Ano novo, novo requisito de notificação: os requisitos de notificação sobre licença familiar remunerada em DC entram em vigor a 1 de janeiro de 2020

Como já relatado anteriormente, as leis de licença familiar remunerada têm vindo a a espalhar-se pelo país. Embora os funcionários só se tornem elegíveis para tirar licença familiar remunerada (PFL) ao abrigo da Lei de Alteração da Licença Remunerada Universal (UPLA) do Distrito de Columbia a partir de 1 de julho de 2020, os empregadores devem começar a cumprir os requisitos de notificação da lei a partir de 1 de janeiro de 2020. A lei contém vários requisitos de notificação para os empregadores e o não cumprimento pode resultar em penalidades significativas.

Requisitos de notificação em vigor a partir de 1 de janeiro de 2020

A partir de 1 de janeiro de 2020, os empregadores de DC serão obrigados a fornecer informações sobre o PFL a:

(1) todos os novos funcionários no prazo de trinta (30) dias após a contratação (em formato papel ou eletrónico);

(2) todos os funcionários em todos os momentos (através de um aviso afixado em local visível em cada local de trabalho);

(3) todos os funcionários anualmente (em formato papel ou eletrónico); e

(4) cada trabalhador abrangido no momento em que o empregador tomar conhecimento de que o PFL poderá ser necessário (em formato papel ou eletrónico). 

O cartaz físico, que deve ser publicado esta semana no site da PFL, deve ser mantido em um local visível em cada local de trabalho onde os avisos trabalhistas são habitualmente afixados. Os trabalhadores abrangidos que trabalham remotamente ou principalmente em teletrabalho devem receber o cartaz em formato eletrónico para que possam afixá-lo nos seus locais de trabalho individuais.

De acordo com a lei PFL, um local de trabalho é qualquer local onde se realizam negócios ou onde se prestam serviços ou se realizam operações, o que significa que alguns empregadores podem precisar afixar vários avisos no mesmo edifício (por exemplo, em cada sala de descanso, se uma empresa tiver salas de descanso separadas e for improvável que os funcionários vejam um cartaz na sala de descanso de outro andar ou departamento). Há uma multa de US$ 100 por dia por não afixar o aviso físico aos funcionários.

Os empregadores também devem fornecer a cada novo trabalhador abrangido o mesmo aviso PFL no prazo de trinta (30) dias após a contratação e a todos os trabalhadores abrangidos o aviso anualmente, ambos os quais podem ser enviados eletronicamente. Os empregadores são responsáveis por comprovar que cumpriram todos os requisitos de aviso. Para os avisos individuais e anuais, a conformidade pode ser comprovada através da manutenção de recibos de e-mail ou reconhecimentos assinados pelos trabalhadores abrangidos, confirmando a receção do aviso. Há uma multa de US$ 100 por funcionário por não cumprimento dos requisitos de notificação individual.

Por fim, os empregadores devem fornecer o aviso de PFL sempre que tomarem conhecimento de que um trabalhador abrangido pode precisar de tirar PFL. Os funcionários não são obrigados a solicitar formalmente o PFL e nem precisam estar cientes da sua elegibilidade para o PFL ou mesmo saber se irão realmente tirar uma licença do trabalho quando fornecem o aviso aos seus empregadores.  Os funcionários só precisam fornecer um aviso direto sobre a necessidade subjacente da licença, que pode ser fornecido por um familiar, colega de trabalho ou outra pessoa quando um trabalhador abrangido não puder dar o aviso direto devido a uma emergência. A notificação a um gerente pode ser suficiente para demonstrar que o «empregador» foi notificado sobre a necessidade da licença. 

Um empregador que não cumprir os requisitos de notificação individual estará sujeito a uma multa de US$ 100 por funcionário .

Ações a realizar:

• Determine todos os locais de trabalho que exigem a afixação de avisos até 1 de janeiro de 2020 e afixe os avisos necessários em todos os locais de trabalho antes do início do novo ano. Forneça o cartaz eletronicamente aos funcionários que trabalham remotamente ou principalmente em teletrabalho.
• Incorpore o aviso na documentação de contratação de novos funcionários ou nos procedimentos de integração de novos funcionários.
• Crie um sistema para receber, rastrear e manter formulários de confirmação de recebimento de avisos ou recibos de leitura de e-mails para demonstrar conformidade.
• Treinar os gestores sobre como identificar quando os funcionários podem ser elegíveis para a PFL e os procedimentos adequados para comunicar a potencial necessidade de licença dentro da empresa, para que a notificação possa ser fornecida.

Quando os benefícios do PFL estiverem disponíveis, os trabalhadores abrangidos serão elegíveis para os seguintes benefícios:

• Até seis (6) semanas de licença num período de 52 semanas para prestar cuidados a um membro da família devido ao diagnóstico ou ocorrência de uma «condição de saúde grave» desse membro da família.
• Até duas (2) semanas de licença num período de 52 semanas após o diagnóstico ou ocorrência de uma condição de saúde grave do funcionário.
• Até oito (8) semanas de licença num período de 52 semanas para criar laços com um recém-nascido ou uma criança colocada para adoção, acolhimento familiar ou em loco parentis.

Como lembrete, os trabalhadores abrangidos para efeitos dos benefícios PFL significam:

• Trabalhadores que passam mais de 50% do seu tempo de trabalho para um empregador que opera em DC; ou
  
  
• Trabalhadores cujo emprego é baseado em DC e:
  • Que passam regularmente o seu tempo de trabalho para o empregador coberto em DC e não mais de 50% do seu tempo de trabalho noutra jurisdição.
  • Cujo tempo de trabalho passado noutro local de trabalho fora de DC é de natureza incidental; é de natureza temporária ou transitória; ou consiste em transações isoladas.

O Departamento de Serviços de Emprego (DOES) de DC irá gerir os pedidos de benefícios e determinar a elegibilidade.  Os trabalhadores abrangidos receberão benefícios numa escala variável com base no rendimento, até 90% do seu salário médio semanal e um máximo de US$ 1.000 por semana de licença. Os empregadores não são obrigados a pagar a diferença entre o benefício PFL e o salário normal do trabalhador, mas podem optar por coordenar as suas políticas de licença remunerada com o PFL para ajudar os funcionários a receber a substituição salarial integral.  Os empregadores que já oferecem licença remunerada ou outros benefícios, como invalidez de curto prazo para os eventos da vida cobertos pelo PFL, devem rever as suas políticas antes de 1 de julho de 2020, para garantir que elas estejam em conformidade e, quando desejado, coordenadas com a lei e os benefícios do PFL.