Departamento do Trabalho dos EUA emite orientações adicionais sobre a Lei de Resposta ao Coronavírus Famílias em Primeiro Lugar
A Divisão de Salários e Horários do Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) publicou perguntas e respostas adicionais sobre a Lei de Resposta ao Coronavírus Famílias em Primeiro Lugar(a Lei) em 26 de março de 2020, que abordam algumas das questões em aberto sobre os mecanismos de licença previstos na Lei. A Força-Tarefa Coronavírusda Foley & Lardner resumiu as orientações iniciais do DOL de 24 de março de 2020 sobre a Lei aqui.
Resumo rápido: A lei entra em vigor a 1 de abril de 2020; abrange empregadores privados com menos de 500 funcionários (e certos empregadores públicos); e oferece diferentes períodosde licença remunerada na forma de Licença Remunerada por Doença de Emergência (PSL) e Licença Familiar e Médica de Emergência (EFML).
Existem seis motivos que podem desencadear as obrigações de PSL ou EFML (ou ambas):
- O funcionário está sujeito a uma ordem de quarentena ou isolamento federal, estadual ou local relacionada à COVID-19 (apenas PSL);
- O funcionário foi aconselhado por um profissional de saúde a fazer quarentena relacionada com a COVID-19 (apenas PSL);
- O funcionário está com sintomas de COVID-19 e está à procura de um diagnóstico médico (apenas PSL);
- O funcionário está a cuidar de uma pessoa sujeita a uma ordem descrita em (1) ou em autoquarentena, conforme descrito em (2) (apenas PSL);
- O funcionário está a cuidar do seu filho cuja escola ou local de cuidados está fechado (ou o prestador de cuidados infantis não está disponível) devido a motivos relacionados com a COVID-19 (PSL e EFML); ou
- O funcionário está passando por qualquer outra condição substancialmente semelhante especificada pelo Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos (apenas PSL).
Os pontos principais das perguntas e respostas adicionais da WHD estão descritos abaixo:
Quais são as obrigações de documentação e manutenção de registos para PSL e EFML?
Para o PSL, a orientação do DOL exige que os empregadores obtenham documentação incluindo o nome do funcionário, as datas da licença solicitada, o motivo qualificado para a licença solicitada, uma declaração de que o funcionário está «incapacitado para trabalhar, incluindo teletrabalho» por esse motivo e documentação que comprove esse motivo (por exemplo, a fonte da ordem de isolamento, o nome do profissional de saúde que recomendou ao funcionário a autoquarentena, etc.).
Para a EFML, a orientação do DOL exige documentação de apoio, tal como os empregadores exigiriam para pedidos de licença FMLA convencionais. O DOL cita exemplos de avisos publicados em sites do governo, escolas ou creches, ou um e-mail da escola ou prestador de cuidados infantis.
Em ambos os casos, o DOL instrui os empregadores a reterem esses documentos se pretenderem solicitar um crédito fiscal.
O DOL também lembra aos funcionários que os requisitos convencionais de certificação da FMLA ainda podem ser aplicáveis. Se os funcionários tirarem licença convencional da FMLA por um dos motivos qualificados (por exemplo, esgotaram 80 horas de PSL e ainda sofrem de uma condição de saúde grave relacionada à COVID-19), eles devem cumprir os requisitos de certificação existentes sob a FMLA.
O que significa ser incapaz de trabalhar/trabalhar remotamente?
O DOL esclarece que «teletrabalho», para efeitos da lei, significa que o empregador permite que o funcionário trabalhe em casa ou em algum local diferente do local de trabalho normal.
Um funcionário está «incapacitado para trabalhar, incluindo teletrabalho» se o empregador tiver trabalho para o funcionário, mas este não puder realizar tal trabalho nem no local de trabalho nem por teletrabalho, devido a uma das seis razões qualificadas para licença remunerada nos termos da lei.
No entanto, se um empregador e um empregado concordarem que o empregado trabalhará o número normal de horas, mas fora do horário normal, o empregado é considerado apto para trabalhar. Da mesma forma, na medida em que os funcionários possam trabalhar remotamente enquanto cuidam dos seus filhos, o PSL e o EFML não estão disponíveis. Por fim, se um empregador reduzir as horas de trabalho de um funcionário devido à falta de trabalho, o funcionário não pode usar o PSL ou o EFML para as horas que não está mais programado para trabalhar.
Os funcionários podem tirar licença por motivo pessoal (PSL) ou licença por motivo familiar (EFML) de forma intermitente?
No que diz respeito às licenças intermitentes, as orientações do DOL diferenciam entre PSL e EFML, e entre teletrabalho e trabalho no local de trabalho normal.
Os funcionários que estão a trabalhar remotamente podem tirar PSL ou EFML de forma intermitente (em qualquer incremento) enquanto trabalham remotamente, com a permissão do empregador.
Os funcionários que não estão a trabalhar remotamente podem tirar licença EFML intermitente, com a permissão do empregador. O empregador e o funcionário devem chegar a um acordo sobre o calendário.
Os funcionários que não estão a trabalhar remotamente devem tirar a licença por motivo pessoal em incrementos de dias inteiros. A possibilidade de ser intermitente depende do motivo da licença:
- Assim que o funcionário começar a tirar a licença PSL por qualquer motivo qualificado , exceto cuidados infantis durante o encerramento de escolas/indisponibilidade de prestadores de cuidados infantis devido à COVID-19, o funcionário deve continuar a tirar a licença todos os dias até que ela se esgote ou até que o funcionário não tenha mais um motivo qualificado para tirá-la. Isso ocorre porque a intenção da lei é que os funcionários doentes fiquem em casa continuamente para impedir a propagação do vírus.
- Em contrapartida, com a permissão do empregador, um funcionário que não esteja a trabalhar remotamente pode tirar licença PSL intermitente para cuidar de uma criança cuja escola esteja fechada ou cuja creche não esteja disponível. Além disso, empregadores e funcionários podem concordar com licenças intermitentes de menos de um dia inteiro para funcionários que não estejam a trabalhar remotamente e precisem cuidar de uma criança cuja escola esteja fechada ou cuja creche não esteja disponível.
Os funcionários têm direito a licença remunerada nos termos da lei se o local de trabalho fechar?
De acordo com as orientações do DOL, se um empregador encerrar um local de trabalho, os funcionários não têm direito a PSL ou EFML. As orientações indicam que este é o caso independentemente de (a) o local de trabalho ter encerrado antes ou depois de 1 de abril de 2020 (data de entrada em vigor da lei); (b) os funcionários estarem «licenciados»; (c) se o empregador afirma que irá reabrir no futuro; ou (d) se o encerramento se deve à falta de atividade ou a uma diretiva federal, estadual ou local. Se o local de trabalho encerrar enquanto um funcionário estiver em licença remunerada, o funcionário deixa de ter direito a licença remunerada após o encerramento. As orientações do DOL instruem os funcionários a procurar subsídios de desemprego como recurso em caso de encerramento do local de trabalho.
Esta orientação sobre o encerramento de locais de trabalho levanta a questão de saber se o número cada vez maiorde ordens estaduais e locais de «abrigo no local» ou «permanência em casa» desencadeia uma obrigação ao abrigo do requisito da Lei de conceder PSL quando um funcionário está sujeito a uma ordem de quarentena ou isolamento federal, estadual ou local relacionada com a COVID-19. Considerando a exigência clara da Lei de fornecer PSL nesse cenário e a intenção da Lei, a interpretação mais prudente da orientação é que os empregadores não precisam fornecer licença nos termos da Lei aos funcionários demitidos como resultado do encerramento do local de trabalho, mesmo que o encerramento tenha sido baseado em uma portaria federal, estadual ou local.
A cobertura de saúde continua durante o PSL ou EFML?
Mais uma vez, as orientações do DOL distinguem o PSL do EFML.
Para a EFML, se o empregador fornecer cobertura de saúde coletiva e o funcionário optar por tal cobertura, o funcionário tem direito a continuar com a cobertura de saúde coletiva durante o período de licença previsto na lei e nos mesmos termos que se estivesse a trabalhar. A orientação do DOL instrui os funcionários a verificarem com os empregadores a continuidade da cobertura no caso de um funcionário não retornar ao trabalho ao final de uma licença EFML.
Quanto ao PSL, o empregador deve manter a cobertura de saúde durante a licença.
A licença prevista na lei é cumulativa com as políticas de licença pré-existentes do empregador?
Geralmente, não. Os funcionários e empregadores devem concordar em usar a licença prevista na lei simultaneamente com a licença concedida pelo empregador. Em outras palavras, os empregadores não podem “complementar” a licença remunerada prevista na lei com PTO que um funcionário já tenha acumulado de acordo com a política do empregador, exceto por acordo. Note, no entanto, que os créditos fiscais disponíveis ao abrigo da lei têm um limite máximo correspondente ao montante máximo de PSL ou EFML e não há isenção fiscal para qualquer complemento acordado.
Os funcionários podem receber subsídio de desemprego enquanto recebem PSL ou EFML?
Geralmente, não. No entanto, o DOL observa que cada estado tem as suas próprias regras exclusivas de compensação por desemprego e que o DOL esclareceu recentemente uma flexibilidade adicional para os estados que estendem benefícios parciais de desemprego a trabalhadores cujas horas ou remuneração foram reduzidas. A orientação do DOL encaminha os funcionários para a agência de mão de obra estadual apropriada.
É claro que a pandemia da COVID-19 apresenta um cenário jurídico sem precedentes e ainda em evolução para os empregadores. Portanto, a interpretação acima é baseada no melhor julgamento da Foley & Lardner sobre as informações disponíveis em um ambiente em rápida mudança e incerto e, para esse fim, não podemos garantir que as autoridades governamentais concordem com o acima exposto. Para obter mais informações sobre as medidas recomendadas, entre em contacto com o seu parceiro de relacionamento da Foley. Para recursos adicionais disponíveis na web para ajudá-lo a monitorar a propagação do coronavírus em nível global, visite o CDC e a Organização Mundial da Saúde.
A Foley criou uma equipa multidisciplinar e multijurisdicional, que preparou uma grande variedade de recursos temáticos para os clientes e está pronta para ajudá-los a enfrentar os desafios jurídicos e comerciais que o surto de coronavírus está a criar para as partes interessadas em diversos setores. Clique aquipara acessar o Centro de Recursos sobre o Coronavírus da Foley e manter-se informado sobre os desenvolvimentos, insights e recursos relevantes para apoiar o seu negócio durante este período desafiador. Para receber este conteúdo diretamente na sua caixa de entrada, clique aqui e envie o formulário.
