Benefícios de licença médica e familiar remunerada disponíveis a partir de 1 de janeiro de 2021: o que os empregadores de Massachusetts devem fazer para se preparar

Massachusetts em breve se juntará à crescente lista de estados que exigem licença médica e familiar remunerada para os funcionários.A partir de 1º de janeiro, os funcionários em Massachusetts terão direito a receber os benefícios estabelecidos pela nova lei de Licença Médica Familiar Remunerada (PFML) da comunidade.   A PFML oferece licença remunerada para indivíduos que enfrentam uma crise de saúde, estão criando laços com um filho ou cuidando de um parente doente. Os empregadoresde Massachusetts devem tomar medidas agora para garantir que possam cumprir suas obrigações relativas à PFML no ano que vem. Esta publicação fornece uma breve visão geral da PFML e itens de ação para os empregadores.

Visão geral do PFML

Os empregadores podem cumprir a PFML: (1) participando no plano estadual, que é financiado por um imposto estadual; (2) administrando um plano privado (autofinanciado ou através de uma seguradora terceirizada) que deve ser aprovado pelo estado e oferecer benefícios iguais ou melhores aos funcionários.

A PFML dá direito a um funcionário abrangido a tirar até 26 semanas de licença remunerada por qualquer um dos seguintes motivos qualificados:

• Até 20 semanas de licença remunerada para tratar de uma condição médica grave do próprio funcionário;

   

• Até 12 semanas de licença remunerada para criar laços com a criança após o seu nascimento, adoção ou colocação em acolhimento familiar;

   

• Até 12 semanas devido a uma emergência qualificada relacionada com um membro da família no serviço ativo; e

   

• Até 26 semanas para cuidar de um membro da família que seja militar coberto pelo serviço.

Os restantes benefícios do PFML estarão disponíveis a partir de 1 de julho de 2021, data em que os indivíduos abrangidos também terão direito a até 12 semanas de licença remunerada para cuidar de um familiar com uma condição de saúde grave.

Os benefícios de licença são financiados por contribuições do empregador, que são calculadas com base no número de funcionários.Os empregadores podem deduzir parte das contribuições exigidas dos salários dos funcionários.Para licenças médicas, os empregadores não podem deduzir mais de 40% da contribuição exigida dos salários.Para licenças familiares, eles podem deduzir até 100%.

Um funcionário que tira licença PFML deve avisar o empregador com pelo menos 30 dias de antecedência. Ele deve informar a data prevista para o início da licença, a duração prevista da licença e a data prevista para o seu regresso.É claroque os empregadores devem ser flexíveis quando circunstâncias atenuantes tornam impraticável o aviso com 30 dias de antecedência.

Por outro lado, os empregadores de Massachusetts são obrigados a reintegrar um funcionário que retorne ao trabalho após licença médica ou familiar ao cargo que ocupava antes da licença.Isso inclui o status do cargo, remuneração, benefícios, tempo de serviço e antiguidade.  A obtenção da PFML também não pode afetar o acúmulo de férias, licença médica, bônus ou promoção do funcionário. Existeuma presunção de retaliação para ações negativas relacionadas ao emprego tomadas dentro de seis meses após a licença do funcionário. Por fim , os empregadores devem continuar a fornecer benefícios de seguro saúde relacionados ao emprego, independentemente de o funcionário estar atualmente em licença.  

A opção do plano privado

Um empregador pode solicitar uma isenção das contribuições, demonstrando que oferece benefícios de licença por meio de um plano privado.Uma empresa que pretenda fazê-lo deve apresentar um Pedido de Isenção através do sistema MassTaxConnect do Departamento de Receitas de Massachusetts.  Um plano só será aprovado se: (i) oferecer benefícios iguais ou melhores do que os oferecidos pelo PFML; (ii) não custar aos funcionários mais do que eles pagariam para receber o PFML; e (iii) previr um processo de recurso junto ao administrador do plano privado antes de um recurso junto ao Departamento de Licença Familiar e Médica (o «Departamento»).Um empregador a quem o departamento negou uma isenção pode solicitar uma revisão suplementar da decisão.

Disposições principais da PFML

• Qualquer funcionário que ganhe mais de US$ 70.000 por ano receberá o benefício estadual máximo de US$ 850 por semana.

   

• A PFML pode ser usada em simultâneo com outras licenças legais, como a Lei Federal de Licença Médica Familiar e a Lei de Licença Parental de Massachusetts.

   

• Os contratantes independentes (1099s) podem ser elegíveis para o PFML se a força de trabalho do empregador for composta por mais de 50% de trabalhadores independentes.

   

• As férias acumuladas (férias, licença médica, PTO) podem ser usadas em vez dos pagamentos PFML, o que significa que os funcionários que optarem por usar o PTO não podem receber os benefícios PFML do estado pelo mesmo período de tempo.

   

• Em contrapartida, os funcionários podem usar os benefícios de incapacidade temporária e licença familiar/médica remunerada fornecidos pelo empregador e receber os benefícios PFML estaduais pelo mesmo período (o que significa que esses benefícios do empregador podem «complementar» os benefícios PFML estaduais até o salário médio semanal do funcionário).

   

• Os funcionários podem tirar licenças intermitentes ao abrigo da PFML (só é necessária a aprovação do empregador para licenças para criação de laços afetivos com os filhos).

Ações a serem tomadas pelos empregadores:

• Se ainda não o fez, registe-se em MassTaxConnect, através do qual você faz contribuições e declarações trimestrais.

   

• Coloque o cartaz obrigatório da PFML no seu local de trabalho, caso ainda não o tenha feito.
  • Descarregue o cartaz aqui

     

• Revisar os documentos de integração para informar os funcionários recém-contratados sobre os benefícios do PFML.
  • Os empregadores são obrigados a fornecer uma explicação por escrito sobre a lei no prazo de 30 dias a partir da data de início do funcionário.

     

• Revisar e alterar as políticas para incluir a PFML e garantir que as políticas especifiquem que as licenças legais são concedidas simultaneamente.
  • Férias, licença médica e outras políticas de PTO
  • Políticas relativas à FMLA e à licença parental
  • Políticas de licença militar
  • Políticas de licença por incapacidade de curto e longo prazo

     

• Atualizar o ano de benefícios da FMLA para que seja contínuo (em vez de calendário), de modo a corresponder ao ano de benefícios da PFML de Massachusetts.

   

• Decida se deseja solicitar a opção do plano privado. As isenções do plano privado podem ser garantidas para 2021 até 31 de dezembro de 2020, mesmo que já tenha contribuído para o fundo estadual.
  • Se estiver a utilizar um plano privado aprovado, certifique-se de guardar todos os relatórios, informações e registos relacionados com esse plano por pelo menos três anos.
    
    
• Treinar os funcionários do departamento de Recursos Humanos sobre os requisitos da PFML e a interação com as políticas existentes de licenças e férias.

   

• Informe a administração sobre os novos direitos e deveres.
  • Aqueles com autoridade supervisora devem saber que qualquer alteração negativa no estatuto profissional ocorrida nos seis meses seguintes à licença de um funcionário será considerada uma retaliação.

     

• Revisar os protocolos de manutenção de registos para responder prontamente às solicitações de informações do departamento.
  • Os empregadores são obrigados a responder a um pedido de informações sobre salários, rendimentos ou emprego de um funcionário no prazo de 10 dias corridos a partir do envio do pedido.

• O departamento pode auditar um plano privado para garantir que esteja em conformidade.

   

Numa próxima publicação no blogue, analisaremos as perguntas mais frequentes dos empregadores de Massachusetts enquanto se preparam para 1 de janeiro de 2021. Entretanto , entre em contacto com o seu advogado especializado em Direito do Trabalho e Emprego da Foley & Lardner LLP para obter assistência com a legislação de Massachusetts ou com os requisitos de licença familiar e médica remunerada em qualquer estado onde tenha funcionários.