesmo que tal declaração não seja exigida pela ERISA com base no número de funcionários afetados)?^[4]

Quanto mais legível for o SPD, melhor os participantes compreenderão os termos do plano. Participantes mais bem informados tomam melhores decisões relacionadas ao plano (e terão menos reclamações e problemas que você precisará resolver).

SPDs como ferramenta para promover esforços de diversidade e inclusão. Vários clientes solicitaram recentemente que revisássemos os seus SPDs para remover referências a pronomes «de género» (ou seja, «ele», «ela», etc.), tornando os documentos mais neutros em termos de género e inclusivos. Substituímos principalmente esses pronomes por referências a «participante» ou «funcionário», conforme exigido pelo contexto. No entanto, à medida que a linguagem e a escrita (mesmo a escrita jurídica!) evoluem, também se torna mais aceitável usar o singular «eles» para se referir a um participante ou funcionário individual.

Os esforços desses empregadores aparentemente faziam parte de uma tendência social mais ampla de promover a diversidade e a inclusão em todos os ambientes. Conforme observado em um artigo recente da ABA Journal, «as palavras são importantes e refletem a mentalidade de quem as redige». Assim, os funcionários podem ver os esforços de um empregador para elaborar SPDs neutros em termos de género (e outros documentos relacionados ao plano) como evidência do compromisso do empregador em criar e manter um local de trabalho diversificado e inclusivo. Ao rever os seus SPDs para verificar a sua legibilidade, poderá também considerar se faz sentido atualizá-los para garantir a neutralidade de género e a inclusão ao mesmo tempo.

Manter os ex-participantes, reformados e beneficiários atualizados (apenas planos de reforma). Fornecer SPDs atualizados a cada cinco ou dez anos (conforme aplicável) aos ex-participantes do plano de reforma com benefícios adquiridos («direitos adquiridos rescindidos»), reformados que recebem benefícios e beneficiários que recebem benefícios pode parecer um custo desnecessário, dado que esses indivíduos não serão afetados pela maioria das alterações ao plano.

Para diminuir a carga sobre os administradores do plano, as regras da ERISA incluem um método alternativo de distribuição para tais situações. Se o administrador do plano fornecer aos participantes com direitos adquiridos, reformados e beneficiários uma cópia do SPD atual do plano e quaisquer SMMs aplicáveis na data da sua saída, data de reforma ou data de início dos benefícios, respetivamente, o administrador do plano não é obrigado a fornecer-lhes SPDs atualizados. Em vez disso, esses participantes podem receber (gratuitamente) um aviso contendo:

• Uma declaração de que os direitos do participante foram descritos no SPD fornecido anteriormente e em quaisquer SMMs fornecidos posteriormente; e
• Uma declaração de que o participante pode solicitar uma cópia do SPD e dos SMMs anteriores, bem como do SPD atualizado, sem custos, ao administrador do plano.

A implementação do procedimento alternativo pode exigir que você forneça SPDs e SMMs aos funcionários com direitos adquiridos e aposentados quando, ou logo após, eles se desligarem ou se aposentarem. Isso pode parecer um pouco estranho no início, mas pode ajudar a reduzir o custo total de conformidade, especialmente se for necessário produzir SPDs atualizados e enviá-los por correio a esses participantes.

A conformidade com o SPD pode consumir grande parte do tempo de um profissional de RH/benefícios. Certifique-se de aproveitar todas as opções para diminuir essa carga e promover os objetivos de administração de benefícios e gestão de talentos da sua empresa.

[1] Os planos governamentais e religiosos estão isentos da ERISA, portanto, os requisitos da SPD não se aplicam a eles.

[2] Embora os investigadores se tenham concentrado nos SPDs dos planos de saúde, as suas conclusões provavelmente também se aplicam aos SPDs dos planos de reforma.

[3] Os patrocinadores de planos protótipos geralmente devem poder atualizar os SPDs dos seus planos, mesmo que não possam alterar ou revisar o documento do plano básico do provedor protótipo ou o contrato de adoção.

[4] Ver 29 CFR §2520.102-2(c). Não é de surpreender que os investigadores da Universidade do Nebraska também tenham constatado que os trabalhadores que não falam inglês enfrentam dificuldades adicionais para compreender os documentos do plano e os SPDs.