IRS emite orientações sobre créditos fiscais para licenças remuneradas FFCRA – Atualizado em 24 de abril de 2020

O IRS emitiu orientações sobre os créditos fiscais para licenças remuneradas da FFCRA ao abrigo da Lei de Resposta ao Coronavírus Famílias em Primeiro Lugar (FFCRA) em 31 de março de 2020. Os créditos fiscais para licenças remuneradas da FFCRA são créditos fiscais totalmente reembolsáveis que concedem aos empregadores abrangidos reembolso dólar por dólar pelos custos de fornecer licença remunerada aos funcionários abrangidos pela Lei de Licença Remunerada por Doença de Emergência (Emergency Paid Sick Leave Act, EPLSA) e pela Lei de Expansão da Licença Familiar e Médica de Emergência (Emergency Family and Medical Leave Expansion Act, Expanded FMLA) da FFCRA. As perguntas frequentes sobre os créditos fiscais para licença remunerada da FFCRA do IRS podem ser encontradas aqui.

Abaixo está um resumo das principais informações dessas perguntas frequentes:

Empregadores abrangidos

O Crédito Fiscal para Licença Remunerada da FFCRA reembolsa os empregadores abrangidos pelos salários pagos pelas licenças exigidas pela EPLSA e pela FMLA Alargada (coletivamente, «salários de licença qualificados»). Os empregadores abrangidos são aqueles com menos de 500 funcionários ou indivíduos independentes que exercem uma atividade comercial ou empresarial, na aceção da Secção 1402 do Código da Receita Federal («Código»).  O limite de 500 funcionários inclui funcionários a tempo inteiro e a tempo parcial em qualquer estado dos EUA, no Distrito de Columbia ou em qualquer território ou possessão dos EUA. Os regulamentos temporários da FFCRA do Departamento do Trabalho dos EUA estabelecem que os empregadores conjuntos ou integrados devem aplicar o teste de empregador integrado para determinar quando devem ser agregados como um único empregador para efeitos do número total de funcionários.  Um empregador isento de impostos que paga salários de licença qualificados pode reivindicar os créditos fiscais.

Direito a créditos e montante

Uma vez que os salários de licença qualificados tenham sido pagos ao abrigo da EPLSA ou da FMLA Alargada, o empregador abrangido tem direito ao crédito fiscal. Não serão disponibilizados créditos fiscais aos empregadores abrangidos que paguem montantes acima dos limites diários e agregados aos funcionários (que são descritos abaixo), mesmo através de licença por doença fornecida pelo empregador.  Os empregadores que permitem que os funcionários compensem a diferença para receber o seu salário integral para certos tipos de licença não têm direito a um crédito pelos valores pagos acima dos salários de licença qualificados.

Especificamente, os pagamentos de licença da EPLSA são limitados a (1) US$ 511 por dia (US$ 5.110 no total), pagos à taxa normal de remuneração do funcionário, para um funcionário (que não pode trabalhar ou teletrabalhar, mas cujo empregador não está fechado) «que apresente sintomas de COVID-19 e procure um diagnóstico médico» ou que esteja sujeito a uma ordem de quarentena ou isolamento do governo ou a uma recomendação de um profissional de saúde para que o trabalhador faça quarentena; e (2) 200 dólares por dia (2000 dólares no total), pagos a 2/3 da remuneração normal do trabalhador, se o funcionário estiver a cuidar do seu filho ou filha menor cuja escola ou local de cuidados esteja fechado (ou cujo prestador de cuidados infantis não esteja disponível) devido à COVID-19, estiver a cuidar de um indivíduo sujeito a uma ordem de quarentena ou isolamento do governo ou a uma recomendação de um profissional de saúde para se auto-isolar, ou estiver a apresentar qualquer «condição substancialmente semelhante especificada pelo Secretário de Saúde e Serviços Humanos».

Os pagamentos de licença FMLA alargados, pagos a 2/3 da remuneração normal do funcionário, têm um limite máximo de 200 dólares por dia (10 000 dólares no total) e só são concedidos se o funcionário estiver a cuidar do seu filho ou filha menor cuja escola ou local de cuidados esteja fechado (ou cujo prestador de cuidados infantis não esteja disponível) devido à COVID-19, o funcionário não puder trabalhar ou teletrabalhar e a empresa do empregador não estiver fechada. Assim, estes seriam os montantes máximos de créditos disponíveis por funcionário.

Cálculo de créditos

O valor do crédito é a soma de três componentes. Primeiro, o valor de quaisquer salários de licença qualificados exigidos pagos, o que exclui quaisquer pagamentos suplementares feitos ou permitidos pelo empregador.  Segundo, o custo alocável para manter e fornecer um plano de saúde coletivo durante o período de licença (“despesas qualificadas com plano de saúde” discutidas abaixo). Terceiro, a parte do empregador do imposto Medicare (atualmente 1,45% dos salários) associada aos salários de licença qualificados. Observe que o imposto Medicare não se aplica a empregadores sujeitos à Lei de Imposto de Aposentadoria Ferroviária, portanto, esse valor será zero para esses empregadores.

O valor dos salários não pode ser contabilizado duas vezes para o cálculo de outros créditos. Assim, os valores pagos ao abrigo da FFCRA não são elegíveis para o crédito fiscal ao abrigo da Secção 45S do Código ou para o crédito de retenção de funcionários ao abrigo da Lei CARES. No entanto, os valores pagos acima dos valores exigidos podem ser elegíveis ao abrigo dessas disposições.

Despesas com planos de saúde qualificados

Para despesas com planos de saúde qualificados, os créditos incluem os montantes pagos ou incorridos pelo empregador para fornecer e manter um plano de saúde coletivo, conforme definido na Seção 5000(b)(1) do Código, e os montantes da parte do custo paga pelo empregado com contribuições de redução salarial antes dos impostos.  As contribuições dos funcionáriosapós impostos não estão incluídas. Se um empregador abrangido patrocinar mais de um plano, as despesas com planos de saúde qualificados são determinadas separadamente e alocadas aos funcionários que participam em cada plano; os montantes para os funcionários que participaram em mais de um plano são agregados. As contribuições dos funcionários para uma HSA ou Archer MSA não estão incluídas, mas as contribuições do empregador para uma HRA ou FSA de saúde podem estar (embora não uma QSEHRA).

Os empregadores abrangidos que patrocinam um plano de saúde coletivo totalmente segurado ou auto-segurado devem usar um «método razoável» para determinar e alocar as despesas qualificadas do plano de saúde. Isso pode ser o prémio COBRA aplicável normalmente disponível na seguradora ou administradora. As perguntas frequentes têm outras considerações e exemplos para referência para esse tipo de questões delicadas.

Reivindicação de créditos

Os empregadores abrangidos podem aplicar o crédito a quaisquer impostos federais sobre o trabalho devidos em relação ao pagamento da folha de pagamento. Ou seja, o empregador pode reter o valor do crédito dos impostos federais que, de outra forma, seriam devidos (em vez de depositá-los).  Os impostos federais sobre a folha de pagamento aos quais o crédito pode ser aplicado incluem a parte do empregador dos impostos da segurança social e do Medicare, a parte do empregado de quaisquer impostos FICA e Medicare retidos e a retenção do imposto de renda federal sobre os salários pagos aos empregados. Em cada caso, tais montantes incluem quaisquer pagamentos a quaisquer empregados.  Os empregadores serão obrigados a declarar o total dos salários de licença qualificados e os créditos relacionados nas suas declarações de impostos federais sobre o emprego, geralmente o Formulário 941 (Declaração Trimestral de Impostos Federais do Empregador). O Formulário 941 fornecerá instruções adicionais sobre como refletir as responsabilidades reduzidas para o trimestre relacionadas com o calendário de depósitos.

Na medida em que o valor do crédito exceder o valor dos impostos federais relacionados ao emprego devidos, o empregador pode transferir o crédito excedente para períodos futuros ou solicitar um adiantamento ao IRS preenchendo o novo Formulário 7200 (Pagamento Antecipado de Créditos do Empregador Devidos à COVID-19). O IRS indicou que esses adiantamentos serão tratados de maneira semelhante ao preenchimento dos chamados reembolsos «rápidos» de perdas operacionais líquidas.  Historicamente, o IRS processava essas declarações com validação mínima antes de enviar os reembolsos e, em vez disso, verificava com auditorias posteriores. O IRS flexibilizou as regras que exigiam originais assinados a tinta dos formulários fiscais para esse fim e permite (e recomenda) o preenchimento do Formulário 7200 por fax (855-248-0552) para garantir um processamento rápido.

O IRS forneceu este exemplo útil: Um Empregador Elegível paga US$ 10.000 em salários qualificados por licença médica e salários qualificados por licença familiar no segundo trimestre de 2020. Ele não deve a parte do empregador do imposto da previdência social sobre os US$ 10.000, mas deve US$ 145 pela parte do empregador do imposto do Medicare. Seus créditos equivalem a US$ 10.145, que incluem os 10 000 dólares em salários qualificados por licença mais 145 dólares para o empregador elegível parte do empregador elegível no imposto Medicare (este exemplo não inclui quaisquer despesas com planos de saúde qualificados alocáveis aos salários de licença qualificados). Este montante pode ser aplicado a quaisquer impostos federais sobre o emprego pelos quais o Empregador Elegível seja responsável sobre quaisquer salários pagos no segundo trimestre de 2020. Qualquer excedente sobre as obrigações fiscais federais sobre o emprego é reembolsado de acordo com os procedimentos normais. O Empregador Elegível deve ainda reter a parte do empregado dos impostos da segurança social e Medicare sobre os salários de licença qualificados pagos. (ênfase acrescentada).

Os créditos são permitidos para salários de licença qualificados pagos por períodos de licença com início em 1 de abril de 2020 e término em 31 de dezembro de 2020, mas podem ser reivindicados mesmo que o pagamento seja efetivamente feito após 31 de dezembro de 2020.

O IRS afirma que os empregadores não incorrerão em nenhuma penalidade por uma redução precisa no depósito de impostos em antecipação ao crédito para salários de licença qualificados pagos; os empregadores devem estar cientes da possibilidade de pagamento insuficiente de impostos nessas circunstâncias. Consulte o Aviso 2020-22 para obter detalhes adicionais.

Documentação e comprovação de créditos

Os empregadores devem manter registos adequados para documentar os créditos do ponto de vista fiscal (formulários 941 e 7200 ou outros documentos aplicáveis), bem como documentação sobre como foram determinados os montantes dos salários de licença qualificados e das despesas de planos de saúde qualificados. Esses registos devem ser mantidos por pelo menos 4 anos após a data de vencimento ou pagamento dos impostos, o que ocorrer por último.

Essencialmente, o empregador também deve obter pedidos de licença por escrito dos funcionários, contendo o nome do funcionário, as datas para as quais a licença é solicitada, uma declaração do motivo pelo qual a licença é necessária e uma declaração de que o funcionário está impossibilitado de trabalhar ou teletrabalhar por esse motivo. Para fins de necessidade de licença com base em uma ordem de quarentena ou isolamento, o pedido por escrito deve indicar o nome da entidade governamental ou do prestador de cuidados de saúde que emitiu a ordem.  Se a necessidade estiver relacionada com a necessidade de cuidar de uma criança cuja escola está fechada ou cujo prestador de cuidados infantis não está disponível, o pedido por escrito deve indicar o nome e a idade da(s) criança(s), o nome da escola e uma declaração de que nenhuma outra pessoa prestará cuidados. Se a criança tiver mais de catorze anos, o pedido deve também conter uma declaração de que existem circunstâncias especiais que exigem que o funcionário preste cuidados.

Pagadores terceiros

Na medida em que um terceiro pagador seja utilizado para declarar e pagar impostos federais sobre o trabalho, o terceiro geralmente não tem direito ao crédito. Em vez disso, o empregador de direito comum tem direito ao crédito, mesmo que o terceiro seja tecnicamente considerado o «empregador» para outros fins nos termos do Código. Vários procedimentos de reivindicação/declaração aplicam-se com base no acordo com o terceiro.

Várias formas de solicitar créditos e assistência governamental

Os empregadores podem receber tanto o Crédito Fiscal para Licença Remunerada da FFCRA quanto o Crédito para Retenção de Funcionários da Lei CARES, mas não podem receber um crédito sob ambas as disposições com relação aos mesmos pagamentos. Um resumo dos Créditos para Retenção de Funcionários da Lei CARES do IRS pode ser encontrado na Lei CARES da Foley – Resumo das Disposições Fiscais(ver Seção 2301 da Lei CARES).  Os empregadores também podem receber o Crédito Fiscal por Licença Remunerada da FFCRA e o Empréstimo para Interrupção de Pequenas Empresas ao abrigo da Lei CARES. Note, porém, que os empregadores abrangidos não podem reivindicar um benefício duplo ao abrigo da FFCRA, do crédito de retenção de funcionários e da Secção 45S do Código.

Tributação do empregador sobre créditos e pagamentos salariais qualificados

O empregador declara como rendimento bruto o montante dos créditos recebidos. Geralmente, os montantes pagos aos funcionários (ou para cobrir despesas com planos de saúde qualificados) serão dedutíveis se tais montantes fossem geralmente dedutíveis na ausência do pagamento dos créditos.

Os pagamentos salariais qualificados não estão sujeitos à parte do empregador da segurança social (6,2%), mas estão sujeitos ao imposto Medicare (1,45%), se aplicável. Note que o valor do crédito inclui o imposto Medicare, portanto, de uma perspectiva prática, o empregador não incorre em nenhum imposto líquido de segurança social ou Medicare sobre os pagamentos.

Tributação dos salários qualificados dos funcionários

A FFCRA não prevê nenhuma isenção explícita para pagamentos salariais qualificados. Assim, esses montantes são geralmente rendimentos tributáveis para o funcionário, a menos que se aplique uma exclusão ou isenção diferente.  Note-se que, embora a pandemia da COVID-19 seja um desastre declarado pelo governo federal, tais pagamentos não são elegíveis para exclusão nos termos da Secção 139 do Código aplicável a pagamentos qualificados de ajuda em caso de catástrofe. Os pagamentos qualificados de ajuda em caso de catástrofe não incluem a substituição de rendimentos, tais como licença por doença ou outras licenças remuneradas pagas por um empregador. Aplicam-se as regras normais de retenção de imposto sobre o rendimento, e os montantes pagos estão sujeitos à retenção e pagamento de impostos da segurança social e do Medicare.

As regras que geralmente se aplicam a planos de saúde patrocinados pelo empregador, contribuições 401(k) e outros benefícios geralmente se aplicam. A FFCRA não prevê nenhuma disposição que proíba explicitamente tais deduções. Assim, as disposições aplicáveis do plano relevante serão aplicadas.

As perguntas frequentes também contêm várias informações sobre como um trabalhador independente calcula e solicita o crédito, bem como sobre o uso de terceiros pagadores.