Reduzir ou suspender os benefícios do plano de reforma em tempos de COVID-19 – Perguntas que os empregadores devem fazer

Mesmo com os governadores de mais da metade dos estados a emitirem ordens de «ficar em casa» ou «abrigar-se no local», a propagação da COVID-19 mostra poucos sinais de desaceleração. Em todo o país, os empregadores estão a ponderar opções para gerir o impacto financeiro da pandemia nos seus negócios. 

Alguns empregadores recorreram a demissões ou licenças como forma de reduzir custos. Outros estão a considerar reduzir ou suspender as contribuições do plano de reforma do empregador para diminuir as suas preocupações financeiras, e este artigo fornece respostas para algumas das perguntas que esses empregadores devem fazer.

Planos de benefícios definidos (pensões)

Nós patrocinamos um plano de pensões – quais são as nossas opções para reduzir custos?

Os empregadores que patrocinam planos de pensões de empregador único podem alterar as fórmulas de benefícios ou alocação dos seus planos (de formaprospectiva ). Ao reduzir essa fórmula, o empregador reduzirá a taxa de acumulação de benefícios futuros, afetando os benefícios a pagar aos participantes. Se uma alteração reduzir significativamente os acréscimos de benefícios futuros, o administrador do plano deve, geralmente, fornecer aos participantes e beneficiários do plano (e, se aplicável, a qualquer sindicato que represente esses indivíduos) um aviso prévio da alteração (um«Aviso 204(h)»).¹

Que informações devem constar no Aviso 204(h) e quando deve ser fornecido? 

A Notificação 204(h) deve ser redigida de forma a ser compreendida pelos participantes médios do plano e deve incluir informações suficientes sobre a alteração planeada para permitir que os participantes e beneficiários compreendam como os seus benefícios serão reduzidos. Deve também descrever como a fórmula de benefício ou alocação se aplica antes e depois da alteração, e pode incluir exemplos que ilustrem a mudança.

A Notificação 204(h) deve, geralmente, ser fornecida aos participantes e beneficiários pelo menos 45 dias antes da data de entrada em vigor da alteração.

Existem outras medidas de alívio disponíveis para os patrocinadores de planos de pensões?

A recém-promulgada Lei de Ajuda, Alívio e Segurança Económica contra o Coronavírus (a «Lei CARES») oferece algum alívio limitado aos planos de pensões de empregador único. Estas alterações são descritas no nosso artigo que discute as disposições da Lei CARES relativas aos benefícios. 

Planos de contribuição definida (Código §§401(k), 403(b))

Patrocinamos um plano «safe harbor» Code §401(k)² – podemos reduzir ou suspender as contribuições do empregador?

Sim, desde que sejam cumpridos determinados requisitos. Um plano §401(k) de porto seguro é considerado aprovado nos requisitos de teste de não discriminação se o seu patrocinador cumprir determinadas contribuição e notificação aos participantes . Para satisfazer os requisitos de contribuição, os empregadores que patrocinam planos de porto seguro podem fornecer aos participantes contribuições elegíveis correspondentes ou não eletivas.

Planos de correspondência Safe Harbor. Se um plano oferece aos funcionários contribuições correspondentes de «porto seguro», o empregador pode reduzir/suspender essas contribuições no meio do ano se:

• It is “operating at an economic loss” during the plan year (as described in Code §412(c)(2)(A)<span>); or

• Por qualquer motivo, se o aviso de porto seguro do plano incluir uma declaração que permita ao empregador reduzir/suspender as contribuições correspondentes ao porto seguro durante o ano.

Se o empregador satisfizer um desses requisitos, poderá reduzir/suspender as contribuições correspondentes do plano de segurança através de:  

• Adotar uma alteração ao plano que reduza/suspenda as contribuições correspondentes ao porto seguro do plano. A alteração pode entrar em vigor no mínimo 30 dias após o empregador fornecer aos funcionários elegíveis um aviso complementar descrevendo a redução/suspensão (descrita abaixo).

Se o plano utilizar um formato pré-aprovado, o empregador deve contactar o seu fornecedor para preparar a alteração necessária. O empregador deve coordenar a data de entrada em vigor da alteração com o fornecedor, tendo em conta o prazo para fornecer o aviso complementar aos participantes do plano. O fornecedor poderá ajudar o empregador a preparar e distribuir o aviso complementar;

• Fornecer um aviso complementar a todos os funcionários elegíveis (não apenas aos participantes atuais do plano) explicando os termos da alteração e a data prevista para a sua entrada em vigor. O aviso complementar também deve descrever como os participantes podem alterar as suas opções de diferimento em resposta à alteração do plano;
• Conceder aos participantes um prazo razoável após o recebimento da notificação complementar, mas antes da entrada em vigor da alteração, para alterarem as suas opções de diferimento;
• Alterar o plano para determinar que os testes de não discriminação exigidos (ADP, ACP e top heavy) serão realizados utilizando o método de teste do ano corrente. O empregador deve trabalhar com os seus fornecedores para garantir que esses testes sejam concluídos; e
• Garantir que o plano atendesse aos requisitos de porto seguro com relação aos valores diferidos pelos participantes do plano antes da data de vigência da alteração, rateando o limite de remuneração anual imposto pelo Código §401(a)(17), conforme aplicável. 

Planos não eletivos de porto seguro. Antes da promulgação da Lei Lei Setting Every Community Up for Retirement Enhancement (“SECURE”), os empregadores que patrocinavam planos não eletivos de porto seguro seguiam os procedimentos descritos acima para reduzir/suspender as contribuições não eletivas no meio do ano. A Lei SECURE, no entanto, eliminou a exigência de que tais planos fornecessem avisos anuais de porto seguro aos participantes. 

Assim, não está claro se os empregadores devem fornecer aos funcionários um aviso «suplementar» de porto seguro para reduzir/suspender as contribuições não eletivas de porto seguro. Até que o IRS emita mais orientações, os empregadores devem considerar fornecer aos funcionários elegíveis um aviso descrevendo a alteração planeada e a possibilidade de os funcionários alterarem as suas opções de diferimento.

Oferecemos contribuições correspondentes, mas o nosso plano não é um plano de porto seguro. Como podemos alterar o nosso plano?

Isso dependerá dos termos do plano . 

Contribuição discricionária. Se o plano der ao empregador a discricionariedade para determinar se as contribuições correspondentes serão feitas a cada ano, não será necessária uma alteração ao plano – o empregador pode simplesmente suspender as contribuições correspondentes daqui em diante. 

Uma vez que não é necessária qualquer alteração ao plano, o empregador não precisa de notificar os participantes do plano sobre a redução/suspensão da contrapartida. No entanto, alguns especialistas sugerem que os empregadores devem comunicar abertamente aos seus funcionários as dificuldades financeiras que estão enfrentando neste momento. Avisar os funcionários com antecedência sobre a próxima redução/suspensão das contribuições correspondentes pode ajudá-los a entender a lógica do empregador para fazer a mudança e permitirá que os funcionários ajustem os seus adiamentos eletivos conforme considerarem necessário.

Taxa fixa de contrapartida. Se o documento do plano especificar a taxa de contribuições correspondentes, será necessária uma alteração ao plano para implementar qualquer mudança. Além disso, dependendo de como a correspondência é calculada, o empregador deve considerar se alguns participantes devem receber uma contribuição correspondente «ajustada» pelas diferências eletivas que fizeram antes da alteração. 

Neste caso, também não é necessário aviso prévio da alteração, mas o empregador deve fornecer aos participantes do plano um resumo das modificações materiais («SMM») descrevendo as alterações ao plano. Os participantes devem receber o SMM no prazo de 210 dias após o final do ano do plano em que a alteração entra em vigor. Dadas as circunstâncias atuais , os empregadores podem, no entanto, preferir fornecer o SMM aos participantes o mais cedo possível.  

(Embora os patrocinadores de planos de pensões e planos de porto seguro devam fornecer aos funcionários Notificações 204(h) e notificações suplementares de porto seguro, respetivamente, antes de reduzir ou suspender os benefícios do plano, note que eles ainda devem fornecer SMMs aos participantes do plano.)

Funcionários sindicalizados

Os nossos funcionários são representados por um sindicato – isso irá alterar o processo de alteração?

O acordo coletivo que rege a relação do empregador com os seus funcionários sindicalizados provavelmente descreverá os benefícios que eles devem receber nos planos de aposentadoria do empregador. Assim, a alteração dos benefícios oferecidos aos participantes desses planos provavelmente estará sujeita a negociação com o sindicato.