Nas últimas semanas, a Food and Drug Administration emitiu uma Autorização de Utilização de Emergência (EUA) para determinadas vacinas, a fim de impedir a propagação da COVID-19. Embora reconhecida como um passo importante para atenuar a pandemia global, a vacina cria uma oportunidade — e um dilema — para os empregadores. Anteriormente, analisámos se os empregadores podem e devem obrigar os funcionários a tomar a vacina nos estados que permitem tal exigência.
Quer uma empresa decida exigir a vacinação ou deixar a escolha a cargo dos funcionários, estar preparado para gerir o processo é o primeiro passo para uma operação bem-sucedida.
Identificação dos destinatários da vacina
Pode haver várias razões pelas quais os empregadores querem ou precisam saber quais funcionários foram vacinados. Por exemplo, se um cliente de uma empresa exige que apenas pessoal vacinado seja permitido no local, a empresa precisará saber quem é elegível para uma atribuição nesse local. Os empregadores estão autorizados a perguntar aos funcionários se foram vacinados (e se receberam as duas doses necessárias das vacinas atualmente disponíveis) e a solicitar documentação aos funcionários. A maioria dos fornecedores de vacinas fornece documentação relacionada à vacina, e esta deve estar prontamente disponível para o funcionário. No entanto, há um ponto que requer cautela: os empregadores devem evitar aprofundar-se em outras questões de saúde, para não infringir outras leis trabalhistas relacionadas à discriminação e deficiência. Por exemplo, se um funcionário afirmar que o seu médico o aconselhou a não se vacinar, a administração não deve perguntar por que o funcionário não pode receber a vacina nem fazer perguntas sobre o seu estado de saúde subjacente. Da mesma forma, o empregador deve lembrar aos funcionários que não forneçam documentação de vacinação que contenha informações médicas pessoais do vacinado. Depois que o funcionário fornecer a documentação, a administração deve armazená-la em um local seguro, separado e distante do arquivo do funcionário, semelhante a outros registros médicos.
Acompanhamento dos vacinados
As vacinas atualmente autorizadas nos Estados Unidos requerem duas doses, administradas com algumas semanas de intervalo. Para qualquer empresa com mais do que alguns funcionários, acompanhar isso pode tornar-se um fardo administrativo. Há várias maneiras de manter essas informações, mas seja qual for o método escolhido pela empresa, é melhor planear com antecedência e começar a documentar desde o início — tentar recuperar o atraso não só torna tudo mais difícil, mais caro e mais demorado, como também cria mais margem para erros.
Uma forma de o fazer é criar um quadro simples, atualizado regularmente. Este deve incluir o nome do funcionário, local de trabalho ou unidade, data da(s) vacina(s) e, se aplicável, se o funcionário foi dispensado de um programa de vacinação obrigatória. Os empregadores não devem registar ou documentar o motivo da exclusão no formulário de acompanhamento — isso deve ser gerido separadamente pelo Departamento de Recursos Humanos. Essas informações devem ser guardadas num local seguro, com acesso limitado às pessoas que precisam de saber. A empresa deve identificar antecipadamente o pessoal que irá recolher e introduzir os dados e rever cuidadosamente para garantir que os dados são introduzidos com precisão.
As ferramentas online estão a tornar-se cada vez mais disponíveis para ajudar os empregadores a acompanhar as imunizações. As soluções de gestão de registos eletrónicos podem simplificar o processo e ser particularmente úteis em organizações de maior dimensão. Alguns serviços de gestão de documentos oferecem funcionalidades adicionais, tais como lembretes para doses de acompanhamento e a possibilidade de os funcionários auto-relatarem e carregarem documentação, reduzindo a carga administrativa. Embora esses recursos «inteligentes» possam ser úteis, continua a ser dever do empregador garantir que o software selecionado seja adequadamente seguro e que as informações permaneçam acessíveis à empresa.
Além disso, os sistemas selecionados devem estar em conformidade com todas as leis de privacidade de dados aplicáveis. Além disso, o acesso ao sistema deve ser restrito ao pessoal apropriado. Com grande poder para rastrear informações facilmente vem grande responsabilidade, e as ferramentas de rastreamento eletrónico devem ser selecionadas e mantidas com cuidado e de maneira compatível.
Para obter mais informações sobre estes tópicos, entre em contacto com as autoras do artigo, Jessica Glatzer Mason e Jacqueline A. Hayduk.
