Como resultado da COVID-19, muitas empresas tiveram que lidar com o encerramento de instalações, redução das operações, licenças para funcionários e revisão dos horários de trabalho. Isso, além das interrupções nos serviços de fornecedores terceirizados, como laboratórios analíticos e instalações de descarte de resíduos, pode afetar a gestão das instalações no que diz respeito às obrigações diárias de conformidade ambiental.
Aqui estão algumas etapas simples que as empresas devem considerar para garantir a conformidade contínua em um ambiente desafiador e para avaliar o desempenho passado das obrigações ambientais:
1. Confirme se existe um responsável atual para cada obrigação de conformidade. Os requisitos ambientais são complexos e abrangentes e podem incluir monitorização de operações, manutenção de registos, recolha e análise de amostras, inspeções, limites de armazenamento de resíduos, formação, renovações de licenças e obrigações de comunicação. Muitos destes requisitos são geridos por funcionários das operações da fábrica, e não apenas pelo pessoal de EH&S. Com as interrupções nos serviços e horários de trabalho, os funcionários que anteriormente geravam estas obrigações podem já não estar nas instalações ou disponíveis para realizar as tarefas necessárias. Reafirme com cada funcionário as obrigações pelas quais são responsáveis e identifique novos responsáveis, conforme necessário, para preencher quaisquer lacunas. Se for necessária uma reatribuição, certifique-se de que o funcionário tenha o treinamento adequado e compreenda totalmente os requisitos dessa obrigação e que o seu supervisor também esteja ciente das suas novas responsabilidades.
2. Analise o estado atual dos prestadores de serviços terceirizados. Isso inclui consultores que coletam amostras, laboratórios que realizam análises e instalações de descarte de resíduos. Confirme se eles podem cumprir os prazos, tempos de resposta ou horários de recolha exigidos ou procure alternativas e prestadores de serviços substitutos.
3. Realize uma avaliação de conformidade das obrigações ambientais pendentes e passadas. Reveja as licenças, regulamentos e o seu calendário de conformidade para identificar quaisquer requisitos não cumpridos, bem como quaisquer obrigações futuras que não será possível cumprir. Aborde aqueles que têm obrigações afirmativas de relatório ou notificação (por exemplo, certificação de conformidade anual do Título V, relatório de liberação CERCLA) e identifique aqueles em que um pedido de prorrogação pode ser uma opção potencial (por exemplo, renovação de licença, apresentação de relatório).
4. Entenda quais opções de isenção de aplicação da lei podem estar disponíveis e se deve buscá-las. Várias políticas discricionárias de aplicação da lei da EPA dos EUA e dos estados abordam as não conformidades causadas pela COVID-19 e identificam as proteções e as etapas necessárias para obtê-las. Por exemplo, a política da EPA anunciada em março de 2020 concede ampla isenção para uma série de obrigações gerais de conformidade, desde que a instalação documente a não conformidade, identifique como a COVID-19 foi a causa e, se solicitado, forneça essas informações à EPA. Com relação às políticas estaduais, algumas adotaram a política da EPA, enquanto outras são mais limitadas e exigem a comunicação da não conformidade ou a solicitação de assistência do estado para obter a conformidade. Certos estados concederam períodos e prazos de conformidade prolongados e um pequeno número de estados não se pronunciou sobre o assunto.
Além disso, a EPA e vários estados têm proteções de divulgação voluntária que podem proporcionar isenção total ou parcial das penalidades baseadas na gravidade para violações que atendam a determinados critérios (método de descoberta, momento da divulgação, etc.)1. Essas proteções também devem ser consideradas para determinar se podem ser aplicadas e se devem ser buscadas.
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1 As proteções federais e estaduais contra divulgação variam amplamente. Alguns estados só concedem isenção se a não conformidade for descoberta por uma «auditoria» e se a notificação da auditoria tiver sido fornecida antecipadamente ao estado. Examine os requisitos antes de realizar uma avaliação para determinar se irá conduzir a sua revisão de acordo com essa política e para garantir que cumpre os requisitos para cobertura.