Rastreamento de vacinas dos seus funcionários – já passou da hora

Com cerca de metade da população em idade ativa dos EUA elegível para vacinação já vacinada, os empregadores querem saber quais dos seus funcionários receberam a vacina. Muitos empregadores têm a impressão de que a notificação e o rastreamento obrigatórios da vacinação só são possíveis quando o empregador exige a vacinação. Isso não é verdade.  O rastreamento da vacina é permitido pela lei federal , independentemente de a sua política de vacinação ser obrigatória ou voluntária — e a sua relevância está agora em destaque. (Na verdade — talvez em resposta à posição federal — vários estados propuseram, mas ainda não promulgaram, proibições aos empregadores privados de exigirem comprovativo do estado de vacinação dos funcionários.)A questão certamente se enquadra na categoria da caixa de Pandora. Aqui está uma visão geral:

Denúncia obrigatória: 

• Por cópia em papel. Os empregadores podem exigir que os funcionários apresentem documentação de vacinação, quer tenham feito isso voluntariamente ou em conformidade com uma política obrigatória. A maioria das pessoas recebe cartões físicos de vacinação do CDC após a vacinação, e uma cópia desses cartões é, de longe, a forma mais comum de documentação. Os funcionários também podem entregar uma cópia impressa (ou captura de ecrã) do seu registo de vacinação fornecido pelo prestador de serviços.
   
• Através de aplicações. Existem também várias aplicações que podem ser utilizadas para acompanhar o estado de vacinação, conforme mostrado nestes resultados de pesquisa. Para viagens, todos nós podemos acabar por utilizar aplicações de «passaporte de vacinação», como o CommonPass ou o VeriFLY, que as companhias aéreas parecem estar a adotar. 

Confidencialidade: 

• Como de costume. As informações sobre o estado vacinal devem ser tratadas de forma confidencial e arquivadas separadamente, como qualquer outro registo médico do funcionário, de acordo com as orientações da EEOC. E os funcionários devem ser instruídos a não fornecer outras informações médicas juntamente com o seu estado vacinal. (O cartão de vacinação do CDC não inclui informações médicas protegidas, além das datas de vacinação e do lote de dosagem do fabricante da vacina. Outras informações nele contidas, como a data de nascimento, já são do conhecimento dos empregadores.) 
  
  
• Não peça mais informações. O estado vacinal não deve ser o ponto de partida para uma conversa sobre por que e quando alguns funcionários foram vacinados ou não, ou por que receberam uma vacina e não outra. Questionar os funcionários sobre as decisões de vacinação só é aceitável em um contexto limitado—acomodação de deficiências e observância religiosa.
  
  
• As aplicações podem ajudar. Embora as aplicações se orgulhem de estar em conformidade com a HIPAA, essa não é a questão para a maioria dos empregadores privados. A ADA (em vez da HIPAA) é o ponto de conformidade de privacidade que a maioria dos empregadores deve observar. As melhores aplicações permitirão que os empregadores acedam ao estado da vacinação (e dos testes), mantendo as informações em ficheiros eletrónicos separados e seguros. 

Preocupações com a veracidade: 

A veracidade dos relatórios de vacinação dos funcionários é uma preocupação; por exemplo, o cartão do CDC é facilmente falsificado. Existem algumas opções aqui: 

• Confiança. Presuma que a grande maioria dos funcionários não mentirá sobre o seu estado. A experiência sugere que isso é verdade.
  
  
• Peça-lhes para assinarem. Peça aos funcionários para preencherem questionários confidenciais de avaliação de saúde com um bloco de assinatura para verificação.
  
  
• Confie em terceiros. Confie em aplicações que apenas preenchem os dados a partir das informações fornecidas pelo prestador de serviços médicos (onde a conformidade com a HIPAA é importante), sem permitir que o funcionário preencha as informações de estado sem deixar claro que se trata de uma entrada manual sua.

Conformidade com relatórios: 

• Alguns estão relutantes. Muitos funcionários estão relutantes em informar o seu estado vacinal, mesmo que tenham sido vacinados. Talvez estejam preocupados que, quando o empregador tomar conhecimento do facto e da data efetiva do seu estado, a sua produtividade profissional passada seja questionada ou as suas exigências profissionais futuras aumentem. 
  
  
• Prometa um objetivo da política. Isso pode ser abordado, por exemplo, garantindo aos funcionários que as informações não serão utilizadas para esses fins, mas apenas no que diz respeito às políticas prospectivas da empresa em matéria de distanciamento social, viagens e reuniões. 
  
  
• Ofereça incentivos para a comunicação. Talvez, de forma mais prática, o problema possa ser resolvido com incentivos monetários de baixo valor (cartões-presente, canecas com logótipo ou outros brindes) para os funcionários que enviarem as suas informações em tempo útil. Os incentivos não se limitam apenas à vacinação.
  
  
• Os aplicativos também podem ajudar nesse sentido. Ou, novamente, com um aplicativo bem feito (e em conformidade com a lei) que todos os funcionários são obrigados a usar, as informações devem fluir de forma mais automática.

A cultura está a emergir da pandemia e, como esperamos manter o ímpeto diante das novas mutações virais, os empregadores não devem ignorar o estado vacinal dos seus funcionários. Para mais informações sobre este tema, consulte a nossa publicação de janeiro aqui e diga-nos como podemos ajudar.