Norma temporária de emergência da OSHA: um guia passo a passo

Conforme relatamos inicialmente em 4 de novembro de 2021, a OSHA divulgou asua tão esperada Norma Temporária de Emergência(ETS) que abrange empregadores privados com 100 ou mais funcionários.  Embora tenhamos visto contestação judicial e, de facto, o Tribunal de Apelações dos Estados Unidos para o Quinto Circuito (que abrange o Texas, Louisiana e Mississippi) tenha temporariamente suspendido a ETS, os empregadores não devem confiar nisso como uma desculpa para não fazer nada. O tempo está a esgotar-se e os empregadores devem proceder com a premissa de que os prazos são reais. 

À medida que os empregadores abrangidos começam a navegar por essas águas desconhecidas, estamos a fornecer um guia passo a passo para ajudá-lo a cumprir a nova ETS. Aqui estão algumas sugestões:

Passo 1: Considere se o ETS se aplica

• Tenha em mente que o ETS só se aplica a empregadores privados com 100 ou mais funcionários.
  
  
• Para determinar se o empregador atinge o limite mínimo, os empregadores devem considerar: (1) todas as localizações nos EUA; (2) incluir todos os funcionários a tempo parcial, mas não os contratantes independentes; (3) incluir todas as localizações da entidade corporativa com várias localizações; (4) franquias são tratadas separadamente; (5) empresas integradas que lidam com questões de segurança como uma única empresa são consideradas um único empregador; (6) funcionários temporários e funcionários contratados não são contabilizados; e (7) para locais com vários empregadores, como canteiros de obras, cada empregador conta apenas os seus próprios funcionários.
  
  
• O ETS não se aplica a contratantes federais e entidades de saúde abrangidas que estão sujeitas aos seus próprios mandatos. No que diz respeito a este último grupo, os Centros de Serviços Medicare e Medicaid (CMS) divulgaram um comunicado sobre a sua regra, com os respetivos requisitos, e incluíram um link para uma secção de perguntas frequentes. Os prestadores de cuidados de saúde devem saber que a regra entrou em vigor na semana passada.

Passo 2: Considere se deve tornar a vacinação obrigatória ou oferecer a alternativa do teste

• Um empregador abrangido deve decidir se deseja tornar a vacinação obrigatória em um ou mais dos seus locais de trabalho.
  
  
• Pode haver riscos e benefícios a considerar tanto para a vacinação obrigatória quanto para a alternativa de testagem. Por exemplo, a lei estadual pode determinar que os empregadores abrangidos paguem os custos da testagem, caso ofereçam essa alternativa. Além disso, se um empregador oferecer a alternativa de testagem e um funcionário solicitar (e obtiver) uma acomodação por motivos médicos ou religiosos, o empregador pode ter que arcar com os custos da testagem.
  
  
• À medida que os empregadores abrangidos começam a considerar as suas opções, a equipa de Trabalho e Emprego da Foley está preparada para ajudar na tomada de decisões, bem como na adoção de políticas em conformidade com a OSHA.

Passo 3: Considere se há funcionários isentos ou excluídos

• O ETS abrange aproximadamente todos os funcionários, exceto aqueles que trabalham remotamente a partir de suas casas, exclusivamente sozinhos ou exclusivamente ao ar livre.
  
  
• O ETS também afirma que os empregadores podem implementar políticas diferentes aplicáveis a partes específicas da força de trabalho. Por exemplo, um empregador pode ter uma política de vacinação obrigatória para funcionários que interagem com clientes, mas oferecer a alternativa de testagem para funcionários que trabalham remotamente de forma intermitente e/ou trabalham na sede e raramente interagem com clientes.

Passo 4: Implementar uma política (ou políticas) / Comunicar aos funcionários (até 5 de dezembro de 2021)

• Um empregador abrangido deve estar em conformidade com a ETS até 5 de dezembro de 2021. A Foley preparou modelos de políticas para as alternativas obrigatórias e de testagem e pode ajudá-lo a personalizar a sua política específica.
  
  
• Como parte do ETS, os empregadores abrangidos também devem fornecer aos funcionários informações específicas relacionadas com os testes de COVID-19, o procedimento para recolher registos de vacinação aceitáveis e determinar o estado de vacinação, o tempo, o salário e as licenças a que os funcionários têm direito, os procedimentos para notificar o empregador de um teste positivo para COVID-19 e as sanções penais associadas aos funcionários que fornecem informações falsas conscientemente e as proibições de discriminação.

Passo 5: Reunir provas aceitáveis dos registos de vacinação, compilar uma lista de funcionários e implementar um sistema de manutenção de registos (até 5 de dezembro de 2021)

• Um empregador abrangido deve recolher provas aceitáveis dos registos de vacinação dos funcionários (por exemplo, cartões de vacinação, documentação médica ou um atestado). A prova de vacinação não pode ser apresentada verbalmente.
  
  
• Com base nas informações fornecidas, um empregador abrangido deve compilar e manter uma lista de funcionários que inclua cada funcionário e o seu respetivo estado de vacinação (se estão totalmente vacinados, parcialmente vacinados, não totalmente vacinados devido a uma acomodação médica ou religiosa, ou não totalmente vacinados porque não forneceram prova aceitável do estado de vacinação).
  
  
• Um empregador abrangido deve implementar um sistema de manutenção de registos e conservar esses registos como faria com outros documentos médicos confidenciais durante o período de vigência da ETS.

Passo 6: Analise cada pedido de acomodação médica e religiosa

• Um empregador abrangido deve analisar cada pedido de acomodação médica e religiosa de acordo com as leis federais, estaduais e locais.
  
  
• O ETS estabelece que os empregadores podem submeter os funcionários a testes semanais como uma acomodação (mas devem pagar os custos associados aos testes se o funcionário for oferecido como uma acomodação).
  
  
• O ETS também afirma que outras acomodações devem ser oferecidas se a crença religiosa sincera de um funcionário não lhe permitir submeter-se ao teste.

Dadas essas novas exigências, os empregadores devem entrar em contato com um advogado e certificar-se de que estão preparados para implementar as exigências da ETS (caso a ETS seja mantida pelos tribunais) para evitar possíveis penalidades futuras.