As interrupções na cadeia de abastecimento causadas pela COVID-19 e a forma como os fornecedores e prestadores de serviços lidaram com essas interrupções levaram as equipas de compras a reconsiderar se os negócios devem ser transferidos para longe dos fornecedores que tiveram um desempenho insatisfatório durante a pandemia. Nesse sentido, o processo de solicitação de propostas (RFP) continua a ser uma ferramenta valiosa para os compradores de bens e serviços avaliarem novas soluções de fornecimento e serviços. Não há melhor momento para considerar se a abordagem de RFP de um comprador e os contratos padrão apresentados com as RFPs podem ser melhorados.
Quando um comprador tem controlo sobre o processo de RFP, ele está em uma posição favorável para negociar aspectos de um contrato que podem ter sido ignorados no mundo pré-pandêmico. Algumas disposições às quais os compradores devem prestar atenção especial daqui para frente são força maior, rescisão por conveniência e suspensão.
- Força maior. Os compradores devem garantir que a cláusula de força maior exija que o seu fornecedor notifique imediatamente sobre um evento de força maior. A secção de força maior também deve permitir a rescisão do contrato caso o fornecedor não consiga retomar o desempenho dentro de um prazo razoável. Além disso, o comprador deve garantir que o âmbito do que constitui um evento de força maior seja adequadamente limitado.
- Rescisão por conveniência. A COVID-19 destacou a necessidade de flexibilidade nas abordagens aos contratos de fornecimento e serviços. Embora a rescisão por conveniência sempre tenha sido importante para os compradores de bens e serviços, a necessidade de rescisão unilateral por conveniência em favor do comprador, com um prazo de aviso prévio razoável para a rescisão, deve ser vista como um termo crítico ao selecionar um fornecedor no processo de RFP, especialmente quando a relação de fornecimento é exclusiva ou inclui a exigência de fornecer um volume específico.
- Suspensão. Uma cláusula de suspensão pode atingir o objetivo de adiar o desempenho de um fornecedor sem ter de recorrer à linguagem rigorosa de uma secção de força maior. Idealmente, do ponto de vista do comprador, uma cláusula de suspensão seria redigida a favor do comprador para permitir que este suspendesse o desempenho ao abrigo de um contrato de fornecimento ou serviço por qualquer motivo, e prevê a retomada do desempenho ao abrigo do contrato mediante notificação pelo comprador.
Mais do que nunca, é essencial que o contrato padrão do comprador seja enviado simultaneamente com o documento de RFP. Devido à urgência de certos processos de seleção de fornecedores, existe a tentação de enviar o documento de RFP e enviar o contrato padrão posteriormente e, em alguns casos, o contrato padrão não é fornecido até que o novo fornecedor seja selecionado. Fornecer o contrato padrão no início do processo de RFP e exigir a revisão do fornecedor como parte da resposta à RFP dará ao comprador mais vantagem na negociação do contrato, identificará numa fase inicial quaisquer potenciais obstáculos contratuais importantes e dará uma ideia de quão fácil ou difícil será trabalhar com o fornecedor no futuro.
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