As novas orientações do Departamento do Trabalho dos EUA sobre participantes ausentes: dicas para aplicá-las no mundo real

A esta altura, você provavelmente já leu sobre as novas orientações sobre a localização de participantes ausentes de planos de reforma. E, como provavelmente já sabe, os participantes (e beneficiários)^{ausentes1 podem}ser uma verdadeira dor de cabeça para os patrocinadores dos planos, atrasando tanto o pagamento das distribuições exigidas (pagamentos na idade normal de reforma, saques de pequenos saldos, distribuições mínimas exigidas, etc.) quanto a divulgação das informações exigidas do plano (relatórios anuais resumidos, resumos de modificações materiais, etc.).

A orientação do DOL, emitida em 12 de janeiro de 2021, inclui uma série de melhores práticas (as «Melhores Práticas») que os patrocinadores de planos e outros fiduciários podem usar para localizar participantes ausentes ou que não respondem. Infelizmente, nem todas as Melhores Práticas serão adequadas para todos os planos. Neste artigo, ajudaremos você a analisar as Melhores Práticas para determinar quais podem funcionar melhor para o seu plano.

Admitir que tem um problema é o primeiro passo para resolvê-lo.

Os patrocinadores do plano não podem resolver um problema que não sabem que existe. Reconhecendo isso, as orientações do DOL descrevem certos «sinais de alerta» que podem alertar um patrocinador do plano sobre participantes ausentes ou que não respondem. Estes incluem:

• Mais do que alguns: (i) participantes ausentes ou que não respondem, ou (ii) participantes demitidos ou com direitos adquiridos que atingiram a idade normal de reforma, mas não solicitaram ou começaram a receber benefícios ;
• Informações de contacto, dados censitários ou ambos em falta, imprecisos ou incompletos – isto pode incluir endereços postais, endereços de e-mail ou outras informações de contacto incorretos/desatualizados; números de segurança social parciais; datas de nascimento em falta; informações sobre cônjuges em falta, etc.; e
• Falta de políticas e procedimentos razoáveis para lidar com correspondências devolvidas/não entregues ou cheques não descontados (além disso, as correspondências devolvidas e os cheques não descontados são, por si só, um sinal de problema).

Se algum destes sinais de alerta se aplicar ao seu plano, poderá ter um problema de participantes em falta. 

Ajude-nos, DOL, você é a nossa única esperança

Quando perceber que tem um problema de participantes ausentes, a sua primeira reação pode ser ignorá-lo e esperar que os participantes ausentes apareçam magicamente na hora de receber os seus benefícios. Infelizmente, é improvável que isso ocorra – e pode violar os seus deveres fiduciários para com o plano. A melhor abordagem é considerar o uso de algumas (ou todas) das Melhores Práticas para resolver a questão.

As melhores práticas podem ser divididas em duas categorias:

1. Ações que os patrocinadores do plano podem tomar para prevenir o problema de participantes ausentes/que não respondem (ou seja, manter informações censitárias precisas e implementar estratégias de comunicação eficazes); e
2. Ações que os patrocinadores do plano podem tomar para resolver o problema, caso ele ocorra (ou seja, métodos para procurar participantes ausentes).

Evitar que os participantes desapareçam (ou «Como podemos sentir a sua falta se sabemos onde está?»).

Um tamanho único não serve para todos (mas pode servir para alguns). Como é mais fácil evitar o problema de participantes ausentes acompanhando-os desde o início do que procurá-los posteriormente, as Melhores Práticas contêm sugestões para manter registos precisos do censo. A eficácia desses procedimentos dependerá do tamanho do seu plano, do tamanho da sua equipa de RH, da plataforma que utiliza para contactar os participantes (comunicações online/eletrónicas vs. comunicações em papel), etc.

Por exemplo, as Melhores Práticas sugerem que os fiduciários do plano contactem periodicamente os participantes do plano (atuais e aposentados) para confirmar ou atualizar as suas informações de contacto. Essas informações podem incluir endereços residenciais e comerciais, números de telefone residencial e celular, informações de contacto nas redes sociais e contactos de emergência. Esse é um bom conselho, mas pode ser difícil de cumprir para planos com um grande número de participantes atuais e antigos, ou para aqueles com equipes pequenas de RH. Da mesma forma, os planos que contactam os participantes eletronicamente podem ter menos dificuldade com essa prática do que os planos que se comunicam por meio de avisos em papel.

Fale comigo – constantemente.  Todos os patrocinadores do plano, no entanto, devem comunicar com os seus participantes. Incluir uma menção nas notificações, divulgações e outras comunicações obrigatórias pode ser uma forma eficaz de lembrar os destinatários de fornecerem as suas informações de contacto atualizadas. Os patrocinadores que utilizam plataformas online podem incluir um aviso semelhante na página inicial do seu site, garantindo que os participantes o vejam sempre que o visitarem. Os patrocinadores do plano devem ter procedimentos em vigor para partilhar quaisquer informações de contacto atualizadas que recebam através destes métodos com os departamentos internos apropriados (RH, benefícios, folha de pagamento) e responsáveis pela manutenção de registos.

A mensagem do patrocinador deve ser fácil de entender para os participantes, usando linguagem simples e esclarecendo rapidamente do que se trata. Se mudanças na propriedade do patrocinador (ou seja, fusões e aquisições) resultaram em mudanças no nome do patrocinador e/ou do plano, tanto o nome novo quanto o antigo devem ser mencionados. Assistência em outros idiomas além do inglês deve ser oferecida sempre que apropriado.

Além disso, o processo de atualização das informações também deve ser fácil de usar para os participantes. Por exemplo, fornecer um número de telefone gratuito e/ou o endereço de e-mail do departamento de RH pode facilitar o processo. Da mesma forma, os participantes devem ter permissão para atualizar as suas informações de contacto no site do plano.

Os patrocinadores do plano podem até mesmo recorrer à «velha escola» – contactando os participantes por correio tradicional para solicitar quaisquer alterações de contacto. Se um patrocinador do plano adotar essa abordagem, deve tornar a carta «atraente», talvez indicando o motivo da carta no próprio envelope. Os patrocinadores podem até mesmo considerar fornecer aos participantes envelopes pré-endereçados e selados para facilitar o envio de quaisquer alterações de contacto.

(Por favor, não) Devolva ao remetente. As Melhores Práticas enfatizam a importância de sinalizar cheques não sacados ou correspondências não entregues para acompanhamento posterior. Estabelecer procedimentos para investigar tais questões prontamente (incluindo a coordenação com os responsáveis pelos registos do plano) pode ajudar o patrocinador do plano a localizar um participante antes que ele ou ela seja oficialmente dado como desaparecido.

Confie, mas verifique.  Alguns patrocinadores de planos podem delegar a responsabilidade pela obtenção (e manutenção) das informações de contacto atuais dos participantes ao seu responsável pela manutenção dos registos. Se o fizer, certifique-se de monitorizar o desempenho do responsável pela manutenção dos registos. Lembre-se de que você é o responsável final pela distribuição dos benefícios aos participantes do plano e por garantir que possui as informações de contacto corretas para o fazer.   

Localizando participantes desaparecidos (ou «Vocês não querem voltar para casa, participantes do plano, vocês não querem voltar para casa?»).

As Melhores Práticas reiteram muitas das táticas de pesquisa sugeridas pelo DOL no passado, como o uso de motores de pesquisa online gratuitos, registos públicos e bases de dados comerciais, obituários e o Índice de Óbitos da Previdência Social para localizar participantes desaparecidos. Os patrocinadores do plano também podem registar participantes desaparecidos em registos de pensões públicos e privados (se esses registos tiverem proteções de privacidade e cibersegurança).

Além disso, as Melhores Práticas defendem a revisão dos registos do plano e do empregador e o contacto com os beneficiários designados (cônjuge/filhos) e parentes próximos/contactos de emergência para obter as informações de contacto atuais dos participantes ausentes. Quando existem preocupações com a privacidade, as Melhores Práticas sugerem pedir ao beneficiário/contacto que encaminhe uma carta ao participante. Nesse caso, os patrocinadores do plano devem ter o cuidado de não revelar demasiadas informações pessoais/benefícios potenciais do participante na comunicação, a fim de evitar que beneficiários/contactos «prestáveis» tentem estabelecer uma identidade falsa e reivindicar os benefícios para si próprios.

Esses métodos comprovados devem funcionar para a maioria dos planos, embora a sua facilidade de uso possa diminuir à medida que o número de participantes ausentes aumenta. Dito isto, as Melhores Práticas também incluem métodos para localizar participantes ausentes que podem causar preocupações para alguns patrocinadores de planos.

Fazer uma lista e verificá-la duas vezes. As melhores práticas sugerem que os patrocinadores do plano entrem em contacto com ex-colegas dos participantes ausentes como forma de localizá-los. Um patrocinador pode, por exemplo, entrar em contacto com funcionários que trabalhavam no mesmo escritório que o participante ausente para obter uma pista sobre o seu paradeiro.

O patrocinador, a nota de Melhores Práticas, também poderia publicar uma lista de participantes ausentes na intranet do patrocinador, enviar a lista por e-mail aos funcionários ativos ou fornecê-la em comunicações aos aposentados que já recebem benefícios do plano. Esse esforço poderia funcionar se a lista contivesse um número relativamente pequeno de participantes ausentes, que não inundaria os funcionários e aposentados com uma enxurrada de pedidos para fornecer endereços ou outras informações de contacto dos participantes ausentes.

Mesmo que uma lista de participantes ausentes possa ajudar a localizar os participantes ausentes, alguns patrocinadores do plano podem ter reservas quanto ao uso dessa abordagem. Dependendo das informações incluídas nas listas, é possível que essa abordagem aumente o potencial de roubo de identidade. Da mesma forma, pode colocar em risco os participantes que desapareceram devido a questões de segurança pessoal ou aqueles que podem ter outras preocupações com a privacidade. Devido a esses riscos, se um patrocinador do plano optar por utilizar esta Melhor Prática, deve ter cuidado com as informações dos participantes incluídas na lista, talvez pecando por excesso de cautela, mesmo que isso possa tornar mais difícil localizar o participante desaparecido.

Social (Media) Butterflies. As melhores práticas sugerem pesquisar sites de redes sociais (por exemplo, Facebook, LinkedIn, Twitter e Snapchat, para citar alguns) para localizar participantes ausentes. A eficiência dessas pesquisas dependerá do número de participantes ausentes que o plano tem e da equipa disponível para navegar na web para encontrá-los. Determinar qual «Mary Smith» de Chicago é a participante ausente que procura pode ser uma tarefa difícil e demorada. 

As Melhores Práticas levam o uso das redes sociais um pouco além das simples pesquisas, sugerindo que os patrocinadores do plano tentem contactar os participantes ausentes usando as redes sociais. Isso levanta várias preocupações, pois não há como garantir que a mensagem do patrocinador chegue realmente ao participante ausente pretendido. 

Primeiro, o patrocinador do plano pode inadvertidamente entrar em contacto com uma pessoa com o mesmo nome ou nome semelhante ao do participante desaparecido (Mary Smith, de Chicago, diz «olá»). Isso pode atrasar o contacto com o participante real. Mais preocupante, porém, é que o destinatário acidental pode ser um malfeitor que tenta fraudulentamente receber os benefícios do participante para si mesmo. Há também o medo sempre presente de que as redes sociais de um participante possam ser invadidas e a mensagem interceptada por outro malfeitor (infelizmente, eles estão por toda parte) em busca de um ganho rápido.

Por fim, mesmo que consiga contactar o participante desaparecido certo, ele pode não acreditar que está a contactá-lo em nome do Plano, pensando, em vez disso, que tudo não passa de algum tipo de fraude . Já ouvimos histórias de participantes desaparecidos que se recusam a acreditar que as chamadas e cartas que receberam do patrocinador do plano são reais, por isso não é de admirar que os participantes relutem em interagir com quem lhes envia mensagens privadas no Facebook sobre os seus benefícios de pensão. 

Documente, documente, documente

O DOL observa que as Melhores Práticas funcionarão... bem... melhor, se fizerem parte da cultura contínua de conformidade fiduciária do patrocinador do plano, em vez de uma solução pontual para um problema de participante ausente. Monitorizar potenciais problemas (correio não entregue, cheques não descontados, lacunas no recenseamento) e garantir que as comunicações contínuas com os participantes do plano os ajudam a compreender a importância de manter as suas informações de contacto atualizadas (ou seja, para receberem os seus benefícios de reforma arduamente conquistados) são tão importantes para a conformidade fiduciária quanto os métodos do patrocinador para procurar participantes ausentes. Uma vez que nem todas as melhores práticas serão adequadas para todos os planos, os patrocinadores devem considerar quais as melhores práticas que produzirão os resultados mais rentáveis para as suas populações específicas de participantes.

Os patrocinadores do plano também devem certificar-se de documentar os procedimentos e processos que utilizam para manter informações censitárias precisas e para comunicar com os participantes (para evitar que se tornem participantes desaparecidos ), bem como os métodos de pesquisa utilizados para localizar os participantes que saem do radar do patrocinador. A documentação ajudará a garantir que os procedimentos do plano sejam executados de forma consistente tanto pelo patrocinador do plano quanto pelos seus responsáveis pela manutenção dos registos. Também servirá como prova de que o patrocinador do plano levou a sério a sua obrigação de localizar os participantes desaparecidos, caso o Departamento do Trabalho venha a questionar o assunto.

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