Procedimento de acompanhamento da conformidade com as alterações necessárias ao plano para planos de reforma concebidos individualmente

Contexto (Eliminação efetiva do processo de carta de determinação)

No Procedimento Fiscal 2016-37, o IRS eliminou o processo de carta de determinação para planos concebidos individualmente para todas as situações, exceto qualificação inicial do plano, qualificação após o término do plano e algumas outras circunstâncias especiais, como uma fusão de planos no caso de uma fusão ou aquisição envolvendo entidades não relacionadas. Antes disso, os patrocinadores do plano podiam obter uma «aprovação» periódica do IRS quanto ao estatuto qualificado do documento do seu plano e essas «cartas de determinação» podiam ser apresentadas aos auditores e outras partes interessadas, demonstrando a conformidade contínua do plano com as alterações exigidas. Depois de o IRS ter encerrado este processo, substituiu-o por um novo procedimento de «autoajuda» que deixou os empregadores por sua conta para demonstrar a conformidade com estes requisitos.

Novo procedimento de conformidade de «autoajuda»

De acordo com este novo procedimento, o IRS:

(1) emite uma «notificação de alteração necessária» todos os anos (no final do ano) listando as alterações que foram necessárias fazer nesse ano;

(2) estabelece um período de correção que se estende até o final do segundo ano civil seguinte ao ano da alteração exigida (ou seja, o patrocinador do plano poderia alterar o plano retroativamente dentro desse período para incluir a alteração exigida para o ano em questão);¹ e

(3) atualiza anualmente (normalmente na primavera de cada ano) uma «lista de conformidade operacional» que identifica as alterações nos requisitos de qualificação que entram em vigor durante um ano civil.

Utilização do procedimento de «autoajuda» pelo patrocinador do plano

Diante da necessidade de demonstrar a conformidade com as alterações exigidas aos auditores e outros terceiros de forma contínua, alguns empregadores adotaram um procedimento que utiliza os recursos de «autoajuda» estabelecidos pela Receita Federal dos EUA (IRS) no Procedimento Fiscal 2016-37, conforme descrito a seguir. Todos os anos, quando o aviso de alterações exigidas é fornecido pelo IRS (geralmente em dezembro do ano), o administrador do plano irá comparar a lista de alterações exigidas com o plano pelo qual é responsável e também irá rever a lista de conformidade operacional atualizada no site do IRS em relação ao funcionamento do plano. Quaisquer alterações que precisem de ser feitas como resultado da lista de alterações necessárias ou da lista de conformidade operacional serão então aprovadas pelo administrador do plano ou pelo patrocinador do plano (quem quer que tenha autoridade para fazer alterações no plano em questão) durante esse ano e serão concluídas dentro do período de alteração corretiva aplicável. Esta ação é então certificada pelo administrador do plano por escrito (quer o administrador do plano seja um comité que redige atas ou um indivíduo que redige um memorando) e este processo é repetido todos os anos, de modo que, após um período de anos, o administrador do plano tenha uma coleção de resoluções ou memorandos escritos que refletem a revisão do aviso de alterações necessárias para o ano específico e a lista de conformidade operacional correspondente do IRS e uma anotação de que as alterações foram necessárias e feitas ou que nenhuma alteração foi necessária para o ano em questão. Esta coleção de certificações pode então ser mostrada aos auditores e outras partes interessadas e ao IRS no caso de uma auditoria ou apresentação final para uma carta de determinação após o término do plano. Isto representa mais trabalho/responsabilidade para o administrador do plano do que o antigo processo de obtenção de uma carta de determinação periódica do IRS, mas é o procedimento que o IRS disponibilizou e que muitos administradores e patrocinadores de planos seguem para ajudar a manter o status qualificado de seus planos de aposentadoria individualmente projetados.

Como pode começar a documentar a utilização do procedimento de conformidade «autoajuda» do IRS

Se quiser iniciar esse processo, pode começar agora com o ano do plano de 2020, revendo o seu plano em relação ao Aviso 2020-83 do IRS e à Lista de Conformidade Operacional atualizada e documentando os resultados. Em seguida, para o ano do plano de 2021, a lista de alterações exigidas pelo IRS deve ser publicada nas próximas semanas e pode usar esse aviso (juntamente com a revisão da lista de conformidade operacional atualizada do IRS na primavera do próximo ano) para rever o seu plano, tomar quaisquer medidas de alteração e documentar o seu processo para o ano do plano de 2021. Seguindo este processo, deverá conseguir tomar as medidas necessárias e documentar a conformidade do ano do plano de 2021 até junho ou julho do próximo ano.

Como parte do compromisso contínuo da Foley em fornecer informações jurídicas aos nossos clientes e colegas, o nosso Grupo de Benefícios para Funcionários e Remuneração Executiva tem um boletim informativo mensal chamado "Informações sobre Benefícios para Funcionários", no qual fornecemos atualizações sobre os assuntos mais recentes e urgentes relativos a benefícios para funcionários e outros tópicos relacionados. Clique aqui ou no botão à esquerda para subscrever.