Ei, patrocinadores de planos de reforma: querem um Feliz Ano Novo? Aproveitem o seu «tempo livre» de 2020 para fazer uma «revisão» do seu plano de reforma.

Todos os anos, por volta desta época, quando a época festiva está apenas a começar e o ano novo está a chegar, todos os bons patrocinadores de planos de reforma qualificados (e administradores de planos) perguntam: «Já adotámos todas as alterações ao plano exigidas pelo IRS para este ano?» Tendo em conta tudo o que aconteceu até agora em 2020,¹ é compreensível que esteja um pouco ansioso com o que as últimas semanas podem trazer.

Felizmente, pode relaxar (apenas um pouco – afinal, ainda estamos em 2020). Embora possa ter implementado algumas das alterações ao plano de contribuição definida ao abrigo da Lei SECURE e da Lei CARES em 2020, os empregadores não são obrigados a adotar as alterações necessárias ao plano este ano. Em vez disso, têm até 31 de dezembro de 2022 para o fazer (para planos do ano civil).

Como tem algum espaço para respirar, deve considerar realizar uma «revisão» do plano durante o seu «tempo de inatividade». 

Recapitulação: Prazos da Lei SECURE e da Lei CARES

Como um lembrete rápido, a seguintes alterações da Lei SECURE foram exigidas para implementação em 2020 (com alterações ao plano adotadas até ao final de 2022:

• As distribuições mínimas obrigatórias (RMDs) devem começar em 1 de abril seguinte ao ano em que o indivíduo completar 72 anos (antes eram 70 anos e meio); e
• Novas regras de distribuição de pagamentos para beneficiários que não sejam cônjuges.

Além disso, se implementou alguma das alterações opcionais ao plano de reforma previstas na Lei SECURE (tais como distribuições qualificadas por nascimento e adoção) ou o alívio relacionado à COVID-19 previsto na disposições de distribuição e empréstimo da Lei CARES ou a sua isenção de RMD de 2020, as alterações necessárias para essas mudanças também devem ser feitas até 31 de dezembro de 2022.²

Como tem até o final de 2022 para adotar essas alterações, talvez seja melhor adotar uma abordagem de «esperar para ver», pelo menos por um tempo, antes de fazer qualquer alteração no plano. O IRS continua a emitir orientações sobre a Lei SECURE e a Lei CARES e pode, eventualmente, emitir modelos de alterações para as disposições dos planos de reforma das leis.  Esperar para preparar as alterações ao plano agora pode valer a pena mais tarde (possivelmente poupando-lhe a necessidade de alterar novamente os seus planos).

Aviso:  Embora as alterações ao plano para as mudanças da Lei SECURE e da Lei CARES só sejam devidas no final de 2022, se você fez alterações discricionárias ao seu plano de aposentadoria qualificado em 2020, as alterações ao plano que documentam essas mudanças devem ser adotadas até 31 de dezembro de 2020 (para planos do ano civil).  

Verifique os termos e a administração do seu plano

Os patrocinadores de planos de reforma têm o dever fiduciário de garantir que os termos dos seus planos cumpram os requisitos do Código da Receita Federal (Código) e também que esses planos sejam administrados de acordo com os seus termos e todas as leis aplicáveis (incluindo a ERISA). Revisões periódicas dos requisitos básicos de conformidade do plano podem ajudar os patrocinadores do plano a detectar falhas antes que elas se tornem problemas graves que precisam ser corrigidos.

O IRS criou listas de verificação para vários tipos de planos de reforma, incluindo os planos Code §§401(k) e 403(b), para este fim. As listas de verificação apresentam algumas perguntas de sim/não que levam os patrocinadores dos planos a considerar a linguagem utilizada nos documentos dos seus planos, bem como a forma como o plano está a ser administrado. Se um patrocinador do plano responder «não» a qualquer uma das perguntas, as listas de verificação remetem para um «Guia de Correção» do IRS destinado a ajudar o patrocinador a corrigir o problema.

As listas de verificação do IRS são curtas – apenas uma página cada – e têm como objetivo ajudar os patrocinadores dos planos a identificar os erros mais comuns na documentação e na administração dos planos. Se os patrocinadores dos planos quiserem examinar a administração dos seus planos de reforma com mais detalhes, podem, com a ajuda de um advogado, preparar as suas próprias listas de verificação administrativas, começando pelas questões levantadas pelas listas de verificação do IRS e, em seguida, expandindo-as. 

Ao preencher uma lista de verificação da administração do plano de reforma (seja usando a lista de verificação do IRS ou a sua própria lista personalizada) anualmente, o patrocinador do plano pode garantir que os seus planos de reforma estão a ser administrados em conformidade com o Código e a ERISA. O patrocinador deve manter a lista de verificação preenchida nos registos do plano, como prova de que está a cumprir o seu dever fiduciário de monitorizar a conformidade e a administração do plano.

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À medida que 2020 chega ao fim (finalmente!), poderá perceber que tem um pouco mais de tempo livre, já que não há alterações de fim de ano a preparar e adotar. Se for esse o caso, considere fazer uma verificação dos seus planos de reforma de contribuição definida qualificados para garantir que estão a funcionar de acordo com os seus termos e com a legislação exigida. Depois de passar na verificação, relaxe e desfrute de um copo de vinho/cerveja/bebida à sua escolha — você merece!